Recursos Humanos

En nuestros días, la gran mayoría de los procesos organizacionales reposan sobre una solución tecnológica. Por ello, cuando entramos en cualquier departamento de una empresa es muy probable que debamos familiarizarnos con qué es un ERP. Este tipo de software tiene una importancia crucial en la gestión de tareas para todos los niveles de una compañía. En ese sentido, las oficinas de Recursos Humanos no son la excepción y hay opciones muy interesantes para apoyar los distintos procesos que llevan a cabo.

Considerando todo esto, vamos a revisar no solo el concepto que envuelve las siglas ERP, sino también los tipos de ERP que existen, sus ventajas y cuáles son las mejores alternativas que encontraremos en el mercado.

Qué es un ERP para Recursos Humanos

Las siglas ERP hacen referencia a Enterprise Resource Planing, es decir, Planificación de Recursos Empresariales. En ese sentido, se trata de una plataforma informática que ofrece diversas soluciones de software orientadas a las distintas áreas de la empresa y que son capaces de integrarse entre sí. De esta manera, podemos ver que existen ERP con opciones que apuntan a gestiones administrativas, de producción, almacén y también propias de Recursos Humanos.

Así, podemos definir un ERP para Recursos Humanos como una herramienta de software con funciones adecuadas para gestionar, agilizar y facilitar las tareas del departamento. Esto va desde los procesos de selección y reclutamiento, pasando por la formación y capacitación, hasta llegar a todo lo relacionado con productividad y absentismo.

La principal característica de un ERP es precisamente su carácter modular. Quiere decir que este tipo de software se divide en bloques orientados a áreas y tareas específicas. En ese sentido, podemos elegir un módulo ERP para la oficina de Administración o RRHH, por ejemplo, y a su vez seleccionar módulos determinados para las tareas que se llevarán a cabo en el departamento. Adicionalmente, los flujos de trabajo de dichos módulos pueden comunicarse con las de otras áreas de la organización de ser necesario.

Emplear un ERP en el área de Recursos Humanos es algo que obedece directamente al crecimiento de la compañía. Es decir, llega un momento en que las hojas de cálculo y otros mecanismos no son suficientes para cubrir las necesidades de almacenamiento y procesamiento de datos de todo el personal.

Ventajas de usar un ERP de Recursos Humanos

Abarcar todas las variables y factores que implica la gestión de talento humano es algo que puede ser bastante complicado desde una hoja de Excel. Es por ello que los ERP como software de RRHH llegan para automatizar, facilitar y reducir el tiempo que invertimos en lo que va desde el ingreso de datos, hasta la generación de reportes. No obstante, vamos a detallar las ventajas más resaltantes que podemos obtener al emplear un módulo ERP en la oficina de Recursos Humanos.

Escalabilidad

La escalabilidad se refiere a la capacidad que tiene un sistema cualquiera para adaptarse al crecimiento de las demandas que recibe. En ese sentido, mientras las hojas de cálculo no son escalables, las soluciones ERP ofrecen la posibilidad de crecer tanto como lo permita el poder de cómputo del servidor. De esta manera, si una empresa pasa de tener 20 a 200 trabajadores, un ERP de Recursos Humanos ofrece la posibilidad de mantener la operatividad sin problemas.

Automatización de tareas

Automatizar es una de las principales funciones de la tecnología al aplicarse en cualquier campo y los ERP para RHH no son la excepción. Con su implementación, es posible establecer flujos de trabajo que pueden ahorrarnos mucho tiempo en tareas repetitivas. Por ejemplo, enviar un reporte para el pago de nómina es algo que puede reducirse a generarlo desde el ERP y que permanezca disponible en el sistema para que el departamento pertinente pueda verlo y procesarlo.

Crear constancias de trabajo, solicitudes de vacaciones y hasta gestionar los cumpleaños del mes para ofrecer beneficios son tareas que pueden ser automatizadas desde un ERP. Esto ayuda a que los responsables del área puedan enfocarse en labores que aporten más valor.

