Qué es Microsoft Project y cómo sacarle partido

Qué es Microsoft Project

MS Project es un software de Microsoft creado y utilizado por millones de usuarios a nivel mundial para gestionar y administrar proyectos de forma eficiente.

Permitiendo adaptar y controlar calendarios, asignar tareas a recursos, llevar un perfecto control y seguimiento del proyecto, permitiendo gestionar y controlar el presupuesto, los plazos, además nos da la posibilidad de crear informes en tiempo real o a una fecha que le indiquemos de cuál es el estado del proyecto.

Qué es un proyecto

Un proyecto se define como un esfuerzo temporal para conseguir un objetivo, producto o servicio único. Se define como temporal porque tienen una duración determinada.

Constantemente en nuestra vida cotidiana hacemos proyectos, de negocios, personales o en el ámbito laboral o académico, lo más importante es tener claro dónde va a terminar este.

Algunos ejemplos de proyectos podrían ser los siguientes:

• La creación de una película de cine
• El traslado de una oficina
• La apertura de una tienda
• Elaborar una urbanización de viviendas unifamiliares
• Contratar varios empleados para una empresa
• Poner en marcha unas olimpiadas
• El desarrollo de un curso

Breve historia de Microsoft Project

Microsoft Project nació en 1984, una compañía que trabajaba para Microsoft creó la primera versión del programa, después Microsoft compró todos los derechos en 1985 y sacó la segunda versión.

Estas dos versiones y otras dos versiones más posteriores corrían bajo sistema operativo DOS, fue en 1990 cuando Microsoft lanzó la primera versión del software de gestión de proyectos para Windows.

Debes de saber que actualmente no hay ninguna versión de Project para Mac. Aunque en el pasado si las hubo, en concreto entre el 1991 y 1993, pero estas versiones como comprenderás no se pueden ejecutar ya en Mac.

Project no pertenece al paquete Office como mucha gente piensa, es un programa aparte y requiere una licencia aparte, hablaremos más delante de las distintas versiones que Microsoft ofrece.

Para qué sirve Microsoft Project

Mediante el uso de este software podrás programar un proyecto desde su fecha de inicio y una vez incorporadas y vinculadas las tareas, Project calculará la fecha de finalización del proyecto de forma automática.

También es posible programar un proyecto desde su fecha de finalización si conoces esa fecha y una vez incorporadas y vinculadas las tareas, Project calculará la fecha en la que tienes que iniciar el proyecto.

Project cuenta para la programación de tus proyectos con tres calendarios base que puedes utilizar si te sirven, o puedes adaptar cualquiera de ellos a la realidad de tu proyecto.

Project contiene un calendario estándar, uno de turno de noche y otro de 24 horas ininterrumpidas de trabajo, si uno de estos sirve para tu proyecto puedes usarlo.

Si no se adapta exactamente, puedes modificarlo, o incluso puedes crear un calendario propio para tu proyecto, con los horarios laborales, los días festivos, las vacaciones, etc. y asociarlo a tu proyecto.

Además, gracias a una fantástica herramienta con la que cuenta Project llamada Organizador, podrás copiar ese calendario a otros proyectos si es necesario y así reutilizarlo todas las veces que quieras.

Project te permite crear y gestionar proyectos en cascada, pero también tiene la posibilidad de que gestiones un proyecto ágil con el uso de vistas de panel de tareas de proyectos y la capacidad de crear proyectos basados en Sprint.

Y sobre todo Project te permite gestionar proyectos híbridos, cosa que no muchas otras herramientas te proporcionan, pudiendo gestionar una parte del proyecto en cascada y otra parte en modo ágil.

Características de Microsoft Project

Para facilitar el trabajo a las personas usuarias, Project trabaja con vistas combinadas, la principal y establecida por defecto es la vista llamada Diagrama de Gantt, la cual está formada por la Tabla de entrada y el gráfico de Gantt.

En la parte izquierda de la vista Diagrama de Gantt, localizamos la tabla de entrada donde se incorporan las tareas, y en la parte derecha de la vista localizamos el gráfico de Gantt.

El ingeniero norteamericano Henry Gantt desarrollo este diagrama de barras que muestra el plan del proyecto en una escala temporal.

Una vez incorporadas las tareas a tu proyecto, podrás vincularlas eligiendo que tipo de vínculo existe entre ellas, de modo que se acerque lo máximo posible a la realidad.

Project tiene buena comunicación con otras herramientas de Microsoft, como, por ejemplo, las herramientas ofimáticas, puedes importar tareas de una tabla que tengas en Excel, o tareas que tengas en Outlook, también puedes vincular Project con Planner la herramienta de gestión de proyectos de Microsoft 365.

Otra de las características importantes de Microsoft Project es la completa gestión que puede hacer de los recursos.

La gestión de los recursos es una de las partes más relevantes que debes tener en cuenta en la planificación de tu proyecto. La gestión de recursos en Project es muy completa y, algo compleja. Pero, si configuramos perfectamente los recursos, la planificación del proyecto será mucho más precisa.

Un recurso es cualquier persona, equipo o materiales utilizados para completar las tareas de las que se compone un proyecto.

