Management

Qué es el Deep Work

Este término fue acuñado por el autor y académico Cal Newport en su libro homónimo publicado en 2016, uno de los mayores éxitos editoriales recientes en el campo de la gestión de la atención.

En nuestra lengua, se ha venido a traducir como Trabajo enfocado. Pero como estás a punto de comprobar, más que un modo de trabajo es casi un estilo de vida. No exagero, pronto verás por qué.

Definición y conceptos básicos

Deep Work no es otra cosa que el realizar una tarea de forma plena, rechazando y evitando cualquier tipo de interrupción o distracción. De esta manera, conseguiremos ejecutar nuestro trabajo con una atención de la mejor calidad posible, casi en un estado de trance “monotarea”, y de aquí ese “profundo” que su nombre inglés indica.

En ocasiones el trabajo en bloques de tiempo predefinidos y sin distracciones es llamado estudio, debido al trasfondo universitario de Newport. En definitiva, se trata de un estado mental de trabajo sin distracciones y con alta concentración.

Por cierto: ¿Sabes cuál es el opuesto de Distracción? ¿Crees que es Atención? ¿Concentración quizás? Veamos… “-dis” es un prefijo griego de connotaciones negativas (ej. disfuncional) y la raíz de la palabra distracción no es otra que… Tracción. Sí, al igual que la capacidad de un vehículo para seguir el trazado de la carretera, la mente casi inevitablemente tenderá a distraerse y a “descarrilar” el tren de pensamiento que queremos seguir.

A veces no se trata de entrenar la mente para mantener la atención, sino educarla para no sucumbir a las distracciones, y por supuesto, mantenerse en un estado óptimo de concentración.

Importancia de fomentar el Deep Work en tu empresa

Fomentar el trabajo enfocado es crucial para puestos de responsabilidad en los que existan tareas que requieran mucha concentración. Por lo general, éstas son las tareas de alto impacto en el funcionamiento de la compañía. Si nuestro enfoque es comparable a un rayo láser, concentrado e intenso, seremos capaces de realizar el trabajo de mayor importancia y con mayor efectividad.

Es más, el propio Newport opina que esta es la habilidad que separará a los trabajadores sobresalientes de los meramente competentes, y como tal, cuantos más sobresalientes haya en tu equipo, mejores soluciones y resultados se obtendrán.

Cómo ayuda el Deep Work a mejorar la productividad

La productividad es un resultado natural del Deep Work: trabajando de forma profunda, sin distracciones y a alta intensidad, haremos más en menos tiempo.

¿Es lo mismo Deep Work y multitarea?

¡Nada más lejos de la realidad! En el Deep Work nos sumergimos poco a poco en una tarea para llegar a trabajar en ella de forma plena y sin distracciones, casi en trance.

Como mencionábamos en el artículo sobre Mindfulness para líderes y managers IT, el multitasking produce lo que el autor Josh Kaufmann considera una penalización cognitiva. Si cambiamos constantemente de unas tareas a otras, cambiamos el contexto de nuestros procesos mentales y nuestra atención. Esto nos drena de energía, como un ordenador recalentado donde saltamos de programa en programa constantemente, en lugar de optimizar su memoria RAM dedicando “cada cosa a su tiempo”. La multitarea las más de las veces es receta para quedar exhaustos sin haber conseguido finiquitar nada.

Beneficios que ofrece el Deep Work

Mayor concentración y enfoque en el trabajo

Como habrás podido deducir, mi querido lector, concentrarse ayuda a mejorar la concentración… ¿No crees? Ahora en serio: la capacidad de mantener un enfoque tan bueno hace que, a la larga, los proyectos tengan más posibilidades de llegar a buen puerto. Es más, el Deep Work es una habilidad como otra cualquiera, y cuanto más la ejercites más sencilla será, llevando a más profundidad, enfoque y calidad en la concentración.

Aumento de la creatividad y la innovación

Como decimos, los proyectos llegan a buen puerto aplicándoles Deep Work. No obstante, si bien es una receta segura para un resultado de calidad, no tiene por qué ser una solución innovadora.

Quizá hayas visto el famoso experimento en el que alguien disfrazado de gorila atraviesa un grupo haciendo pasos de basket. Es el ejemplo perfecto de visión túnel: si nos piden que contemos cuántas veces se lanza la pelota, nuestro cerebro ignorará el gorila. Si no lo has visto, te invito a que lo busques en YouTube, aunque me temo que te acabo de hacer un buen spoiler. (…ups!)

