Herramientas imprescindibles para cualquier CTO

Papel de un CTO en la actualidad

Hoy en día, un CTO (Chief Technology Officer), es entendido a menudo como Director de Operaciones o Responsable del departamento de IT. Sea cual sea la forma de llamarlo, esta persona se encarga de todos los aspectos técnicos que necesita poner en orden una empresa y guiar a los empleados para utilizar los productos y herramientas adecuadas para ello. Hay algunas diferencias entre el CTO de grandes corporaciones y el de startups, pero básicamente se ocupan de dirigir todos los procesos del departamento de IT.

Los roles más importantes de un CTO son:

1. Elección y suministro de herramientas (gestión de licencias), y en algunas ocasiones, instalarlas a nivel masivo (deployment).
2. Creación de equipo (Team Building) y atracción de talento. Es muy normal que se involucre en los procesos de selección.
3. Conocimiento del mercado y lo que necesita la empresa para funcionar correctamente, por lo que debe estar muy al día de las últimas novedades.
4. Project Management o gestión eficaz del tiempo, ya que necesita organizar los tiempos del flujo de trabajo y además hacer los cambios necesarios en el momento oportuno.

En base a estas labores centrales, en realidad un CTO se ocupa de un amplio espectro de tareas complejas, que generalmente dependen del tamaño de la empresa. La más importante es la gestión y organización del trabajo de los ingenieros y desarrolladores, entre otros profesionales IT. Si bien un CTO obviamente tiene un nivel técnico alto, no se ocupa de todas las tareas y subtareas, y debe delegar en su equipo. Por lo tanto, la clave está en la supervisión del trabajo de su equipo, para poder encontrar un equilibrio entre su esquema de organización, las exigencias de la empresa y la realidad del trabajo en el día a día.

Es importante mencionar ahora la diferencia entre multinacionales, donde el CTO tiene un papel más de supervisor y persona que autoriza procesos, y las empresas pequeñas y startups. En las segundas también suele actuar como personal de RRHH en cierto modo, como hemos mencionado, ya que suele contratar o al menos entrevistar a los profesionales de IT (especialmente cuando se trata de profesionales de Data y programadores). Además, puede ocuparse de políticas de seguridad (security policies), normas internas y formación de empleados. La formación de los nuevos miembros del equipo es fundamental para su correcta integración y cada día se considera más indispensable que el CTO y cualquier novato tengan un contacto inicial.

El punto donde se unen la mayoría de CTOs es en la parte DevOps (combinación de desarrollo de software y gestión de operaciones IT), ya que suelen ocuparse de la implementación, configuración y escalado de servidores, entre otras tareas relacionadas con el departamento de operaciones y desarrollo. Por supuesto, no pueden realizar todo el proceso de forma independiente, sino que muchas tareas son automatizadas o realizadas por miembros del equipo, pero podemos considerar esta faceta del trabajo del CTO como imprescindible para la organización y para el conocimiento del trabajo que se realiza en su departamento.

Algunas herramientas tradicionales del CTO

Es importante mencionar que estas herramientas se mantienen en muchas empresas, debido a los numerosos profesionales que las conocen de cierta edad. No todas son realmente punteras, ni funcionan como otras herramientas modernas, pero implantarlas en ciertas empresas (banca, seguros, etc…) fue una inversión bastante cara en su momento, por lo que en estos sectores es muy normal, seguir utilizándolas.

Al mismo tiempo, podemos referirnos a la nomenclatura utilizada como relativamente obsoleta, ya que este tipo de herramientas se han modernizado y se llaman de otra manera, mientras que siguen siendo llamadas por la previa nomenclatura por las generaciones más senior y las empresas tradicionales.

Estos son algunos ejemplos:

Software ERP (Enterprise Resource Planning) o software de gestión integrada (SGA)

Las cifras SGA no se utilizan a nivel internacional. Generalmente cuando una empresa se refiere a su software como ERP o software de gestión, podemos entender que lleva años en el mercado, ya que actualmente se suele utilizar el nombre del producto utilizado. El ERP más antiguo y aún muy utilizado es SAP, cuya última evolución es SAP S/4 Hana.

En el presente hay un uso bastante alto de Microsoft Dynamics 365 y podemos decir que el más avanzado y contemporáneo es Oracle ERP Cloud.

