Consejos para un CIO que se incorpora a una nueva empresa

Introducción

Existen varios consejos para los CIOs que se incorporan a una empresa, desde los más orientados a la autoestima y el nivel personal, hasta los más prácticos y técnicos.

El papel de director de información (CIO) es el de adaptar la empresa a las novedades técnicas dentro de su departamento y en general para toda la empresa, por lo que las recomendaciones al respecto son variadas. Mantenerse al día y saber lo que es mejor en cada momento no sólo conlleva ciertas cualidades personales, sino ser consciente de las tendencias del mercado.

Consejos para un nuevo CIO

Podemos resumir como más importantes las siguientes categorías:

• Transparencia
• Métrica de datos
• Seguridad
• Contratación y talento
• Formación continua
• Liderazgo sano
• Flexibilidad y modelos híbridos de trabajo
• Fortalezas y debilidades
• Cultura de empresa

Transparencia

Entendemos transparencia, como la capacidad de comunicación efectiva y clara con los demás miembros del equipo y de la empresa. En modelos anteriores organizacionales, era muy común un tipo de líder que tomaba las decisiones en solitario y eran simplemente poco cuestionables. Hoy en día es fundamental informar de por qué se toman las decisiones y de qué manera. La organización de los equipos es más transversal y horizontal, especialmente en las empresas IT.

El CIO es una figura respetada, pero es altamente aconsejable que se muestre accesible a los demás, aunque firme en sus decisiones. La motivación es un factor muy importante de la retención de talento, por lo que comunicarse efectivamente con todos es imprescindible para este puesto. Al mismo tiempo, también se trata de saber ocuparse de la documentación de forma eficiente y legible para los demás. Atrás quedan los tiempos en que muchas partes de los proyectos no quedaban documentadas o no existían manuales de ciertas cosas. Ahora, los equipos son muy dinámicos y hay una combinación de personas que van desde empleados que llevan años en la empresa hasta becarios o trabajadores temporales que deben aprender mucho en poco tiempo.

La transparencia es fundamental para una buena formación, tanto para los nuevos como los seniors, ya que ahorra mucho tiempo presencial de mentorazgo. Además, si los procesos y el flujo de trabajo están bien expresados y documentados, cualquier externo o colaborador puede entender qué está ocurriendo, así como los clientes.

Con la transformación digital han llegado numerosas herramientas que permiten este grado de transparencia y es responsabilidad del CIO que el departamento de IT y sus áreas de acción estén bien documentadas y claras, así como que los profesionales a su cargo resulten accesibles cuando sea necesario.

Métrica de datos

La métrica y el análisis de datos es fundamental para un correcto funcionamiento de todas las áreas IT de una empresa. La experiencia previa del CIO en el negocio no es suficiente para valorar los indicadores. Es importante invertir en buenas herramientas de medición y escoger el método de análisis más acorde con el tipo de empresa en que nos encontramos.

Es muy aconsejable para cualquier CIO tener formación en este ámbito en concreto, ya que, dependiendo del sector y el tipo de empresa, la forma de analizar los datos puede variar. Las exigencias dependen mucho de la organización y también hay variación de tendencias. Los programas y sistemas utilizados van cambiando por temporadas y es importante escoger el que más nos convenga, ya sea a largo plazo o un modelo más dinámico.

Existen muchas opciones y es responsabilidad del CIO escoger bien.

Seguridad

Muy relacionado con el análisis de datos, de nuevo tenemos el tema de la seguridad y Ciberseguridad en relación al puesto del CIO. No es imprescindible tener formación en Ciberseguridad para ser CIO, pero sí que lo es estar muy bien informado de cómo delegar este tipo de tareas en otros y cómo evaluar su desempeño.

Por lo tanto, redactar las políticas internas de seguridad (sea a través de un agente externo o de forma interna) además de tener un buen departamento de Ciberseguridad es totalmente necesario para un funcionamiento normal de la compañía.

Se recomienda estar en contacto constante con el equipo al cargo de estos temas y estar informado de las novedades del sector. Un diálogo es importante en este campo para dilucidar cuáles son las mejores opciones para la industria en la que trabajamos. Al mismo tiempo, es bueno dejarse aconsejar por los verdaderos expertos si este no es nuestro campo. Delegar tareas y confiar en el equipo encargado.

Contratación y talento

En relación con lo anterior, no sólo en el departamento de Seguridad, sino en todos, el CIO debe ocuparse concienzudamente de la contratación.
Es en las entrevistas y el proceso de selección donde verdaderamente empieza el ciclo de retención de talento. Tanto si el CIO está implicado durante este proceso (cosa que es recomendable) como si delega en el departamento de Recursos Humanos una buena parte, es crucial que tenga claro el perfil de los candidatos de cada puesto.