Deep Work es posiblemente la más estrecha de las visiones túnel, ya que nos requiere atender a una única cosa y apreciar todos los matices, para ser eficientes, productivos y especialmente, meticulosos. Si no descansamos, es muy posible que los árboles no nos dejen ver el bosque. En cambio, una atención más abierta nos ayudará a comprender mucho mejor la visión de conjunto del proyecto.

Uno de mis ejemplos favoritos es que la Historia de la Música tiende a obviar gran genio violinista, Albert Einstein. Cuando no trabajaba llenando de magistrales garabatos una pizarra intentando desentrañar los secretos del Cosmos, solía descansar tocando el violín. No nos engañemos: Es evidentemente que no hay muchos violinistas profesionales en la más puntera Física teórica, y Einstein a su vez estaría lejos de ingresar en la Filarmónica de Viena. No obstante, el instrumento le servía para cambiar su foco de atención y dejar vagar la mente un rato. Las más de las veces, las buenas ideas aparecen cuando no las perseguimos.

Mejora de la productividad

Aunque pueda parecer excesivo reservar periodos de tiempo para el Deep Work, casi siempre esta dedicación dará sus frutos.

Por ejemplo, si tengo que escribir una gran cantidad de emails, es posible que la tentación nos diga que no es necesario tomarlo como si fuera “un examen de último año de carrera”, que sería excesivo “usar el cronómetro”, que no merece la pena aislarse como “un monje de clausura” para escribir emails. Aquí estaríamos cayendo en un error.

Normalmente, una tarea ocupa un espacio y un tiempo considerables porque no estamos acostumbrados a llevarla a una optimización extrema de recursos (gran concentración, aprovechamiento del tiempo…) y siempre que podamos optimizarla mediante el Deep Work será para bien. Te sorprenderá el poco tiempo y esfuerzo que hace falta para finiquitar algunas cosas.

Incremento de la motivación y la satisfacción laboral

Un detalle interesante es que el Deep Work fomenta y comparte lo que el célebre psicólogo húngaro Mihály Csíkszentmihályi denominó Fluir (Flow) o Experiencia óptima, un estado mental en el que estamos totalmente absortos en la tarea que nos ocupa, sea por ocio (como un videojuego o una película muy intrigante) o por trabajo físico o intelectual (deportes, un examen…) siempre que existan algunos elementos adicionales como la dificultad, la interacción o los incentivos finales.

Csíkszentmihályi a su vez consideraba al Flow como una especie de receta de la felicidad, pues nos daba un propósito en la vida, llevando a una sensación de satisfacción, éxito e incluso euforia en el triunfo (ya que segrega dopamina, adrenalina y otros compuestos similares) — Newport a su vez es un enamorado del Deep Work, afirmando que vive la vida profunda, pues “es la mejor vida”.

Si te llevas una enseñanza de aquí, sea esta: Merece la pena implantar tanto el Fluir como el Trabajo profundo, tanto en las esferas personal como profesional.

Mejora de la calidad del trabajo

Evidentemente, poniendo la debida atención _las cosas se hacen bien a la primera, y además seremos más conscientes de las dimensiones que un proyecto entraña, ofreciendo soluciones más completas.

Reducción del estrés laboral

Junto a la motivación y la satisfacción que acabamos de comentar, es muy digno de mencionar la reducción del estrés en los trabajadores. Nuestros equipos serán mucho más conscientes del esfuerzo realizado, trabajarán en los aspectos que marcarán la diferencia, y estarán satisfechos de haber empleado los recursos disponibles de la mejor manera posible.

Cómo fomentar el Deep Work entre los empleados

Elige la estrategia más adecuada para tu caso

Existen varios modos de ataque que nos ayudarán a aplicar el Deep Work. Recomendamos considerarlas “a gusto del consumidor”.

• Filosofía rítmica: Se trata de implantar el trabajo profundo como hábito regular, reservando un hueco en nuestra planificación, y trabajando algunos días por semana, poco a poco, en proyectos largos. Ejemplo típico: estudiante sobresaliente que lleva responsablemente todas las materias al día.

• Filosofía periodística: Llamada así por la capacidad de los periodistas para redactar noticias sin requerir de inspiración, ordenando ideas sobre la marcha. No es recomendable para el principiante, pero sí enseña que, muy a menudo, romper barreras mentales es dramático, pero todo es ponerse.

• Filosofía monástica: La modalidad del “monje” trata de dejarlo todo y encomendarse al trabajo profundo, durante varios días o incluso temporadas enteras. Como ejemplo podemos mencionar al novelista de éxito entregado a su obra que se retira a una cabaña del bosque y afirma no volver a la civilización hasta terminar su libro. ¿Os suena un tal Stephen King?

