Microsoft Loop, ¿la revolución para el trabajo híbrido?

De vez en cuando. asistimos al nacimiento de un programa que puede revolucionar la forma de trabajar en un breve espacio de tiempo, en este caso el programa es Loop.

Microsoft Loop es una aplicación de lienzo flexible que permitirá incluir documentos enteros para que se actualicen automáticamente, pero vamos a empezar por el principio.

Ya hay otros programas de lienzo flexible pero no han tenido mucho eco porque no eran de Microsoft y no estaban integrados con los programas de Microsoft Office.

Dónde podemos ejecutar Microsoft Loop

Actualmente Microsoft Loop solo se puede ejecutar en los chats de Teams, se espera que dentro de poco se pueda utilizar también en los canales y equipos de Teams. En un siguiente paso se podrá acceder a Microsoft Loop desde OneNote, Word y Outlook que utiliza el procesador de textos de Word.

También habrá una aplicación de Microsoft Loop donde podremos crear tanto páginas, que son grupos de componentes, como lienzos que son espacios de trabajo compartidos por varios usuarios donde la información se actualiza automáticamente.

Qué hace Microsoft Loop

En un chat de Teams podemos añadir un componente de Microsoft Loop para que cualquier miembro del chat pueda editar en línea ese componente y los cambios se propaguen a todos los usuarios sin necesidad de volver a enviar el mensaje.

También podemos añadir un componente de Microsoft Loop dentro de una pestaña de un canal de Microsoft Teams y de esa manera podemos compartir un componente de Loop con otras personas.

En cualquiera de estos casos, si hay una modificación en el componente, no hay que volver a enviar el archivo correspondiente, sino que ya se actualiza automáticamente, incluso en el futuro cuando se pueda incluir un componente en un archivo de Word, al modificar el componente también se actualizará el archivo de Word.

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De momento los archivos de Loop solo se pueden utilizar en los chats de Teams, por lo tanto, los archivos de Loop se guardan en el OneDrive de la persona que ha añadido este componente.

Los archivos de Loop tienen la extensión fluid y están almacenados en la carpeta Microsoft Teams Chat Files. Estos archivos los podemos fijar en la parte superior del chat para que sea más fácil acceder a este componente.

Si alguien se equivoca al hacer cualquier modificación en este componente, desde OneDrive podemos acceder a las versiones de este archivo y volver a cualquier punto anterior, como cualquier otro archivo de OneDrive podemos copiarlo, moverlo, copiar vínculos, etc.

Como estamos trabajando con Microsoft 365, por supuesto, también podemos ejecutar estos componentes desde cualquier dispositivo móvil en el que tengamos instado Microsoft Teams y en el futuro, en el resto de las aplicaciones que soporten Microsoft Loop.

Qué hará Microsoft Loop

En un primer momento podremos incluir estos componentes de Loop dentro de nuestros documentos de Word y OneNote y en los mensajes de Outlook, de esa manera cuando hagamos cualquier cambio en el componente de Loop, se actualizarán todos los documentos en los que esté incluido el componente de Microsoft Loop.

¿Qué tal suena esto? ¿No te parece revolucionario y es lo que muchas veces habías deseado?, el cambiar un escrito y que cambie en todos los sitios donde has escrito ese texto.

De esta manera se va a acabar el tener que cambiar un mismo texto en todos los documentos que tenemos guardados escribiendo una y otra vez los mismos cambios, ya que de esta manera haremos una vez el cambio y automáticamente afectará a todos los sitios donde se haya insertado este componente.

Si esto ya te parece asombroso piensa que esto es solo el principio, se podrán agrupar los componentes haciendo páginas y poder elegir los elementos útiles como enlaces, archivos o datos que se sean útiles para nuestro proyecto.

Aunque no tenemos todavía la aplicación, sí que se pueden hacer agrupaciones similares a las páginas insertando un componente dentro de otro.

