SAP, ¿por dónde empezar?

En la actualidad, el desarrollo de tecnologías de automatización está en auge. Dicho auge crece a un ritmo exponencial y con ello surgen profesiones inesperadas como lo es, ser un consultor SAP. Antes de que el mundo tuviera en sus manos el acceso a tecnología digital, el auge se centró en la industrialización, grandes maquinas procesando altos volúmenes de trabajo físico. La industrialización trajo con ella un alto volumen de datos a nivel de producción y ventas.

Este alto volumen de datos obligo a las empresas a encontrar un medio mediante el cual poder procesar esa información de forma óptima y es aquí donde surge lo que todos conocemos como el conjunto de herramientas de Microsoft (Word, Excel, Power Point, Access, entre otros). Este conjunto de herramientas buscó sustituir máquinas y digitalizar el proceso, Word sustituye la máquina de escribir, Excel las calculadoras y hojas de trabajo contable, Power Point sustituye la máquina de acetatos y sus accesorios, Access sustituye los registros estadísticos manuales, Outlook la correspondencia escrita. El cambio de la industrialización a la digitalización, solventó el problema de equipos costosos para la realización de procesos operativos y registros manuales, sin embargo, esto no acabó con el problema de los grandes volúmenes de datos que genera una empresa.

A raíz de lo antes mencionado, las empresas empezaron a atender los volúmenes de datos masivos y a crear programas para registrar y consultar estos datos. La era del ERP se instala y varias soluciones nacen, dentro de ellas podemos encontrar el ERP SAP. El ERP SAP es una solución integrada que permite llevar los procesos de una empresa y registrar la información de los mismos. Este programa es altamente demandado por empresas con ventas a nivel mundial y dominar su utilización permite que profesionales de distintas áreas puedan crear una carrera con el uso y conocimiento de la herramienta.

Estructura de ventas SAP

La empresa alemana SAP que distribuye el sistema ERP SAP, licita grandes proyectos a nivel mundial y con la ayuda de empresas consultoras como lo es IBM, desarrollan proyectos para implementar SAP en empresas de gobierno o multinacionales. Sin embargo, la demanda de tecnificación es tan elevada que es necesario contratar empresas consultoras que deseen implementar SAP a otros clientes. Estas empresas se le conoce como PARTNERS (Socios). Estos socios establecidos a nivel mundial, se encargan de realizar implementaciones del ERP SAP a empresas grandes y para ello requieren al personal idóneo. Es en este punto, donde los PARTNERS requieren personal para realizar proyectos es en donde nacen las oportunidades para entrar al mundo SAP. El mundo SAP cuenta con 3 tipos de consultores y cada uno requiere de una base para poder dominar las formas más complejas de cada tipo.

Funcionales

Los consultores funcionales son aquellos que dominan la herramienta SAP y logran emular un proceso empresarial en el sistema. Los funcionales utilizan transacciones SAP ya establecidas para realizar procesos como lo son compras, ventas, contabilidad entre otros.

Normalmente, una empresa PARTNER contrata especialistas de cada área como lo es, logística, contabilidad, ventas entre otros y capacita a este personal en centros especializados SAP llamados ACADEMIAS. Al pertenecer la empresa al grupo de PARTNERS de SAP, estos reciben beneficios como capacitaciones sin costo para el personal. En caso de ser una persona que quiere capacitarse en SAP sin contar con el apoyo de una empresa PARTNER, el costo de la ACADEMIA SAP es muy elevado y posterior a la inversión no se contará con una oportunidad para tener experiencia verdadera y aplicar el conocimiento adquirido.

Existen varios cursos guiados con material audio visual donde se muestran los procesos de varios módulos de SAP y a precios muy accesibles. Sin embargo, el peso de una certificación de ACADEMIA SAP no es equiparable, sin embargo, el conocimiento adquirido en ciertos casos puede superar la ACADEMIA. En las ACADEMIAS SAP, se le brindará al estudiante un ambiente de SAP preconfigurado y este aprenderá el uso básico y standard de las herramientas SAP. Es decir que el estudiante aprenderá como realizar un proceso de ventas de acuerdo a los parámetros de SAP y lo aprendido se le conocerá como STANDARD. El consultor funcional al tener un pleno conocimiento de la solución STANDARD, podrá guiar al cliente como utilizar la herramienta SAP para sus procesos pasando por programación adicional solo cuando la solución STANDARD no cumpla con los escenarios de negocios del cliente.

Posterior a la parte teórica-práctica de la ACADEMIA SAP, el consultor funcional está listo para ser expuesto ante un cliente real. Normalmente este consultor funcional inicia su carrera como sombra de un consultor Sr. El consultor funcional sombra acompaña al consultor Sr. y este aprende de cómo manejar a un cliente dependiendo del tipo de proyecto a atender (Implementación, Roll Out, Migración, Soporte y Soluciones Z). La empresa SAP comparte un listado de proyectos a realizar por zona y estos clientes pueden ser tanto públicos como privados, incluso hasta de la misma empresa SAP. Los PARTNERS atienden estas necesidades y van ganando experiencia ante SAP, esto les permite entrar a proyecto cada vez más grandes.

