Power Automate: Qué es y primeros pasos

Power Automate es una aplicación que te permite crear flujos de trabajo automatizados entre distintas aplicaciones y servicios. Con esto conseguimos automatizar procesos cómo por ejemplo recibir notificaciones, enviar recordatorios, solicitar aprobaciones, sincronizar archivos, recopilar datos, mover datos de negocio entre sistemas y muchas otras tareas más.

También te permite automatizar tareas en modo local creando flujos de escritorio con Power Automate Desktop puedes descargarlo gratis para Windows 10. Con Windows 11 Power Automate está integrado en el menú de inicio de Windows.

Power Automate aumenta nuestra productividad porque nos ahorra mucho tiempo mediante la automatización de tareas con tan solo dar unos cuantos clics de ratón.

Power Automate vs Microsoft Flow

Power Automate se llamó inicialmente Microsoft Flow, pero Microsoft le cambió el nombre debido a que paso a formar parte de la Power Platform.

La principal novedad que presenta Power Automate frente a Microsoft Flow es que incorpora una nueva capacidad llamada RPA (Automatización robótica de procesos) que automatiza procesos de empresa mediante el uso de bots (abreviatura de robots) en una gran cantidad de procesos tanto atendidos como desatendidos.

Power Automate cada vez es más conocido porque también forma parte de las aplicaciones de Microsoft 365.

Cómo acceder a Power Automate

Si cuentas con una cuenta de empresa de Microsoft 365 o tienes una cuenta educativa, incluso con una cuenta gratuita puedes acceder a Power Automate, aunque con la cuenta gratuita no podrás compartir flujos, y dependiendo de la licencia que adquieras tendrás acceso a más o menos funcionalidades de la herramienta.

También puedes acceder a Power Automate desde Power Platform, o adquirir directamente una licencia de Microsoft Power Automate.

Desde la web de Microsoft puedes obtener más detalles de los distintos planes y el precio de estos, aquí te dejo un enlace para que puedas consultarlos.

Si quieres probar la herramienta puedes crearte una cuenta gratuita por 90 días desde esta otra web de Microsoft, haciendo clic en el botón prueba gratuita.

Power Automate y Power Platform

Cómo te decía Power Automate ahora forma parte de la Power Platform una potente plataforma compuesta por cuatro aplicaciones: Power Apps, Power BI, Power Automate y Power Virtual Agent.

Aquí puedes ver el esquema:

Voy a detallarte para qué sirve cada aplicación:

• Power Automate, es la que se encarga principalmente de crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de programar.
• Power Apps, permiten a los usuarios de organizaciones crear aplicaciones de forma rápida y fácil sin código o con muy poco código.
• Power BI, se encarga del análisis de datos.
• Power Virtual Agent, permite al usuario/a crear bots Inteligentes con una interfaz gráfica amigable.

Una de las ventajas más importantes de estas herramientas es que su uso está destinado a el usuario final, no es necesario saber programar para utilizarlas, no debes tener conocimientos de ningún tipo en programación o desarrollo de aplicaciones y eso hace que pueda ser utilizado por cualquier usuario.

Para qué sirve Power Automate

Power Automate te permite crear flujos de trabajo automatizados sin código o con muy poco código, lo que se conoce como Low Code.

Desde siempre los procesos de automatización estaban reservados a personas que saben programar, pero Power Automate es una herramienta para el usuario final con la que puedes crear estos procesos automatizados a través del uso de plantillas, y puedes usar estas plantillas directamente o hacer sencillas modificaciones en ellas para adaptarlas a tus necesidades del momento.

Y si ninguna de esas plantillas cumple tus objetivos puedes crear un flujo desde cero de forma muy sencilla y en el 95% de los casos no tendrás que utilizar ni una sola línea de código.

Power Automate puede conectar con más de 500 orígenes de datos y conectarse a cualquier API que esté disponible de manera pública.

Power Automate también puede automatizar procesos de escritorio con la automatización de procesos robóticos.
Ya supondrás que esto nos pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de recopilar datos de la web, generar y enviar informes por correo electrónico o transferir datos entre distintas aplicaciones.

Por ejemplo, imagínate que todas las semanas tienes que descargarte unos datos de una web y pasarlos a Excel donde cuentas con una plantilla para realizar determinados informes que tienes que remitir a varias personas. Desde Power Automate versión de escritorio puedes automatizar todas estas tareas manuales con unos pocos clics de ratón.

