Herramientas

Para llevar a cabo la gestión de un proyecto de forma organizada, eficaz y eficientemente debemos acudir a herramientas que nos permiten optimizar y controlar todos los procesos que este conlleve. A continuación te explicamos qué es SmartSheet, una herramienta de referencia en la gestión de proyectos, además de las ventajas y posibilidades que nos ofrece.

Qué es SmartSheet

Smartsheet es una herramienta online que actualmente apuesta a ser una de las primeras alternativas modernas sobre la gestión de proyectos como Microsoft Project, mientras que el resto de las herramientas de gestión de proyectos se centran en tiempos (horarios) y tareas Smartsheet se basa en la colaboración de todo el equipo para lograr los objetivos deseados, planificando, administrando, automatizando y elaborando informes sobre el trabajo de la empresa en general.

Para qué sirve SmartSheet

SmartSheet sirve para administrar proyectos que requieren de trabajo en equipo de igual forma, sirve para crear listas de tareas, centralizar la información de los clientes, realizar formularios web, planificar eventos, controlar procesos de negocio en general, realizar reportes a través de diagramas de Gant siendo estos gráficos la representación de la programación de las tareas de forma visual, especifica y sencilla.

Características de SmartSheet

Algunas de las características que podemos destacar son:

• El núcleo principal de esta plataforma es la hoja de cálculo basada en filas y columnas.
• Permite cargar archivos adjuntos.
• Es posible llevar a cabo un debate por hoja o un debate por cada fila de la hoja.
• Puede generar alertas y recordatorios por cada fila.
• Su almacenamiento es en la nube y la capacidad de este dependerá del plan con el que se cuente.
• Admite el trabajo colaborativo.
• Permite la integración con otras aplicaciones.
• El modo calendario que muestra todas las actividades actuales: planificación, función de búsqueda, recordatorios, entre otras opciones; mientras que el modo mapa muestra un aspecto más visual a la interfaz.
• Es posible enviar una parte o la totalidad de la hoja a un miembro del equipo, así mismo compartir e intercambiarlas (para ello se pueden definir permisos de acceso) y vincular entre celdas.
• Realiza búsquedas con filtros.
• Gestión de recursos y tareas.
• El dashboard permite la visualización en tiempo real de KPIs con gráficos.

Ventajas y desventajas de SmartSheet

Las ventajas a nivel general que podemos resaltar sobre SmartSheet son:

• Trabajo colaborativo, es una gran ventaja ya que permite tener a todos los involucrados en un solo lugar, incluyendo a los proveedores o colaboradores temporales.
• Gracias a que es un software en la nube no requiere instalación en el equipo, por lo que es posible acceder a este desde cualquier lugar donde se cuente con conexión a internet.
• Su núcleo basado en hojas de cálculo permite que a los usuarios se les haga muy familiar su manejo, facilitando su implementación.
• La integración con otras aplicaciones y la automatización de tareas.

En cuanto a las desventajas podemos destacar una limitante la cual es que no es posible trabajar si no se cuenta con acceso a internet.

Requerimientos de SmartSheet

Gracias a que Smartsheet es una aplicación en online de software como un servicio (SaaS) es totalmente compatible con exploradores que se ejecutan en sistemas operativos de PC, Mac y Linux, de igual manera es posible utilizarla en dispositivos móviles como se ha descrito anteriormente.

Para poder acceder a ella es necesario contar con una conexión a internet activa y continua, así mismo se debe habilitar JavaScript para acceder a Smartsheet desde cualquier navegador, sin presentar inconvenientes.

Es compatible con las siguientes combinaciones de plataformas y exploradores:

• Windows: Chrome (recomendado para el mejor rendimiento), Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge
• Mac: Chrome, Firefox y Safari
• Linux: Firefox

El equipo que conforma SmartSheet entiende las necesidades complejas de la administración de empresas actualmente, y es por ello que se enfocaron que el diseño y ejecución de esta plataforma a fin de que cumpla con los estándares deseados por los grandes equipos TI. Si deseas consultar mayor detalle de esta novedosa herramienta te invitamos a que visites su sitio oficial a través de este link.