Recursos Humanos

Qué es un plan de sucesión

Gestionar el talento es “un deber”, por así decirlo, de cualquier organización que desee sobrevivir. En ese sentido, el plan de sucesión es una herramienta básica de supervivencia. ¿Tanto? ¡Si! De esa previsión de personal, entre otros factores clave, depende la continuidad de las actividades de la empresa.

Un plan de sucesión es una técnica que se aplica en las áreas de recursos humanos, para evaluar en qué áreas hay o habrá necesidad de cobertura de puestos de trabajo y cuáles perfiles habrá que conseguir o preparar, si es gente de la empresa, para resolver las brechas de talento.

Estos planes suelen incluir un paso a paso de las distintas etapas a seguir para que, en función de los tiempos asociados, la persona esté en condiciones de asumir por ejemplo, mayores responsabilidades o roles que impliquen liderazgo.

En conclusión, un plan de sucesión es una estrategia más para la toma de decisiones en una empresa que busca seguir activa, incluso ante imprevistos.

Aplicación en el entorno empresarial

El Capitán de un barco es el último que abandona el mismo, en caso de siniestro. Aquí es donde los planes de sucesión resultan clave. Se aplican en los entornos empresariales, sobre todo se invierte en ellos, haciendo foco en en las personas con alto desempeño y alto potencial, aquellas en las que se piensa como posibles líderes futuros de la organización.

Es así que se vuelve valioso identificar con cuántas personas se cuenta, de qué especialidades, qué habilidades, conocimientos y actitudes pueden aplicar a la empresa o qué talentos pueden potenciar y desarrollar, se vuelven piezas claves del rompecabezas sucesorio.

Beneficios de un plan de sucesión efectivo

Múltiples beneficios se observan de la aplicación de un plan de sucesión efectivo:

• Garantizar la continuidad de las actividades de la empresa. Esta acción es crucial, perder el conocimiento organizacional (know how) o personas que ocupan puestos clave, acarrea consecuencias incalculables para las empresas.

• La aplicación de los planes de sucesión, trae beneficios económicos. El coste de contratar personal externo no se compara, con el de desarrollar el talento de las personas que ya trabajan en la organización.

• Los tiempos materiales son distintos. Es decir, si hay que partir desde un nuevo proceso de selección, habrá que calcular más tiempo que si se elabora un plan de sucesión para promover a un colaborador que ya trabaja con nosotros. Hay que tener presente, que ese colaborador o colaboradora conoce a la empresa y su cultura.

• Cuando hay un plan de sucesión, los empleados y las empleadas ven con claridad la intención de retenerlos que la empresa tiene. Ya no son promesas vacías, sino reales: si haces tales acciones y te comprometes a tal desempeño, este será el recorrido que la empresa pensó para ti, como en el ejemplo del principio. Esto es el desarrollo de la carrera en sí mismo y esas acciones motivan a las personas, definitivamente.

• Asociado a lo anterior, es de destacar que con la aplicación de un plan de sucesión en una empresa, se incrementa el nivel de satisfacción de los empleados y empleadas, así como se mejora el clima laboral, por promover reglas claras de trabajo.

• Hablando de reglas claras, estas reducen la incertidumbre y dan un marco de seguridad psicológica para los trabajadores y las trabajadoras. Por ello, contar con un plan de sucesión es aportar a la seguridad psicológica de las personas que allí trabajan.

• Podría mencionarse además, el reconocimiento. Detectar potencial, desarrollarlo y cumplir con un plan, efectivamente, se convierte en un reconocimiento por parte de la organización, para las personas.

• Se observa también, que teniendo un plan de sucesiones claro, se puede afinar la propuesta de formación de los futuros reemplazos.

En síntesis, la continuidad de la empresa, la retención del talento, la satisfacción laboral y el clima de trabajo, son los pilares principales sobre los que conviene apalancar un plan de sucesión. Por tanto, sobran los motivos para optar por esta herramienta, ya que como se puede observar, su aplicación es beneficiosa para ambas partes: empleados y empresa.

Aseguramiento de la continuidad operativa

Tal como se mencionó en el apartado anterior, la continuidad es un eje central para las organizaciones. Se ha mencionado en numerosas oportunidades, que sin talento no hay empresa. En ese sentido, contar con un plan de sucesión, da previsibilidad y anticipa los movimientos de carrera que se pueden planificar para el personal. Asimismo, si faltase alguna especialidad puede suplirse o bien con formación o con contratación externa. Cosa que se sabe de antemano, si se ha planificado.

