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¿Qué es la productividad? ¿Cómo podemos mejorarla en los trabajadores que forman parte una Compañía? ¿Y en el departamento de Desarrollo en concreto? Analizaremos todos estos aspectos y muchos más en el siguiente articulo para obtener las claves a tener en cuenta para conseguir que nuestro Departamento Técnico sea mucho más productivo.

Qué es la productividad

Según la Real Academia de la Lengua Española, se define productividad como la capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.

Dentro de una Compañía, cuando se habla de productividad hacemos referencia a la relación que existe entre gastos e ingresos invertidos para el desarrollo empresarial. Cuanto mayor sea esta diferencia, mayor será la productividad global. Sera indispensable medir este parámetro para saber la situación en la que se encuentra la empresa a corto, medio y largo plazo y poder ir tomando decisiones que se vayan adecuando a la situación y determinando aspectos de mejora para poder mejorarlo.

Desde el punto de vista de las personas, la productividad hará referencia al volumen o la cantidad de trabajo que se puede realizar en un tiempo determinado, es decir, cuanto más eficaz sea el trabajador realizará más labor y por lo tanto será más productivo. Se podrá medir, por ejemplo, la productividad de un trabajador en una semana, mes, año… En los Departamentos de Desarrollo es muy importante medir y valorar este tipo de KPIs ya que de esto dependerá la rentabilidad de nuestro proyecto.

En el caso de los trabajadores orientados al área técnica de desarrollo, podemos identificar que serán más productivos cuanto más código limpio, siguiendo buenas prácticas y de calidad sean capaz de realizar en un periodo determinado.

Cómo mejorar la productividad en una compañía

Establecer procesos para mejorar la productividad laboral es uno de los grandes retos de las Compañías para conseguir el éxito de su organización. Invertir tiempo y recursos en mejorar la productividad en cada uno de los trabajadores irá estrechamente relacionado con la productividad real de la Compañía en su conjunto. Para esto, deberemos diferenciar entre acciones individualizadas y acciones de equipo y llevarlas a cabo cada una dentro de su ámbito para que sea efectivo.

Una de las primeras acciones deberá de ser centrarse en cuáles son las acciones a llevar a cabo que mejoren la productividad de la Compañía en su conjunto, separando estas de las dirigidas apersonas concretas o a los equipos de trabajo.

Desde el punto de vista de la Compañía, entre muchas otras, proponemos diferentes acciones en las que será positivo centrarse y que a corto, medio y largo plazo servirán como apoyo a la mejora de la productividad:

• Planificar, planificar y planificar. Marcar estrategias y planes de acción a llevar a cabo para focalizar los objetivos comunes, no dejar nada sin planificar para evitar lo máximo posible que puedan surgir problemas inesperados.

• Mantenerse actualizado. Los avances tecnológicos, los cambios en los mercados y las nuevas tendencias hacen que las empresas no puedan permanecer de una manera estática a lo largo del tiempo, sino que tendrán que ir avanzando a un ritmo que les permita crecer acorde a los cambios que van dándose en el mercado.

• Centrarse en mantener un equipo motivado y que se sienta parte de la Organización. Una organización se compone de las personas que la forman. Sin un equipo humano formado, motivado e implicado, ésta no es nada. Por todo esto, la Compañías deberá centrarse en dar el valor que se merecen a todas aquellas personas que la componen, especialmente centrándose en aquellas que tienen figuras y puestos que sean parte del Core de la actividad que desarrolla.

Desde el punto de vista individualizado podremos realizar también acciones adaptadas a las necesidades personales. En el último punto de este artículo nos centraremos en acciones individualizadas dirigidas a equipos de Desarrollo Tecnológico, aunque muchas de ellas serán también aplicables a otros sectores o equipos de trabajo.

Herramientas que fomentan la mejora de la productividad

Office 365 es un conjunto de programas informáticos que pertenece a Microsoft. Con esta herramienta los trabajadores, principalmente, podrán realizar reuniones a través de videoconferencias con la posibilidad de poder compartir pantalla, compartir archivos en línea y trabajar sobre ellos en tiempo real (Teams), programar actividades en su calendario para poder organizar su tiempo de una manera más eficaz (Calendario), guardar y compartir archivos en la nube (OneDrive y SharePoint), enviar y clasificar correos (Outlook), prácticamente a través de todos los dispositivos y desde cualquier lugar.

Esto ayuda a que exista una comunicación más fluida y los trabajadores estén conectados entre sí en todo momento teniendo acceso a toda la información necesaria para realizar su trabajo de una manera efectiva. Actualmente este abanico de funcionalidades que nos ofrece Office 365 es muy útil en entornos de teletrabajo, algo que, tras la pandemia mundial, de la que aún seguimos recuperándonos, parece haberse instaurado sobre todo en las empresas tecnológicas.

