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Revisión de hábitos para aumentar la productividad en el sector IT

Alicia de Mendieta
Revisión de hábitos para aumentar la productividad en el sector IT

Los hábitos laborales son tan diferentes como las personas. Por eso, las empresas suelen establecer una serie de estrategias para aumentar la productividad de sus empleados y mantenerla.

Para hablar en concreto de un buen rendimiento en el sector IT, es fundamental hablar de las soluciones más comunes en el lugar de trabajo en general.

Según varias metodologías y guías de management en general, lo más importante en cualquier sector para mantener la productividad a lo largo de los procesos es tener contento al trabajador. Algo tan complejo como suena.

No obstante, es posible mantener el nivel de productividad en los días malos, si se toma todo como un proceso.

No hay nada más importante que los empleados, por lo que realizar pequeños cambios puede resultar en hacer despuntar la deseada productividad, tener el trabajo hecho de mejor manera y de forma más eficiente y rápida.

Vamos a ahondar en los hábitos efectivos de productividad personal y organizacional y las herramientas para aumentar la productividad laboral.

Las 7 formas conocidas de ampliar la productividad

1. Ser eficiente

Culturalmente, la eficiencia se valora más o menos según la cultura. En España, la camaradería y el compañerismo son uno de los puntos más valorados en el lugar de trabajo, según las encuestas. Por lo que encontrar la adecuada eficiencia puede ser un reto… pero no es imposible.

Es importante cambiar la forma en que se trabaja: listar todas las tareas, desde las más pequeñas, hasta las más grandes, para poder priorizar las más urgentes y así controlar todo el proceso. Es muy bueno darle a cada miembro del equipo una lista de tareas (en Confluence, por ejemplo, una app muy utilizada para esto) que realizar cada día, cada semana, cada mes, etc.

Uno de los mayores problemas en los equipos de trabajo españoles es la falta de categorización y reparto de tareas, con lo que tomar el tiempo de hacer esto eficientemente, conllevará mantener un nivel de productividad más estable en el tiempo, en lugar de moverse por picos y altibajos, que a largo plazo resultan más estresantes. Además, evita la desigualdad en el reparto de tareas, ya que muchas veces las tareas que quedan pendientes, son asumidas por ciertas personas (el nuevo, el más veterano, le jefe, el becario, etc.) yendo más allá de su capacidad de trabajo presente.

2. Delegar

La evolución lógica del primer punto, es la delegación de esas tareas. Una vez el manager o la persona a cargo, haya categorizado adecuadamente la lista de tareas, deben ser asignadas a un miembro del equipo. Esto es crucial para que no se dispersen y se pierdan pequeñas tareas, que tienen que ser resueltas más tarde sobre la marcha.

Además, aumentar la responsabilidad de cada empleado hace que la satisfacción personal del trabajador sea más alta. A medida que estén más y más cualificados, ir asignando tareas es una de las mejores estrategias para aumentar la productividad. Como complemento, los trabajadores van ganando nuevas capacidades (skills) que pueden ser útiles a mucho más largo plazo para ellos y para la empresa.

3. Reducir las distracciones

En una cultura tan social como la española, este puede ser uno de los puntos más difíciles a tratar, ya que la convivencia y lo que se considera un buen ambiente laboral está directamente relacionado con las distracciones. Hablar con los compañeros, tiempo para ojear asuntos que no son laborales (recados, leer noticias, comprar cosas…) y un largo etc que muchos trabajadores realizan en horas laborales es una de las principales causas de baja productividad. La clave está en el equilibrio.

Algunas empresas cortan el acceso a ciertas apps durante horas laborales, por ejemplo, Instagram, pero lo permiten a otras, como Youtube. La segunda app se considera que quizás puede ayudar a la concentración para poner música relajante, o en ciertos momentos de descanso. Depende de cada empresa, ser más o menos permisivo, pero desde luego es un hecho a tener en cuenta. Se suele aconsejar no permitir distracciones pero al mismo tiempo dar períodos más largos de descanso y más abundantes, para que los trabajadores no se sientan demasiado agobiados.

El mejor consejo que se puede dar, es escoger de mano trabajadores más introspectivos y quizás incluso introvertidos, pues son los menos dados a distraerse. En algunos casos, las empresas escogen una plantilla de personas excesivamente extrovertida, primando el hecho de “llevarse todos bien” y esto resulta en complicar el flujo de trabajo. No hay que confundir las cosas, y es bueno tener un buen equilibrio de personalidades en el equipo.