Pero esto no queda aquí, tendremos un espacio de trabajo compartido con las personas de nuestro equipo donde podremos poner archivos y componentes y compartirlos con los demás, por supuesto con todas las ventajas que nos proporciona Microsoft Loop y su perfecta integración con el resto de las aplicaciones de Microsoft 365.

De esta manera se podrá saber en qué documento está trabajando cada usuario y se podrá realizar un seguimiento del progreso de los documentos compartidos.

Podemos pensar que es una pizarra interactiva donde podemos insertar y compartir componentes para que se actualicen automáticamente en todos los sitios donde esté el componente.

En este vínculo Microsoft Loop: Aplicación de lienzo flexible podemos acceder a la página oficial de Microsoft Loop donde podemos ver una vista previa de esta aplicación, así como la evolución de esta, por lo que tendremos que estar muy atentos a todas las noticias que Microsoft tenga que darnos respecto a este tema.

Microsoft había anunciado el lanzamiento de Microsoft Loop para el verano de 2022, pero ya se ha acabado el verano y todavía no tenemos la aplicación, solo tenemos unas pocas migajas de Microsoft Loop dentro de los chats de Microsoft Teams.

Habrá que tener un poco de paciencia, pero seguro que la espera merece la pena y debemos de estar atentos a esta nueva tecnología desde el principio para no perdernos ninguna de las ventajas que nos propone.

Cuáles son los componentes de Microsoft Loop

Actualmente los componentes que están a nuestra disposición son:

• Lista con viñetas, este componente sirve para poder enumerar una serie de puntos de una lista y que todas las personas con las que compartimos esta información puedan modificar la lista y de esa manera hacer una lista completa. ¿Te imaginas hacer una lista con viñetas colaborativa?, hace muy poco tiempo, la habríamos hecho a partir de muchos correos electrónicos que alguien hubiera tenido que moderar e ir creando la lista, después vino la revolución de utilizar Microsoft Teams para las comunicaciones y ahora estamos empezando a vislumbrar otra revolución como es Microsoft Loop.

• Lista de comprobación, con este componente podemos hacer una lista de valores que deseamos comprobar, esta opción tiene múltiples aplicaciones desde si se han desarrollado ciertas tareas, se han hecho los pedidos, o se han pagado las facturas pendientes y el resto de las personas pueden marcar si se han realizado las tareas o corregir lo que han marcado otras personas.

• Lista numerada parecida a las listas con viñetas, pero en vez de poner siempre el mismo símbolo lo que se hace es enumerar los puntos que escribimos, de esta manera si hay muchos puntos es más fácil hacer referencia a cada punto ya que podemos hacer referencia a ese punto por el número que tiene delante.

• Párrafo, este componente lo podemos utilizar para compartir, crear escritos con formatos básicos y compartirlos con nuestros compañeros, para que puedan ver y modificar estos escritos. por ejemplo, el contenido de una carta que le vamos a mandar a un cliente la podemos poner dentro de un componente párrafo para que cada persona pueda ver cómo queda y actualizarla según lo que crea que es mejor.

• Tabla, este componente es uno de los más útiles, ya que permite compartir una tabla de datos para que el resto de los compañeros pueda modificarla, incluso pueden cambiar el orden de los datos y de las columnas, de esta manera podemos tener una serie de datos compartidos con otras personas y que cualquier persona no solo tenga acceso a los datos sino que pueda añadir, modificar o eliminar datos y que los cambios se propaguen de una manera instantánea con el resto de los sitios donde se haya insertado este componente.

• Lista de tareas, con este componente podemos asignar tareas a distintas personas y cada usuario puede modificar las tareas, la única pega es que de momento no se vincula con ToDo ni Planner, pero esperemos que cuando vaya evolucionando esta aplicación si se vincule con los otros programas de Microsoft 365 que gestionan las tareas.

