Recursos Humanos

RPA en Recursos Humanos: Optimización y agilidad

La implementación de RPA en Recursos Humanos puede reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 40%, permitiendo que el equipo se concentre en estrategias más importantes. Si quieres saber más sobre RPA en RRHH, sigue leyendo y aprende cómo mejorar la eficiencia y agilidad de tu departamento.

Publicado el 01 de agosto de 2024
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Introducción

“La burocracia tiende a ser automatizada” (Leo Piccioli, 2024).

Esta frase hace ruido ¿no? Resulta que cada vez es más habitual.

Todo proceso que pueda ser automatizado, tarde o temprano podrá programarse o parametrizarse.

En esta oportunidad, hablaremos de la automatización de procesos de recursos humanos.

En otras palabras, el reemplazo de las tareas repetitivas y manuales que se hacen en el sector, son automatizadas a través de la tecnología: Robotic Process Automation.

¿Imaginas que el proceso de selección, inducción y contratación sean automatizados?


Importancia de la automatización en el entorno empresarial

La búsqueda de las empresas de ahorrar costes, maximizar ganancias y obtener ventajas competitivas frente a sus competidores, en un mundo altamente dinámico, se viene dando hace tiempo.

Es entonces que cada posibilidad que aparece de automatizar procesos, es tomada por las organizaciones. Tanto es así que para sostenerse en el tiempo, las empresas deben estar dispuestas a aumentar su resiliencia y su agilidad. Estas son las razones por las cuales la automatización en el entorno empresarial, pisa fuerte.

Qué es RPA

RPA por sus siglas en inglés, Robotic Process Automation o Automatización Robótica de Procesos, implica utilizar software y tecnologías para automatizar funciones o procesos de las organizaciones y así hacer foco en los objetivos estratégicos propiamente dichos.

Para la automatización de dichos procesos se utiliza la agilidad en la revisión de cada uno de los procesos. Esto reduce tareas duplicadas o innecesarias, con un criterio preestablecido y buscando consensos, lo que redunda en una disminución de costes e incremento de la productividad. Veremos a continuación, cómo se traslada a las prácticas de recursos humanos.

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En qué impacta RPA dentro de Recursos Humanos

Cuando comencé a trabajar en recursos humanos, recuerdo compañeras destacando como hito en sus trayectorias laborales, el cambio de la máquina de escribir al ordenador. ¿Qué dirán de todo lo que pasó después?

Una sensación parecida, sentí la primera vez que se nos ocurrió, con una compañera, proponer la adquisición de un software de gestión, para iniciar la automatización y dejar “el papel” de lado. Tuvimos que agudizar el ingenio para demostrar lo necesario que era.

Por suerte, confiaron en nuestros fundamentos. Aprendimos muchísimo de la experiencia, porque uno de los impactos más fuertes fue en las propias personas. Es importante entonces, pensar en gestionar el cambio en los trabajadores y trabajadoras del área, antes de impactar con RPA.

Por otra parte, si hablamos de procedimientos, es necesario que los mismos estén documentados. Es decir, contar con un paso a paso formal o una secuencia de pasos o reglas que puedan aplicarse, para que la tecnología RPA, sea adecuada.

Esta, sirve para tareas repetitivas del área de personas, ya que la automatización hará que el proceso se realice al pie de la letra e iterativo. Es decir, involucrando la información correcta en el orden adecuado, con las personas asignadas y un tiempo específico. Al planificar el proceso, utilizando técnicas de agilidad, se pueden reducir tareas o actividades poco productivas.

En definitiva, el impacto se dará en las personas, en los procesos y en la tecnología en sí misma. Veamos a continuación en qué tareas o procesos de recursos humanos, se verá el impacto RPA:

Automatización de tareas administrativas

El tiempo que lleva al área de recursos humanos trabajar sobre: los registros horarios, las licencias, las notificaciones de vacaciones, notificaciones administrativas o de plazos legales, la gestión de contratos laborales, todo ello puede ser automatizado. Por ejemplo, utilizando aplicaciones como TSheets o Kronos, para el registro horario o DocuSign o Adobe Sign, para los contratos de trabajo que se envían para firmar electrónicamente.

Para el envío automático de correos electrónicos con notificaciones a las personas, también se cuenta con herramientas diseñadas para ello, incluso varias son aplicaciones móviles. Claramente, la mediación del RPA se nota.

