Herramientas y metodologías para gestionar tareas en proyectos IT

Introducción

La gestión de proyectos es un área del conocimiento que en estos momentos resulta fundamental para cualquier organización, en todos sus departamentos. No obstante, es menester hacer hincapié en los equipos de IT, en donde el cambio es una constante y no paran de llegar nuevos proyectos. Esto requiere, por supuesto, un marco de trabajo y herramientas que sistematicen su marcha, y por ello vamos a revisar algunas de las más empleadas.

Elegir una metodología de gestión debe ser el primer paso, antes de seleccionar una herramienta. Esto se debe a las particularidades que involucran los proyectos de IT y que deben ser consideradas para tomar el esquema que mejor se adapte al plan trazado.

Por qué se necesita una metodología de gestión de proyectos en IT

La sistematización de los procedimientos representa el paso más importante para que un proyecto brinde los resultados que buscamos. Es decir, cada fase y sus tareas involucradas necesitan tener un camino marcado para una ejecución eficiente y efectiva.

Esto es precisamente lo que hace una metodología de gestión de proyectos y es la razón por la que primero debemos elegir la que mejor se adapte a nuestros planes, antes que fijarnos en una herramienta.

Las metodologías de gestión de proyectos en IT buscan sacar el máximo provecho de los recursos y el tiempo disponible. Por ello, es vital que la selección sea acertada y sean respetadas todas las normas establecidas.

Qué es y para qué sirve una herramienta de gestión de proyectos

Una herramienta de gestión de proyectos es un software orientado a facilitar cada uno de los pasos de este proceso. Al seleccionar una metodología de gestión, la herramienta nos servirá de interfaz e incluso, traerá automatizaciones que harán mucho más sencilla, rápida y precisa la administración de tareas y del tiempo.

Es decir, cuando elegimos la forma en que se gestionará el proyecto, tenemos el camino libre para elegir la herramienta que mejor se ajuste a nuestros requerimientos. Hacerlo en el orden contrario tendría, dentro de sus consecuencias, la elección de una aplicación totalmente desconectada de las necesidades del trabajo.

Las herramientas de gestión de proyectos son el complemento perfecto para las diferentes metodologías que existen. Como en cualquier tarea de la actualidad, el software es un agente facilitador de actividades y potenciador de resultados. En ese sentido, es de suma importancia que estemos cómodos con la aplicación empleada y que la conozcamos al máximo.

Principales metodologías de gestión de proyectos IT

Hay que destacar que en la gestión de proyectos en general existen una gran cantidad de metodologías. Sin embargo, como hemos comentado antes, las particularidades inherentes a la naturaleza de los proyectos hacen que algunas sean más o menos implementadas en determinados campos.

Por ello, cuando nos enfocamos directamente en el área de tecnología, podemos hablar de dos metodologías como las más empleadas: Agile y Cascada o Waterfall.

Metodología o Modelo en Cascada

El Modelo en Cascada apunta al tratamiento secuencial de las fases del proyecto. En ese sentido, el mismo es dividido en varias partes y la finalización de una implica el inicio de la siguiente. Esta metodología, planteaba un camino bastante básico y general hasta que en los años 70s, el teórico Winston Royce propone un nuevo esquema del Modelo en Cascada para proyectos de IT.

Royce establece que los proyectos deben dividirse en 7 fases iterativas, es decir, que pueden repetirse:

1. Requisitos del Sistema.
2. Requisitos de Software.
3. Análisis.
4. Diseño.
5. Implementación.
6. Prueba.
7. Servicio.

No obstante, con el pasar del tiempo la metodología fue experimentando cambios en pro de ser más provechosa para los proyectos gestionados. De esta forma, las fases de Requisitos del Sistema y Requisitos de Software fueron integradas a la de Análisis, reduciendo la división a 5 etapas.

Esta es una metodología que se basa en un esquema simple y una fuerte planificación. Esto último abre la posibilidad de anticiparnos a costos y herramientas necesarias. No obstante, es un factor que puede jugarnos en contra, considerando que, los proyectos de IT requieren de mucha flexibilidad. En el mundo de la tecnología los avances ocurren muy rápido y por ello, en ocasiones será necesario que los proyectos sean reajustados.

Así, la Metodología en Cascada ya no es tan ocupada en el campo de software, pero si puede ser funcional en otras áreas como redes o la implementación de hardware.

Metodología Agile

En el ámbito del desarrollo de software suele hablarse con frecuencia de Metodologías Agile, sin embargo, el concepto de Agile es mucho más amplio. Agile es una filosofía de trabajo orientada a proyectos de IT, establecida en el año 2001 y basada en 12 principios fundamentales, que aseguran flexibilidad, rapidez y satisfacción de todas las partes involucradas.

Frente a la necesidad de nuevos paradigmas para desarrollar soluciones de software, los directores de varias empresas se reúnen en el año 2001 para buscar alternativas. Así nace el manifiesto Agile, desde donde se desprenden toda una serie de metodologías para la gestión de proyectos de IT.

