Metodología Lean: Qué es y cómo implementarla en empresas IT

La metodología Lean no es un concepto nuevo, pero su aplicación a los negocios está en constante evolución. Antes de que el método Lean fuera conocido como metodología empresarial, era utilizada en el entorno industrial. Concretamente, el término fue acuñado por Toyota, quiénes desarrollaron las reglas del Kaizen y la planificación del trabajo (5S) en los años setenta.

Se originó con el Sistema de producción de Toyota, o TPS, que revolucionó la fabricación de automóviles, evitando especialmente el desperdicio y mejorando sus procesos.

En la actualidad, su aplicación más conocida es el mundo IT, en temas concretos como el desarrollo de software, aunque se utiliza en variedad de departamentos. La metodología Agile es conceptualmente muy similar, y basada en sus principios. Agile es imprescindible en este momento en muchas empresas de IT y se implementa en numerosos departamentos. Se la considera a menudo una metodología de Lean que optimiza el ciclo de desarrollo.

Pero, ¿qué tiene realmente el común un proceso de fabricación industrial con el desarrollo de software? Es un proceso definido, que tiene unas condiciones también definidas, así como los resultados y las entregas (deadlines) están claros. Por lo que podemos cuantificar y controlar todas las partes del proceso y buscar la mejora.

Por supuesto, el uso de metodologías Lean en IT no se limita sólo al ámbito de desarrollo de software, sino que es utilizado por diversos departamentos, pero resulta un ejemplo muy claro, así que lo utilizaremos para hacer la explicación más comprensible.

Qué es la Metodología Lean

Usualmente, se utiliza para referirse a este tipo de metodología, una lista de siete principios. A modo de introducción y antes de mencionarlos al completo, vamos a hablar de los más importantes, que son la eliminación de lo superfluo o desperdicio y el respeto a las personas.

Para entender la metodología Lean, tenemos que entender esto:

Busca la mejora continua y eliminación de desperdicio: el desperdicio es todo lo que no aporta valor al cliente, lo que no sirve. El objetivo no es realmente la eliminación per se, sino la creación de valor. Qué vale y que no vale es un proceso de aprendizaje, que se realiza escuchando al cliente. Optimizar el flujo de valor de un lado a otro (empresa - cliente) es fundamental en esta metodología. Los fracasos no son tal, sino formas de aprender de los errores. Mejorando continuamente se obtiene la llamada agilidad empresarial .

Las organizaciones Lean son ágiles, humildes y metódicas; se quieren diferenciar de sus competidores. Animan a los empleados a fomentar una mentalidad de aprendizaje y, más específicamente, una mentalidad de ensayo y error. Probar ideas requiere gestión de riesgos e innovación, otro de los grandes pilares de esta metodología.

Respeto por los trabajadores de cualquier nivel. A menudo, las mejores ideas provienen de las personas que trabajan directamente con el producto o lo fabrican, es decir, los operarios u obreros de nivel más bajo. En la mayoría de las organizaciones, las decisiones se toman jerárquicamente, por los jefes, desde arriba. El pensamiento Lean alienta a permitir que todos, especialmente los más cercanos al producto y al cliente, tengan la misma voz, para garantizar que se escuche la voz del cliente. Este es el concepto Lean de ir al lugar donde se realiza el trabajo, para obtener ideas para mejorar y crear valor. El pensamiento Lean dice que las personas quieren hacer el trabajo de la mejor forma posible y que están motivadas para tomar decisiones que optimicen su tiempo y talento para crear el mayor valor para el cliente. Ir al lugar donde se realiza el trabajo permite a la organización capturar las mejores ideas y hacerlas realidad.