Gestión de nóminas y beneficios

La gestión de nóminas de la plantilla habitual de la empresa, ya se encuentra automatizada en muchas organizaciones. Lo novedoso es que ante un esquema laboral diverso, marcado por los puestos de trabajo remotos, de distintas partes del mundo o trabajos temporales, flexibles e incluso proveedores externos o contratistas o también trabajadores gig (trabajadores independientes), las empresas pueden automatizar esos pagos y administrar los beneficios. Esto presenta numerosas ventajas, como por ejemplo, garantizar la equidad o distribución justa de los mismos.

Por otra parte, es factible automatizar las inscripciones de las personas en planes de salud o seguros médicos, a través de distintos portales integrados con los proveedores de esos beneficios.

Cabe destacar que, las transferencias bancarias de las nóminas también son automatizadas, se pueden programar y realizar a las cuentas bancarias de destino.

Reclutamiento y selección

Con las tecnologías de automatización de procesos, hay varias actividades de reclutamiento y selección que pueden ser optimizadas. Por ejemplo, cuentan con la capacidad de cargar currículums y referencias de los candidatos y candidatas en forma eficiente. También pueden procesar evaluaciones o rechazos de candidaturas, en la búsqueda de los mejores talentos.

En línea con lo anterior, Linkedin Recruiter o los ATS (Applicant Tracking Systems) que son sistemas de seguimiento de postulantes, son dos ejemplos de herramientas que ya lo hacen. Puedes publicar múltiples ofertas de empleo en varios portales web en simultáneo y en redes sociales. Con IA (Inteligencia Artificial) se pueden escanear los currículums y cartas de presentación, determinando palabras claves para filtrar personas, en la criba curricular inicial.

Tanto el proceso de inducción (llamado también onboarding) como el proceso de contratación en sí mismo, pueden automatizarse. Pues se pueden procesar los registros de información de los empleados y empleadas incorporados, así como dar seguimiento a las actividades de inducción planificadas.

Gestión de la formación y desarrollo

En línea con la formación inicial de la inducción, esta puede programarse en el sistema de gestión de aprendizajes que cuente la organización, se los llama también LMS (Learning Management Systems), hacer seguimientos, dar cumplimiento a plazos de realización, notificar a las personas, etc. Por supuesto, pueden programarse todas las actividades de formación que se requieran y las evaluaciones respectivas.

Asimismo, se pueden personalizar las rutas de formación. En función del desempeño de la gente y de las necesidades de formación que se detecten, se podrán establecer acciones de formación adecuadas para cada perfil identificado.

Otra posibilidad es evaluar, hacer monitoreo en tiempo real de las actividades y analizar los datos que la LMS arroje. Por ejemplo, tasas de finalización, participación de las personas, puntuaciones de los exámenes, retroalimentación de las formaciones, entre otras.

Beneficios de implementar RPA en RRHH

Es importante mencionar que además de los beneficios que se detallan a continuación, la automatización en recursos humanos, permite que el área se enfoque en las personas, en actividades estratégicas afines, como el planeamiento y desarrollo del talento, la mejora del compromiso o satisfacción de las personas, simplificando la vida de los trabajadores y trabajadoras de las organizaciones. Veamos concretamente sus beneficios.

Mejora de la eficiencia operativa

Claro está que hacer las tareas en forma manual trae diversas dificultades. Es por ello, que eliminar las tareas repetitivas trae consigo eficiencia operativa.

Como se dijo anteriormente, antes de automatizar un proceso, este debe ser revisado. Al hacerlo, se eliminan todas las operaciones innecesarias que aletargan, obstaculizan y demoran los procesos.

Contar con la RPA en recursos humanos, optimizará las tareas que sean reiterativas y que estén duplicadas. Es entonces cuando se estará siendo eficiente en la administración de recursos: materiales, humanos, tiempos, costes, etcétera.

Disminución de errores en los procesos

Este motivo es más que poderoso para optar por la automatización y es la precisión con la que los datos son registrados. Errar es humano, justamente, no es tecnológico. El cálculo de nómina, por ejemplo, automatizado en un software, conforme las indicaciones de las leyes, es preciso y reduce la posibilidad de cometer errores en los pagos de nómina. Algo que es muy frecuente en la liquidación de nómina de la plantilla.

