Management

Los roles de Agile Coach y Scrum Master son fundamentales para implementar y mantener una metodología Agile en un equipo, pero a menudo confundimos sus funciones y responsabilidades. Si quieres tener éxito en el desarrollo ágil de tus proyectos de software, tienes que diferenciarlos correctamente y entender cuál es el más adecuado según las necesidades de tu empresa. ¡Quédate leyendo este artículo para descubrirlo!

Mamá, de mayor quiero ser Scrum Master

Seguro que, si llevas unos años tratando de trabajar como un Scrum Master normal y corriente, habrás notado que no es tarea fácil: muchas veces la realidad es que te contratan esperando que seas un Project Manager al uso, que trabajes cómodo en waterfall, que vengas a cambiar las cosas, pero no demasiado… y eso sí, que hagas sprints de 2 semanas con todas las reuniones ágiles de rigor (daily, planning, review, retrospectivas) para compartir la ilusión de que la compañía se está “agilizando”.

Y es que realmente no termina de calar en el tuétano lo que en aquel manifiesto se promulgó hace 20 años. Cuesta, y mucho, que el cambio se realice a nivel horizontal, y casi nunca llega a realizarse a nivel vertical.

Quizás, por este motivo de promulgar el mindset ágil más allá de los equipos de desarrollo, viendo que el Scrum Master no daba más de sí en su día a día y que si a nivel de management no se cambiaba nada, el equipo iba a nadar contracorriente… se ideó este rol de “Agile coach” que, en pocas palabras, complementa al rol del Scrum Master y trabaja en dos frentes: por una parte, hace mentoría con los Scrum Masters, y por otra, inculca las ideas que subyacen a la metodología ágil a quienes están a un nivel más de gestión.

Nótese que no tiene sentido que hablemos de jerarquía con los roles de Scrum Master y agile coach. El primero no está bajo la supervisión del segundo, sino que hay una relación de mentoría y confianza. El agile coach es la persona que más sabe de agilidad en la organización, pero no es el manager de nadie (habría un conflicto si un Scrum Master comenta un fallo que ha tenido a su agile coach, y este, actuando como manager, lo utilizase en su contra). Si en el marco ágil se promueve la horizontalidad y se huye lo más posible de jerarquías, estos dos roles tan importantes no son la excepción.

Y un último apunte: la figura del coach es recomendable, pero no obligatoria. Su rol es ayudar a todos los integrantes del equipo a aplicar Scrum lo mejor posible, resolver conflictos y hacer todo lo posible para motivar al equipo y que consiga sus objetivos. Casi nunca hay un coach por equipo, sino que lo habitual es que en empresas lo suficientemente grandes, haya un coach que atienda a varios equipos.

Veamos entonces cómo estos dos roles coexisten y se relacionan.

Comencemos con el Scrum Master.

El Scrum Master

Quizás el rol más nombrado dentro del mundo Scrum.

Me gustaría dejar claro desde el principio que este rol no es, para nada, el de un jefe de proyecto. No lo es. Y es que como seguramente ya sabrás, en Scrum no existe este rol.

Un Scrum Master tiene una característica que queda definida a la perfección por la palabra “Facilitador”. Si has logrado trabajar como Scrum Master, aunque no haya sido al cien por cien, lo sabrás: procurando que fluya la comunicación, la colaboración, el conocimiento… y tratando de aislar al equipo todo lo posible de interrupciones externas. Y en este contexto, además, es el responsable de fomentar las prácticas ágiles y darle a la mejora continua la atención y el esfuerzo que requiere.

Tiene además otra característica que lo distingue totalmente del rol del jefe de proyectos, y es ese perfil de líder que sirve al equipo (”servant leader” en inglés, un término acuñado hace más de 50 años y que hoy tiene plena vigencia y más sentido que nunca). Este es, para mí, la característica más notable e influyente del Scrum Master.

Cómo se puede liderar y servir

En el mundo de la gestión de proyectos tal y como lo conocemos, el jefe de proyecto es el amo y señor del mismo, quien toma las decisiones, y su palabra es la ley. Se hace lo que dice, y no hay mucho más que discutir. El equipo no tiene voz ni voto, y simplemente ejecuta.