Power Automate y Power Apps

Microsoft Power Automate y Power Apps tienen un objetivo común, solucionar las necesidades empresariales con herramientas Low Code (código bajo) que están listas para ser utilizadas por usuarios finales, los cuales podrán crear aplicaciones web o para dispositivos móviles con mucha facilidad y sin ningún tipo de experiencia técnica en el desarrollo de aplicaciones.

Recuerda que ambas aplicaciones pertenecen a Power Platform y esto hace que estén perfectamente integradas lo que permite que los usuarios/as creen aplicaciones con Power Apps y conecten los procesos con Power Automate.

En la integración de Power Automate con Power Apps el usuario puede crear dos tipos de flujos:

• Los flujos directos o manuales que se ejecutan al instante desde un botón o desde cualquier control que se encuentre en la aplicación que estas creando con Power Apps.

• los flujos indirectos que se ejecutan cuando se produce un evento desde Power Apps, estos flujos no se ejecutan instantáneamente pueden tardar hasta 5 minutos en ejecutarse.

Realmente Power Automate nos permite diseñar la lógica de las aplicaciones que creamos con Power Apps así es su tan estrecha relación.

Power Automate y Power BI

Power Automate también tiene conexión con Power BI ya que podemos automatizar las tareas que consumen tiempo sin salir de Power BI.

Por ejemplo, podríamos querer actualizar un archivo de Power BI antes de exportarlo, y tras la exportación, enviar un mensaje del éxito de la operación y la fecha y hora de esta.

Cómo ves, hay muchos usos que podemos darle a Power Automate, también con Power BI.

Cómo usar Power Automate

Cómo ya habrás deducido Power Automate puede ahorrarte mucho tiempo, ya no tendrás que realizar tareas repetitivas de forma manual, pero entrando algo más en detalle veamos qué tipos de flujos podemos crear con Power Automate.

Podemos crear principalmente tres tipos de flujos:

• Flujos de nube
• Flujos de escritorio
• Flujos de proceso de negocio

Veamos cada uno un poco más en profundidad:

Flujos de nube

Crearemos flujos de nube cuando necesitemos que estos se activen de forma automática, instantánea o mediante una programación, te describo estos tres tipos de flujos de nube:

• Flujos automatizados, se desencadenan mediante un evento, por ejemplo, por la llegada de un correo electrónico, por la modificación de un elemento de una lista de SharePoint, o cuando llega un tuit con un determinado hashtag.

• Flujos instantáneos se inician mediante un botón en el escritorio o desde un dispositivo móvil, hay muchas tareas repetitivas que todos deseamos poder ejecutar con solo pulsar un botón, por ejemplo, enviar de forma instantánea un recordatorio a un equipo de Teams con solo presionar un botón en nuestro dispositivo móvil.

• Flujos programados, se activan mediante una programación que puede ser diaria, semanal, etc. o en un horario en concreto. Por ejemplo, podríamos enviar todos los viernes a la persona responsable un correo electrónico con un vínculo a un informe que le tenemos que entregar, o enviar un formulario o encuesta para que la rellenen de forma programada un grupo de usuarios/as.

Flujos de Escritorio

Utilizando Power Automate Desktop podemos crear flujos tanto para aplicaciones de escritorio como para aplicaciones de la nube. Además, recuerda que para los usuarios de Windows 11 Power Automate Desktop ya está incluido con el sistema operativo.

Con la versión de escritorio de Power Automate podemos automatizar desde sencillas transferencias de datos hasta complejos procesos empresariales.

Flujos de proceso de negocio

Permiten dirigir a los usuarios a través de procesos definidos previamente por la organización. Por ejemplo, podemos asegurarnos que los usuarios introducen datos de forma coherente y siguen los pasos establecidos, es como si los usuarios tuvieran una guía para realizar perfectamente el trabajo.

Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnología que otros procesos, pero la capacidad que proporcionan es muy diferente, además reducen la necesidad de formación de los usuarios/as, estas personas solo deben dejar que el proceso les guie.

Power Automate y los conectores

Una de las partes más importante de un flujo es la conexión. Power Automate va a conectar con un servicio o aplicación, también podemos conectar con una app si pensamos en un dispositivo móvil.

Para describir mejor lo que es un conector podríamos decir que es el que permite conectar con los servicios, es decir habla el mismo idioma de ese sistema al que queremos conectarnos.

