Recursos Humanos

Qué es el smart recruiting y por qué es clave en la selección actual

Esta es una tendencia actual en el mundo de la selección de personal, la que centralmente se ocupa de utilizar la tecnología de la forma más apropiada, automatizando y contando con datos para la toma de decisiones de contratación estratégicas para el negocio.

Las empresas lo valoran como clave porque reduce tiempos y costes de contratación, a la vez que se vuelve más preciso a la hora de efectuar la selección de personas.

Definición orientada a datos

La definición orientada a datos estandariza los procesos de selección, por cuanto es factible medir las tasas de conversión de las candidaturas, luego de las entrevistas o las distintas fases del proceso. Cuánto tiempo se tarda en contratar a una persona o por cuánto tiempo se logra retener a un empleado o empleada una vez ingresada en la organización.

Son formas de refinar la selección de personas y buscar el modo de objetivar el proceso, por ejemplo, en función del puntaje obtenido por las personas en las distintas pruebas, tomar una decisión (luego veremos formas automatizadas de evaluar candidatos). También permite rankear candidaturas y buscar perfiles similares que se ajusten a lo que se busca.

Otro factor interesante es que permite predecir el denominado fit cultural, es el encaje entre la persona y la cultura de la empresa, es decir si hay alineación de valores e intereses. Esto puede realizarse a través de análisis predictivos con machine learning.

Diferencias con el reclutamiento tradicional

La aplicación de smart recruiting se diferencia del tradicional proceso de selección, puesto que reduce tiempos, precisa las decisiones en base a los datos, automatiza tareas repetitivas de tenor administrativo que son requeridas en la selección de personas ante cada contratación. A la vez que optimizan el proceso de selección reduciendo, por ejemplo, sesgos o analizando en tiempo real el curso del procedimiento, promoviendo la mejora continua. En definitiva, se dice que reduce los errores humanos y los tiempos del proceso.

¿Qué sucede con la individualización? En ese sentido, la tendencia indica que construyendo un chatbot que, a través de la IA, pueda resolver dudas habituales de las y los candidatos podrá responder a estas necesidades.

Si quisieras profundizar sobre estas nuevas formas de trabajar, te recomendamos hacer la Ruta formativa como especialista en recruiting.

Impacto estratégico en el negocio

Aquí es claro de visualizar, si se logran reducir los tiempos de contratación, si esta es más precisa y hace que se minimice el riesgo de rotación de las personas y se encuentre al candidato que mejor fit cultural muestre para con la empresa, entonces tendrá un impacto estratégico en el negocio bastante directo.

La empresa contará con las personas necesarias en los tiempos necesarios, reduciendo al mínimo el riesgo empresario producto de una mala gestión o deficiente en el proceso de contratación. ¿Será esto infalible? Pues se supone que de a poco se irá perfeccionando, pero se observa un claro impacto en el negocio de tenor económico, de ahorro de tiempos y recursos.

Herramientas y tecnologías que impulsan el smart recruiting

El smart recruiting se encuentra mediado por distintas tecnologías que en su conjunto la vuelven eficiente, generando ventajas para los candidatos y las candidatas, así como también para las empresas. Parece ser una tendencia que resuelve varios problemas típicos del proceso de selección y contratación en las organizaciones.

A continuación, veremos concretamente cuáles son esas herramientas y cómo pueden aportar al smart recruiting:

ATS inteligentes y plataformas integradas

Los ya conocidos ATS (Applicant Tracking Systems) sistemas para gestionar candidaturas, continúan siendo mejorados para encontrar al candidato adecuado, desde el mismo momento en que una persona se postula a una vacante y es contratada por la empresa.

Asimismo, es factible integrar la experiencia de los ATS en machine learning, lo que hace que se especialice al algoritmo conforme hayan sido los procesos de selección previos, haciendo análisis predictivos, inclusive, prediciendo cuál será el recorrido de carrera de un empleado, cuáles son sus potencialidades, por ejemplo.

Matching predictivo y análisis cognitivo

El entrecruzamiento de los datos es cada vez más habitual. En línea con esto, el análisis cognitivo permite prever el potencial rendimiento de una persona, incluso sus intenciones de carrera o decisiones vinculadas a la rotación, analizando comportamientos pasados o los resultados arrojados en las evaluaciones o técnicas de selección que veremos enseguida.

En la práctica, se recogen los datos y se realiza el llamado matching predictivo. Con este, es posible visualizar si una persona tendrá o no éxito en determinado puesto de trabajo, una especie de predictor del rendimiento junto con el potencial como variables determinantes.

Evaluaciones digitales y entrevistas con IA

Aquí de lo que se trata es de poder cotejar las habilidades, los conocimientos y las actitudes de las personas con las herramientas de siempre mediadas por la IA o automatizadas. Por ejemplo, es factible correr test psicométricos, que miden determinadas competencias en el candidato: liderazgo, pensamiento lógico, entre otras.

