Qué es la metodología Getting Things Done y sus beneficios

Qué es GTD o Getting Things Done

El libro Getting Things Done de David Allen ha inspirado el método de organización GTD. No obstante… ¿Qué es GTD? ¿Qué significa GTD? Su significado es literalmente “dejar las cosas hechas”, es decir, tener al día tus ideas, proyectos y tareas pendientes.

El método GTD de David Allen es una metodología de gestión del tiempo, un sistema de productividad que puede presumir de ser un auténtico fenómeno editorial en el mercado del desarrollo personal y de la literatura del mundo de los negocios. En este post repasaremos en qué consiste el método de organización GTD, cuáles son las fases que lo componen y algunos los beneficios de implantarlo en tu vida o en tu organización.

En general, puede decirse que esta herramienta es sumamente pragmática: Si tu día a día está fuera de control, no pienses en el futuro y en tus objetivos a largo plazo, ya que puedes caer fácilmente en la culpa y la frustración. Pero por supuesto, este enfoque en el aquí y el ahora no quiere decir que tengas que renunciar a tus sueños. Recuerda, cada cosa a su tiempo.

Se trata de un sistema perfecto que facilita un flujo de trabajo óptimo y sin sobresaltos, que nos proporcionará claridad, estabilidad, eficiencia y fiabilidad allí donde nos lo propongamos. Por ello, es seguido por multitud de adeptos, auténticos embajadores que aseguran que, aunque suene tópico, este método te puede cambiar la vida.

A modo de síntesis muy básica podemos decir que consiste en dos objetivos:

• Capturar todas nuestras ideas, tareas, apuntes etc. en un sistema lógico y fiable.
• Definir los pasos a seguir, tomar decisiones y llevar a cabo la ejecución de las tareas.

Y sin más dilación, procedamos…

Fases del método GTD

La metodología GTD se organiza en 5 pasos, siendo cada uno de ellos una función específica: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer.

Fase 1: Recopilar

En la primera fase, también llamada “Captura”, cazamos ideas “al vuelo” que depositamos en la Bandeja de entrada. Aquí van a parar ítems de todo tipo: lo que debemos que hacer esta semana, objetivos a largo plazo, planes, ideas, recomendaciones de películas, emails pendientes de contestar… etc. Haz una lluvia de ideas contigo mismo y captura sin juzgar. Cualquier cosa que pase por tu mente es válida y registrarla ayuda a liberarnos de esa carga mental.

La bandeja de entrada que utilices puede ser tanto física como digital: puede ser una app (Google Keep, Todoist…), un cajón, una libreta, post-its, papel y boli, notas de voz… queda totalmente a gusto del consumidor. Tan solo recuerda mantener dicha bandeja tan vacía como sea posible, a fin de evitar obstrucciones.

Fase 2: Procesar

Una vez capturadas las ideas debemos preguntarnos si son “accionables”, es decir, si requieren una acción. Si un ítem no es accionable, tiene tres posibles finales: La Incubadora (donde permanecerá hasta un futuro indefinido), la carpeta de Referencia (donde permanecerá oficialmente archivado) y la Papelera (donde se desechará inmediatamente).

En la incubadora, las ideas se posponen para más tarde, siendo posible posponerlas indefinidamente, por ejemplo en el caso de un sueño o un gran proyecto de futuro para el que no estamos preparados (como aprender a tocar un instrumento, aprender un idioma o planear la vuelta al mundo).

Referencia es, a grandes rasgos, un archivador para documentos importantes. Papeles médicos, legales, contratos, certificaciones, asuntos familiares… Debemos asegurarnos que es fácil acceder a la carpeta y consultar los documentos.

Si por el contrario el ítem es accionable, conviene definir si se trata de una Acción o de un Proyecto. Según David Allen, si un ítem requiere más de dos acciones para completarlo, es un proyecto.

Una vez estamos ante un proyecto, necesitamos seguir una planificación. Un ejemplo típico de proyecto a simple vista sencillo pero más complejo de lo que parece es unas vacaciones en el extranjero. Si queremos visitar un país extranjero, necesitaremos pedir días libres en el trabajo, consultar una guía de viajes, comprobar que nuestro pasaporte y nuestros certificados sanitarios estén al día, presupuestar una aproximación de los costes del viaje y la estancia, buscar billetes en las web de las aerolíneas, hacer las maletas…

Lo importante es ser consciente de que una tarea que creemos sencilla puede ser más bien compleja y estratificada. Conviene tomar cada cosa a su tiempo y no sobrecargarnos, ya que un progreso, aun siendo a incrementos graduales, siempre nos acerca a nuestro objetivo. Una vez todas las acciones han sido realizadas, podemos considerar el proyecto completado.