Existen otro tipo de servicios, como por ejemplo los distribuidos por Google (Google Workspace) con los que también podríamos cubrir necesidades similares. Será cuestión de conocer las necesidades de nuestra empresa y ver que herramienta se adapta más a cubrir las carencias existentes y poder mejorar nuestra eficacia profesional y, por lo tanto, ser más productivos gracias a esto.

Trello es un software de administración de proyectos que se podrá utilizar para la organización de tareas y incremento de la productividad en el trabajo en equipos. De una forma muy intuitiva podremos organizar y categorizar las temáticas o proyectos en tableros y dentro de cada uno separar y desgranar las actividades en listas y tarjetas para tener una visión organizada del proyecto. Además, nos permitirá tener una visual muy sencilla donde podremos entender el estado del proyecto en todas sus fases.

Jira o Redmine, ambas son herramientas de gestión, administración de proyectos y seguimiento de errores e incidencias ampliamente extendidas en el sector IT que ayudaran positivamente en la consecución de una mayor rentabilidad, tanto personal como de proyecto. En el caso de Redmine nos referimos a un software libre y de código abierto (su uso es totalmente gratuito) que suele ser más utilizado en pequeñas y medianas empresas. Jira, desarrollada por la empresa australiana Atlassian, será un software de pago más extendido en grandes empresas.

Mejora de la productividad en perfiles de desarrollo

• Planificar y marcar plazos entendiendo la finalidad de cada proyecto y las tareas a realizar para su consecución habrá que ordenarlo, planificarlo y gestionarlo para poder llevarlo a cabo en el tiempo deseado, deberá de ser una visión realista en todo momento para no incurrir en retrasos en los plazos de entrega u otras problemáticas. Una manera de realizar esta organización del trabajo muy extendida en el sector actualmente será la metodología Scrum que servirá para poder realizar el correcto seguimiento de tareas, procesos, proyectos y procedimientos completos.

• Uso de herramientas de control y gestión. En el apartado anterior hemos mencionado algunas de estas metodologías para realizar el seguimiento y organización de tareas, interlocución en el equipo y planificación del proyecto. Cada Compañía deberá de buscar las herramientas que considere necesarias acordes a sus proyectos realizados. La elección de las herramientas adecuadas apoyará a las buenas prácticas de cada proyecto y, por lo tanto, hará que la productividad del mismo sea mayor.

• Fomentar la formación técnica individualizada. Este sector actualmente está en constante cambio, las tecnologías van creciendo y avanzando de una forma rápida en el tiempo, por lo que invertir en formación de los equipos de desarrollo siempre deberá de verse como un apoyo a la mejora de la productividad de la Compañía.

• Formar a los trabajadores en organización, saber priorizar, diferenciar urgente e importante: no sólo se deberá formar a los trabajadores en el aspecto técnico, sino también en la parte soft de sus habilidades para que sean capaces de abordar cada proyecto de la mejor manera posible y adaptándose a las necesidades del mismo. Ayudar y formar en resolución de problemas será muy importante también para conseguir mitigar las posibles situaciones inesperadas que puedan surgir, no debemos dejar que nuestro equipo se “atasque” o pierda más tiempo de lo deseado en acciones que no sean necesarias.

• Apoyar el trabajo en equipo tanto fomentando el uso de herramientas como las ya mencionadas como con diferentes actividades de team building entre otras que harán que nuestro equipo trabaje más unido, se apoye y se sienta identificado con el trabajo del grupo. De esta forma conseguiremos un equipo más productivo, que se sentirá apoyado, no sólo por sus compañeros sino también por la Compañía.

• Fomentar buen clima laboral: “trabajador feliz, trabajador productivo”

• Apoyar y dar facilidades para que la persona trabaje en un entorno adecuado. Tanto si nuestro equipo trabaja en las instalaciones propias de la Compañía como si lo hace desde casa deberemos de tener especial atención a su lugar de trabajo. Evitar distracciones, disponer de una zona de trabajo limpia y adecuada al trabajo que se realiza es un aspecto fundamental que puede influir directamente en la productividad personal del desarrollador.

• Respetar momentos de relajación o descansos entendiendo que hay picos y valles de trabajo. La Compañía deberá respetar los timming de proyectos y entender los esfuerzos que debe realizar cada persona o equipo de trabajo. No siempre se puede exigir que se realicen sobre esfuerzos mantenidos en el tiempo, ya que con esto podemos fomentar el desánimo de los trabajadores.