También pueden hacerse evaluaciones de conocimientos de los candidatos, por ejemplo, utilizando instancias de simulación, en la que las personas tengan que resolver un caso o resolver un problema concreto del entorno laboral. Lo mismo podría aplicarse en torno a cuestionarios situacionales del tipo qué harías si o STAR (Situación, Tarea, Acción y Resultado) para que la persona a evaluar responda en base a sus experiencias previas.

Es factible también hacerles a los candidatos pruebas técnicas de idioma o de programación o de otras competencias denominadas popularmente como “hard” o duras, que sea requerida para un puesto de trabajo.

Por otra parte, las entrevistas con IA son videos o entrevistas en vivo, en donde la persona interactúa respondiendo a determinadas preguntas, y a través de estás se evalúan sus actitudes, sus conocimientos, su lenguaje corporal, concretamente, se analiza su discurso y sus expresiones faciales, a través de la IA.

Esto último vale aclarar, que no hay evidencia científica suficiente que indique que todas las expresiones faciales o gestuales sean iguales en las personas, hablamos de microexpresiones. Otra variante de medición es a través de juegos, que hacen a las veces de pruebas psicométricas. Ejemplos de estas herramientas son HireVue, Pymetrics, Modern Hire, entre otras.

Chatbots y automatización del journey del candidato

Los Chatbots interactuando con las personas que hayan postulado a las búsquedas es un hecho. Esta interacción permite que quienes se encuentren en un proceso de selección puedan acceder a información en tiempo real y además satisfacer sus dudas sobre el estado del proceso de reclutamiento, sin aguardar la respuesta de una persona, por ejemplo, por e-mail o whatsapp. Este mecanismo supone que el denominado “journey del futuro empleado o empleada” empiece desde el momento en que se candidatea y de cara al procedimiento, este se automatiza haciéndolo más eficiente.

La automatización viene a resolver aquellas tareas administrativas y reiteradas de los procesos de selección, tales como el filtrado de currículums o agendar entrevistas e incluso responder preguntas habituales de los candidatos.

Ventajas clave para las organizaciones

De la implementación de smart recruiting las organizaciones pueden beneficiarse, por ejemplo, mejorando el acierto y la contratación de las personas adecuadas para la empresa, agilizando el proceso, reduciendo tiempos y costes, siguiendo de cerca la experiencia del candidato o candidata, permitiendo incluso ajustar el procedimiento de selección mientras sigue camino y tomar decisiones más certeras, basadas en datos.

Mejora de la tasa de acierto en contrataciones

El acierto en una contratación hace la diferencia en cuanto a costes y tiempos de dedicación. Contratar a la persona inadecuada implica recorrer un camino ya recorrido.

En ese sentido, smart recruiting provee un conjunto de herramientas como es la gestión de datos, la experiencia de las personas postuladas, el denominado fit o encaje cultural, las posibilidades predictivas, es toda información que hará tomar una mejor decisión en la contratación, ergo reducirá el margen de error humano y las subjetividades, mejorará la tasa de acierto.

Procesos más rápidos y eficientes

Respuestas rápidas a preguntas frecuentes, agendar entrevistas, enviar comunicaciones, son algunas de las tareas administrativas que se pueden automatizar entrenando un algoritmo. Estas tareas llevan bastante tiempo a los selectores, puesto que se suelen hacer manualmente.

Con la implantación de las distintas tecnologías, el proceso en consecuencia se efectiviza y reduce tiempos y también mejora la calidad de la experiencia de las personas.

Experiencia del candidato optimizada

De cara a los candidatos y las candidatas, el proceso es más transparente y breve, si es mediado por la automatización. Incluso pueden acceder a información en tiempo real con el status vigente del proceso.

Por otra parte, como son accesibles a distintos dispositivos, un candidato podría estar viajando en metro y hacer una prueba gamificada para quedar en un puesto de trabajo y a la vez, podría estar revisando el estatus de otro proceso de selección al que ha postulado con antelación. Se evidencia también, mayor inclusión de la mano de la accesibilidad de las herramientas.

La experiencia de las personas también se optimiza, puesto que en la automatización se pueden personalizar las comunicaciones, por ejemplo, permite introducir el nombre y el apellido para enviarle un correo electrónico. Así como también ajustar las evaluaciones a las competencias que se deseen medir conforme sea el puesto de trabajo que se busca cubrir.

Otro aspecto interesante es la reducción de sesgos, ya que si el algoritmo se encuentra correctamente entrenado puede hacer foco en las habilidades concretas de las personas para ese puesto de trabajo. Actualmente, lo que sucede a veces, es que, como ejemplo, se mide liderazgo en un puesto de trabajo que no lo requiere y si el candidato puntúa bajo, se termina perjudicando por una competencia que quizás no necesite aplicar a priori.

Base de decisiones más sólida

Comparaciones objetivas sobre datos concretos y reales obtenidos de experiencias previas o comportamientos pasados, predecir fit cultural y mermar errores, estos son algunas muestras de cómo puede convertirse Smart recruiting en un proceso más preciso y justo para las partes.