Por extensión, el respeto de todas las personas conlleva un modelo de liderazgo horizontal. El liderazgo Lean empodera a los empleados con autonomía para tomar decisiones, la oportunidad de dominar su oficio y el propósito (el “por qué” detrás del trabajo) para comprender el valor de sus esfuerzos. El papel del líder es definir el objetivo en cuestión y luego permitir que sus empleados descubran el curso de acción más apropiado hacia ese objetivo.
Los líderes tienen la tarea de sacar lo mejor de sus empleados y eliminar cualquier obstáculo que pueda impedir que su equipo entregue valor al cliente. El liderazgo horizontal o ligero se define mejor por lo que no es: no es órdenes y control, no es microgestión y no es impulsado por el ego o el poder. Es un liderazgo muy relacionado con la cultura clan de empresa, donde todos tienen voz y voto, y forman parte de un todo.

En resumen, la metodología Lean es una forma de optimizar las personas, los recursos, el esfuerzo y la energía de una organización hacia la creación de valor para el cliente. Se basa en dos principios que son la mejora continua y el respeto por las personas. Los equipos empresariales de todo el mundo, desde los departamentos de ventas hasta el desarrollo de software, usan los principios de la metodología Lean para ofrecer de manera sostenible más valor a sus clientes, mientras construyen organizaciones más saludables y resistentes.

Beneficios de la metodología Lean

Menos costes: La gestión Lean trata de maximizar las ganancias. La calidad del producto y el valor que el cliente le atribuye, pueden hacer variar los beneficios a veces, pero generalmente, los costes disminuyen cuando es aplicada.

Mejores interacciones con el cliente: El punto de vista del cliente siempre se tiene en mente. La forma de comunicarse con los clientes, la capacidad de respuesta a sus inquietudes y su experiencia con el producto son algunos de los principales impulsores para mejorar las prácticas empresariales. Como resultado, las interacciones con los clientes y el servicio en general deberían mejorar.

Mayor calidad: La metodología Lean también implica que se preste mucha atención a los detalles. El objetivo es disminuir el número de defectos y retrasos en los productos. Esta acción significa que los procesos se optimizarán para evitar errores, lo que ahorra tiempo que los trabajadores y dinero a la empresa.

Crea cultura de mejora: Cuando una empresa comprende la importancia de la calidad y comienza a implementar las estrategias, entonces una nueva forma de pensar comienza a formar parte de su cultura. Los trabajadores están más abiertos a la mejora y buscan formas de hacer que el trabajo sea más eficiente.

Mayor moral de los empleados: Como desde el punto de vista del liderazgo horizontal, los jefes se comunican regularmente con los empleados sobre su trabajo y su proceso, los empleados pueden sentir más valorados y que están capacitados para tomar mejores decisiones. Los trabajadores pueden mejorar para crear un trabajo de calidad.

Como implementar Lean en una empresa IT

En el presente, los 7 principios de Lean son generalmente asociados con metodologías Ágiles y Scrum, cómo hemos mencionado, que también son relevantes en el project management.

· Eliminar el desperdicio
· Crear calidad
· Crear conocimiento
· Crear compromiso
· Entregar rápido
· Respetar a las personas
· Optimizar el todo

Ya hemos ahondado en los considerados más importantes, definiendo cual sería la cultura Lean.

Entonces ¿cómo se suele aplicar o qué relación tiene cada principio con el trabajo dentro de IT? Tengamos cómo habíamos mencionado anteriormente el ejemplo del desarrollo de software.

Eliminar desperdicio. En este caso, se trata de evitar la súper producción, en desarrollo de productos y programas innecesarios en este momento. Solo se crearán cosas necesarias y útiles para el ciclo de trabajo en que nos encontramos (y podemos controlar, cuantificar). Se mantendrá además un inventario adecuado de los programas, herramientas, soluciones, etc., desarrollados. Asimismo, revisar los productos creados es busca de defectos es importante, para evitar esperas innecesarias al cliente y en el desarrollo de productos conectados. Además, utilizar las herramientas de monitorización del cliente (reseñas, status del proceso, gráficos del ciclo de trabajo y cumplimiento de SLAs & KPIs) serán un indicador muy útil de cuáles son las cosas que sobran.