En los puestos más técnicos, resulta entre comillas más fácil de definir el candidato ideal. No obstante, tanto para puestos intermedios, menos definidos, o los citados trabajos más técnicos… nuestra recomendación es tener en cuenta la cultura de empresa y la futura cohesión de equipo.

Se pueden combinar diferentes tipos de personalidad y la heterogeneidad es algo favorable en los equipos, pero tiene que haber una cierta lógica y sentido común. Si nos dejamos llevar por lo puramente técnico y las certificaciones sin tener en cuenta la futura “convivencia” (sea presencial o digital) es posible que haya imprevistos.

Es importante que el CIO se vea implicado tanto en las contrataciones como en las cosas que ayudan a retener talento en la empresa. Un buen departamento de Recursos Humanos y una buena relación con ellos es bastante recomendable, ya que las ideas del CIO pueden ser muy valiosas y coherentes de cara a los incentivos que hacen a la gente quedarse en la organización.

De nuevo, el diálogo entre departamentos es lo más aconsejable, con apertura mental por parte de ambas partes a las sugerencias del otro.

Formación continua

En relación a lo anterior, la formación continua cada vez es más importante a nivel empresarial para cualquier tipo de empleado. El mismo CIO probablemente necesite actualizarse de forma constante, ya que el mercado es muy dinámico en IT y es necesario. Las cualidades personales como la curiosidad natural y el deseo de mejora, son un plus para cualquier CIO.

Como CIO que se incorpora a una nueva empresa tener claro el valor de la formación interna es vital para mantenerse al día. Son muchas las cosas de las que estar pendiente y se puede delegar esta tarea, pero no dejarse sin supervisión. En todo momento el CIO al menos debería estar informado sobre qué manera está llevándose la formación interna.

Sino, se corre el riesgo de que los trabajadores más antiguos queden desfasados y los nuevos no estén los suficientemente preparados, además de otros imprevistos.

Invertir en una buena plataforma de formación, coherente y actualizada, crea valor en empresa. Es otra forma de retener talento, ya que, si de forma interna existe la posibilidad de obtener certificaciones atractivas o al menos formarse en ellas, es un aliciente para todos.

Flexibilidad y modelos híbridos de trabajo

Se ha empezado a hablar cada vez más de la “blended workforce” o “blended working”, entendido como política de trabajo flexible y no orientado a metas fijas. Se trata un poco de nuevos modelos que han ido surgiendo con el teletrabajo, pero también la apertura a terminar proyectos “fuera de plazo” o en el tiempo libre, si resulta más cómodo y eficiente. Viene del concepto de “blend”, mezclar, combinar o armonizar espacios (personal y laboral). En el presente, se considera que es una ventaja empresarial poder hacer esto, ya que por un lado permite teminar algunas cosas cuando hay urgencia, pero también tener flexibilidad de más tiempo libre cuando hay menos carga de trabajo.

En España se ha implantado bastante entre desarrolladores y programadores, que trabajan por deadlines o fechas límite, pero con bastante flexibilidad horaria.

Las opciones de trabajo flexibles cada día son más tenidas en consideración por las empresas IT como una forma válida de gestión. Esto suena muy evidente, pero existen algunas figuras CIO que aún creen que el trabajo tradicional de nueve a cinco, es la única forma de hace las cosas. El mercado es exigente y dinámico y es fundamental adaptarse a los tiempos. Esto no significa crear puestos de trabajo imposibles, que van más allá de las posibilidades humanas de los trabajadores, como por ejemplo los turnos excesivamente rotativos.

Liderazgo sano

Respecto a precisamente lo anterior, cualquier CIO que se incorpore a una nueva empresa, debe saber lo que es un liderazgo sano y del S.XXI.

El caso de los turnos y rotaciones excesivas en IT, cada vez es más común y supone una movilidad importante de personal, ya que la media de aguante en una empresa trabajando a turnos suele ser de dos años. Claro que depende de la cultura de empresa, esto puede ser conveniente, pero hoy en día los buenos profesionales, no trabajan por trabajar.

Todos los empleados necesitan tener incentivos y motivaciones, así que conocer los nuevos modelos de liderazgo y estar actualizado respecto a las cosas razonables a medio plazo, es importante.

Un CIO tiene que ser consciente de sus limitaciones: si resulta un líder demasiado exigente, es posible que obtenga resultados a corto plazo para cumplir con ciertos objetivos, pero también es muy posible que se le descuelguen miembros del equipo. Por lo que, incluso dentro de culturas empresariales exigentes, valorar cuál es el modelo de liderazgo más útil es fundamental para ser un buen CIO.