Si no se trata de un proyecto, es una acción, y por tanto una tarea puntual. Si se tarda menos de dos minutos en realizarse, debe ejecutarse inmediatamente. Esto se conoce como la Regla de los dos minutos.

Si no somos nosotros quienes debemos realizar esa tarea o proyecto, podemos Delegar en otra persona, equipo o empresa. Si en cambio somos nosotros quienes debemos realizarlo, podemos Posponer las tareas y proyectos mediante dos herramientas: El Calendario/Agenda y la Lista de próximas acciones. En el Calendario/Agenda se incluye cualquier acción que traiga consigo una fecha concreta o una fecha límite (ej. un regalo de cumpleaños, una presentación, una consulta médica…).

La Lista de próximas acciones es un listado de tareas que necesitan realizarse, pero no tienen una fecha límite, como pasos a realizar en proyectos que no son urgentes. Es recomendable para proyectos grandes y muy estratificados, de tal forma que siempre puedas ejecutar el siguiente paso, sin adelantarse a los acontecimientos y sin morder más de lo que se puede tragar. Conviene mantener esta lista en una extensión más o menos corta ya que si no puede volverse poco manejable o irrelevante.

Como comentario final a esta fase, hay que reconocer que la Regla de los dos minutos no está exenta de matices: Si en contestar un email tardas dos minutos, puedes permitírtelo. No obstante, si tienes 100 emails que requieren respuesta, habrás tardado más de tres horas en vaciar tu bandeja de entrada, y quizá no era tu proyecto de mayor importancia.

Originalmente, David Allen creó la heurística de los 2 minutos como estimación de una tarea que tarda menos en ejecutarse que en ser pospuesta y revisada en el futuro. Para mucha gente esta ley es su toma de contacto con el método GTD (y hay que reconocerlo, en sí misma es un buen consejo). Personalmente, recomiendo la ley de los dos minutos para tareas aisladas, puntuales y rápidas, especialmente si tenemos tendencia a procrastinar en pequeñas cosas de nuestro día a día.

Fase 3: Organizar

Aquí programamos recordatorios, creamos listas con sub-categorías como llamadas pendientes, emails a redactar… David Allen no especifica de qué manera debes seguir una planificación, y esto nos permite jugar con posibles opciones. No obstante debe tener una seccion para estar dentro de la metodología GTD, la lista “En espera”, que sirve para llevar un seguimiento de los ítems que han sido delegados a otras partes, los procesos que en cierta manera no dependen de nosotros mismos, como recibir una respuesta a un email.

Fase 4: Revisar

Se trata de la fase más sencilla de todas, ya que consiste en mantener el sistema, revisar las listas y carpetas, prestar atención a lo que debemos hacer y perpetuar el método con la frecuencia que queramos.

Para la mayoría de la gente un seguimiento semanal bastaría, aunque un trabajador con muchos compromisos y tareas podría beneficiarse de realizar un chequeo diario. En el caso de la revisión semanal es recomendable escoger un día concreto y sentarse a administrar los procesos en marcha, creando una regularidad y fiabilidad en nuestro sistema y asegurándonos de que no se nos escapa ningún asunto importante. Por ejemplo, un buen momento para hacerlo puede ser el domingo por la tarde-noche, ya que con ello se cierra la semana en curso y es un pequeño recordatorio para afrontar con mayor preparación la que se inicia.

El sistema no vale de nada sin el seguimiento adecuado y la regularidad, tanto temporal como espacial, nos ayudará a ser consistentes. Por supuesto, una revisión diaria tendrá un enfoque más puntual y tratará proyectos que estén a la orden del día, mientras que una revisión anual, como en el caso de las reflexiones y los propósitos de año nuevo, aportará una visión más macro.

Fase 5: Hacer

En este paso ejecutamos todas las acciones pendientes. Llegados a este punto podemos apreciar la belleza de GTD: la atención pasa a estar en la ejecución pura y dura, como un robot, y no en recordar, planificar y coordinar todas las tareas pendientes. Lo que hay que hacer ya ha sido definido y no es necesario dar más vueltas. Los pasos previos han servido de filtro y podemos proceder sin distracciones. ¡Al ataque!