Crear calidad. De la misma manera, las reseñas de clientes, las respuestas al producto, etc., también servirán para mejorar su calidad. No sólo eso, sino que el proceso debe ser criticado de forma constructiva para alcanzar el mayor grado de excelencia posible; se debe escuchar la opinión del cliente durante todo el ciclo de trabajo, requiriendo a menudo cambiar un poco el plan inicial. Además, crear calidad de forma disciplinada, significa crear estructura. Todo el trabajo debe llevarse de una forma estructurada, pero sin dejar de ser flexible.

En concreto, algunas de las formas para asegurar un desarrollo de software de mejor calidad es por ejemplo trabajar por pares. Dos desarrolladores creando un mismo producto e intercambiando ideas. También se utiliza el testing y las automatizaciones. Automatizar procesos conocidos, ahorra tiempo y hace que la calidad del producto sea mejor.

Crear conocimiento. En el sector IT claramente este punto se centra en crear una buena documentación, en cada estadio del proceso. Este conocimiento, es útil no solo durante el momento de desarrollo, sino para el futuro, ya que puede ser utilizado por otros para crear cosas parecidas, aprender de los errores, como base para otras cosas, etc.

Compromiso. Lo importante es llegar al final, en el proceso es posible que tengamos que hacer cambios, cómo ya hemos dicho. Por lo que el verdadero compromiso, es ser capaz de quitar las cosas que no funcionan y seguir adelante, a pesar de que no estuviera en nuestros planes hacerlo de esta manera. Tener capacidad de resolución e inventiva es fundamental en el sector tecnológico, estar tan comprometido con terminar nuestro trabajo que el cómo terminarlo, en cierto modo, sea un poco secundario (mientras la calidad se mantenga).

Entregar rápido. Quizás no tan rápido, pero al menos a tiempo. Como en el sector IT, muchos proyectos requieren capas, y diferentes profesionales, es posible que las cosas se retrasen. El caso, es que cada personal, cada departamento, cada parte de la cadena, debe sentirse comprometido con lo que le toca, para entregar a tiempo su parte y no crear retraso en el resto. Esto es crucial para poder cumplir con los plazos de entrega. En la metodología Lean, cuando se dice entregar rápido, se refiere a que en períodos inspirados y que no hay exceso de trabajo, es mejor para el conjunto, entregar cuanto antes nuestra parte. Para esto es muy útil contar con un sistema con el que categorizar la prioridad de cada tarea.

Respetar a las personas. Ya hemos hablado de este punto, pero no obstante, en cuanto al sector IT se refiere, se trata de tener en cuenta la opinión técnica de los profesionales del equipo y de otros departamentos. A veces, una persona experta en cierta tecnología tiene una opinión concreta, mientras que otra puede darle un giro a lo que esta cree. Es importante encontrar igual de válida la opinión de todos, cosa que a veces resulta difícil cuando entran en juego otros departamentos. Es importante que todos se sientan escuchados, y que se pueda participar con ideas nuevas y creativas, ayudando a innovar durante el proceso.

Optimizar el todo. Los equipos multidisciplinares son una buena solución para optimizar. Así existen diferentes opiniones, pero también diferentes soluciones disponibles para solucionar los problemas. Esto hace mucho más difícil frenar las metas del equipo y crean mayor estabilidad.

Conclusiones

Existen diferencias entre la metodología Agile y el método Lean. Por ejemplo, en Agile es fundamental el punto de entrega rápida, mientras que Lean ve la organización y el conjunto como un todo, donde es muy importante el papel de las personas.

En cualquier caso, el uso de este tipo de metodologías para organizar equipos, procesos o departamentos en IT, cada día es más común y es importante conocer sus principios.

La forma de aplicarlos puede ser más o menos estricta, pero igualmente se trata de una fuente inspiracional de organización que puede ayudar mucho a los responsables a priorizar.

Especialmente, el mejor consejo que nos da la metodología Lean, es la eliminación de aquello que no necesitamos, de lo fútil, de lo superfluo… quedándonos con lo literalmente valioso. Es el valor lo que vende una empresa, es lo que crea lo que la define.

La cohesión del ciclo de trabajo optimiza todo el conjunto.