Un Scrum Master que ejerza este rol imparable de “líder servicial”, tiene unas características muy concretas que seguro te suenan, y que nada tienen que ver con lo anterior:

• Escucha activa: tan importante es lo que se dice como el cómo se dice, la intención, las propuestas, el lenguaje corporal, el tono de la voz… Hay que escuchar receptivamente tanto lo que se dice como lo que no. La escucha activa es un viaje, y sólo puedo decirte que cuanto más aprendo sobre ello, menos sé. Un buen Scrum Master escucha más que habla. Igual que un buen psicólogo. Y escuchar, junto con periodos de reflexión, es esencial para ayudar al equipo a crecer.
• Compromiso: por mucho que el equipo y el Product Owner estén comprometidos, sin un Scrum Master con esta aptitud, es prácticamente imposible que el proyecto fluya. Compromiso con el equipo, con el proyecto, con la metodología, con el crecimiento de los individuos y su realización dentro de la empresa… el compromiso es lo que hace que, aunque vengan mal dadas, sigas hacia delante.
• Empatía: es la capacidad de ponernos en la piel del otro, eso lo sabemos. Pero ¿sabías qué tener un sesgo empático te va a ayudar sin duda a que seas más persuasivo? Y ser persuasivo es una habilidad fantástica. Si escuchas activamente, y utilizas la empatía para entender la posición del otro, podrás entender mejor qué le mueve, y convencerle para hacer un cambio que impacte en el bien común (si sólo fuese en tu beneficio, sería manipulación, y eso está lejos de un rol transparente y colaborativo como es el del Scrum Master).
• Humildad para aceptar tanto los éxitos como los fracasos, Colaborativo a lo largo y ancho de la organización, con clara vocación de enseñar y formar… pensemos en si un jefe de proyecto al uso muestra más de dos o tres de estas características… la respuesta es no. Pero para un Scrum Master, esto es esencial.

En resumidas cuentas, para un Scrum Master el día a día se basa en despejar problemas e impedimentos, guiando al equipo hacia el final del sprint. Es transparente con el equipo, y el equipo por eso confía en él/ella y si hay cualquier problema de cualquier índole, siempre lo van a exponer tal cual. Y el resultado, al final de un sprint, es sin duda resultado de un esfuerzo y una cooperación que, sin el compromiso común, sería imposible que tuviese los frutos esperados.

Aparte de estas características, las acciones más habituales de un Scrum Master pueden resumirse en:

• Formar en los procesos y en la metodología al equipo Scrum
• Resolver conflictos, impedimentos, bloqueos
• Facilitar las ceremonias scrum (daily, retrospectiva, planning, refinamiento, review…)
• Ayudar en la descripción de las historias de usuario antes de que lleguen al equipo para refinarse
• Identificar los comportamientos de otros equipos que afectan a su equipo negativamente, y trabajar conjuntamente para reconducirlos
• Colaborar con el Product Owner y cualquier otro equipo con el que haya relación, para mejorar la descripción de las US, la comunicación, gestión de incidentes… es el pegamento que parece que no se ve, pero cuando falta se le echa mucho en falta.
• …

Y una parte muy interesante que resulta de darle autonomía a un equipo scrum, es que este equipo va a madurar, y ya no tendrá que estar el Scrum Master dando tanto soporte como al principio, y podrá dedicarse a ayudar en otras áreas, o a otros equipos, y actuar de mentor. Para mí esto es clave: para ser un Agile coach, es básico que hayas tenido que trabajar agilizando equipos Scrum antes como un Scrum Master. Hay que empezar desde abajo, y trabajar mucho con la gente para entender y mejorar la gestión de las relaciones sociales, mejorar la comunicación para que el foco esté en que el otro entienda, no en que tú te luzcas, y sobretodo encariñarse con los integrantes de los equipos que eso al fin y al cabo es signo de que las cosas han ido bien (conflictos incluidos).

Aquí tenéis el enlace a una carrera de OpenWebinars donde podéis ampliar conocimientos: Carrera Scrum Master

El Agile Coach

Ya sabemos que es deseable que un Agile Coach tenga un cierto bagaje y experiencia previa como Scrum Master, porque sólo con la teoría no basta. Hay que ganar experiencia día a día en la trinchera.

Y es que este rol tan importante va a seguir trabajando con personas, va a continuar con el proceso de mentoría, va a seguir extendiendo relaciones y colaboraciones con otros equipos. Simplemente se amplía el ámbito de actuación.

Lo primero que hará un Agile Coach en su nuevo rol, con ciertos equipos asignados, será observar: observar los procesos, las relaciones entre los integrantes de los equipos, los puntos de conflicto, etc… es decir, cómo se hacen las cosas hasta ese momento. Es importantísimo no intentar cambiarlo todo el primer día, o ir señalando los puntos de fricción, o ir de prepotente por la vida… hay que tener cierta inteligencia emocional y simplemente entender. Siempre hay una razón para todo, aun cuando las cosas no se hacen bien. Por eso es tan importante primero entender y luego involucrar, para luego mejorar las cosas de forma que, para los implicados, el cambio, tenga sentido para ellos.