Los conectores en Power Automate pueden ser estándar, es decir, estar incluidos en las licencias estándar o pueden ser Premium hay que pagar por su utilización. Como ya hemos comentado actualmente hay más de 500 conectores a los que podemos conectar con Power Automate, pero cada día el número de conectores aumenta.

Cuando nos conectemos a un conector, este nos ofrece un conjunto de operaciones clasificadas como acciones y desencadenadores que podemos aprovechar dentro de nuestros flujos y aplicaciones.

También existe la posibilidad de crear conectores personalizados ya que a veces queremos llamar a APIS, servicios o sistemas que no aparecen en los conectores prediseñados.

Como te decía, cada poco tiempo Microsoft va agregando más conectores a Power Automate, hay una plantilla de flujo que puedes utilizar para crear un flujo que te avise cuando haya nuevos conectores disponibles. Aquí te dejo la web de Microsoft donde puedes hacer uso de esa plantilla.

Algunos ejemplos de los servicios más habituales con los que los usuarios de Power Automate suelen conectar son OneDrive, Outlook, Twitter, SharePoint, etc. También podemos conectar con una app si pensamos en un dispositivo móvil.

Veamos un ejemplo, necesitamos que todos los mensajes que se publiquen en la cuenta de Twitter de nuestra organización con un determinado hashtag se incluyan en una lista de Excel o en una lista de SharePoint, en este flujo el conector es Twitter.

Otros elementos del desarrollo de un flujo en Power Automate

Además de la conexión hay factores que intervienen en el desarrollo de un flujo de Power Automate uno de ellos es el desencadenador del evento y otro la acción o acciones que realiza.

Un desencadenador es el evento que inicia un flujo de tipo nube, y se pueden iniciar de forma instantánea, manual o programado para una hora concreta.

En el ejemplo anterior el conector era Twitter y el desencadenador es el mensaje que llega con un hashtag determinado.

Por otro lado, el flujo tendrá que realizar una o varias tareas, esas son las acciones, en el ejemplo anterior el conector era Twitter, el desencadenador el mensaje que llega con un hashtag determinado, y la acción es pasar esa información a una lista de Excel o de SharePoint.

Power Automate vs Zapier

Zapier es una herramienta bastante apreciada entre usuarios de empresa para automatización de servicios empresariales.

Al igual que Power Automate cuenta con numerosas plantillas de flujos que pueden cubrir nuestras necesidades básicas y sin tener que utilizar código, tiene una interfaz bastante intuitiva, puede integrarse con más de 3000 aplicaciones y un buen servicio al cliente.

Aunque también considero que tiene algunas desventajas como un precio algo elevado, en el caso de tener que crear flujos complicados es algo más difícil de manejar, y el editor creo que podría mejorarse.

Power Automate a pesar de que actualmente cuenta con menos conectores que Zapier, Power Automate está pensado para la colaboración, para compartir flujos de trabajo con tu equipo, cuenta con una interfaz muy sencilla de usar y podrá reemplazar fácilmente la mayoría de las acciones que realiza Zapier.

Y en la parte económica también hay que fijarse, por el mismo dinero Power Automate ofrece más acciones y tareas a que Zapier. Power Automate llega quintuplicar ese número.

Otra ventaja de Power Automate frente a Zapier es que Power Automate es muy fiable y seguro, utiliza la encriptación de datos, controles de retención y registros de auditoría.

Conclusiones

Cómo has podido comprobar Power Automate es una herramienta que pretende acercar al usuario final el trabajo con procesos automatizados incluso con complejos procesos empresariales, permitiéndole ahorrar tiempo y trabajo a la hora de realizar tareas repetitivas, aportándole una interfaz amigable y fácil de utilizar.

Hemos visto que se integra perfectamente con otras aplicaciones de la Power Platform y que permite conectarse con más de 500 servicios actualmente y recuerda que Microsoft sigue agregando más servicios cada día.

Yo creo que tanto si eres usuario como si tienes un perfil técnico aprender a utilizar Power Automate es una buena idea para empezar a ahorrar tiempo y trabajo en tu día a día en esas tareas repetitivas y así tener más tiempo para dedicarte a otras tareas más importantes.

Con Power Automate trabajas una vez para no tener que trabajar todos los días haciendo las mismas tareas.