Google Workspace: Qué es, versiones y ventajas de uso

Qué es Google Workspace

Google Workspace es un servicio en la nube que está formado por un conjunto de herramientas que favorece el trabajo colaborativo y las comunicaciones, en un entorno de trabajo remoto o híbrido.

En Google Workspace encontramos herramientas para comunicarse en equipo, reunirse, compartir y editar documentos en tiempo real, así como para darle seguimiento a proyectos y tareas entre otras posibilidades, y todo dentro de la misma plataforma.

Un poco de historia…

A lo mejor, te suena más por el nombre de Google suite, es el nombre que tenía anteriormente la plataforma, por lo que todos los clientes de Google suite han pasado a formar parte de Google Workspace.

Google Workspace nació en el año 2020. Google cómo otros proveedores de servicios de colaboración y comunicación en la nube, supo aprovechar la oportunidad en tiempos de pandemia e inicio el lanzamiento de Google Workspace el 6 de octubre de 2020, con el objetivo de potenciar el trabajo remoto, ya que los usuarios pueden comunicarse y colaborar con otros usuarios en cualquier lugar dónde se encuentren y desde cualquier dispositivo.

Este espacio de trabajo colaborativo fue presentado cómo una solución tecnológica para satisfacer en gran medida todas estas necesidades.

La gran ventaja es que todas las herramientas que componen Google Workspace se encuentran en mismo espacio de trabajo, dentro de una sola plataforma, esto facilita el trabajo en gran medida y aumenta la productividad.

Distintas soluciones de Google Workspace

Google ofrece distintas soluciones para adaptarse mejor a las necesidades del cliente, encontrarás:

• Soluciones para usuarios individuales, gratuitas y de pago.
• Soluciones para pequeñas y medianas empresas.
• Soluciones para grandes empresas.
• Soluciones con herramientas para desarrolladores.
• Soluciones para la educación y para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Google Workspace para usuarios individuales

Para usuarios individuales encontramos dos posibles soluciones:

• Google Workspace para uso individual gratuito

  Todos los usuarios que ya utilizaban Gmail como su gestor de correo electrónico, tienen acceso a la experiencia de Google Workspace de forma gratuita, eso sí, no a todas las herramientas, y en el uso de algunas de ellas se encontrarán limitaciones.

  Una cuenta gratuita da acceso a las herramientas que ya se podían utilizar gratis anteriormente cómo Gmail, Google chat, Google Meet o el calendario, entre otras de las herramientas integradas en Google Workspace, por ejemplo, las aplicaciones ofimáticas en la nube: Google Documentos, Google hojas de cálculo y Google presentaciones, cómo las más utilizadas.

• Google Workspace suscripción de pago individual

  Esta solución se obtiene mediante una suscripción básica mensual. Permite a las personas usuarias individuales, es decir, que no pertenece a una empresa u organización conectar, comunicarse e interactuar con otras personas sin importar el lugar donde se encuentren.

  Entre otras funciones permite a los usuarios programar citas, reuniones y realizar videollamadas. Además, el usuario individual cuenta con asistencia técnica en tiempo real siempre que lo necesite.

  Si se pasa de la suscripción básica a la suscripción premium se puede disfrutar de más ventajas exclusivas, como, por ejemplo, el aumento de espacio de almacenamiento en la nube a 2 TB, o la posibilidad de realizar videollamadas grupales de hasta 24 horas y de grabar las videollamadas, otra ventaja importante.

  Este plan tiene la posibilidad de probarlo gratis durante 14 días.

Google Workspace para pequeñas y medianas empresas

Google ofrece varias soluciones basadas en la nube para pequeñas y medianas empresas, de forma que sus empleados puedan estar en continua comunicación y colaboración, sin importar el lugar donde se encuentren, ni el dispositivo que utilicen para conectarse.

Los responsables técnicos de las empresas están tranquilos con estas soluciones porque pueden confiar en la seguridad y fiabilidad de este espacio de trabajo que mantiene a salvo la información que se almacena en la nube.

A medida que cambia la forma de trabajar, las organizaciones tienen que asegurarse de que sus empleados pueden estar en contacto y mantener una colaboración en tiempo real, estén donde estén, superando las barreras geográficas.

Los empleados consiguen aumentar su productividad porque optimizan su tiempo utilizando aplicaciones que les ayudan a establecer prioridades y a concentrarse mejor en el trabajo.

Los planes de Google Workspace para pequeñas y medianas empresas tienen varios precios según las prestaciones que ofrecen y se pagan mediante suscripciones mensuales, veamos estos planes en detalle

• Suscripción Business Starter

  Es la suscripción más básica para empresas, ofrece correo electrónico de empresa, videollamadas de hasta 100 participantes, 30 Gb de almacenamiento en la nube por usuario, controles de seguridad y gestión y asistencia estándar cómo las opciones más destacadas.