En un futuro se espera que tengamos muchos más tipos de componentes para poder insertar dentro de nuestros documentos y de esa manera ampliar las utilidades que nos ofrecerá Microsoft Loop en nuestro día a día con las aplicaciones donde podamos utilizar Microsoft Loop.

Cuando editamos un componente se puede poner un componente dentro de otro y se pueden crear páginas, aunque de momento no tengamos acceso a la aplicación de Microsoft Loop se puede ir simulando ciertos comportamientos de las páginas de Microsoft Loop.

Dentro de cada componente podemos insertar los símbolos que deseemos, comentarios, fechas, imágenes, @mencionar a distintas personas, etc. es decir, podemos utilizar las mismas herramientas que utilizamos a la hora de hacer un documento normal en cualquiera de los programas donde vamos a poder utilizar Microsoft Loop.

Ventajas de trabajar con Microsoft Loop

Coedición de documentos, desde Microsoft Loop se podrá modificar un documento por varias personas a la vez igual que ahora hacemos en Microsoft 365, pero al hacerlo desde Loop los cambios se propagarán a todas las personas que tengan este componente.

Cuando tengamos un lienzo de Microsoft Loop, lo tendremos todo en el mismo lugar, no tendremos que estar buscando entre innumerables carpetas y ubicaciones, los archivos que forman parte de un proyecto, de esa manera nos ahorraremos la pérdida de tiempo que nos supone el tener que buscar todos los archivos.

Actualización automática, al hacer una modificación en uno de los componentes automáticamente se actualizan todas las referencias a ese componente, dime que no has soñado con esto muchas veces, el poder modificar un texto y que se modifique en todos los sitios donde se hace referencia a ese texto.

Microsoft Loop Vs Notion

Microsoft Loop no es el primer programa de lienzo fluido que existe, Microsoft Loop se inspira en el desaparecido Google Wave que ha evolucionado a la herramienta Notion.

Notion es la herramienta de lienzo fluido de Google, pero se le ha dado muy poca publicidad y poca gente lo conoce. Podemos acceder a Notion desde la página web Notion - Log in donde podemos entrar con nuestra cuenta de Gmail, aunque es una herramienta gratuita, hay algunas opciones que son de pago.

Podemos crear planes personales o planes de quipo donde podemos invitar a las personas con las que queremos colaborar y una vez que entramos en el proyecto podemos tenemos acceso a muchas más opciones.

A día de hoy Notion está mucho más desarrollado, pero la gran atracción que tiene Microsoft Loop es que es de Microsoft y que está perfectamente integrado en Microsoft 365, por lo que se puede trabajar con las herramientas de siempre para poder sacarle el máximo provecho a la herramienta, además se puede trabajar en coautoría con las aplicaciones de Microsoft, que son con las herramientas que solemos trabajar en la mayoría de los casos.

Conclusiones

Microsoft Loop es una herramienta que acaba de aparecer pero que va a cambiar nuestra forma de trabajar.

Ahora mismo Microsoft Loop nos puede parecer insignificante lo que hace, pero debemos de estar muy atentos a esta aplicación y estar muy atentos a su evolución, ya que nos permitirá tener el trabajo centralizado y no tener que actualizar varias veces un mismo texto o un mismo documento.

Además, nos va a permitir que la información compartida se actualice automáticamente y no haya que estar enviando cientos de mensajes actualizando una información que compartimos con otras personas.

Microsoft siempre nos sorprende con agradables sorpresas, por lo que es fácil que cuando se tengan acceso a más opciones vayamos viendo que algunas opciones serán las esperadas, pero otras nos sorprenderán con opciones que no esperábamos.

Estamos muy impacientes por ver la aplicación Microsoft Loop, pero Microsoft no ha puesto una fecha exacta de lanzamiento, es más había dicho que se lanzaría en el verano de 2022, pero se ha pasado el verano y seguimos esperando, así que paciencia para la siguiente revolución en las comunicaciones de Microsoft.