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Cómo ser más productivo

Javier J. Gutiérrez Goicoechea
Cómo ser más productivo

La productividad es un tema de moda desde hace décadas. Existen cientos de listas, videos, libros y cursos con consejos sobre productividad, y aquí vas a ver los que mejor me han funcionado. Los consejos para productividad que te voy a explicar son:

  1. No sigas ningún consejo al pie de la letra.
  2. Haz menos, no más.
  3. Una cosa cada vez.
  4. Mide tu productividad (para saber si mejora)
  5. Lo más importante del teletrabajo es trabajar.

No sigas ningún consejo al pie de la letra

El mejor consejo que puedo darte es este: no sigas ningún consejo, al menos al pie de la letra. Esto incluye libros, gurús, páginas de internet, cursos etc. Este consejo probablemente sea diferente a los que puedes encontrar en todo lo anterior y lo contrario de lo que esperarías leer aquí. No digo que ignores lo que ya existe. Yo no lo he hecho. Por alguna estantería tengo el famoso “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Eficiente” o el también famoso “Getting Things Done”, y me ayudan. También veo de vez en cuando charlas TED de Simon Sinek y otros, y aprendo cosas nuevas. Lo que quiero transmitirte te lo van a contar mejor las siguientes personas.

John Carmack, el genio detrás de los videojuegos Wolfenstein 3D y Doom, entre otros, trabajaba de noche y en completa oscuridad. Imagina qué hubiera pensado si un gurú de la productividad le hubiera dicho que las horas más productivas son las primeras horas de la mañana y que tenía que dedicarlas al trabajo más importante en un entorno bien iluminado.

Isaac Asimov, el genio de la ciencia ficción y la divulgación científica, también trabajaba con las ventanas cerradas y luz artificial cuando hacía un día espléndido para evitar distracciones. Imagina qué hubiera pensado si un gurú de la productividad le hubiera insistido en que su entorno de trabajo tenía que tener las ventanas abiertas para estar bien oxigenado.

Después de más de 20 años trabajando, haber leído libros como los que te mencionaba antes, escuchado a gurús y asistido a cursos de productividad, el mejor consejo de productividad que puedo dar es: conócete a ti mismo. Hay personas que son muy productivas después de una breve siesta, pero si yo duermo siesta, mi rutina se altera de tal manera que no recupero la productividad hasta 3 días después. La mayoría de las personas somos más productivas por las mañanas, al poco de empezar nuestra jornada laboral, pero ya has visto que no todo el mundo es así. Prueba, prueba y sigue probando todas las ideas para descubrir como encajan contigo mismo. Adáptalas y hazlas tuyas.

Haz menos, no más

Una idea sobre la productividad, que yo creo errónea, es intentar hacer más cosas. Nuestros jefes están encantados con esta idea ya que tienen más por el mismo sueldo. Pero vamos a plantear justo lo contrario por un momento: ser más productivo para hacer menos. Voy a explicarte por qué.

Hace muchos, muchos años, una persona solo tenía que preocuparse de dos cosas: sobrevivir y perpetuarse. Si tenía la suerte de vivir en una zona rica en comida, agua, con un buen refugio y sin depredadores, la cosa se simplificaba bastante. De hecho, esto sugiere que nuestro cerebro se adaptó a quedarse en entornos seguros y ahora nos cuesta salir de nuestra zona de confort a probar cosas nuevas. ¿Quién, hace miles de años, abandonaría un entorno con comida y seguro para lanzarse a la aventura?

Si te gusta leer, es posible que hayas leído libros como “Los Pilares de la Tierra”. En esa época la vida seguía siendo muy precaria para la mayoría. El nivel de vida que disfrutamos en la actualidad viene de cambios que han sucedido hace solo unas pocas décadas. Pero ha cambiado mucho.