• Suscripción Business Standard

  Ofrece correo electrónico de empresa, videollamadas de hasta 150 participantes con la posibilidad de grabación, 2 TB de almacenamiento por usuario, controles de seguridad y gestión y asistencia estándar con la posibilidad de pasar a un plan de pago de asistencia mejorada.

• Suscripción Business Plus

  Ofrece correo electrónico de empresa personalizado y seguro con además conservación de datos, videollamadas de hasta 500 participantes, con la posibilidad de grabación de la reunión y registro de asistencia, 5 TB de almacenamiento por usuario, controles de seguridad mejorados y asistencia estándar con la posibilidad de pasar al plan de pago de asistencia mejorada.

  Estos tres planes Starter, Standard, y Plus se pueden comprar para un máximo de 300 usuarios.

Google Workspace para grandes empresas

Esta suscripción para grades empresas se conoce como Suscripción Enterprise. Ofrece correo electrónico de empresa personalizado y seguro con además conservación de datos y cifrado S/MINE, videollamadas de hasta 500 participantes, con la posibilidad de grabación de la reunión, registro de asistencia, reducción de ruido y emisión en directo dentro del dominio, tanto espacio de almacenamiento cómo sea necesario, controles de seguridad mejorados y avanzados y asistencia mejorada con la posibilidad de pasar a asistencia premium de pago.

Además, este plan da acceso al uso de la herramienta AppsSheet que permite que los usuarios creen aplicaciones sin utilizar código y a la herramienta de búsqueda inteligente Cloud Search.

Puedes obtener más información sobre los planes y precios de los distintos planes y siempre actualizados en el siguiente enlace.

Después de esta exposición de los distintos panes existentes, podemos ver mejor en qué se diferencia Google Workspace y las aplicaciones disponibles a coste 0 de Google, resumiendo, podemos deducir que los servicios de pago incluyen correo electrónico personalizado o con el dominio de la empresa, mucho más espacio de almacenamiento en la nube, asistencia las 24 horas, opciones de seguridad adicionales, o controles de administración de cuentas de usuario, podríamos decir que son las diferencias más importantes.

Soluciones para la educación

Google Workspace for Education Fundamentals es la plataforma para centros educativos. Es un paquete de herramientas fácil de utilizar formando una base segura para el aprendizaje, colaboración y comunicación de los miembros de la entidad educativa.

A los profesores les ofrece herramientas fáciles de usar y que ayudan a simplificar tareas ahorrando mucho tiempo, permitiendo organizar y recordar tareas, programar reuniones y todo bajo la protección de seguridad multicapa de Google.

Genera un entorno de enseñanza inclusivo con ajustes de accesibilidad y con la posibilidad de adaptarlas a cada alumno.

Las entidades educativas que usen Education Fundamentals contarán con 100 TB de almacenamiento compartido.

Ventajas y beneficios de Google Workspace

Una de las principales ventajas de Google Workspace es que, al ser un servicio en la nube, ofrece una gran flexibilidad en cuanto a movilidad geográfica del usuario y el acceso a la plataforma puede realizarse desde cualquier dispositivo con solo tener un navegador y una conexión a internet estable.

Otra ventaja importante es la potenciación de la colaboración y comunicación de los equipos, si eres la persona responsable de un equipo, tú y tu equipo contáis con muchas herramientas para que podáis colaborar, comunicaros y crear contenido de una manera fácil y aumentando considerablemente vuestra productividad.

Además, las herramientas con las que cuenta Google Workspace se adaptan perfectamente a todas las formas de trabajar, presencial, remota o hibrida. Puede haber trabajadores colaborando en el mismo documento y cada uno de ellos se encuentra en una localización geográfica, pueden acceder desde un PC, desde un Mac, o desde un dispositivo móvil y trabajar en ese documento todos juntos en tiempo real, sin interferencias y con la posibilidad de volver a una versión anterior si fuera necesario. Cómo puedes ver es compatible con casi todos los dispositivos.

Si tienes una cuenta personal de Google además de la cuenta de tu empresa puedes cambiar rápidamente de cuenta con un inicio de sesión único.

Tú y las personas que forman parte de tu equipo podéis estar juntos en un grupo de trabajo de Google de manera que podáis acceder a una o varias unidades compartidas, que son espacios en la nube que la empresa pone a disposición de los grupos para que puedan guardar, organizar y colaborar en archivos y carpetas.
Podéis crear reuniones de grupo y asignaros tareas, organizando el trabajo en equipo de una forma fácil, rápida y productiva.

Cada persona usuaria que guarda sus documentos en Google Drive en “Mi unidad” los tiene disponibles siempre, desde cualquier dispositivo que se conecte y desde cualquier lugar, eso nos da una gran ventaja de acceso y sobre todo contamos con la seguridad de que la información está protegida por Google.