• Filosofía bimodal: No obstante, debemos atender la familia, cuidar las amistades, pagar facturas, recibir al público, clientes, colaboradores… No podemos encerrarnos eternamente, y por eso gustamos de combinar una de cal y otra de arena, dejando hueco para la intensidad de la filosofía monacal reservando espacios amplios de trabajo profundo, pero renunciando a lo radical de la misma y optando por un compromiso.

Prioriza el trabajo de mayor impacto

Muchas veces el trabajo sigue la ley de Pareto, o el Principio 80/20: “En las ventas, 20% de los clientes aportan el 80% de la facturación”. Imagínate los resultados, no ya si priorizáramos con una precisión matemática como esta, sino además ejecutando las tareas con gran eficacia y diligencia. Esto nos propone Newport, ir a lo esencial.

Establece horarios y tiempos dedicados al Deep Work

Repasemos la famosa técnica Pomodoro, inspirada por un cronómetro de cocina con forma de tomate, su nombre en italiano.

Pon en marcha una cuenta atrás o una alarma en tu móvil y trabaja como si te fuera la vida en ello durante el período indicado. Una vez finalizado, realiza un breve descanso y empieza otro otro periodo. Muy habitualmente, el ratio de Trabajo/Descanso suele ser 5:1 (25/5; 50/10 minutos) — Mediante esta técnica, reservamos tiempo a lo largo de la jornada y pensamos en ciclos en lugar de horas. Recuerda que tras varios ciclos es muy recomendable (y merecido) realizar un descanso más largo del habitual como premio, hidratarse, salir al exterior, descansar la vista, etc.

¿Y por qué quedarse ahí? A nivel más macro, pueden reservarse jornadas enteras, tenerse en cuenta en la asignación de recursos de los proyectos o establecer hábitos en la empresa (los viernes, Deep Work; los lunes, reuniones…)

Establece objetivos claros y medibles

En toda sesión de trabajo existe un componente muy claro de estrategia:

Mediante el establecimiento de objetivos y de un plan de ataque, seremos capaces de “visualizar” mejor lo que esperamos obtener de las sesiones pomodoro. Si tienes amigos músicos, te dirán lo mismo: ¡Planifica la sesión! Calentamiento, escalas, canciones que ya conoces, técnicas que necesitas pulir… si no, es fácil dispersarse y trabajar en donde no se requiere tanta atención, o peor, directamente perder el tiempo.

Diseña un ambiente adecuado para el Deep Work

Algunos detalles son cuestión de gustos, pero al estado mental adecuado se llega mediante la introspección y cuidando “lo que entra” por los sentidos.

No puedes equivocarte con el Minimalismo. Un espacio de trabajo desordenado o abarrotado lleva a la distracción. Algunos colores estimulan mucho la vista y llaman constantemente la atención sobre ellos, sea o no conscientemente. Si no me crees, intenta perder de vista un objeto naranja fosforito. Ni siquiera por el rabillo del ojo dejarás de verlo.

A su vez, cuidado con las conversaciones y otros ruidos de fondo. Intentar ignorar un diálogo que no queremos oír es la manera perfecta de hacernos perder la concentración por completo.

Malos olores, frío/calor, iluminación deficiente o demasiado intensa… Poco a poco aprenderás a evitarlos y descubrirás detalles y “trucos del estudiante” que te ayudarán a obtener y mantener este estado de trance.

Reduce distracciones digitales

La distracción digital aparece principalmente en dos formas:

1. Notificaciones Push en aplicaciones, particularmente redes sociales y mensajería instantánea.

2. La tentación a procrastinar de siempre: YouTube, Wikipedia, Reddit… y otras plataformas de contenido infinito siempre a un par de clicks de distancia.

Desde OpenWebinars os invitamos a que uséis el conocimiento y la tecnología a vuestro favor, y desactivar las notificaciones es una habilidad básica. Entrando en ajustes, se gira una pestaña. Parece poca cosa, pero marca una gran diferencia.

Sobre las tentaciones a distraerse, debemos ser muy conscientes de que no renunciamos a ellas, sino que las aplazamos: Es muy interesante leer qué se tuitea o ver los últimos videoensayos y sketches de comedia en Youtube, pero dejémoslo para cuando hayamos quedado satisfechos con nuestro trabajo.

Como curiosidad, recientemente Newport ha abogado a ultranza por lo que llama Minimalismo digital en su libro homónimo, donde califica al email y chat de “mente colmena hiperactiva”. Seamos conscientes…

Ofrece incentivos para la realización de Deep Work

Como afirmó Nikita Krushchev, “los incentivos son lo que hace que la gente trabaje duro”, y puede no ser plato de gusto trabajar como un opositor. Por esto mismo, tengamos en cuenta que el Deep Work debe ser incentivado adecuadamente, nuestro equipo deberá estar abierto a implantar este modo de trabajo.

