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La revolución de Microsoft 365

Francisco José Carrasco Gómez
La revolución de Microsoft 365

Microsoft 365 no ha sido una revolución, han sido varias revoluciones en una.

Una de las revoluciones ha sido que ya no necesitamos un ordenador para trabajar, ahora podemos trabajar desde un teléfono móvil, Tablet, etc.

Otra revolución ha sido la forma de comunicarnos y compartir información con otras personas, Microsoft Teams es el centro neurálgico de Microsoft 365.

Y no podemos dejar de mencionar la coautoría de documentos, es decir que varias personas puedan modificar a la vez un documento.

Las PYMES ya no necesitan tener servidores y redes propios, pueden utilizar las utilidades que Microsoft 365 pone a su disposición.

Las versiones de Microsoft 365 son casi iguales en un Pc y en un Mac, por lo que es más homogéneo el trabajo con estas aplicaciones, de la misma manera son casi iguales las app para instalarse en cualquier móvil o Tablet, lo que sigue siendo un poco distinto son las versiones instaladas de los programas de Office, aunque cada vez hay menos diferencias hay opciones que pueden cambiar entre las versiones de Pc y las versiones de Mac, además hay algunos programas como Access y Publisher que solo tienen versión para Pc, no se han desarrollado versiones de estos programas para otras plataformas.

Qué es Microsoft 365

Microsoft 365 es una plataforma formada por varias aplicaciones, Microsoft ofrece varios planes para contratar el que más se adapte a las necesidades, del usuario o de la empresa u organización, de este modo pagaremos solo por los programas que realmente necesitemos.

Esta suscripción lo podemos pagar mensual o anualmente.

Hay distintas suscripciones tanto para empresas como para particulares, y también hay también suscripciones para centros de educación o de formación.

Además, podemos acceder a Microsoft 365 con una cuenta gratuita de correo de Microsoft y tendremos acceso a las herramientas que Microsoft pone a nuestra disposición de una manera gratuita. Si no tenemos una cuenta de correo nos la podemos crear y ver todas las aplicaciones que tenemos a nuestra disposición dentro de esta cuenta.

Los planes para empresas y particulares los puedes consultar en el comparador de todos los planes de planes de Microsoft 365, en esta página puedes ver lo que vale cada licencia y los servicios que incluye, estos precios pueden variar.

Los precios que aparecen son de pago mensual, pero por suscripción anual, además los precios son sin IVA.

En la página particulares puedes elegir entre una licencia particular por 69,00 € o licencia familiar para 6 usuarios por 99 € al año. Esta segunda opción sale mucho más rentable.

A nivel de empresa podemos elegir entre distintos planes desde 5,10 € para usar solo los programas en la nube, hasta 18,60 € la opción más completa.

Microsoft 365 es totalmente escalable, es decir, podemos elegir las aplicaciones que necesitamos y pagar solo por esas aplicaciones.

Los centros de formación tienen derecho a licencias casi gratuitas con muchas opciones distintas.

Ventajas de Microsoft 365

Las ventajas de trabajar con Microsoft 365 son innumerables, vamos a ver algunas de las más importantes.

A nivel personal tenemos OneDrive nos proporciona un almacenamiento personal en la nube y si lo deseas puedes compartir información con las personas que estimes oportuno y lo más importante puedes acceder a la información que tienes en OneDrive desde cualquier parte del mundo.

A nivel empresarial tenemos Sharepoint, que es el disco duro de la empresa, donde la empresa pondrá la información que quiera compartir con sus empleados.

El ahorro para una pequeña o mediana empresa es inmenso, ya que no se tiene que preocupar de comprar servidores, tener un sitio donde tenerlos, administrarlos, preocuparnos de la seguridad, etc.

Las actualizaciones de los programas de Microsoft 365 es constante, aunque no se hace a la vez en todos los Microsoft 365 del mundo, ya que depende de situación geográfica y tipo de licencia, esto significa que puede que se actualice antes en un país que en otro e incluso dentro de un mismo país es fácil que se actualice antes el Microsoft 365 de la empresa que un Microsoft 365 que tengamos con una versión educativa.

