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Microsoft Teams, mucho más que videoconferencias

Francisco José Carrasco Gómez
Microsoft Teams, mucho más que videoconferencias

Qué es Microsoft Teams

Microsoft 365 ha sido una revolución para colaborar y comunicarnos en el trabajo entre otras cosas porque ya no es obligatorio un ordenador, podemos trabajar desde cualquier dispositivo, un móvil, una tableta, etc. y desde cualquier lugar del mundo que tengamos conexión a internet.

Microsoft Teams forma parte de Microsoft 365, está totalmente integrado con el resto de las aplicaciones, pero Microsoft Teams no es un programa más, es el centro neurálgico de Microsoft 365, es el centro de colaboración y comunicaciones entre los usuarios de Microsoft 365.

Características de Microsoft Teams

Microsoft Teams ha provocado una revolución en la forma de trabajar, antes todas las comunicaciones se hacían vía email, pero hay que reconocer que es lento y desordenado, se sobrecargaba el peso del buzón y algunos otros inconvenientes, con Microsoft Teams esto se acabó ya que ahora podemos crear equipos de trabajo con sus correspondientes canales o iniciar un chat privado o de grupo para tener una comunicación mucho más efectiva y fluida con el resto de las personas que trabajan en un mismo proyecto.

Cualquier persona que pertenezca a un canal, puede consultar las conversaciones que se han llevado a cabo en ese canal, así se puede poner al día en la información empresarial que le interesa, hacer sus comentarios o preguntar si tiene alguna duda sin tener que repetir la misma conversación en distintos mensajes con distintas personas.

En un canal se pueden compartir los archivos que resulten de utilidad para las personas que integran el grupo, todo está en un mismo lugar de acceso para todos, un sitio de SharePoint online y todo el mundo accede desde Microsoft Teams sin tener que salir de la aplicación.

Lo mismo pasa con las reuniones, se pueden llevar a cabo en un canal para que todas las personas que pertenezcan a ese canal se puedan unir a la reunión si así lo desean.

También se pueden realizar reuniones en un chat privado o de grupo y se puede compartir información en esas reuniones, archivos, encuestas, notas, pizarra digital, etc.

Yo estuve en el proyecto piloto de una gran empresa que empezó a trabajar con Microsoft Teams hace 5 años, consiguieron reducir el flujo de correos internos un 70% en menos de 6 meses.

Pero Microsoft Teams es mucho más, con Microsoft Teams podemos compartir archivos y con los documentos de Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint podemos trabajar en coautoría, es decir, varias personas a la vez pueden editar un mismo archivo, algo que llevábamos mucho tiempo esperando los usuarios.

Con Microsoft Teams podemos gestionar el calendario, programar reuniones, eventos en directo o impartir seminarios Web.

Podemos integrar otras aplicaciones especialmente diseñadas para Teams como Turnos e integrar otros programas de Microsoft 365 como OneDrive, OneNote, Forms, Bookings, Planner, To Do, Yammer, Word, Excel, o Power Point e incluso podemos integrar programas que no son de Microsoft como Polly, YouTube o TeamWeaver por nombrar algunos programas de una lista que crece cada día más.

Si no conoces estos útiles programas de Microsoft 365 no dudes en buscar estos cursos en la biblioteca de formaciones de OpenWebinars.

Microsoft Teams te permite comunicarte y colaborar con los compañeros de tu misma organización, pero también con las personas externas y podrás compartir documentos, realizar videollamadas con ellas, etc. aunque no tengan Microsoft Teams, solo necesitan un navegador web.

Si estás pensando que para poder usar Microsoft Teams debes tener una licencia de pago de Microsoft 365 te diré que no es así, puedes acceder a Microsoft 365 con una cuenta de correo gratuita de Microsoft, de esa manera tendrás las opciones de videoconferencia y calendario, aunque no tendrás las opciones de trabajar en grupo, en breve podrás ver todos los detalles para acceder a Microsoft 365 con una cuenta gratuita en un curso de OpenWebinars.

Ventajas de Microsoft Teams

Desde que Microsoft lanzó Teams, este programa ha ido transformando la comunicación empresarial, pero a partir de la COVID 19 se ha acelerado de forma exponencial el uso de Microsoft Teams para poder aumentar la productividad incluido el trabajo remoto.