La disminución de los errores, es un modo de ahorro para la organización, ya que se evitan multas por liquidar mal los haberes o tiempos innecesarios que antes se utilizaban para corregir.

A su vez, si pensamos en los procesos de selección y contratación, la precisión aparece nuevamente. Pues los sistemas automatizados, permiten buscar candidatos que utilicen por ejemplo, las palabras claves que las empresas han definido en sus búsquedas de personal. Respecto a la contratación, ya no hace falta cargar nuevamente los datos personales para hacer el contrato laboral, esto también reduce errores.

Ahorro de tiempo

Recuerdo lo que tardaban los compañeros y las compañeras en cargar las novedades del personal. Días enteros se pasaban cargando excels o planillas en papel, al software de gestión que teníamos en ese momento. Y además no se podía molestar por esos días, pues un error humano se pagaba muy caro.

Gracias a la automatización y a la autogestión, los tiempos asignados antes a estas tareas, se redujeron mucho. Las novedades personales, no recaen exclusivamente en un equipo de trabajo.

Algo parecido sucede en los procesos de selección, cuando recibes muchas candidaturas para una búsqueda laboral. La lectura de los currículums, llegado un punto, se vuelve tediosa y se tarda demasiado. La posibilidad de reducir las candidaturas parametrizando palabras claves, ayuda a disminuir los tiempos de esa primera gran tarea.

Mejora de la satisfacción del empleado

Si trabajas en una organización que funciona correctamente y cumple, estarás más conforme. En ese sentido, la automatización mejora la experiencia de las personas en las organizaciones, pues hace que los procesos fluyan y funcionen.

Por otra parte, el acceso a la información es transparente para todas las partes interesadas y eso también genera satisfacción. Por ejemplo, consultar tú nómina o los beneficios que tienes, así como tus datos personales, en el portal del empleado constituye una herramienta de satisfacción y compromiso de ambas partes: empresa y empleados.

Estrategias para implementar RPA en RRHH

Lo más importante, además de las estrategias de implementación, es involucrar a todas las partes interesadas y mantener una comunicación transparente con todos los sectores involucrados, desde el primer momento. Los pasos útiles para implementar RPA en recursos humanos son:

  • Identificar las áreas donde RPA puede tener el mayor impacto.
  • Seleccionar las herramientas adecuadas.
  • Planificar la implementación.
  • Medir y evaluar el impacto de RPA en RRHH.

Identificar las áreas donde RPA puede tener el mayor impacto

Revisar cada proceso bajo la lupa de lo que es factible automatizar. Anteriormente se mencionaron varios procesos que podrían revisarse minuciosamente. Esta es una árdua tarea ya que será la piedra fundamental del resto de las acciones.

Para ello, se pueden adoptar distintos criterios de revisión, por ejemplo identificar el impacto y la viabilidad de cada proceso a automatizar. En otros términos, evaluar cuáles son más fáciles de automatizar y cuáles tendrán un alto impacto al hacerlo. Cuáles les llevan más tiempo a las personas o cuáles les producen más carga laboral.

Otra acción importante, pensando en el impacto, es la de documentar el paso a paso de los procesos con sus posibles opciones o bifurcaciones. Hay distintas soluciones tecnológicas, que ayudan a documentar por ejemplo, Jira, Asana, Click Up, entre otras.

Seleccionar las herramientas adecuadas

Este apartado constituye uno de los mayores desafíos, ya que muchas organizaciones cuentan con distintas herramientas tecnológicas para diversas funcionalidades. En ese sentido, el desafío es encontrar en el mercado, una herramienta de gestión integral adecuada que con interoperabilidad, pueda integrar los resultados de cada una de las anteriores. Para ello, se recomiendan algunas acciones:

  • Hacer un inventario de las actuales herramientas de gestión con las que opera la empresa.
  • Detectar en qué áreas las herramientas pueden combinarse o tener puntos en común, para formar una visión más completa de determinados asuntos.
  • Utilizar la tecnología de automatización para unificar las anteriores, por ejemplo en un único cuadro de mandos.
  • Evaluar los proveedores disponibles en el mercado tecnológico, comparar las herramientas.

Todas estas acciones requieren de conciencia, responsabilidad y análisis, antes de planificar la implementación.