Con Microsoft 365 podemos trabajar desde un ordenador, pero una gran ventaja es que podemos trabajar desde una Tablet o un teléfono móvil bien accediendo desde la web o descargando la App. Evidentemente hacer un documento entero desde un móvil puede resultar muy pesado, pero consultar los datos de una hoja de cálculo en cualquier sitio del mundo desde tu móvil es algo que no tiene precio.

En general, cuando un programa se utiliza mucho es mejor instalar la App o el programa en el ordenador ya que es más estable y eficiente al no tener que depender de un navegador.

Una de las utilidades que los usuarios llevaban mucho tiempo esperando y que con Microsoft 365 es al fin una realidad es la coautoría de documentos, es decir que varias personas puedan modificar un documento a la vez.

Según la licencia que tengamos, podremos instalar las versiones de escritorio de Word, Excel, Access, Power Point y Outlook, las versiones en la web son totalmente gratuitas en todas las licencias.

Podemos estar trabajando en un documento en la oficina, después seguir trabajando en el mismo documento en un tren, en un autobús o incluso en un avión sin conexión a internet, cuando tengamos conexión se sincronizará con la copia guardada en la nube.

Hay muchas empresas que no permiten guardar nada en local para que sus trabajadores puedan acceder a los archivos que necesitan desde cualquier lugar del mundo, según las empresas se pueden guardar los archivos en servidores propios o en Microsoft 365.

Además de esta manera evitamos otro problema, a los que tenemos que viajar por trabajo, cuantas veces no nos ha pasado que copiábamos en un pendrive los archivos que necesitábamos y después siempre faltaba alguno y teníamos que llamar para que nos lo enviasen, ahora esto no es necesario ya que la información guardada en OneDrive o SharePoint es accesible desde cualquier lugar del mundo, solo necesitamos una conexión a internet y un navegador.

Imagen 0 en La revolución de Microsoft 365

Revolución de las comunicaciones

El centro neurálgico de Microsoft 365 es Microsoft Teams, esta aplicación cambia la forma de comunicarnos con el resto de las personas, al implantar Teams dentro de nuestra empresa se debería reducir el correo interno un 70% en menos de 6 meses.

Teams es conocido como un programa de videoconferencias, pero Teams es un programa mucho más completo ya que va a organizar nuestras comunicaciones y nuestro trabajo en equipos y canales. La principal forma de comunicación será a través de canales para que todas las personas de ese canal puedan tener acceso a la información, pero también podemos tener chat privados y realizar videoconferencias por chat o dentro de los canales.

Dentro de cada canal podemos compartir documentos de distintas aplicaciones para que todas las personas que participan en ese canal puedan ver y modificar la información, esto lo podemos hacer gracias a la perfecta integración que tienen todas las aplicaciones de Microsoft 365, por ejemplo, podemos crear un plan de Planner con las tareas que tiene que hacer cada persona y publicarlo en una pestaña de un canal.

Desde los canales de Teams podemos añadir aplicaciones complementarias que nos permiten darle más utilidades a nuestros canales, por ejemplo, podemos añadir la aplicación Turnos para gestionar los turnos de trabajo de nuestra empresa y poder fichar desde el móvil.

En Teams también podemos chatear en privado o en grupo con otras personas fuera de los canales y los equipos.

Aplicaciones de Microsoft 365

Depende de la licencia de Microsoft 365 que tengamos y depende del administrador de nuestra empresa de Microsoft 365 podemos tener distintas aplicaciones.

En todas las versiones de Microsoft 365 tenemos acceso a las versiones gratuitas de Word, Excel, Outlook y Power Point, depende de la versión de Microsoft 365 que tengamos tendremos acceso a instalar las versiones de escritorio de estos programas.

Puedes ampliar la información en los cursos de Excel Online y Outlook Online que tenemos en OpenWebinars, que cubren desde lo más básico hasta lo más avanzado, como el curso de Excel para principiantes y el curso de Outlook.

OneDrive es nuestro disco duro en la nube donde podemos almacenar y compartir nuestros archivos, en la versión de pago tienes un tamaño de 1 Terabyte, en la versión gratuita son 5 Gigabyte. Puedes ampliar la información en el curso de OneDrive que he impartido para OpenWebinars.

Sharepoint online, es el disco duro de la empresa, donde la empresa puede crear grupos para compartir información y alojar los archivos a los que queremos que tengan acceso las distintas personas de la empresa.