Ahora ya no nos preocupamos de sobrevivir, sino que vivimos en la abundancia. Sólo en ocio, tenemos decenas de libros, series, películas y eventos todos los meses. En nuestra vida laboral, esto también sucede: internet, móviles, redes sociales y muchas cosas más nos abren las posibilidades de proyectos que antes no estaban a nuestro alcance. Seguro que, fácilmente, puedes identificar tareas para dedicarle dos y hasta tres veces tu jornada laboral.

¿Cómo vivimos entre tanta abundancia? ¿Cómo somos productivos en un trabajo que se multiplica con tanta facilidad? Mi propuesta es usar prioridades e invertir en ti mismo. Imagina que tienes la posibilidad de poner varios proyectos en marcha: abrir un nuevo mercado, desarrollar nuevas funcionalidades, aprender una nueva tecnología, etc. Podrías hacerlo todo trabajando unas 20 horas al día. Si fueras más productivo, tal vez podrás hacer lo mismo, pero en solo 15 horas al día. Eso sin contar el apagar los pequeños fuegos del día a día. ¿Valdría la pena? Gastar dinero en algo que no necesitas siempre es una pérdida por muy buena que sea la oferta. Lo mismo sucede con las tareas y el tiempo de trabajo.

¿Y si no medimos el trabajo por la cantidad sino por la calidad? En vez de hacer muchas cosas, hacemos las cosas que más valor, beneficio o satisfacción proporcione a nuestros clientes y evitamos hacer todo aquello que no reporte beneficios. Si algo no aporta valor, ¿para qué hacerlo?

Por ejemplo, el segundo hábito del libro “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” es: comenzar con un fin en mente, lo cual encaja con identificar el valor o la utilidad de hacer algo y de centrarnos en terminar tareas, no en empezarlas. El tercer hábito es: primero lo primero, lo cual encaja con centrarnos en lo que nos da más valor o utilidad, no en lo más rápido, sencillo, o en lo que nos impongan. Por cierto, y ya que hablamos del libro, el primer hábito es ser proactivo para controlar tu vida, lo cual encaja con lo que hemos hablado antes de conocerte y probar y probar qué te hace más productivo.

Un ejemplo de centrarse en el valor lo tienes en la historia de Zappos, muy conocida. Zappos fue la empresa de comercio electrónico que más rápidamente creció en EEUU y, finalmente, fue adquirida por Amazon. Si te pidieran montar una tienda web desde cero, ¿cuántas tareas planificarías? ¿Cuánto tiempo te llevaría? El fundador de Zappos visitó las zapaterías más cerca de su casa, hizo fotos de los zapatos, las puso en internet, y ya tenía su tienda operativa. Cuando alguien compraba un zapato, iba a la tienda, lo adquiría y lo enviaba.

¿Cómo podemos ganar productividad haciendo menos? Por ejemplo, tienes la Matriz de Eisenhower para organizar tu trabajo del día a día. También puedes montar tu Product Backlog propio o Personal Kanban.

Para terminar, hablemos de invertir en ti mismo. Consiste en usar tu tiempo de ahora para ganar tiempo en un futuro. Es algo sencillo de poner en marcha. Cuando aprendes una nueva aplicación, lo haces para ahorrarte tiempo en el futuro cuando sepas usarla. Cuando ayudas, o enseñas a un compañero (o ves a un jefe haciéndolo) y dedicas diez veces más tiempo que si lo hicieras tú mismo, lo haces porque es una inversión. En el futuro, esa persona aprenderá y será tan capaz que ya no tendrás que preocuparte y podrás dedicarte a otras cosas.

Una cosa cada vez

Otra de las recomendaciones habituales en listas y charlas de gurús sobre productividad, es no procrastinar y enfocarse en hacer una única cosa. Veamos porqué esto se recomienda e ideas para conseguirlo.