Si empleamos Project Professional conectado a Project Server, podemos tener acceso a recursos de empresa, que son una lista de recursos para toda la organización y que se pueden compartir en varios proyectos. Esta lista normalmente la administra una persona administradora y luego cada jefe de proyecto toma recursos de esa lista para agregar a sus proyectos.

Pero si no mantienes una conexión con el servidor y trabajas en local, puedes agregar tus propios recursos locales a tu proyecto.

Project te permite llevar un control preciso del presupuesto del proyecto, por lo que cuando incorporas los recursos a la llamada vista hoja de recursos, deberás introducir sus costos, tanto el costo estándar con el costo por la realización de posibles horas extra, o incluso si tienen un costo por uso.

Cuando asignes los recursos a las tareas se irán acumulando esos costos y podrás tener esa parte económica del proyecto totalmente controlada.

También puedes adaptar el calendario de un recurso para que se asemeje a la realidad, por defecto los recursos de trabajo se adaptan al calendario que seleccionaste para el proyecto, pero puedes incorporar excepciones a los calendarios de recursos, días que no trabajan, horarios distintos, vacaciones, etc.

Adicionalmente, puedes agregar distintas tasas de costo para un recurso, tasas diferentes de costo para trabajos diferentes o diferentes tasas de costo para periodos de trabajo concretos.

Además, puedes decidir cómo se acumulan los costos, por defecto en forma de prorrateo, pero puedes decidir acumularlos al inicio de la tarea o la finalización de esta, así podrás adaptarlo totalmente a la realidad.

Una vez incorporadas las tareas al proyecto, vinculadas y agregados los recursos a la hoja de recursos, tendremos que asignarlos a las tareas y esto ya nos hace que se vayan acumulando los costos y que podamos ir revisando en la tabla de costo el presupuesto del proyecto.

La vista Diagrama de Gantt inicialmente se compone de la tabla de entrada como te comentaba, pero puedes cambiar de tabla según lo que te interese ver en ese momento.

Si quieres verificar los costos cambias a la tabla de costo y puedes ver todo el detalle de estos, si quieres comprobar la programación puedes cambiar a la tabla programación, así puedes cambiar entre infinidad de tablas que Project incorpora y que te ayudan a visualizar o incorporar la información necesaria en cada momento.

Project no es Excel, pero permite la creación de campos calculados que puedes agregar a las tablas que quieras, o incluso puedes crearte tu propia tabla con la información que necesites ver del proyecto, y combinarla con otra vista, ya sea con el gráfico de Gantt o con el gráfico de recursos o el que necesites en cada momento, puedes guardar esa vista para usarla en el proyecto actual o en otros proyectos si la copias con la herramienta que te comenté anteriormente, el Organizador.

Una vez planificado el proyecto y antes de que comience a desarrollarse puedes guardar el plan previsto, es lo que se conoce como guardar la línea base del proyecto, esto te permite llevar un seguimiento muy preciso del mismo.

Cuando el proyecto va avanzando se van a producir desviaciones respecto a cómo se había planificado en un principio, gracias a la línea base podremos hacer una comparación entre el plan inicial y lo que está aconteciendo.

La línea base de un proyecto guarda casi 20 unidades de información: fechas previstas de comienzo y fin de las tareas, duraciones, costos previstos, asignaciones de recursos, etc.

Podrás guardar hasta 11 líneas base para más tarde comparar y estudiar las posibles desviaciones.

También podrás guardas hasta 11 planes provisionales, estos contienen menos información, solo las fechas programadas para las tareas.

Una vez comenzado el proyecto puedes actualizarlo, podrás actualizar las fechas reales de comienzo y fin de las tareas, el trabajo real, los costos reales y ver de forma gráfica el progreso de las tareas. En Project puedes sacar información importante del estado del proyecto de manera muy sencilla.

Piensa que una de las funciones más importantes de la persona que administra el proyecto es la comunicación del estado de este a los participantes clave, tales como clientes o inversores.

Con Project, podemos crear y personalizar informes gráficos muy llamativos utilizando los datos de cualquier proyecto y sin necesidad de recurrir a ningún otro programa. Cuando se va desarrollando el proyecto, los informes se actualizarán automáticamente para reflejar la información más reciente, sin tener que actualizarlos de manera manual.

Project proporciona docenas de informes que podemos usar directamente, pero también podemos personalizar el contenido y el aspecto de cualquier informe, o bien puedes crear uno nuevo desde cero.

Además, podemos generar informes llamados visuales que nos permiten mostrar datos de un proyecto en forma de tabla dinámica en Excel o generar un diagrama dinámico en Visio. Estos dos programas deben estar instalados en tu ordenador.

Un informe visual puede incluir detalles de tareas, recursos o asignaciones, cuando se selecciona un informe visual en Project se genera una base de datos estructurada o también llamado cubo OLAP a partir del plan de proyecto.

Par aprender más sobre el funcionamiento de Project te recomiendo que veas el laboratorio que tenemos publicado en OpenWebinars, aquí te dejo el enlace: Laboratorio de Microsoft Project: Crea, optimiza y presenta un proyecto.