Si bien las planificaciones no están talladas en piedra, sino que deben ser flexibles y responder al dinamismo del mundo que nos rodea, hacer un plan de sucesión hará que las transiciones en los cargos sean mejor amortiguadas, pues ya se han previsto acciones para eso y para posibles contingencias. Incluso, a veces, las personas se van de las empresas de un día para el otro.

Mejora en la retención de talento clave

Al contar con un plan de sucesión las compañías de alguna forma se “garantizan” la retención de una persona altamente valorada, llamada talento clave o crítico. Son aquellas personas que sea por su expertise, por su desempeño o por sus habilidades específicas, se necesita contar con ellas en la empresa, más que cualquier otro perfil, por la dificultad que supone reemplazarlas.

Cuando se dice que el plan de sucesión mejora la retención del talento clave, es porque se les están dando oportunidades de crecimiento concretas y sobre todo se le demuestra a la persona, que se cree en sus capacidades y se confía en su potencial. La confianza mutua, tal como expone el psicólogo Elliot Jaques (2000), hace fluir la retención del talento también.

Identificación de roles clave para la sucesión

En este apartado abordaremos elementos que nos ayudan a identificar los roles claves para un plan de sucesión en una empresa:

• El organigrama: Es un gran recurso gráfico, que ayuda a vislumbrar los roles críticos y la distribución de los cargos. De forma tal que se observa a simple vista, la cantidad de ocupantes y los puestos de trabajo que tiene la organización definidos.

• Las descripciones de puesto (Job description): Esta herramienta sumamente importante, nos indica qué puestos hay que cubrir o nos ayuda a identificar las especificidades de cada uno, para considerarlo o no, como puesto crítico. Las descripciones incluyen información referida a las funciones primarias y secundarias del puesto de trabajo, así como sus respectivas características y requerimientos de formación, de experiencia o de conocimientos complementarios.

• Los inventarios del personal: Este recurso, que ayudará al conjunto decisorio, incluye los antecedentes curriculares de las personas (candidatas). Por ejemplo, contienen: la educación formal, la formación o cursos de capacitación que hayan tomado, los otros puestos de trabajo que ocuparon en la organización, las calificaciones de las evaluaciones de desempeño previas, entre otra información relevante.

• La revisión de los procesos o procedimientos de la organización: Conviene contar con estos elementos, ya que se podrá revisar cuáles son los roles críticos que se desprenden de la criticidad de cada procedimiento. Por tanto, permiten identificar las posiciones claves y quiénes son sus ocupantes actuales.

• Personas que dejarán la organización: Si bien es difícil estimar con precisión, quiénes podrán dejar la organización de repente, es factible identificar quiénes serán las próximas personas en llegar a la edad jubilatoria o iniciar una licencia prolongada. Esta estimación debe formar parte de lo que se llama planeamiento estratégico de recursos humanos.

Como se puede observar, muchos recursos aportan información para esta tarea tan importante que conlleva, elaborar un plan de sucesión.

Desarrollo de potenciales candidatos

A continuación, se detallan algunas estrategias que utilizan las áreas de recursos humanos, para identificar y desarrollar el talento potencial de las personas, con las que ya cuenta la organización.

• Los test proyectivos psicológicos: Las pruebas detectan distintas competencias y proyectan potencialidades. Por supuesto, estos deben ser puestos en práctica por profesionales idóneos de la psicología, quienes entregarán a la organización, el informe respectivo.

• Evaluación por competencias: A través de estas, se pueden medir las potencialidades de cada candidato. Las mismas deben definirse previamente, en función del puesto de mayor jerarquía que esas personas podrían ocupar en el futuro. Estos son algunos ejemplos de competencias a evaluarse en puestos jerárquicos: liderazgo, comunicación, resolución de conflictos, capacidad estratégica, planeamiento, entre otras.

• Matriz Nine Box: Esta herramienta estratégica, arroja información combinando el desempeño y el potencial de las personas, lo que nos ayudará a tomar decisiones. Recuerde que si la empresa cuenta con un sistema de gestión llamado CRM (Customer Relationship Management) hay acciones parametrizables y hasta posiblemente el propio software sugiera, formatos de medición del potencial combinado con el desempeño de las personas y hacer los cruces correspondientes.