El argumento que te voy a dar para animarte a que pruebes a centrarte en hacer una única cosa, es el flujo. El concepto de flujo fue acuñado por el sicólogo Mihály Csíkszentmihályi in 1975 y se puede definir como un estado de inmersión en los que nuestro cuerpo mente y corazón están volcados en la tarea y en la cual nos sentimos felices. Además del flujo, también tenemos el coste del cambio de tarea. Al cerebro le cuesta un tiempo dejar de hacer lo que está haciendo y ponerse con otra cosa. Haz la prueba. Deja de leer esto, intenta contestar un correo pendiente, a la mitad del correo vuelve a seguir leyendo y, después, termina el correo. ¿Notas el tiempo que tardas en volver a enfocarte en cada nueva tarea?

Esto nos lleva a hablar de las interrupciones del siglo XXI: móvil, correo electrónico, Whatsapp, etc. Si quieres que estas interrupciones no arruinen tu productividad la solución es sencilla: ignóralas. Nueve de cada diez personas ahora me responderían que es imposible, que es parte de su trabajo y que tienen que estar pendientes. Bueno, no tiene por qué ser blanco o negro. ¿Cuántas llamadas o correos electrónicos recibes al día cuya respuesta no pueda esperar 10 o 20 minutos? Si la mayoría puede esperar ese tiempo, trabaja en intervalos. Céntrate 20 minutos en una única tarea, trabajando en flujo. Después, revisa correos o llamadas durante 5 minutos y vuelta a empezar.

¿Y si recibes un correo o una llamada cuya gestión te va a costar más de esos 5 minutos? Ningún problema, lo asignas a una tarea y le dedicas 20 minutos. La regla que yo uso es: si me es más sencillo atenderlo que gestionarlo, lo atiendo, y si no, entra dentro de la planificación.

Voy a terminar con la técnica que yo uso cuando me pasa lo contrario, cuando no puedo concentrarme en una tarea; cuando soy incapaz de conectar con mi flujo ni 20 minutos entre correos y correos. Uso un cronómetro de cocina, pero no lo pongo a 20 minutos, sino a 5 minutos o incluso a menos. Concentrarse unos pocos minutos en una tarea es sencillo y, cuando lo consigues, es mucho más fácil volver a concentrar en la misma tarea por un periodo de tiempo mayor.

Mide tu productividad (para saber si mejora)

Hay muchas ideas sobre productividad, pero, si no medimos la productividad, ¿cómo sabemos si mejora o empeora? Una de mis frases favoritas, atribuida al titán de la gestión de proyectos W. Edwards Deming, dice: “Creo en dios, los demás que traigan datos”.

¿Cómo podemos conseguir datos y medir nuestra productividad? ¿Cómo podemos saber si la estamos mejorando o no? Una primera idea es contar las tareas que resolvemos, pero ya hemos visto antes que más no significa mejor. Además, podemos autoengañarnos fácilmente eligiendo tareas más rápidas y sencillas, no las más importantes o urgentes. Si puedes cuantificar el valor de tu trabajo, esa es una excelente medida para la productividad. También puedes usar objetivos y medirlos con OKRs que ya los hemos mencionado en artículos anteriores, o puedes medir el trabajo rutinario e intentar trabajar proactivamente para que cada vez sea menor. Cualquier técnica para mejorar la productividad en empresas, como las del artículo "Cómo ayuda la formación a mejorar la productividad de tu empresa", también te ayudarán en tu productividad personal.

Te cuento ahora mi experiencia. Yo no mido mi productividad por las tareas completadas porque no me valen de nada si las tareas no aportan nada valioso. Trabajo en la Universidad y para mí es muy importante publicar artículos de investigación. Puedo medir mi productividad en base a ello. Lo más simple es: ¿cuántos artículos de investigación he escrito en una semana, mes o año? Pero mi realidad, como la de todos, no es tan sencilla. Tengo tareas que no están relacionadas con la investigación, como poner exámenes o preparar materiales de clase. Además, para escribir artículos de investigación, primero hay que investigar: estudiar qué existe ahora mismo, desarrollar experimentos o casos prácticos, etc. Esto ya me da una idea de mi productividad: cuantas más tareas pueda hacer que me permitan escribir artículos, mejor va mi trabajo. Por calendario, ya sé que hay periodos en que mi productividad va a ser baja, como las semanas de exámenes, y lo tengo en cuenta. Si me marco el objeto de escribir un artículo en tres meses, puedo ver si mi manera de trabajar funciona o no, no solo verificando que he conseguido hacerlo, sino también viendo los resultados de las revisiones del artículo. Si las revisiones son malas, es que el artículo es malo por lo que no he sido productivo.