Versiones de Microsoft Project

Microsoft nos ofrece adquirir Project como compra de pago único o como una suscripción de pago mensual. Te ofrece las siguientes aplicaciones para ayudarte a satisfacer tus necesidades o las de la organización en la que trabajas.

En el caso de compra de pago único podemos adquirir Project versión 2021 que es la última versión, dentro de ese tipo de licencia podemos adquirir:

• Microsoft Project Standard 2021: esta versión está orientada al trabajo en un entorno monousuario. Permite planear, administrar y comunicar información de los proyectos.
• Microsoft Project Profesional 2021: posee todas las características de la versión Standard, pero además puede ser utilizado en Project Server, provee más funcionalidades de comunicación y planificación.
• Microsoft Project Server 2021: está destinado al trabajo en una intranet para administración de cartera de proyectos y el trabajo diario.

En cuanto a la versión de suscripción encontramos:

• Project para la web
• Project Online
• Project Online cliente de escritorio

Planes disponibles para adquirir Project a través de una suscripción:

Microsoft Project está disponible a través de tres tipos de suscripciones. Estas suscripciones son Project Plan 1, Project Plan 3 y Project Plan 5.

En esta página puedes encontrar toda la información. Puedes ver los distintos planes que Microsoft ofrece y a que herramientas da acceso cada uno de ellos.

En la tabla siguiente, la (x) te indica las capacidades proporcionadas por cada plan. Por ejemplo, para Project Online, el Plan 5 proporciona más capacidades que el Plan 3.

Qué es Project para la Web

Project para la Web es la herramienta más reciente que Microsoft nos ofrece para la administración de proyectos en la nube. Permite trabajar en vista de cuadrícula, en vista de panel o en la vista de escala de tiempo (Gantt). Todas las personas de tu equipo podéis administrar y colaborar en el mismo proyecto de forma simultánea.

Diferencias entre Project para la web y Project online

Project para la Web se basa en Microsoft Power Platform, mientras que Project Online se basa en Microsoft SharePoint, esta es la principal diferencia.

Project para la web disfruta de la actualización constante con nuevas características, es de uso sencillo y se integra perfectamente con grupos de 365.

En cuanto a la colaboración, Project para la web permite compartir fácilmente proyectos mediante Grupos de Microsoft 365 usando los mismos permisos de estos grupos o los que se otorguen en un equipo de Microsoft Teams.

Permite que las personas usuarias creen y administren proyectos de modo rápido, con un diseño claro, intuitivo y muy funcional.

Project para la web es ideal si necesitas integración con Power BI y Power Automate, se basa en la Power Platform que te permite trabajar en colaboración con Power Apps, Power Automate y el servicio de datos habitual.

Como Project para la web se integra con Power Apps, puedes crear soluciones personalizadas para trabajar con datos de tu proyecto.

Pero si necesitas sistemas más complejos que no están presentes en Project para la web, Project online ofrece potentes capacidades para la administración de proyectos.

Se basa en Microsoft SharePoint, por lo que te permite integrar fácilmente tus proyectos en SharePoint y aprovechar las características de este. Permite administrar carteras de proyectos.

Project online ofrece un nivel más alto en cuanto al control de permisos, el acceso de los usuarios, a los proyectos y a los sitios se realiza a través de grupos de SharePoint.

Tanto Project para la web como Project online, ofrecen vistas de cuadrícula y escala de tiempo, pero Project para la web tiene la funcionalidad adicional de una vista de panel y las tareas como tarjetas.

Además, si lo ves necesario, puedes usar Project para la web para algunos proyectos y Project Online para otros, no hay ningún problema, obtendrás ambas herramientas con una licencia de Project plan 3 o de Project plan 5 y podrás acceder a todos los proyectos y planes de desarrollo desde la página principal de Project.

Una organización puede decidir que usuarios acceden a Project para la web o a Project online dependiendo de las necesidades de estos.

Ventajas de Project sobre la competencia

Project vs Asana vs Jira

Project como te he dicho anteriormente, es la herramienta más utilizada por los usuarios para la gestión y administración de proyectos. Pero hay otras herramientas en el mercado, podemos comparar Project con las más populares que son Asana y Jira.

Respecto al precio, Project está en el nivel medio entre las tres, Asana es más cara que Project y Jira es más barata.

Asana y Jira tienen una versión reducida del programa gratuita, Project no cuenta con esta versión.

Las tres ofrecen la posibilidad de usar la versión definitiva por un periodo de prueba, y los tres programas pueden pagarse a través de una suscripción.

No podemos decir que un producto es mejor que los otros, cada usuario u organización debe de ver cuál se adapta mejor a sus necesidades.

Conclusiones

Microsoft Project es una solución perfecta para la gestión y administración de proyectos, cuenta con servicios de colaboración en la nube y dependiendo del plan elegido, si el plan 3 o el plan 5 cuentas además con la versión del cliente de escritorio.

Se integra perfectamente con las herramientas de Microsoft 365 al ser de Microsoft, permitiéndonos compartir proyectos en equipos de Teams o de SharePoint. Cuenta con el respaldo y la seguridad que nos ofrece Microsoft.