Evalúa el resultado y respecto al objetivo

Newport comenta que, como académico, una métrica personal que usaba era la de “número de artículos publicados al año”. No obstante, es difícil de visualizar y es un objetivo difícilmente aplicable en las estrategias del día a día. Al pasar a cuantificar las horas profundas consiguió medir adecuadamente sus esfuerzos y llevar a cabo un seguimiento inmejorable de la gestión del tiempo.

Los objetivos serán o no ambiciosos, pero mediante esta técnica nos aseguramos de que los resultados serán admirables y nos invitará a formar buenos hábitos de trabajo/estudio, incluso a batir nuestras propias marcas.

Casos de éxito de empresas que fomentan el Deep Work

Empresas exitosas que apuestan por el Deep Work

Si bien hay empresas defensoras del Deep Work, no era tendencia habitual en 2016 según Newport. No obstante, es típica la figura del programador con cascos en el imaginario habitual de las Start-Ups tecnológicas de Silicon Valley, como The Social Network (2010), que nos presenta a Mark Zuckerberg, interpretado por Jesse Eisenberg.

Por supuesto, también han aparecido una miríada de extensiones restrictivas de navegador como Stayfocusd y aplicaciones móviles que cuantifican los ciclos pomodoro, como Forest. De funcionamiento similar, el primero bloquea páginas web donde no queremos distraernos (mediante un minutaje permitido al día) o gamificando los ciclos en la metáfora de plantar un árbol. Si interrumpes el ciclo, el árbol no germinará, pero si tienes paciencia llegarás a tener un frondoso bosque. A su vez, Winston es un simulador de mecanografía que bloquea distracciones para dar rienda suelta a la escritura creativa.

Técnicas y herramientas utilizadas por estas empresas

• Señales y mensajes

  Decíamos sobre The Social Network… Si Mark Zuckerberg tiene los cascos puestos, es un claro No molestar. ¿Qué otras señales podemos implantar? Un cartelito, una pegatina… Queda al gusto de cada oficina. A fin de cuentas, se trata de limitar las incursiones de compañeros por nuestra mesa, ya que cualquier interrupción por nimia que sea puede romper la concentración. Por ello, es útil hacer preguntas que no requieran urgencia a través de una plataforma de mensajería instantánea o email. Una vez finalizado el período profundo podremos atenderles adecuadamente.

• Limitar email y reuniones

  Asimismo, conviene observar si las reuniones son de verdad necesarias o por costumbre. ¿Qué puntos hay que tratar? ¿En cuánto tiempo se pueden resolver? Ir al grano, tener una serie de puntos a tratar, no excederse en las intervenciones… Es importante fomentar este tipo de rutinas, como los “viernes sin reuniones” o establecer un día fijo para reuniones importantes. Y respecto al email, hay hilos kilométricos que se evitarían hablando las cosas en 5 minutos de reloj.

• Delimitación de un espacio

  Quizá pueda adecuarse una sección de la oficina para realizar trabajo profundo, y que se coloque ahí a trabajar no deba ser molestado/a. Por supuesto, también podemos fomentar el teletrabajo, de esta manera cada uno será capaz de diseñar su espacio a su gusto.

Conclusiones

El Deep Work es una herramienta increíble para sacar adelante proyectos, tanto en la esfera personal como en la profesional. Sin embargo, ha de ser activamente incentivado por las empresas, ya que no es plato de gusto convertir al trabajador en un opositor.

Seamos conscientes de que no es una panacea. Muchos puestos de trabajo no podrán implantar la metodología, y otros en cambio se beneficiarán de ella, pero dependerá de la persona y de las funciones y tareas que realice. Está mucho más relacionado con el perfil profesional y la personalidad del trabajador de lo que parece.

Tal como dijo Picasso “Nada puede conseguirse sin la soledad”. No renunciamos al equipo, pero la concentración siempre ha sido una ciencia individual. Esta técnica es conocida por su seriedad y diligencia. Si es implantada “desde arriba” y sin el debido cuidado, será ampliamente criticada entre la plantilla.

Una concentración intensa durante largos periodos de tiempo lleva a trabajo de altísima calidad, y por esto mismo, la idea es clara: el Deep Work se ha convertido en una auténtica ventaja competitiva para las empresas, y las que sepan valorar esta metodología, se verán ampliamente recompensadas.

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