En mi caso, que te pongo de ejemplo, no estoy teniendo en cuenta el valor económico de mi trabajo, pero es perfectamente válido intentar cuantificar costes y beneficios de cada tarea y centrarte en el trabajo que te de mayores beneficios o que te abra las puertas a mayores beneficios en el futuro.

Una última idea, si mides la productividad personal mídela para ti, no para los trabajadores de una organización o los destruirás. Para aprender más sobre buen liderazgo échale un vistazo al estupendo curso de liderazgo de equipos.

Lo más importante del teletrabajo es trabajar

La llegada del COVID-17 en la primavera de 2020 impuso el teletrabajo en muchas organizaciones. Muchas no estaban preparadas para el teletrabajo. Para terminar este artículo voy a resumirte algunas de las claves del teletrabajo y la productividad, qué cosas hemos hecho mal y cómo mejorar.

Te voy a contar lo que vi: miedo. De repente las organizaciones entraron en pánico y pensaron que el trabajo se descontrolaría. Su respuesta fue introducir más mecanismos de control, por ejemplo, una reunión al principio y otra al final del día para controlar el trabajo diario. Incluso recibí boletines de publicidad de empresas recomendando estas dos, ¡dos!, reuniones como si fueran buenas prácticas. Esto no es una buena práctica sino ciegos caminando entre tinieblas.

El teletrabajo es mucho más que hablar y reuniones. Es tener tiempo para centrarte y trabajar. Si aumentamos las reuniones, reducimos el tiempo que podemos dedicarle al trabajo y la productividad decrece. Aumentamos el miedo de la gente a las represalias por perderse reuniones o no contestar en chats grupales. Esto es especialmente grave en organizaciones que no miden los resultados obtenidos, sino el tiempo que las personas pasan en sus puestos. Tuve la oportunidad de facilitar una reunión para hablar sobre el teletrabajo a principios de la primavera, justo una semana después del confinamiento. Nos juntamos cerca de 20 personas y, de todas las ideas y experiencias que compartimos, te resumo a continuación las más interesantes.

  • Blindar franjas horarias para que las personas puedan concentrarse y trabajar sin interrupciones, ni reuniones, etc. Que las reuniones no duren más de lo que deben. Y también blindar las horas personales para que la gente pueda desconectar, hacer ejercicio y estar con su familia.
  • Los modelos híbridos no suelen funcionar. Si vamos virtual, vamos virtual todos, aunque eso signifique que dos personas sentadas la una junto a la otra tienen que hablar por videoconferencia.
  • Fomentar la seguridad sicológica aún más, por ejemplo, fomentando reuniones 1 a 1 para detectar quién puede estar más perdido con el teletrabajo y prestarle ayuda. En teletrabajo, puede costar más pedir ayuda o reconocer que no se sabe hacer algo.
  • Potenciar la autonomía y autoorganización, por ejemplo, organizando muy bien la información para que todo el mundo tenga disponible lo que necesita. El trabajo no es más correos electrónicos y más videoconferencias. Todo lo anterior resta productividad así que mejorar la productividad es trabajar activamente a que sean cada vez menos necesarias.
  • ¿Cámara encendida o apagada? La opción mayoritaria es cámara encendida y siempre reuniones cortas.

Para terminar, recuerda el principio. Prueba y prueba lo que mejor se adapte a ti. Quédate con las ideas y adapta procesos y herramientas. La productividad también es un cambio constante por lo que vale la pena poner en tu agenda periodos de reflexión para pensar en qué estás haciendo y cómo se puede mejorar.

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