Emplear metodologías derivadas de la filosofía Agile aporta ventajas muy interesantes que no tenemos en el modelo de Cascada. Las entregas continuas son un factor clave porque dan pie a tener un software funcional al que se van a adaptando las diversas partes que componen el proyecto. Esto implica además comprobaciones iterativas, lo que permite corregir con rapidez y encontrar puntos de evolución. Igualmente, la flexibilidad que aseguran estas metodologías dan paso al trabajo colaborativo.

Vamos a nombrar algunas de las más populares en estos momentos.

Scrum

Scrum está en la cúspide de las tendencias cuando se trata de seleccionar una metodología de trabajo para proyectos de IT. Se basa en dividir el proceso de creación de un software en diferentes ciclos o iteraciones que pueden extenderse hasta un máximo de 4 semanas. La idea es que en cada ciclo se sume una nueva pieza al proyecto y además, se corrijan y potencien aspectos ya desarrollados. De esta manera, el producto se mantiene en una dinámica de entregas frecuentes al cliente y mejora continua.

Asimismo, Scrum es una forma de aplicar la filosofía Agile cuando requerimos resultados rápidos. Esto quiere decir que, es posible reestructurar proyectos en marcha que no están funcionando o cuya calidad se está viendo comprometida. Adicionalmente, hablamos de una metodología que promueve la máxima colaboración en el equipo a través de las Reuniones de Sincronización.

De esta manera, estamos frente a una metodología que consigue la satisfacción del cliente a través de la compenetración del equipo de trabajo y un sistema de mejoras y entregas iterativas.

Kanban

Kanban es una metodología que se centra principalmente en lo visual para ofrecer un panorama claro sobre la capacidad del equipo y las tareas que deben realizarse. En ese sentido, implica el uso de un tablero con 3 tarjetas ubicadas en paralelo y donde se ingresarán las actividades pendientes, en proceso y completadas. Si alguna vez has utilizado algún servicio como Trello, entonces has ocupado el método Kanban.

La idea es conocer a cabalidad las tareas, para distribuirlas de manera correcta con todo el equipo y posteriormente, verificar su estatus a diario. En ese sentido, emplear 3 tarjetas es la forma más básica de aplicar Kanban, aunque, es posible crear tu tablero con base en el flujo de trabajo de tu proyecto.

Adicionalmente, cabe resaltar que, esta metodología no es únicamente aplicable en el área de IT. Como hemos visto, Kanban ofrece principalmente una manera de organizar y gestionar, por lo que es posible emplearlo en proyectos de diferentes naturalezas.

Xtreme Programming

Xtreme Programming es un marco de trabajo construido a partir de una serie de buenas prácticas que buscan adaptarse a entornos de desarrollo que suelen ser volátiles. Es decir, cuando los requerimientos del proyecto no son completamente claros, esta metodología puede brindar las luces que se necesitan. Su base fundamental se encuentra en la planificación previa de los requerimientos que se manejan. Así, al estar bien preparados para lo que conocemos, tenemos la posibilidad de adaptarnos mejor a los escenarios cambiantes por venir,

Esto lo logra a través de un proceso de desarrollo iterativo e incremental, es decir, que, al completar una pieza o etapa del proyecto, se verifica todo el producto desde el inicio. Además, contempla la programación en parejas, por lo que una tarea está dividida en una dupla de desarrolladores que comparten sus conocimientos.

La incertidumbre es el habitat de Xtreme Programming y esta virtud, también puede resultar una complicación, considerando que, los escenarios cambiantes evitan establecer un cierre definitivo. En ese sentido, puede ser un tanto problemático determinar junto al cliente hasta donde crecerá o se desarrollará un sistema.

Si quieres saber más al respecto de estas 3 metodologías basadas en la filosofía Agile, tenemos un análisis muy interesante con datos adicionales que vale la pena conocer sobre Scrum, Kanban y Xtreme Programming.

Herramientas para la gestión de proyectos IT

Las herramientas para la gestión de proyectos IT facilitan todo lo relacionado con el control y monitoreo de cada fase. Al tratarse de soluciones de software, tendremos disponibles opciones para automatizar tareas que nos permiten ahorrar tiempo e incluso, enfocarnos en otras áreas.

Por ello, vamos a comentar algunas de las herramientas más populares en este campo.

Trello

Trello es un servicio que destaca en esta área por su posibilidad de trabajo colaborativo bajo la metodología Kanban. Así, su dinámica de uso implica el empleo de tarjetas en donde se agregan las tareas y que cambian de posición de acuerdo a su estado. Dentro de sus principales atractivos se encuentra la gran facilidad de uso y su carácter gratuito.

Desde esta herramienta tendrás posibilidades como la de asignar tareas a cada miembro del equipo o crear grupos para su ejecución. Igualmente, tendrás una visión bastante amplia de todo lo que ocurre dentro del proyecto, gracias al log de eventos. Esto quiere decir que, podrás estar al tanto de las novedades de cualquier tarea, con solo ingresar en ella.

Al contar con una interfaz tan sencilla, Trello resulta una alternativa online con tiempos de carga muy rápidos. Por lo que ingresar rápidamente y saber qué ocurre en cualquier tablero, es cuestión de segundos.