Una vez que tiene una buena idea de dónde están los puntos más urgentes a mejorar (suelen ser los puntos que causan más re-trabajo y frustración, y eso en una retrospectiva sale sin mucho indagar), pasamos a la fase de reflexión y diseño de estrategia. En este punto, el Agile coach se sirve de su experiencia y habilidades de mentoría para explicar las mejoras que propone a quienes les concierne, y contestar a las dudas que puedan surgir. Cuando todos estén conformes con las pequeñas acciones que tienen que ir ejecutando día a día, toca ponerlo en práctica (obviamente, con un seguimiento del Agile Coach). Al principio suele parecer un caos ordenado, pero hay que dar tiempo a que los nuevos conocimientos y formas de trabajar hagan poso, y empiecen a rodar.

En este punto de comenzar la mejora continua, es importantísimo que el Agile Coach siga escuchando y tomando notas. Ahí detectarás quién es más resistente al cambio, o quien necesita más soporte por tu parte… nuevamente, tener esa experiencia de Scrum Master y una mochila llena de recursos, te será aquí de gran ayuda. El proceso de coaching, realmente, nunca termina.

Cuando un equipo empiece a rodar (variará mucho, pero hay que dar mínimo 3-4 semanas para empezar a notar los cambios), será momento de comenzar el proceso de observación con el siguiente equipo, siempre teniendo una oreja puesta en el que está ya empezando a funcionar, para que no se vuelva a las antiguas costumbres y, sobre todo, para continuar consensuando las siguientes mejoras a implementar.

En definitiva, un Agile coach ayuda a que los procesos mejoren (hacerlos más sencillos y que se reduzca el desperdicio) a nivel de individuos, equipos y departamentos. Por eso es importante este agente de cambio que aplique las prácticas hacia la Mejora Continua, tan importantes para la transformación de las organizaciones.

Qué habilidades necesita un Agile Coach

Hay mucha semejanza con las habilidades de un Scrum Master, por lo que, para no repetirlas, diremos que son las habilidades que tiene el Scrum Master, más…

• Paciente: tendrás que repetir mucho las cosas a las mismas personas, durante semanas. Lo que te parece de sentido común, para otros menos entendidos del mundo de la agilidad puede parecer otro idioma. Ten paciencia y sé amable, pues el cambio siempre llega.
• Imparcial: no hay ni buenos ni malos. Recuerda que la gente (tú incluido) siempre hace las cosas lo mejor que puede, con los recursos de que dispone. Escucha mucho, y entiende por qué cada cual hace las cosas de cierta manera. Nunca se hacen las cosas mal por fastidiar.
• Eres un guía, no un jefe: No se trata de imponer la forma de trabajar, sino de detectar, proponer, y consensuar. Muchas veces serán los propios implicados los que den con la respuesta de lo que se necesita, pero te necesitan para hacerse las preguntas correctas y ponerlo en práctica.
• Valiente: creo que es algo que te da la experiencia, pero también los años: comunicar con confianza y en cualquier dirección es básico. A veces tendrás que poner sobre la mesa temas que no gusten, porque ponen de manifiesto que las cosas no van bien. Habrá quien le quite importancia, habrá quien se enfade contigo porque creerá que le pones en evidencia, habrá quien asienta con vehemencia porque entiende perfectamente de lo que hablas. En cualquier caso, ten las ideas muy claras por las preguntas que pueda haber, y el rechazo que, de seguro, tendrás de primeras.
• Flexible: como parte de la mejora continua, te darás cuenta muy pronto de que habrá quien avance deprisa y adquiera los conocimientos rápido, y habrá quien se resista y trate de volver por todos los medios a lo conocido. Sé flexible: permite que cada quien avance a su velocidad. Y si un método no funciona, prueba otro. Esa es la clave.

Para ampliar conocimientos y convertirte en un experto, en OpenWebinars tienen un curso que puede servirte: Carrera Experto en Metodologías Ágiles

Conclusiones

En el apasionante viaje de la mejora continua, no podemos pensar en el Scrum Master y en el Agile coach trabajando en silos separados.

Ambos roles se complementan y dan soporte a toda la organización.

Y como os he comentado más arriba, muchos Scrum Masters terminarán siendo buenos Agile Coaches. Es el paso lógico. Ambos trabajan en fomentar el enfoque ágil en la organización. Y es que, si lo pensamos bien, el único enfoque diferenciador entre ambos roles es la audiencia: uno está enfocado en el equipo, y el otro a nivel más de gestión o management, incluyendo mentoría a los demás Scrum Masters de la organización.

Hay un apartado que no hemos comentado, pero que daría para otro post, y es sobre la mentoría de la agilidad no sólo en desarrollo de software, sino en su aplicación en otros entornos. Tiene mucho tirón su aplicación para mejorar procesos en Recursos Humanos. Podríais ampliar información aquí: Carrera Experto en HR Agile

Espero que os haya gustado mi visión sobre estos roles tan relevantes dentro del mundo de la agilidad. ¡Hasta la próxima!