Tomar decisiones en base a los datos promueve la reducción de sesgos y subjetividades que suelen darse en los procesos de selección tradicionales. Incluso permite comparar perfiles ayudando a que, ante dos candidatos con similares características, nos decantemos por uno u otro.

Cómo implementar smart recruiting paso a paso

Primero, es recomendable revisar el proceso de selección en su totalidad: evaluar los llamados cuellos de botella, las fallas más habituales, los tiempos de contratación, la tasa de acierto en la contratación. Luego, plantearse objetivos concretos, realistas y alineados al contexto organizacional. Lo mismo sucede a la hora de seleccionar las herramientas adecuadas para gestionar con Smart recruiting.

Como todo proceso, tendrá su instancia de comunicación, difusión y formación de personas involucradas y sus indicadores asociados para medir su impacto y contribución. Veamos en detalle sus instancias.

Auditoría del proceso actual de selección

Auditar es un paso recomendable a la hora de gestionar cualquier cambio en una organización, es la fase diagnóstica por excelencia:

Qué hacemos, cómo lo hacemos, por qué lo hacemos y hacia dónde queremos ir, son cuestionamientos típicos de una auditoría del proceso actual de selección. Es de utilidad descubrir cuál es la parte ineficiente del proceso actual de selección. En qué momento del proceso se pierden los candidatos y las candidatas. Se sugiere también incluir indicadores de acierto en contrataciones, así como de tiempos o plazos de contratación, hasta el onboarding de las personas.

Una forma interesante de trabajarlo es listar cada paso del vigente proceso de selección e ir midiendo cada hito que se consiga.

Definición de objetivos concretos

Siempre se incluye un apartado en donde se trazan las metas de trabajo, en este caso en forma de objetivos que responda: qué queremos lograr adoptando smart recruiting como dinámica de trabajo. Por ejemplo, hacer procesos de selección más efectivos, mejor dirigidos, incrementar la tasa de acierto en las contrataciones o mejorar la experiencia de los candidatos.

En línea con lo anterior, establecer objetivos claros, concisos, incluso en términos de indicadores de medición, llamados Key Performance Indicator (KPI) o indicadores de performance, haciendo hincapié en los tiempos de contratación, en el porcentaje de atracción y retención de las personas.

Selección de herramientas alineadas al contexto

Evidentemente, la elección del conjunto de herramientas para aplicar en smart recruiting es otro momento clave. Se debe escoger entre herramientas de análisis de datos o chatbots para dialogar con candidatos o los ATS para el filtrado de currículums. ¿Cómo hacer esa selección? Pues el gran desafío es analizar el contexto organizacional y también el entorno externo.

La pregunta central que debería guiar este análisis es si la cultura de la organización resiste la implementación de la tendencia.

Capacitación en análisis de datos y gestión digital del talento

He aquí uno de los temas más importantes del procedimiento, la formación y la comunicación. Smart recruiting no es utilizar una aplicación, sino que es integrar diversos sistemas para que en su conjunto den mejores resultados al proceso de selección. Es entonces, cuando se observa que todavía existe en las áreas de dirección y gestión de personas, una brecha digital notable. Podemos tener el mejor coche aparcado en la puerta de casa, pero si no lo sabemos conducir, de nada sirve.

Merece la pena dedicar tiempo y recursos a la formación del equipo que implementará smart recruiting. Analizar datos para gestionar digitalmente el talento, es uno de los insumos principales de la tendencia, para esto las personas que se ocupen de la selección deben aprender a interpretar, dominar los datos, leer los indicadores o métricas de otra forma la toma de decisiones será inviable.

Medición de impacto y mejora continua

Como en cualquier implementación de un proceso de gestión de personas es necesario hacer seguimiento identificando la evolución y las áreas de mejora de los cambios implantados. En ese sentido, una vez instrumentado smart recruiting es importante definir cómo se va a medir el impacto. Ese indicador es conveniente construirlo a partir de los objetivos establecidos previamente, es decir si lo que se quiere es reducir la tasa de rotación, pues eso será lo que hemos de medir. Si lo que se busca es bajar los tiempos medios de contratación (desde que se publica la oferta laboral hasta que se cubre) entonces ese será el parámetro a utilizar.

En definitiva lo que importa tener en claro es qué se quiere medir, cómo y cuándo vamos a hacerlo. Evidentemente, estos indicadores deben estar alineados con la estrategia global de selección de la empresa.

Conclusiones

La tendencia smart recruiting comienza a instalarse como idea concreta para mejorar el proceso de selección y las experiencias de las personas. En ese sentido, salvar la brecha de conocimiento en los equipos de dirección y gestión de personas, además de conocer el contexto organizacional, son aspectos claves a considerar antes de gestionarlo.

No sabemos a ciencia cierta si la tendencia se expandirá, lo que queda claro es que integrar las distintas tecnologías parece ser algo que agrega valor a las áreas de personas, simplifica, mejora procesos, reduce tiempos e inversión.