Planificar la implementación

Esta es una instancia clave y debe estar acompañada de un plan de comunicación, diseñado para ello. La planificación debe tener asignadas acciones, personas, plazos, revisiones e instancias de mejora continua, en base a lo que se estime en su seguimiento.

Dicho lo anterior, es necesario hacer una revisión detallada de cada proceso de recursos humanos. A continuación, se fijarán los objetivos de trabajo y se asegurará que estos estén alineados a la estrategia empresarial. Una vez realizados estos pasos, se seleccionarán los procesos definitivos para automatizar. Recordar, aquí, la importancia de documentar el proceso.

En una fase posterior, se evaluarán y elegirán las herramientas tecnológicas a utilizar. Para ello, se buscarán proveedores y se compararán las mismas. Pueden solicitarle a las empresas, las demos respectivas para evaluar su funcionamiento y encaje con lo que la empresa está buscando.

Una vez seleccionada la tecnología y adquirida, se mapean los procesos seleccionados y se diseña la solución de cada uno de ellos. Cumplida esta instancia, habrá que programar a los bots para que hagan lo propio. Hacer una prueba piloto es siempre recomendable, así como asegurar la compatibilidad entre lo existente y lo nuevo, es decir la integración de los sistemas.

Asimismo, se sugiere formar un equipo de trabajo que se ocupe de las distintas etapas, incluso de comunicar cada paso que se va dando. Por último, se deben incluir recursos para medir y evaluar el impacto de la transformación tecnológica.

Medir y evaluar el impacto de RPA en RRHH

Si en la planificación se siguió una estrategia bien estructurada, estas instancias tienen que estar contempladas. En ese sentido, medir y evaluar el impacto servirá para que la transición se centre en el valor estratégico de recursos humanos y que sea lo más exitosa posible.

Una forma de medir y evaluar el impacto de RPA en RRHH, es el establecimiento de indicadores de desempeño en áreas clave, conocidos como KPIs (Key Performance Indicators). Estos ayudan a medir, por ejemplo, el tiempo de procesamiento de la información, la satisfacción de las personas, la reducción del margen de error, la calidad del trabajo realizado. En función de sus resultados, se podrán ajustar los procesos automatizados para mejorarlos.

También a través de encuestas, se puede evaluar la capacitación en RPA que reciban los empleados de RRHH y evaluar cuán conformes están con la implementación. Al final, se trata de un cambio esencial en su forma de trabajar y todo cambio conlleva una comunicación efectiva y una necesidad de adaptación, aceptación y redefinición de roles dentro del área de personas. Esto ayudará a amortiguar el cambio, para las partes involucradas y aprovechará la automatización al máximo posible.

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Conclusiones

A continuación, se marcarán aspectos importantes de la implementación de RPA en RRHH:

  • Abordar la automatización en RRHH debería formar parte de la estrategia general de la organización, no ser un hecho aislado. Es decir, se debería integrar a la estrategia corporativa.
  • La tendencia a la hiper autogestión es un hecho. Sin embargo, hay que introducirla con respeto por las personas y transparencia.
  • A la hora de seleccionar una tecnología, es necesario confirmar que esta estará al servicio de las personas y no al revés.
  • Ante tanto escenario impredecible, lo mejor es optar por tecnologías escalables, que permitan ir de a poco. Gestionar el cambio a nivel humano, es muy importante a la hora de implantar la RPA en RRHH.

Y como siempre, contemplar instancias de: evaluación inicial, planificación, comunicación, implementación y mejora continua, a la hora de accionar en recursos humanos.

Lo que deberías recordar del RPA en Recursos Humanos

  • Todo cambio en recursos humanos, tendrá impacto y resistencias. Más aún, con algo que a priori puede ser desconocido, como es la automatización.
  • La automatización se puede aplicar a diversos procedimientos de recursos humanos: automatización de tareas administrativas, gestión de nóminas y beneficios, reclutamiento y selección, gestión de la formación y desarrollo.
  • Ten en cuenta que la RPA en recursos humanos, traerá grandes beneficios que toda empresa desea: mejora la eficiencia operativa, disminuye los errores de gestión, ahorra tiempo y mejora la satisfacción de las personas.
  • Considera delinear una estrategia de implementación de RPA: definiendo las áreas en dónde se puede aplicar la automatización, buscando las soluciones tecnológicas adecuadas, pensando en las personas, midiendo y evaluando el impacto que pueda tener.

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