4. Poseer un buen equipo y las correctas herramientas

Parece un punto obvio, pero es pasado por alto por muchas empresas. En el caso del equipo físico, es muy común que se ignoren peticiones tan comunes como una buena silla de trabajo o un reposapiés. Son cosas muy sencillas, que ya simbólicamente aportan mucho a los empleados: se sienten escuchados y apoyados.

No solo se trata además de esto, sino de tener al día las herramientas y apps internas, ya que es muy difícil trabajar bien si el sistema va lento o los programas tardan mucho en abrir. A menudo se dejan estas cosas aparcadas, cuando realmente son el centro de hacer las cosas bien y el principal motivo de desmotivación del personal, y en ocasiones, abandono prematuro del puesto de trabajo.

5. Metas realistas

Las metas de los clientes y de las empresas, suelen estar por encima de la realidad. Es una técnica muy común en España (no en el resto de Europa) fijar unos objetivos por encima de lo posible, para que los empleados lleguen al menos al 75% de ellos, que es el objetivo real desde el principio. Desde el punto de vista de un correcto liderazgo y de la empatía, esto puede destrozar la moral a largo plazo de cualquiera. Sentir que siempre se está a la zaga, siempre no llegando… no es bueno para nadie y a largo plazo genera mucha insatisfacción laboral.

El origen de esta práctica es la cultura tradicional de empresa, jerárquica, donde cuesta mucho delegar y no se cree totalmente en los empleados. En este momento contemporáneo, es fundamental confiar en nuestros trabajadores de forma realista, respetar sus descansos y su humanidad, pues los trabajadores son seres humanos, al mismo tiempo que mantenemos las metas empresariales.

Pero para esto, probablemente hay que reconocer las metas empresariales irrealistas, o que tienen un coste muy alto a nivel humano, por lo que no todas las empresas están interesadas en ello. En cualquier caso, el factor humano es imprescindible y no se puede primar la productividad por encima de él. Las metas irrealistas generan huelgas y abandonos, mientras que las metas realistas, retienen talento y crean buenos equipos a largo plazo.

6. Refuerzo positivo

Invertir en tu equipo de personas, es invertir en tu empresa. Felicitar a los empleados por sus logros y sus esfuerzos, es crucial para que se den cuenta de que lo están haciendo bien. Muchas empresas solo señalan los fallos, o se comunican con los trabajadores cuando no llegan a los objetivos.

Es importante, aún no habiendo incentivos, comunicar a todos los miembros cuando lo están haciendo bien, para que puedan seguir por ese camino, y se sientan motivados.

7. Felicidad

¿Se puede ser feliz en el lugar de trabajo? Debería ser así.

En muchas partes de Europa la gente es feliz realizando su trabajo y no considera abandonarlo. Sin embargo, en nuestro país, es muy probable que, si entrevistamos a la población activa, la respuesta sea muy diferente.

Las empresas deben plantearse el porqué de esto y empezar a tener en cuenta la felicidad del trabajador como centro neurálgico de la estabilidad de la empresa. Un trabajador feliz es un activo importante, que alimenta la difusión de la cultura de empresa y el sentimiento de equipo, factores que se traducen en un buen nivel de productividad; mucho más estable que en el caso del trabajador que actúa por estrés y presión.

Conclusión

En conclusión, éstas ideas son de sentido común pero muchas veces no son aplicadas. Es un error considerar que las personas son números y son reemplazables, pues el exceso de movilidad de personal también supone un coste. Un coste no solo económico, sino de imagen empresarial, además de alterar el ciclo productivo.

Es decir, que las verdaderas herramientas para aumentar la productividad en una empresa son las personas.

Centrándonos ahora un poco más concretamente en el sector IT, se puede hablar de una serie de factores que influyen en la productividad del personal.

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Factores que influyen en la productividad en IT

La motivación

Se puede afirmar que el factor número causa de abandono de un puesto IT es la desmotivación. Existen numerosos casos de profesionales muy capaces, con un buen sueldo, que se van de una empresa con cierto renombre, porque no se sienten motivados.

Los factores que desmotivan en IT suelen ser la falta de evolución o estatismo, y el exceso de trabajo. Son las dos caras de la misma moneda, y un fiel reflejo del principal problema de muchas empresas IT: una mala gestión de las tareas.

Cómo hemos mencionado, clasificar bien las tareas y asignarlas, es fundamental. Definir adecuadamente qué es y qué no es un puesto de trabajo es algo que aún falla bastante, y se deja la puerta abierta a las tareas suplementarias casuales. Esto también supone una distracción, pero como a menudo viene bien a la empresa, no es considerado como tal.