Las aplicaciones ofimáticas están en la nube, y se actualizan de forma constante, y al no contar estas con aplicaciones de escritorio, nuestro equipo no tiene unos requerimientos de hardware tan importantes.

El paquete básico de Google Workspace puede utilizarse en pequeñas organizaciones con menos de 10 usuarios, permite además que la empresa tenga su propio dominio de correo electrónico haciendo que esta parezca más profesional.

Es una de las plataformas más seguras del mercado. Google es una compañía líder en inversión en seguridad.

Es compatible con otros productos del mercado, podemos subir archivos de Microsoft a la nube de Google drive y podemos utilizarlos en modo compatibilidad, o por el contrario podemos convertirlos al formato de Google.

Cómo puedes observar son muchas las ventajas a la hora de utilizar esta plataforma tanto para usuarios individuales como para pequeñas, medianas y grandes empresas.

Google Workspace vs Microsoft 365

Ambas plataformas de trabajo tienen el mismo enfoque y persiguen el mismo objetivo, que las empresas y organizaciones puedan comunicarse, compartir, y colaborar en tiempo real desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar donde se encuentren sus empleados o alumnos.

Desde hace ya mucho tiempo Google era una alternativa gratuita frente a la gama de productos de Microsoft, pero con los nuevos modos de trabajo surgidos en pandemia y con la creación de Microsoft 365, Microsoft también ofrece esta alternativa gratuita de aplicaciones en la nube, por lo en ese caso no encontramos grandes diferencias.

Para obtener más información te invito a que eches un vistazo a este curso de Microsoft 365 que tenemos en OpenWebinars.

Google Workspace quieren imponerse en el sector empresarial y se ha convertido en un serio competidor de Microsoft en este caso.

con Microsoft 365 se pueden encontrar soluciones ofimáticas de escritorio además de las soluciones ofimáticas de la nube, Google Workspace no ofrece soluciones de escritorio, esta es una importante diferencia, si se pretende descargar un archivo en formato de documento de Google hay que transformarlo a una aplicación de escritorio y esas aplicaciones suelen ser las aplicaciones de Microsoft, Word, Excel y PowerPoint que todos conocemos.

En cuanto al almacenamiento en la nube que ambas plataformas ofrecen, Microsoft ofrece almacenamiento en la nube de OneDrive con un espacio 1 TB de almacenamiento por cada usuario de empresa. Google en cambio ofrece almacenamiento en la nube de Google Drive y el espacio puede ir desde 30 GB a 5 TB dependiendo del plan que se contrate.

Analizando la variedad de aplicaciones que ambas plataformas nos ofrecen a nivel empresarial podemos decir que el alcance funcional es muy similar, cada aplicación de Microsoft 365 cuenta con una aplicación alternativa en Google Workspace.

Microsoft 365 ofrece funciones offline para trabajar con documentos ofimáticos, Google también ofrece esta posibilidad, pero hay que tener en cuenta qué Google al no tener aplicaciones de escritorio implica el uso necesario del navegador Chrome y una extensión para su uso fuera de línea. Microsoft cuenta con una versión de OneDrive de escritorio instalada en el explorador de archivos que nos permite acceder a los documentos que están en la nube, aunque no tengamos conexión a internet. Esta es una funcionalidad muy interesante ya que si te encuentras en una situación donde no cuentas con una conexión a internet estable esto puede sacarte de más de un apuro porque es posible seguir trabajando con tus documentos y cuando recuperes la conexión a internet se sincronizarán automáticamente.

Para aprender más sobre el uso de OneDrive puedes visitar este completo curso que tenemos en OpenWebinars: curso de OneDrive.

En cuanto a los planes y sin entrar en cifras hemos de recordar que Google Workspace ofrece tres planes para pequeñas y medianas empresas y uno para grandes empresas, frente a Microsoft que ofrece 7 planes distintos.

Conclusiones

Cómo ya he ido avanzando a lo largo de este artículo, Google Workspace al igual que Microsoft 365, son las principales plataformas del mercado y la elección de cualquiera de ellas tanto por parte de un usuario individual cómo de una empresa es una buena elección, proporcionando al usuario innumerables ventajas de comunicación, colaboración y compartición tanto en el trabajo presencial, remoto o híbrido y todo en una misma plataforma.

Si tenemos en cuenta algunos de los puntos desarrollados en este artículo podemos decir que Microsoft 365 es una solución que está diseñado mayoritariamente para empresas ofreciendo una gran variedad de planes que se pueden adaptar mejor a cada una de ellas.

Google Workspace por el contrario está más orientado al trabajo en pequeñas y medianas empresas que no necesitan herramientas de gran complejidad ni el uso de aplicaciones de escritorio.

Por lo tanto, mi consejo es que valores globalmente todas las características de cada plataforma y las compares con las necesidades propias o de tu organización para así determinar cuál es la plataforma que se adapta mejor.