• Los planes de formación a medida: Son la acción por excelencia para potenciar a las personas. Se recomienda ampliar la información revisando los Programas de desarrollo de liderazgo: Formando a futuros líderes de OpenWebinars. Tener en cuenta que es muy importante, alinear la capacitación a las necesidades detectadas para preparar a los futuros reemplazos.

• Otras estrategias: Hay recursos complementarios, que se pueden adoptar en la cotidianidad. Por ejemplo, trabajar el o la actual ocupante, codo a codo con el reemplazo propuesto, para que observe cómo es el día a día. Es decir, qué implica esa posición en la práctica. Incluso, se puede comenzar a darle pequeñas asignaciones o desafíos o proyectos, que no sean troncales y la persona pueda ir poniendo en práctica sus potencialidades.

Evaluación y selección de sucesores

Si se trata de evaluar a los posible sucesores, las siguientes herramientas serán de gran apoyo:

• Las entrevistas por competencias: Aquí se evaluará la capacidad del candidato para responder a las competencias que tendrá que poner en práctica, en el futuro puesto de trabajo. La clave es identificar en primer lugar, las competencias del puesto y luego, verificarlas en una conversación con el posible candidato.

• Las evaluaciones de desempeño: Son una herramienta que arrojan información sobre el desempeño pasado de las personas. En ese sentido, según cómo estén orientadas, podrán aportar información referida a competencias de la personalidad de los evaluados o información referida al cumplimiento de objetivos laborales. Ambas informaciones, son de utilidad en la elección de los sucesores.

• Los mapas de talento estratégico: Estos pueden orientar a las áreas de recursos humanos a identificar quiénes son esos futuros reemplazos, pues orientan visualmente, cuál es el potencial y cuáles las aptitudes de las personas. En ese sentido, te invitamos a profundizar la lectura sobre la temática en el Blog de OpenWebinars, haciendo click en el enlace: Mapa de talento estratégico: Potencia el éxito organizacional.

• Los assessment center: Son herramientas de cotejo en las que ante diversos desafíos o situaciones, se observan concretamente las actitudes y los comportamientos de las personas que están siendo evaluadas para ser reemplazo. Para aplicar esta técnica, se debe contar con más de un observador, que no estén en la misma escena que el candidato o candidata. Es ideal practicarlo en un sitio del estilo de la cámara Gesell.

• Las simulaciones: Como su nombre lo indica, se trata de situaciones ficticias, las cuales está en conocimiento la persona a evaluar y se observan sus actitudes, sus acciones y sus formas de reaccionar, ante esos sucesos. Las situaciones propuestas, se vinculan con problemáticas habituales del puesto de trabajo o implicancias estratégicas, en dónde los participantes deberán tomar decisiones y sobre ese proceso, estará centrada la observación.

• Los test de personalidad: Como se mencionó anteriormente, son por excelencia herramientas que, bien aplicadas, arrojan mucha información sobre las potencialidades de las candidaturas. Se debe seleccionar cuidadosamente la técnica, dependiendo de la competencia que se quiera detectar. Deben realizarlos profesionales de la psicología.

• Los cuadros de reemplazo o también llamados diagramas de reemplazo: Suelen ser la herramienta por excelencia, a la hora de seleccionar sucesores. Estos contemplan toda la información para poder tomar una decisión. Incluyen, por ejemplo, la antigüedad de la persona en su puesto actual, el código de potencial que las distintas herramientas hayan arrojado, el puesto que ocupa hoy día. El diagrama de reemplazo a diferencia del plan de sucesión le pone un nombre y apellido al futuro ocupante. Normalmente, los cuadros de reemplazo se alimentan de todos los recursos ya mencionados.

Aquí vale hacer una aclaración, el potencial es una percepción subjetiva sobre una persona, acerca de habilidades, competencias que si bien se testean, hasta que no ocupe efectivamente el nuevo rol, no se sabrá si lo hará satisfactoriamente. Con lo cual, es importante tener presente que puede haber un margen de error en este plan de sucesión, por más que se intente disminuirlo al máximo posible.

Planificación de la transición

Este ítem es súper interesante. Si bien no hay una receta mágica para implementar una transición, si hay algunos pasos que se recomienda seguir, para que las relaciones se mantengan armoniosas mientras sucede “el paso de mando” y esta sea lo más natural posible. Entonces:

• Considerar a las personas involucradas: Tienen que estar al tanto de lo que va a suceder, de los pasos a seguir según el plan de sucesión y de las acciones que cada quién debe ocuparse, así como los plazos asociados.