En resumen, tanto el trabajador de IT estresado y sobrecargado, como el que está aburrido de hacer siempre lo mismo y no ser valorado… tienen el mismo problema. Nadie está viendo verdaderamente lo que son. No se ha tenido en cuenta su opinión dentro del proceso y se les utiliza hasta que revientan y se van a otro sitio, se quedan de baja, o simplemente se mantienen con una productividad nimia.

Esto no es bueno para ellos ni para las empresas.

La organización

La organización está evidentemente relacionada con la gestión de tareas. Si el trabajador siente que su empresa no tiene una buena organización, es imposible que se sienta motivado.

Al mismo tiempo, si no hay una buena organización, es un hecho que se nos escaparán cosas, quedarán tareas pendientes o procesos parados por falta de permisos, etc.

Es importante analizar con transparencia la organización interna para intentar mejorarla.

Externos

Muchas veces no se tiene en cuenta, pero factores tan corrientes como tener o no tener una familia, tener o no tener coche, el transporte, el clima, las comidas dentro o fuera de la oficina… etc afectan directamente a la productividad.
Una de las mayores quejas de los trabajadores en IT es la localización de sus instalaciones, generalmente en polígonos industriales de difícil acceso. Esto es algo que con el teletrabajo ha mejorado algo, pero es solo un ejemplo, de un factor externo que puede afectar todo el proceso.

Lo importante es ser consciente de que cada empleado tiene su personalidad, y si en algún momento se queja casualmente de algo, no ignorarlo como si no fuera importante, sino considerarlo como una herramienta para averiguar qué tipo de cosas están afectando al personal.

Entonces, ¿cuáles pueden ser las recomendaciones para mejorar la gestión laboral y mejorar el rendimiento en el sector de la tecnología?

Las soluciones

Planificación

Es imposible crear un buen flujo de trabajo en IT sin una correcta planificación y categorización de procesos. De nuevo debemos ser realistas, ya que ser idealista en la planificación puede llevar de nuevo al fracaso.

Revisión de viejos patrones

Hay que ser absolutamente crítico con los patrones empresariales, como si fuéramos observadores ajenos a la empresa. El “aquí siempre hemos hecho esto así” ha hecho mucho más daño que muchas huelgas generales, y la reticencia a los cambios no es buena en un mundo tan cambiante con el el sector IT.

Buen ambiente de trabajo

Esto es bastante subjetivo, pero suele estar definido por la cultura empresarial, con lo que ser coherente con lo que se ofrece en el momento de contratación, es el primer paso para ello. No caer en clichés como “un ambiente bueno es hablar todos con todos” o “tener vacaciones de Navidad es un buen ambiente laboral”.

El cliché en sí no es importante, sino tener en cuenta que, dependiendo de nuestro tipo de trabajadores, unas cosas les parecerán mejor que otras y jamás debemos asumirlas sin preguntar, porque podemos estar generando el efecto contrario. Por ejemplo, obligar a los trabajadores a tomar sus vacaciones siempre en verano.

Respeto al descanso

Esta es una de las partes más criticadas en relación a la productividad en el mundo IT. Los descansos son fundamentales y no se puede abusar del trabajador. Es muy corriente exigir turnos de 12 horas cuando hay que terminar un proyecto, además de rotaciones o guardias nocturnas. Lo primero, esto viene de una planificación nefasta o inexistente. Nadie dentro de un equipo de trabajo debería verse obligado a llegar a extremos.

Reconocer los errores de funcionamiento interno y tomarse muy en serio la planificación, hará que estas “emergencias” se reduzcan al mínimo y que no se conviertan en una mala costumbre que acabará minando la moral de los empleados.

Conclusiones

Sin las personas, las empresas no tienen nada. A pesar de que en los tiempos que corren, abundan cada día más los trabajos con un alto nivel de frustración y estrés, forzar la máquina de los empleados no es ni será nunca una forma de aumentar la productividad.

Ya hemos mencionado las claves más fundamentales para iniciar el proceso hacia una productividad más duradera y más sana.

Además, existen muchas herramientas adicionales, como las aplicaciones para aumentar la productividad, las que ayudan a concentrarse (con música, ondas binaurales) o las que sirven para comunicarse entre equipos (Confluence, Trello o Teams para la gestión de tareas)

En algunos lugares como Japón, la implantación de la meditación en lugar de trabajo está funcionando muy bien, ya que la productividad no solo se basa en producir, sino en descansar para producir mejor.

Lo más importante es que las personas, sea cual sea su punto de apoyo y las herramientas para mejorar sus hábitos de productividad, se sientan a gusto en el lugar de trabajo. Esto es insustituible y será la mejor garantía de una productividad estable y duradera.

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