Si quieres saber más acerca de esta herramienta, tenemos un análisis detallado de ella en este artículo.

Jira

Jira es un software especialmente diseñado para la gestión de proyectos IT, en el área de desarrollo. Se trata de una herramienta con un amplísimo recorrido, puesto que, está en el mercado desde el año 2002. Dentro de sus atractivos más relevantes encontramos la posibilidad de implementar proyectos con metodología Kanban, Scrum o Mixtas.

Aunque se trata de una opción bastante especializada y completa, no quiere decir que su manejo sea complicado. Sin embargo, para sacar el máximo provecho de sus prestaciones, es necesario tener conocimientos sobre la gestión y administración de proyectos de tecnología. Esto te permitirá ocupar funciones como API Rest de Jira para integrar la aplicación con otras soluciones como IBM Doors o Bitbuket.

Por otra parte, hay un factor que quizás es determinante para el uso de parte de muchos usuarios y es el hecho de solo está disponible una versión de prueba gratis por 30 días. Posteriormente, será necesario pagar la licencia, cuyos costos pueden resultar elevados. No obstante, sin duda alguna, es una inversión que podría dejarte muchos beneficios.

Funciona en varias versiones y puedes conocer mucho más sobre sus ventajas y desventajas, en este análisis de la herramienta que hicimos anteriormente en el blog.

Forecast

El caso de Forecast es interesante porque se trata de una completa de suite de gestión empresarial, lo que involucra la gestión de proyectos. Su funcionamiento en la web y su interfaz lo convierten en una opción bastante amigable. Las funciones que ofrece permiten administrar cualquier tipo de proyecto, de modo que, el área de IT no está exenta. Pese a ello, esto podría ser precisamente uno de sus puntos negativos, al no estar diseñada especialmente para el campo de la tecnología.

No obstante, igualmente podrás asignar tareas, ver su progreso y adicionalmente cuenta con una sección orientada a monitorear el presupuesto del proyecto. De manera que, hablamos de una herramienta con todo lo necesario para adaptarse a diferentes entornos, incluyendo el desarrollo de software.

Rally

Rally es una herramienta que anteriormente llevaba por nombre CA Agile Central y se enfoca en ofrecer todo un entorno especial para el área de desarrollo de software. Su misión es ayudarnos a acelerar el ciclo, manteniendo la calidad y eficiencia del producto. Al igual que otras soluciones, permite crear y asignar tareas, mientras monitoreamos su estatus hasta ser completada.

El hecho de estar centrada en los entornos de desarrollo de software, le permite ofrecer funciones muy ajustadas a cada etapa del ciclo. Así, las metodologías Scrum, Kanban, XP y Mixtas pueden convivir dentro de la misma herramienta sin demasiados inconvenientes. Los gerentes de proyectos tienen en esta solución una suite para trabajar en las diversas modalidades de organización que pueden presentarse al crear un software.

No hay versión gratuita de Rally, es un software sujeto a pago, por lo que tendrás que comunicarte con su equipo de ventas para contratarlo.

Taiga

Taiga es un servicio de origen español que está entrando en el mercado con una excelente propuesta orientada a metodologías Kanban. No obstante, resulta muy atractivo el hecho de que podemos llevar proyectos Kanban a Scrum de forma sencilla, con sus opciones nativas. Puedes generar flujos de trabajo personalizados y, además, el servicio ofrece un plan gratuito.

Esto último es un factor determinante y atractivo, porque nos permite no solo probar, sino también darle la oportunidad de verlo en entornos de producción reales. La conversión de metodología es una función que no es tan común en este tipo herramienta, pero cuya utilidad es gigantesca. Si estás frente al cambio de gerencia de un proyecto, Taiga puede facilitar las modificaciones si deciden pasar de Kanban a Scrum.

Adicionalmente, hay gráficos de seguimiento que otorgan una visión más amplia sobre el progreso del proyecto. Desde esta opción, podrás ver el desenvolvimiento de cada sprint del, el tiempo que han tomado y el momento exacto de finalización.

Metodologías y herramientas acertadas, la clave del éxito al gestionar proyectos IT

Como hemos visto hasta ahora, las metodologías y las herramientas de gestión de proyectos están estrechamente relacionadas. Su correcta combinación representará el punto de partida para una oportuna gestión y administración de las tareas. Es de resaltar, además, que siempre debemos encontrar la mejor metodología para nuestros proyectos, antes de ir por una herramienta. Las metodologías serán nuestro marco de trabajo y las herramientas, la interfaz desde donde lo realizaremos.

Por esta razón, es vital seleccionar una herramienta con la que estemos cómodos y satisfechos de sus características. A la hora de elegir un servicio o software de gestión, el mejor no será aquel que más opciones tenga, sino el que mejor se adapte a lo que requerimos. Además, este mercado es enorme y en la búsqueda es posible encontrar algunas joyas como el caso de Taiga.

La gestión de proyectos IT es una de las piezas fundamentales para que el proceso de creación de un software sea óptimo y en ese sentido, la clave del éxito es combinar acertadamente nuestras metodologías y herramientas.