Beneficios del sistema Getting Things Done

Como bien hemos visto, la metodología GTD nos evita rumiar un puñado de pensamientos recurrentes y ponernos manos a la obra con proyectos de importancia. Estas son algunas de las ventajas de su uso:

• Creatividad: El sistema GTD te ayuda a dinamizar tu día a día y a liberar tu mente, lo que lleva a tener muchas y buenas ideas, capturarlas fácilmente y no olvidarlas. En palabras del propio David Allen, “Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.” — Si pruebas a hacer una sesión de captura, es muy probable que se te ocurran más ideas y las buenas ideas se engendran las unas a las otras, como nuevos proyectos y maneras distintas de ver las cosas.

• Enfoque y orden: No sólo te permite concentrarte en lo que importa y decidir qué proyectos requiere atender y cuales no merecen llevarse a cabo. Los elementos están muy bien organizados. Una bandeja de entrada, un calendario, un listado de proyectos, las tareas pendientes… sobre todo si el sistema es llevado al día. Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Y por si fuera poco, elimina todo lo superfluo y hace que te quedes con lo esencial, para poder atacar tu lista de tareas pendientes donde más duele, libre de distracciones. El sistema nos invita a concentrarnos en lo que de verdad importa y en lo más urgente, delegar lo que no nos atañe, purgar lo irrelevante y ganar claridad mental.

• Gestión del estrés y la incertidumbre: “Lo que se mide, se administra.” es una cita erróneamente atribuida al célebre manager Peter Drucker, pero no por ello exenta de verdad. El enjambre de tareas pendientes es caótico y nos ocupa el pensamiento consciente y subconsciente. Sin embargo, una vez el ruido entra en un sistema donde es bien canalizado y ordenado, la cosa fluye mucho mejor. Si liberamos la mente obtendremos una claridad bien merecida, junto con la tranquilidad de saber que todo está en su sitio y puede encontrarse fácilmente.

• Gestión del tiempo y mayor productividad: El uso correcto de los recursos propicia un sistema personal más eficiente, especialmente en lo que refiere al tiempo y al esfuerzo. Al considerar mejor nuestras necesidades y recursos, optimizamos resultados, y de esta manera conseguimos ser más productivos. Una gestión eficaz y efectiva hace que los días cundan más, y en lo que refiere a un jornada laboral, más procesos y tareas en menos tiempo.

• Bienestar personal, profesional, social y emocional: Una mejor gestión del tiempo nos invita a conciliar mejor nuestra vida laboral y familiar. Irónicamente, GTD no puntualiza diferencias entre lo profesional y lo personal. Quién nos iba a decir que suprimir esta separación ayuda a tener una visión global de los recursos y a no tratar de alcanzar equilibrios ideales entre ambas esferas. El individuo, lo que le define, y sus objetivos personales a largo plazo siempre están presentes. La idea sintetizada es poder satisfacer adecuadamente tus compromisos, ya sean profesionales o personales.

• Mejoras en la estrategia, toma de decisiones y ejecución de los proyectos: Está claro que poner las cartas sobre la mesa es uno de los puntos fuertes del sistema GTD, pero la cosa no acaba ahí. Cuando se aíslan los elementos y se examinan por separado, se aprecia mejor dónde encaja cada pieza del puzzle. Podremos separar la planificación de la ejecución y ser más eficientes en ambas partes, saber qué proyectos descartar, delegar o posponer. También definiremos mejor nuestras prioridades y criterios mediante los cuales clasificar la importancia y la utilidad de las tareas… En general, podremos planificar mejor, tener en cuenta nuestros valores e ideas y actuar en consecuencia.

Conclusión

Como habrás podido observar, la reputación que precede a esta metodología que a lo largo de 20 años ha vendido más de 2 millones de copias en más de 30 idiomas no era exagerada. Pero recuerda que el hábito regular y las buenas herramientas son lo que nos permite alcanzar la excelencia. Sean tus necesidades el control del estrés, la planificación, la productividad o la conciliación de la vida profesional y laboral, el método GTD puede ayudarte. Por ello, te recomendamos nuestro Curso de mapas mentales y GTD para una productividad inteligente para integrar todo lo que acabas de leer de una forma visual y creativa.