OneNote, nos sirve para crear blocs de notas en los que podemos compartir información, catálogos, etc. con otras personas. Puedes conseguir más información realizando el curso de OneNote que publicamos en OpenWebinars.

Forms esta aplicación nos permite hacer encuestas y exámenes de una manera muy sencilla y recoger los datos para poder hacer estadísticas y mejorar nuestras prestaciones empresariales. Puedes ampliar la información en el curso de Microsoft Forms que realicé para OpenWebinars.

Planner en vez de crear tareas sueltas gracias a esta aplicación podemos crear planes de trabajo estructurados para un conjunto de personas. Si quieres aprender más, puedes realizar el curso de Microsoft Planner que desarrollé para los alumnos de esta plataforma.

Power Automate nos sirve para automatizar nuestro trabajo creando flujos de trabajo sin necesidad de tener que programar. Para aprender más sobre esta potente herramienta, visita y realiza el curso de Power Automate que tenemos en OpenWebinars.

Power Apps nos permite crear aplicaciones, aunque en este caso tendremos que programar.

Power BI forma parte de Microsoft 365, aunque para poder compartir los informes publicados debes de pagar una licencia Pro de Power Bi. Puedes ampliar la información y aprender mucho más realiando los distintos cursos de OpenWebinars, comenzando por el curso de introducción a Power BI.

Stream es la aplicación para gestionar los vídeos de nuestra empresa, es el Youtube de la empresa.

Sway nos sirve para crear presentaciones de una manera más dinámica y que el resultado se pueda visualizar desde cualquier navegador sin tener que instalar ninguna aplicación.

Yammer es la red social de la empresa donde podemos hablar con gente de nuestra empresa de temas que no son laborales.

Tenemos un calendario común para todas las aplicaciones de Microsoft 365 y poder gestionar nuestro tiempo tanto de una manera personal como para poder gestionar el tiempo de un grupo de personas.

También tenemos To Do que son las tareas de Outlook mejoradas.

Otras aplicaciones son contactos y las distintas partes de Outlook, pero en este caso son aplicaciones distintas.

Además, hay muchas aplicaciones que podemos añadir a nuestros programas para poder desarrollar nuestro trabajo de una manera mucho más eficiente.

La mayoría de estas aplicaciones tienen una app para instalarse en el móvil o en la Tablet, pero también un programa para instalarlo en el ordenador.

También podemos acceder a estas aplicaciones desde el navegador, aunque en este caso dependemos de que cada navegador pueda reproducir plenamente todas las opciones del programa en el que estemos.

Por todo esto mi consejo es que si vamos a utilizar un programa con frecuencia lo instalemos, bien en el ordenador o bien la app en el móvil o Tablet.

Microsoft 365 Vs Google Suite

Microsoft no fue la primera empresa que pensó en ofrecer estos servicios, primero Google ofreció una serie de herramientas gratuitas para compartir información y tener herramientas en la nube como Drive, procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones y formularios como principales herramientas.

Aunque también tiene versiones de pago fue una gran revolución el ofrecer estos servicios de una manera gratuita.

Pero Microsoft superó a estas aplicaciones sacando Office 365 en 2011, las primeras clases de Office 365 las empecé a impartir en 2015 eran sobre todo a empresas que ya usaban Google Suite y migraban a Office 365.

En el año 2020 Microsoft decidió cambiar el nombre de Office 365 a Microsoft 365 ya que no eran solo aplicaciones para la oficina y Microsoft acertó ya que tiene muchas aplicaciones que hacen que tengamos muchísimas opciones a nuestra disposición.

Conclusiones

Microsoft 365 es una plataforma que permite a las PYMES tener a su disposición una serie de herramientas que solo se podían permitir las grandes empresas y a las grandes empresas les brinda herramientas específicas para el desarrollo de sus necesidades.

Microsoft 365 es una nueva forma de comunicarnos con el resto de las personas de nuestra empresa.

No podemos seguir trabajando de una manera individual como se trabajaba hace 15 años debemos trabajar de una manera colaborativa y desde cualquier dispositivo por lo que negarnos a Microsoft 365 es negarnos al progreso.

Si no usas Microsoft 365 hay que subirse al tren de Microsoft 365 antes de que nos atropelle.

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