• Establecer un acuerdo entre partes: Esta acción es recomendable antes de avanzar más. Consiste en documentar el paso a paso que se llevará adelante y los plazos de concreción que deberían ser fruto del acuerdo de los involucrados.

• Acciones que podrían incluirse: Algunas de las estrategias que podrían incluirse son: trabajar el actual ocupante con su futuro reemplazo, codo a codo (Se lo conoce como job shadowing). También se pueden implementar actividades tales como: reemplazo en ausencias breves, formaciones afines, explicaciones directas o documentos. Y si se anima el actual ocupante del puesto, incluso, puede hacer videos o tutoriales de cómo hacer las tareas correspondientes.

• Plan de acción para las personas que se están por jubilar: Es interesante armar un plan en ese caso, para que quien deje el cargo tenga la oportunidad de decidir cómo será la transición. Esta participación fomentará la colaboración y generará buena predisposición. Quizás quien se está por jubilar prefiera ir dejando el cargo paulatinamente o de golpe, o trabajar menos días a la semana, etc.

Comunicación del plan de sucesión

Sin comunicación no hay acción. Por lo tanto para esta etapa de los planes de sucesión en una empresa, se hace necesario elaborar un plan de comunicación destinado fundamentalmente a los stakeholders involucrados.

Esto ayudará a que el plan pueda fluir y a disipar todas las dudas. Se deberán determinar aspectos como:

• Definir y preparar el plan de comunicación: Identificar roles y responsabilidades de los actores principales (stakeholders).
• Adquirir una actitud proactiva, a la hora de comunicar. Es decir, evitar que se corran rumores falsos o cotillas que generen malestar o confusión.
• Ser transparente en la comunicación: delimitar el proceso, identificar los criterios de selección y marcar los tiempos asociados al cronograma.
• Invitar a los stakeholders a participar e involucrarse en el plan de sucesión empresarial.
• Mantener una comunicación continua con los involucrados. Esto genera vínculos de confianza y de seguridad para las partes.
• Comunicar cuáles serán las oportunidades de desarrollo concretas para los y las participantes.
• Generar espacios para plantear preocupaciones, dudas o incluso celebrar logros.

Se anexan a continuación, algunas preguntas que pueden ayudar a definir el plan de comunicaciones:

• ¿Se comunicará el potencial identificado a todas las personas involucradas?
• Si se identifica una persona con bajo potencial, qué acciones se implementarán
• ¿Se comunicará el plan de acción a todo el equipo o exclusivamente a quienes estén involucrados?
• Qué rol tendrán los involucrados o las involucradas: activos o pasivos dentro del plan de sucesión en la empresa.

Monitorización y revisión del plan

Instancias de seguimiento, revisión y ajustes deben ser consideradas en el plan de sucesión empresarial. En ese sentido, es recomendable tener en cuenta:

• El establecimiento de métricas de seguimiento: Por ejemplo, tener un indicador que mida el grado de cumplimiento del plan u otro que mida el nivel de satisfacción y compromiso de las personas involucradas, son claves. Ya que darán pie a la realización de las acciones definidas y al seguimiento de los plazos del plan de sucesión en la empresa.

• La revisión periódica: En relación a esta, si bien los indicadores nos darán una imagen de lo que está sucediendo, es altamente recomendable como estrategia, mantener una comunicación fluida con las personas involucradas. Será complementario de lo anterior y nos dará oportunidad de evaluar, el curso de las acciones que suceden.

• Dar lugar a los ajustes: Como se describe unos párrafos más arriba, se trata de un plan y como tal, debe tener margen de acción suficiente, para ir ajustando sobre la marcha lo que se considere necesario. Es importante aquí poner el ojo especialmente, en evaluar cómo avanza el plan y adecuarlo conforme sea conveniente y posible.

Conclusiones

A modo de reflexión es factible afirmar que la operatividad de la organización no se negocia, no importa su tamaño, su actividad ni su locación. Los planes de sucesión son una herramienta clave para que esa continuidad no peligre. Permite contar con las personas adecuadas en el momento adecuado y además que estén listas para reemplazar a quiénes se haya identificado oportunamente.

A futuro, la tendencia sostenida será que la Inteligencia Artificial proveerá (ya lo hace) más recursos para poder hacer un plan de sucesión que nos permita alinear los objetivos de la organización o sus necesidades, con los de las personas que allí trabajan.