Antes de marzo de 2020 el teletrabajo era una opción muy limitada, en algunas empresas había trabajadores que un día a la semana podían teletrabajar, pero era una opción que muy pocas empresas llevaban a cabo.

Los pioneros en este modo de trabajo comenzaron siendo algunos autónomos como diseñadores o programadores, que se daban cuenta que no tenían la obligación de ir a la oficina todos los días para realizar su trabajo y del mismo modo que si estuvieran en la oficina, muchos profesionales se mudaron a zonas rurales, donde podían vivir en contacto con la naturaleza sin tener que renunciar a su trabajo tecnológico, de esa manera reducían enormemente los gastos de vivienda y podían tener una mejor vivienda y calidad de vida sin tener que pagar los precios de una gran ciudad.

Pero cuando empezó la pandemia en marzo de 2020, de la noche a la mañana se tuvo que cambiar la forma de trabajar para poder seguir siendo productivos sin necesidad de ir a la oficina.

Yo personalmente estuve esos meses impartiendo muchísima formación de Microsoft Teams a distintas empresas para que pudieran organizar mejor su trabajo en remoto, por ejemplo, a una conocida marca de automóviles de lujo le impartí varios cursos de Microsoft Teams, esta empresa inicialmente y con las necesidades del momento había organizado los turnos de trabajo por WhatsApp, no conocían que dentro de Teams existe la aplicación llamada Turnos para responder a esa necesidad.

Las videoconferencias parecen algo muy actual, pero las videollamadas están a punto de cumplir 100 años. Pero las videoconferencias y el trabajo en grupo sobre todo se han desarrollado cuando el ancho de banda de internet lo ha permitido.

El mundo de la formación también se sumó a esta revolución, ya en el año 2014 estuve formando a todos los técnicos de la Seguridad Social de toda España en VBA Access, estuve 4 meses dando las clases desde mi domicilio eran por videoconferencia, y aunque entonces no estaba tan extendido o estandarizado el uso de las videocámaras, internet ya tenía suficiente ancho de banda para poder desarrollar esas clases.

Esta formación en ese momento fue una cosa puntual ya que las subvenciones que se daban para los cursos que se impartían por videoconferencia no tenían la misma cuantía económica que las subvenciones para los cursos presenciales eran de menor importe, aunque en este caso si pensamos el dinero que se ahorraba la Seguridad Social por no tener que desplazar a los trabajadores o al formador, con las correspondientes dietas sale mucho más barato el impartir la formación por videoconferencia y desde luego igual de efectiva.

Muchas veces ha sido la propia burocracia la que ha frenado el desarrollo del teletrabajo.

Todavía no existía Microsoft Teams, y ahora tenemos muchísimas más opciones y una clase presencial es igual que una clase impartida por Microsoft Teams o cualquier otra herramienta de videoconferencias.

Hay algunas empresas, multinacionales que en sus oficinas tienen mesas calientes en las que cualquier trabajador de cualquier parte del mundo que este de visita puede sentarse con su portátil y trabajar libremente.

Este modelo debería ser el modelo del presente y del futuro ya que permite a las empresas ahorrar espacio y dinero al poder tener sedes más pequeñas, además a los trabajadores nos ahorra mucho tiempo y gastos de transporte y sin olvidar el beneficio que esto supone para el medio ambiente.

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Funciones de Microsoft Teams

Podemos pensar que muchas de estas formas de trabajar que he contado las podríamos tener con un programa de videoconferencia cualquiera, pero la mayoría de las aplicaciones de videoconferencias nos servirán para hacer reuniones y poco más.

Google fue la primera empresa que ofreció herramientas ofimáticas en la nube, además se podía acceder de una forma gratuita, después Microsoft lanzo Office 365 en las que había muchos programas que daban otras funcionalidades como Outlook para el correo electrónico y calendario, Skype para videoconferencias, etc.

Microsoft fue añadiendo más programas a este paquete, aparte de las herramientas ofimáticas por lo que le cambiaron el nombre a Microsoft 365, aunque para entonces ya se había incluido Skype dentro de Teams, es decir que se había incluido las opciones de hacer llamadas y videoconferencias desde Microsoft Teams.