Mostrarse además accesible a los trabajadores y con capacidad de diálogo es imprescindible. Incluso en los entornos que más dedicación suponen, estaremos trabajando con personas, que requerirán de una sensación de empatía mínima y consecuente.

Fortalezas y debilidades

Por todos estos motivos, el CIO que se incorpora, incluso antes de entrar, tiene que haber hecho un buen estudio de mercado sobre la empresa a la que entra y su sector. A medida que vaya avanzando en su puesto y pasando el tiempo, podrá ser más consciente de las fortalezas y debilidades de su departamento y de sí mismo.

Este análisis es relevante ya que ser autocrítico es el primer paso hacia la mejora. Intentar mejorar como CIO, hace mejorar a tu departamento y por extensión a tu empresa. Por ejemplo, algo tan trivial como una migración de datos a Cloud que lleva tiempo pendiente de realizarse, puede ser indicador de que los procesos burocráticos internos son demasiado largos para conseguir las cosas a tiempo y que nos retrasan respecto a la competencia.
Reconocer esta debilidad y cambiarla, sería responsabilidad del CIO, sea externalizando el servicio, sea cambiando el papeleo y procesos necesarios para el cambio o sea buscando otra solución diferente.

Hacerse cargo y ser consciente de las debilidades de la empresa es algo que un CIO tiene que saber, especialmente en su departamento, ya que sirve a todo el conjunto. Otra vez el diálogo interdepartamental se vuelve una herramienta imprescindible para mejorar y debemos estar en contacto con otros sectores de la organización para mantener una buena cohesión y organización del conjunto.

Además, es su tarea facilitar a otras áreas de la organización las herramientas adecuadas para comunicarse y para empezar los procesos necesarios para mejorar. El viejo buzón de sugerencias se ve actualizado por la transformación digital.

Asimismo, las fortalezas, pueden pasar a formar parte de la cultura de empresa, como núcleo de unión y sentimiento de pertenencia. Tener la capacidad de identificarlas también es muy recomendable para un CIO ya que pueden ayudar mucho a crear marca e imagen.

Cultura de empresa

Finalmente, todo está relacionado con la conciencia y consciencia de la cultura de empresa. La cultura de empresa no es ni debe ser una entidad vaga que nadie entiende muy bien, sino que debe estar definida por valores entendibles y realistas. Esto no es totalmente responsabilidad del CIO, pero es aconsejable su participación y sugerencias para que sea comprensible.

De poco sirve si el departamento de Recursos Humanos o formación crea de forma aislada cuatro posters con frases manidas que nadie lee, definiendo la cultura de empresa mediante esta manera. Esto no llega a la gente y no dice nada, y el CIO puede tener mucho que decir al respecto, ya que dentro del sector IT y a nivel empresarial en general, es una de las figuras más relevantes del conjunto y que más puede comprender la organización.

Ser una persona con iniciativa y que no tiene miedo de conocer la imagen de la empresa, actualizarla, mejorarla y transmitirla… puede ser una gran clave. Clave para tener una buena relación con los clientes, con los trabajadores, transmitir una buena imagen y todo lo que tenga que ver con la sensación de pertenencia al equipo.

El CIO está al día de todo, incluido la cultura de empresa, ya que es algo dinámico y que va con los tiempos. Precisamente si se ha identificado como una debilidad la manera en que está cultura está formulado, es algo a mejorar; o, por el contrario, si es considerada un fortaleza, se puede promover aún más. Precisamente, el CIO tiene mucho que decir acerca de redes sociales y Community Management, por lo que revisar y actualizar si la cultura de empresa está bien vista y es actual, es algo que forma parte de sus responsabilidades conjuntas.

Conclusión

Nadie nace aprendido y como CIO que se incorpora a una nueva empresa son muchos los retos que se pueden esperar en su futuro. Estos son los consejos más repetidos y apreciados para este puesto y esperamos que puedan servir de ayuda.

El trabajo de un CIO es muy completo y muy dinámico, por lo que tener las cualidades personales o skills adecuadas puede ayudar mucho a sentirse cómodo en el puesto. Ser una persona empática, con capacidad de comunicarse, asertivo, pero al mismo tiempo con energía y dinámico… son rasgos de personalidad muy recomendables.

En conclusión, para ser un buen CIO hay que estar muy bien preparado mentalmente, ya que la formación y experiencia técnica son necesarias y pueden ayudar, pero no lo son todo. En el día a día existirán numerosos retos y el diálogo entre departamentos puede ser el mayor de ellos. Es fundamental ser una persona diplomática y educada que sepa velar por el bien del grupo y que tenga mucha perspectiva.