Disponibilidad de la información

Una particularidad del departamento de Recursos Humanos es el hecho de que la información que manejan puede ser requerida por las demás áreas de la empresa. Sin la ayuda de un ERP para RRHH, esta tarea implica buscar los archivos con la información necesaria, copiarlos y luego enviarlos a través del correo electrónico. En caso de que aumente la demanda de información por parte de los otros departamentos, básicamente necesitaríamos a una persona para que se encargue de ello.

Sin embargo, con la implementación de un ERP esto es algo que se reduciría a la generación de los reportes y la integración entre módulos hará el resto. Así, es posible generar flujos en donde los encargados de otras áreas puedan solicitar acceso a cierta información y obtenerla inmediatamente con un par de clics.

Reducción de los márgenes de error

Emplear un ERP como software de Recursos Humanos traerá consigo una reducción importantísima en los márgenes de error a la hora de hacer cálculos para medir al personal. Desde una hoja de cálculo existen múltiples posibilidades de cometer errores al ingresar datos en celdas equivocadas, por ejemplo. Igualmente, podríamos perder las formulas o el formato de la hoja con un mínimo movimiento sin que lo notemos.

Los ERP eliminan todo esto y permiten un cálculo exacto y preciso de todos los factores que envuelven el desenvolvimiento del personal. La posibilidad de tener datos completamente correctos contribuirá además con una toma de decisiones mucho más adecuada.

Tipos de ERP

Cuando hablamos acerca de tipos de ERP para RRHH, podemos referirnos a dos categorías: según su implementación y según sus funciones.

ERP según su implementación

Hay 3 formas de implementar soluciones ERP:

• Local: se refiere a la instalación del sistema en los servidores locales de la empresa. Permite un excelente rendimiento dentro de la oficina, pero amerita trabajo adicional para consultarlo de forma remota.

• SaaS: bajo este modelo el sistema está basado en la nube y es posible acceder a la aplicación desde internet. Siempre estará disponible a menos que nos quedemos sin conexión.

• Híbrido: se trata de una implementación en donde podemos repartir las diferentes funciones del ERP para acceder a ellas de forma local, a través de internet o de ambas maneras.

ERP según sus funciones

Esta categoría es mucho más específica porque divide los ERP en función a las tareas que lleva a cabo. En ese sentido, los ERP de RRHH pueden ser de reclutamiento y selección, formación, gestión de personal, evaluación de desempeño y en general, de cualquier proceso que se realice en el departamento y esté disponible en el sistema.

Qué software ERP de Recursos Humanos elegir

Elegir un software ERP de Recursos Humanos es una decisión en la que deben considerarse todos los factores del departamento para hacerlo de forma correcta. Es decir, deben tenerse muy claros los procesos que se realizan en el área con el propósito de seleccionar una opción que se ajuste a la perfección.

El mercado de ERP es bastante amplio y hay muchas alternativas disponibles, no obstante, vamos a mencionar los que consideramos los mejores para el área de Recursos de Humanos.

SAP ERP

SAP es un gigante cuando se trata de software para el mercado de planificación de recursos empresariales. Este ERP cuenta con un módulo dedicado a la gestión de capital humano llamado SAP SuccessFactors y sus funciones ofrecen posibilidades como:

• Gestionar la experiencia del personal para conocer más fondo sus metas y necesidades.
• Administrar las necesidades de talento humano de la empresa.
• Hacer seguimiento de horarios, absentismo, productividad y pagos.
• Manejar los servicios de RRHH como emisión de cartas de trabajo, recomendaciones y documentación relacionada.
• información estratégica a partir de los datos que almacena el sistema sobre el personal.

Adicionalmente, SAP cuenta con la posibilidad de implementarse en la nube y también de forma híbrida. Esto brinda mayor facilidad de acceso y disponibilidad de la información en todo momento. Las características y funcionalidades de SAP ERP lo posicionan como una de las alternativas más recomendables a la hora de seleccionar un software para RRHH.