Además, para acceder a aplicaciones como Teams, Planner, OneNote, etc. no tenemos que hacerlo siempre desde la web, podemos instalar gratuitamente esas aplicaciones en nuestros dispositivos, y otros programas como Word, Excel o PowerPoint depende de la licencia Microsoft de la que dispongamos podremos instalar la versión de escritorio en nuestros equipos.

En el ámbito empresarial seguramente vas a trabajar mucho con Microsoft Teams cuando sea una herramienta que utilice tu empresa, por lo que la mejor forma de trabajar será instalar la aplicación de escritorio, es más estable, trabajarás más rápido y siempre tiene alguna opción más que la versión web.

Manteniendo la configuración por defecto de Microsoft Teams, el programa se inicia cada vez que encendemos el equipo, por lo que siempre tendremos la comunicación a través de este programa disponible sin tener que preocuparnos por nada.

Gracias a la perfecta integración entre las distintas aplicaciones de Microsoft, instaladas o desde los navegadores, podemos crear reuniones de Teams desde Outlook o mandar un mensaje de un canal de Teams mediante Outlook.

Si quieres saber más sobre Microsoft Teams puedes acceder a este curso de Teams que he preparado para ti en OpenWebinars.

Microsoft Teams vs competencia

Muchas veces se compara Teams con otros programas de videoconferencia como Zoom, Webex, Slack o Google Meet, pero es una comparación injusta ya que Microsoft Teams es mucho más que un programa de videoconferencia, Microsoft Teams es un programa de colaboración y trabajo en equipo, que nos permite gestionar el calendario, comunicarnos con el resto de las personas con las que trabajamos, compartir archivos, integración con otras aplicaciones, etc. y además hace videoconferencias.

Además, Microsoft Teams forma parte de Microsoft 365.

Microsoft Teams vs Zoom, Webex y otras alternativas

Si hablamos solo de videoconferencias hay programas mucho más completos, con muchas más opciones como puede ser por ejemplo Zoom, Webex, etc. Son programas con más opciones de video conferencias ya que son especialistas en esa función, pero Microsoft Teams va añadiendo cada vez más novedades, es un programa totalmente vivo, en constante evolución que cubre la mayoría de las necesidades de los usuarios.

Puedes estar siempre al tanto de las nuevas funciones que Microsoft incorpora, en la ayuda de Microsoft Teams se incluye un capítulo de Novedades y una explicación de esas nuevas funcionalidades que se muestran en orden cronológico para que puedas ver lo último que se ha añadido al programa y si esa funcionalidad es para la versión de escritorio, para la web, para dispositivos móviles o para todos, mejorando todavía más si cabe la experiencia de usuario.

Microsoft Teams desde luego también es un gran programa de videoconferencias, tiene opciones para programar y grabar la reunión, crear salas de grupos, añadir subtítulos, traducción simultánea inmediata, cambiar el fondo de la reunión, compartir pantalla, enviar encuestas, colaboración en una pizarra digital en tiempo real, compartir presentaciones con PowerPoint live, distintas formas de mostrar a la audiencia, etc.

Microsoft Teams vs Google Meet y otras aplicaciones gratuitas

Hay otros programas que tienen una versión gratuita, pero nos ofrecen muchas menos opciones, como por ejemplo Google Meet que no nos deja grabar la reunión si no disponemos de una versión de pago.

En estos casos suelen dejarnos usar una serie de opciones más básicas y si queremos más funcionalidades tenemos que pagar por ellas.

Conclusiones

Como podemos ver no se trata de ver las ventajas que tenemos a la hora de trabajar con Microsoft Teams, sino que las preguntas que nos debemos de hacer son ¿Cómo se puede trabajar hoy en día sin Microsoft Teams?, ¿Podemos seguir trabajando igual que hace 20 años con aplicaciones instaladas en nuestro ordenador y solo nos comunicamos con los demás por mail?

Las respuestas a estas preguntas son obvias, si queremos ser personas eficientes y productivas en nuestro trabajo y poder trabajar de una manera colaborativa con otras personas de dentro y fuera de nuestra organización, no podemos dejar de trabajar con Microsoft Teams, la pandemia ha acelerado un proceso que se desarrollaba muy lentamente, pero que ya estaba en marcha.

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