• IMPLEMENTACIONES

Las implementaciones son proyectos en los cuales un cliente solicita a un PARTNER de SAP que ciertos procesos o todos los procesos de su empresa se digitalicen y registren con las herramientas del ERP de SAP. Esto se considera como una configuración 0.

• ROLL OUT

Un Roll Out es cuando un cliente necesita una ampliación en su sistema de SAP ERP ya que construyo una nueva sociedad financiera o se desea agregar una nueva estructura de ventas. Esto no requiere implementar de 0 y solo se debe de ampliar lo ya existente.

• MIGRACIONES

Las migraciones son proyectos en donde se actualiza la versión de SAP a la más nueva o a una versión posterior a la existente. Este proceso conlleva el uso de guías de paso a paso establecidas por SAP para completar el proceso y compresión completa de los cambios del STANDARD entre una versión y otra. Estos cambios se registran en documentos llamados SIMPLIFICATION LIST y cada versión posee uno. Estos documentos son un compendio de los cambios que recibe SAP con la nueva versión. Las migraciones siempre requieren de funcionales, basis y técnicos.

• SOPORTE

Soporte es la consultoría que implica resolver incidentes del standard que conllevan, errores de configuración, falta de configuración, usos incorrectos de datos y ayuda directa con los usuarios.

• SOLUCIONES Z

Soluciones Z, este tipo de proyectos nacen cuando la solución standard no logra cubrir los procesos del cliente. En este punto, es necesario que el consultor funcional diseñe una solución para poder emular el proceso del cliente con las herramientas del standard (Tablas, funciones, pantallas).

Los PARTNERS forman a los consultores Jr. hasta que estos se vuelven Sr. Normalmente un consultor Jr. trabaja por planilla y su sueldo es muy por encima del estándar de su rubro, es decir un consultor SAP FI Jr. gana más que un Financista Sr. Una vez que el consultor Jr. posee suficientes proyectos y experiencias, es momento de dar el paso de consultor funcional a consultor funcional técnico. El ser consultor funcional técnico vuelve al consultor Sr. Este paso aparece cuando el consultor empieza a atender la creación y mantenimiento de soluciones Z.

En este punto, el funcional es capaz de hacer búsqueda de datos en tablas de SAP, conoce muy bien como rastrear datos desde una transacción hasta su tabla. Adicionalmente, el consultor puede ejecutar transacciones en lenguaje técnico, es decir que puede llenar funciones ABAP y ejecutarlas. Al poseer todo este conocimiento, el consultor posee la habilidad de crear soluciones de 0 para cumplir las necesidades del cliente. Estas soluciones son documentadas en documentos llamados especificaciones funcionales y son el paso a paso que sigue el consultor técnico para programar. Este paso a paso posee un siempre una sección de pruebas (TEST QAS) donde el consultor indica el resultado del programa después de introducir ciertos datos.

Pasos a seguir para convertirse en un Funcional SAP Sr.

Así como las empresas cuentan con diferentes procesos, SAP ERP cuenta con diferentes MODULOS para atender estos procesos. Un contador puede estar más interesado por el MODULO SAP FI y una persona de logística se puede sentir más cómodo con el módulo de Compras MM o el módulo de Ventas SD. Sin importar el módulo funcional que se escoja, siempre se debe de saber que los pasos a seguir para dominar un módulo son los siguientes:

• SAP STANDARD

El inicio de todo consultor funcional SAP sin importar el módulo es conocer el uso de las herramientas disponibles de SAP. Dependiendo de la versión, estas herramientas pueden ser Transacciones o Aplicaciones.

Una transacción, es un programa ya predefinido por SAP para realizar un proceso. Dominar el uso de estas transacciones y emular procesos de la vida real en el sistema convierte al consultor en un KUSER (Usuario de transacciones). Una vez que se dominan las transacciones y el proceso que emulan, el consultor funcional puede acceder al siguiente nivel que es el manejo y creación de Datos Maestros.

• SAP Datos Maestros

Las transacciones requieren de la inserción de datos para poder registrar el proceso. Existen datos variables (Cantidades monetarias, cantidades unitarias, entre otros) y datos que es necesario que se registren dentro del sistema (Materiales, cuentas contables, clientes, entre otros). Los datos que deben de registrarse en el sistema son conocidos como datos maestros. Cada transacción pertenece a un módulo y cada módulo posee sus propios datos maestros.
Cuando un usuario logra crear, usar y dar mantenimiento a los datos maestros de un módulo, este deja de ser un consultor Sombra y pasa a ser un Funcional Jr.