BI (Business Intelligence)

Es un caso claro de un sistema implantado en numerosas empresas que ya llevan años en el mercado, y que es difícil de cambiar a pesar que su funcionamiento no siempre es muy fiable, ya que los datos están semiestructurados. Funciona bien en algunos casos, pero está siendo poco a poco sustituido por otras herramientas o bien se están actualizando las certificaciones relacionadas para mejorar su eficiencia.

Se utiliza para consultar KPIs (Key Performance Indicator) mediante la extracción de datos del sistema de gestión corporativo y de las bases de datos internas. Se usa para mejorar la toma de decisiones e intentar comprender que ocurre en el flujo de trabajo y predecir errores. Actualmente existen numerosos KPI Dashboards (este sería el nombre actual para la herramienta) para realizar estas tareas, por ejemplo, Tableau, que están siendo cada vez más populares por su fácil manejo.

Excel

Se puede considerar una herramienta clásica, que es utilizada para todo tipo de cosas. Muchas veces en empresas pequeñas se usa para tareas inadecuadas, generalmente por falta de fondos, personal formado o conocimiento del mercado. Sigue siendo útil para muchas cosas, pero a día de hoy existen muchos softwares que automatizan de forma muy eficiente casi todo lo que se puede hacer en Excel, y que además tienen una interfaz mucho más atractiva.

Conclusión sobre estas herramientas

En conclusión, es importante conocer estas herramientas, ya que a día de hoy aún son utilizadas por departamentos de IT, (especialmente SAP) y un CTO tiene que tener conocimiento de ellas.

Es poco probable que a día de hoy un CTO utilice estas herramientas por sí mismo, salvo quizás algún módulo de SAP o bien BI (si está integrado en su empresa, pero le deseamos suerte y paciencia si la empresa es antigua) pero aun así es posible que tenga que encontrarse con ellas en su día a día si su equipo las utiliza, o bien alguno de sus miembros externos, ya que el outsourcing (externalización de recursos y contratación de terceros) hace que está posibilidad sea real, especialmente cuando se contratan ingenieros de otros países con tecnologías diferentes, véase el caso de los equipos IT procedentes de la India.

El uso de técnicas modernas de BI funciona muy bien, pero generalmente cuando se usan éstas siglas, muchos profesionales se refieren a viejas formas de actuación, con lo que es complicado decir si BI es una herramienta/proceso clásica, moderna u obsoleta. En todo caso, es una forma de análisis que algunas empresas han actualizado a los tiempos actuales y otras no, por lo que se debe tener en cuenta.

Herramientas que un CTO actual utiliza

Tras esta introducción a las herramientas clásicas, vamos a empezar a hablar propiamente de los términos que un CTO del año 2022 utiliza en su día a día y las herramientas asociadas.

Podemos resumirlas en 5 tipos de herramientas:

CTO Dashboard / panel de control

El CTO Dashboad o panel de control, escritorio o como queramos llamarlo, pues no es más que una herramienta donde se pueden controlar los KPIs de forma inmediata y visual. La interfaz gráfica suele ser atractiva y fácil de manejar, y no suele ser necesario un conocimiento amplio de análisis de datos como en algunas formas de BI.

Existen innumerables CTO Dashboards, pero hablando de BI, podemos mencionar Microsoft Power BI, como una de las modernizaciones del proceso. Otros ejemplos de CTO Dashboard son Databox o Datapine. También es muy utilizado en Europa Tableau, Klipfolio o Sipsense.

En general, estos Dashboards admiten la alfabetización de datos mediante el empleo de un modelo de autoservicio en el que se puede desglosar, filtrar y combinar todos los datos empresariales. En ellos se puede seleccionar y crear fácilmente cualquier tipo de visualización, desde gráficos de barras y gráficos circulares básicos hasta histogramas y diagramas de Gantt avanzados. Además, suelen le permite rastrear y monitorear sus KPI desde una app móvil y proporciona alertas a través de notificaciones automáticas.

Como se puede deducir, este tipo de software facilita mucho el control y la gestión de las cosas que necesita un CTO, cómo identificar el momento de actuar y la medición de KPIs.

Herramienta colaborativa

La herramienta colaborativa más popular en este momento, probablemente es Microsoft Teams, aunque existen otras similares y depende de cada empresa se usan unas u otras. Se trata simplemente de un punto de contacto entre los miembros del equipo de la organización, un lugar donde compartir documentos y no se pierdan, también de comunicación en el día a día, organización de horarios y tareas.