Odoo

En un mercado donde la mayoría de las alternativas están sujetas a pago por ser de carácter propietario, Odoo representa una especie de oasis. Este ERP no amerita pago de licencia en su versión básica, no obstante, su fabricante cuenta con una versión empresarial que sirve como complemento y agrega funciones adicionales. En general se trata de un sistema muy completo que incorpora CRM, facturación, contabilidad, gestión de almacén y también RRHH.

Odoo como ERP de RRHH ofrece módulos orientados a:

• Gestión de empleados.
• Contratación.
• Tiempo personal.
• Valoraciones.
• Referencias.
• Flora.

Si bien algunos de los módulos son de pago, también es de resaltar que los precios son bastante bajos en comparación con otras opciones. Es un software bastante amigable y si requieres formación al respecto, también tenemos un Curso de Odoo disponible.

Bizneo

Cuando pensamos en un ERP para RHH, probablemente vienen a nuestra mente interfaces rudimentarias y otras que suelen ser muy funcionales, pero solo accesibles a través del PC. Bizneo llega con un punto muy atractivo y es el hecho de que su implementación en la nube ofrece acceso a través de aplicaciones móviles. En ese sentido, se amplía la posibilidad de acceso a la información para tenerla a la mano en cualquier momento.

Esta solución se conforma de 12 módulos repartidos en 3 categorías: gestión de talento, gestión de personal y gestión de tiempo. Dichos módulos son completamente adaptables a las necesidades de la organización, por lo que será posible elegir exactamente lo que necesitamos. A la hora de adquirirlo, será necesario seleccionar entre alguna de las 3 tallas del servicio que se diferencian en la cantidad de usuarios y funciones activas.

Sage

Sage es un paquete ERP que dentro de sus opciones ofrece Sage HR, un módulo con implementación en la nube la gestión de Recursos Humanos. En ese sentido, el acceso al sistema lo tenemos a través del navegador presentando una interfaz muy amigable. Es precisamente la sencillez su punto diferenciador, logrando una familiarización rápida con todos los elementos del sistema.

Algunas de las tareas en las que Sage HR puede apoyar al departamento de RRHH son:

• Registro de empleados.
• Generación de comunicaciones, informes, reportes y organigramas.
• Gestión de ausencias.
• Control de horarios.
• Valoración de rendimiento.
• Reclutamiento y selección.
• Gestión de turnos.

Quienes buscan una opción con una curva de aprendizaje rápida para mantener la operatividad del departamento, tienen un excelente aliado en Sage HR.

Microsoft Dynamics

Cerramos con otro gigante del mercado de ERP que cuenta con una importante cuota de mercado y un amplio desarrollo en soluciones para la planificación de recursos empresariales. Dentro del paquete Dynamics de Microsoft podemos encontrar la aplicación Human Resources, su módulo orientado a la gestión de Recursos Humanos.

Quizás lo más atractivo de esta opción es la experiencia que ofrece tanto en usabilidad, como a nivel visual. Dentro de sus alternativas más destacables podemos mencionar las opciones de autoservicio. Esto permite que el personal pueda obtener por sí mismo la información que necesita, como reportes de sus evaluaciones, beneficios y más.

Adicionalmente, se trata de una opción muy flexible permitiendo crear u optimizar planes de compensación, beneficios, certificaciones y más, de acuerdo a la dinámica de la empresa. Los reportes son impecables y podemos filtrarlos, guardarlos, compartirlos y comentarlos, todo desde la misma aplicación.

La importancia de un ERP en la organización

La tecnología lleva sobre sus hombros la evolución del ámbito empresarial, permitiendo a las organizaciones ir a la par de los nuevos tiempos. Vivimos en la época de la inmediatez, lo que quiere decir que cada vez necesitamos más velocidad a la hora de adquirir información. Por ello, los ERP representan una alternativa vital en estos momentos para el buen desenvolvimiento del área de RRHH.

Automatizar procesos, optimizarlos y hacerlos fáciles es el fin último de estas soluciones que permiten una gestión más precisa, amigable y cercana del talento humano.