• SAP Configuración

Una vez que el Funcional es Jr., este domina los procesos de un módulo y los datos maestros que se registran en las transacciones de un módulo. En este punto, el Funcional Jr., está listo para poder crear la estructura organizacional del modelo de negocios correspondiente a su módulo. La estructura organizacional, es un nivel superior a los datos maestros y estos datos serán los que definirán el modo de utilización de una transacción.

Por ejemplo, para poder vender un material, es necesario conocer las transacciones del proceso de ventas y manejar la creación y usos de datos maestros de materiales y clientes. Sin embargo, para poder lograr realizar el proceso, es necesario que se escojan los parámetros de la estructura de ventas. Estos parámetros se configuran en un menú especial de SAP llamado SPRO. En este menú se crearán las configuraciones necesarias para poder crear estructuras organizacionales y subestructuras de procesos.

Para poder dominar las configuraciones, se debe de entender lo siguiente:

1. Primero se crea, después se asigna y por último se usa.

2. Los datos creados y asignados en el menú de SPRO, generan ordenes de transporte y estas deben de pasarse de un ambiente a otro para que existan los cambios.

3. Todo proceso de módulo de SAP culmina en un documento Contable. Esto permite la integración en tiempo real entre los módulos y Finanzas.

Una vez que el Funcional Jr., logra configurar las estructuras y funcionamientos de un módulo, crea los datos maestros que utiliza el cliente y registra un proceso del cliente con el funcionamiento standard, el Funcional pasa de ser Jr. a un Funcional de módulo. (Ejemplo SAP FI).

• SAP Tablas del módulo

Cada Módulo y cada transacción, registran su información en diferentes tablas. Para que un funcional sea capaz de poder realizar las consultorías de tipo Soluciones Z, es necesario que este conozca las tablas de su módulo y que este posea habilidades para poder identificar las tablas de un proceso únicamente con el nombre de una transacción standard. Este requerimiento es clave, ya que, en base a esto, el consultor funcional para poder detallar como se realizan reportes y bajo que parámetros se extrae información. El detalle de estas actividades se presenta un consultor técnico y este desarrolla o extrae datos en base a lo que especifica el consultor funcional.

• SAP Funciones del módulo

Cada módulo y cada transacción, utilizan funciones predefinidas para ejecutar un proceso. Para poder diseñar una solución o varios programas que atiendan una consultoría de tipo Soluciones Z, es necesario que el consultor funcional pueda ejecutar las funciones standard conocidas como BAPI y es necesario que entienda las partes de una función para construir funciones de 0.

Conocer las funciones standard de un módulo no significa saberse el nombre de la función, significa poder emular una transacción mediante el llenado de los campos, estructuras y tablas de la BAPI. Esta actividad es exclusiva de los funcionales y no se debe de confundir con una actividad técnica.

Las partes de una función son:

Parámetros de entrada

Los parámetros de una función pueden ser 3:

1. Parámetro: Es un campo que contiene una variable.

2. Estructura: Es un conjunto de parámetros encapsulados. La estructura puede poseer X cantidad de campos, pero solo puede almacenar datos de una línea.

3. Tabla: Una tabla contiene una estructura de datos y esta puede almacenar X número de líneas bajo la misma estructura.

Se diferencian los datos, ya que un parámetro y una estructura pueden ser consumidos directamente, sin embargo, una tabla es necesario tratarla con un LOOP para poder acceder a la información de la misma.

Un LOOP es un barrido de tabla donde línea por línea se ejecuta una lógica.

Lógica

Una vez que se posee acceso a los datos de entrada, se crean lógicas para buscar información en tablas con los parámetros de entradas y para validar información de resultados. Gracias a las lógicas se pueden recuperar datos y crear estructuras para ejecutar funciones.

Parámetros de Salida

Los parámetros de salida pueden ser parámetros, estructuras y tablas. Se debe de considerar que cuando un parámetro de salida es de tipo tabla, se debe de construir la lógica para llenar la estructura de la tabla y posteriormente insertar el resultado en la tabla final, normalmente este es el procedimiento de lógica de un LOOP.

Una vez que el consultor Funcional de un módulo es capaz de realizar especificaciones de soluciones con casos de pruebas, es pasa al nivel de consultor Funcional Sr.

En el mercado SAP, no necesariamente los años de experiencia vuelven a un consultor Sr. El titulo se gana dependiendo las experiencias con las que el consultor h tenido contacto. Lo antes mencionado no necesariamente ocurre en la vida real, muchos consultores son enviados al último nivel sin conocer siquiera las bases del proceso.

Para garantizar una experiencia satisfactoria como consultor SAP, se puede aplicar la guía antes mencionada de como volverse un consultor funcional SAP Sr.