También es usado Confluence como herramienta de asignación de tareas y permisos. Por último, podemos mencionar que Miro es una de las herramientas más utilizadas para el intercambio de documentación, creación de diagramas, etc…, ya que es lógico que en el departamento de IT hagan falta herramientas más dinámicas en cuanto a estas funciones.

Testing para UX

Las herramientas de testing para UX (User eXperience) se utilizan en colaboración con los desarrolladores. Se trata de herramientas que permiten simular la experiencia del usuario al utilizar nuestros servicios, y que puede estar enfocado a un público concreto o bien miembros internos de la organización. Es decir, que lo importante es poder revisar que todo funciona, la interfaz es comprensible y que las cosas son manejables.

Estas herramientas de test no son utilizadas por todas las empresas ni todos los CTOs, pero son muy recomendables hoy en día, ya que el factor visual y el atractivo de un manejo simple, se ha convertido en una faceta imprescindible en cualquier tipo de proceso IT. Podemos poner como ejemplo Screenster, Percy o LogRocket (para website y Java).

Un CTO responsable, probablemente se ocupará de que las cosas tengan el aspecto adecuado y que sean funcionales, pudiendo ser por sí mismo o supervisando esta tarea.

Gestión del tiempo

La gestión del tiempo es vista de forma diferente según los paises pero cada día está más estandarizada. Es importante mencionar que las empresas españolas no tienen tanta costumbre de medir las pequeñas tareas en tiempo, sino que suelen ser más flexibles, aunque sí tienen deadlines (límites para entregar proyectos y otros) y plazos que cumplir.

Pero cada día son más comunes en Europa las llamadas Time tracking tools que se ocupan de medir como sus empleados usan el tiempo. Esto con la implantación del teletrabajo además puede ayudar mucho a entender lo que falla en un proceso o en un equipo. Hay de muchos tipos, una de las más populares en IT es Harvest.

Este tipo de medición tiene sus defensores y detractores, pero está claro que en ciertos casos es muy útil y que puede haber muchos procesos dentro de un proyecto que es más práctico desglosar en pequeñas partes, medibles en tiempo y limitables. En otros casos, la flexibilidad será mejor.

En resumen, depende otra vez de CTO decidir cuánto y cómo utiliza este tipo de herramientas de gestión del tiempo, pero claramente tiene que tener conocimiento de ellas, especialmente si trabaja en un equipo multinacional o con clientes/empresas extranjeras, ya que medir en módulos de tiempo el trabajo se está convirtiendo en una práctica común.

Recuperación de datos

Una herramienta de recuperación de datos se ha vuelto imprescindible para cualquier CTO ya que la pérdida económica y el impacto en la empresa cuando algún dato se pierde (por nimio que parezca), puede ser muy grande. Es bien sabido que es mejor prevenir que curar, así que cualquier CTO que se precie, incluso si no es política obligatoria de la empresa (que sería raro, pero posible en empresas pequeñas o tradicionales) tener disponible una herramienta o servicio de recuperación de datos.

Actualmente, la mayor parte de los datos de una organización están en algún servicio en la nube, que suele incluir el servicio de recuperación en caso de pérdida. Como ejemplo de herramienta de recuperación de datos existe Veeam, pero hay otras, que son utilizadas en este contexto.

Conclusiones finales

Un CTO puede estar más o menos involucrado en las tareas del día a día, pero lo más importante de su papel es la visión de conjunto. Por ello, todas las herramientas que utiliza, vienen de este principio.

Tener un buen número de datos, pero también ordenados de una manera comprensible y manejable, es fundamental para una buena actuación por su parte. Por lo tanto, decisiones como qué herramientas utilizar para la gestión son cruciales a la hora de definir sus labores diarias.

En muchas ocasiones, se puede encontrar con herramientas obsoletas, equipos que no se comunican o bien herramientas que sí funcionan, pero trabajadores poco formados, etc… En todos los casos, su papel es tomar el control y poner en orden las herramientas de medición, el conocimiento de ellas y el proceso de flujo de trabajo de su departamento.

Ser consciente de lo que funciona y no funciona, de las limitaciones, del presupuesto, de la necesidad de formación… son parte de su día a día y, en conclusión, no solo debe conocer la lista de herramientas más populares sino entender intrínsecamente por qué son utilizadas para escoger lo mejor para su equipo y su empresa.