Cómo evitar la rutina laboral en un equipo IT

La creatividad es una de las piezas fundamentales para mantener el funcionamiento del equipo IT. Sabemos que todas las empresas necesitan destacarse desde un punto de vista creativo, pues será el factor que hará la diferencia en la posible implementación de soluciones tecnológicas que hagan la diferencia en el mercado.

Si bien tener una rutina de trabajo puede ser productivo, el problema ocurre cuando se convierte en una monotonía. Es decir, cuando los trabajadores, a cargo del área IT de una determinada startup, consideran que las horas de trabajo “pasan” y no hacen otra cosa que repetir tareas manuales, innecesarias e incluso poco atractivas desde el punto de vista profesional.

Justamente, no hay que confundir la rutina laboral con la monotonía en el trabajo. La primera puede considerarse una forma de organizar los tiempos y las actividades que hay que cumplir. Si no se cuenta con una rutina diaria, es posible que la desorganización genere caos, que ninguna compañía necesita, pues afecta negativamente a la productividad.

Imagínalo de la siguiente manera: tienen planeado generar el lanzamiento de una aplicación para dentro de 4 meses. Al no disponer de una rutina organizada en forma de cronograma, las tareas van pasando, pues todo el equipo cree que falta demasiado tiempo para el lanzamiento, pues terminan relajándose y trabajando menos de lo esperado.

Cuando pasan las semanas, observan que el progreso ha sido poco o nulo. Al no tener una rutina estructurada, se dan cuenta de que las etapas se han retrasado y hay que agilizar los tiempos. Por ejemplo, en el sector de los videojuegos, es lo que fomenta el crunch (horas extra obligatorias para los desarrolladores).

Esto derivará en una postergación del proyecto o una entrega con errores. En la vida real, lo hemos visto recientemente con el videojuego Cyberpunk 2077: un proyecto extremadamente ambicioso desde el punto de vista tecnológico y que buscaba revolucionar la industria, por lo que el sector IT fue clave en la implementación de varios mecanismos novedosos. No obstante, como las etapas de desarrollo no fueron bien estructuradas, tuvieron que retrasar el lanzamiento en varias ocasiones.

Ante la presión del mercado y de los consumidores, que ya esperaban el lanzamiento de este juego, los colaboradores tuvieron que “saltearse etapas” en la producción para lanzar el producto a tiempo. Es decir, trabajaron bajo presión, con una rutina muy sofocante y con tareas manuales que debían resolver en un lapso reducido.

¿El resultado? Un trabajo muy poco pulido, que generó una imagen completamente negativa para su desarrolladora, CD Projekt Red (una de las que mejor reputación tenían anteriormente) y del propio juego, que nunca se pudo recuperar de la mala visión generada por los fans.

Este caso es emblemático, pues nos muestra que la rutina del trabajo, siempre y cuando fomente la creatividad, será algo positivo. Algo distinto ocurre cuando las tareas del día a día se sienten aburridas y los colaboradores no reconocen el plus de las responsabilidades que tienen. Es decir, equiparan sus actividades manuales de un trabajador fabril, por citar un ejemplo.

El rol de la motivación en un equipo IT

De ahí surge la importancia que tiene la motivación para evitar la monotonía de un equipo IT. Por más flexible que sea una empresa, siempre hay un calendario que hay que respetar. Pueden generarse cambios sobre la marcha, pero todos y cada uno de los empleados, incluso cuando sean freelancers, necesitan organizarse para cumplir con los plazos.

Si la motivación es inexistente, verán todo este proceso como algo tedioso, lo cual generará este aspecto negativo de la rutina. Si los encargados del área IT, aquellos que se encargan de la experiencia de usuario, no se sienten en una completa lucidez, los demás subordinados tampoco tendrán una línea de objetivos para seguir.

Debes pensarlo de la siguiente forma: si aquel que da órdenes creativas está saturado de la aglomeración y desorganización de tareas o no encuentra la fuerza interna suficiente para continuar, es posible que los demás acaten órdenes que pueden resolver de forma correcta, pero sin obtener resultados alentadores, pues las indicaciones fueron poco productivas.

Esto se traduce en que, cuando la cabeza del equipo IT o los encargados que delegan funciones a los demás colaboradores sienten que el trabajo es un “peso”, posiblemente darán indicaciones que no sean viables. Por ende, los demás pueden hacer bien el trabajo, pero la orientación no será productiva ni acorde con lo que se espera del proyecto.

Una buena organización para evitar problemas de rutina

Siguiendo con la misma línea anterior, es posible que el desarrollo de una aplicación tenga como objetivo la posibilidad de obtener un 50% más de ganancias durante el próximo mes. Tanto los trabajadores como los encargados del equipo IT saben cuál es la meta y harán todos sus esfuerzos para lograrlo.

Sin embargo, el plan para llegar a ese 50% de ganancias será el factor diferencial. Como el equipo IT se encarga de hallar todas las mejores maneras de generar soluciones informáticas no solo para resolver problemas, sino para optimizar rendimientos, deben apelar a la creatividad y el ingenio para saber cuáles son las mejores formas de alcanzar ese resultado.

Por eso, si el líder del departamento no tiene la motivación necesaria, no solo es probable que encare mal el proyecto, sino que también desmotive a los demás colaboradores. El viejo dicho que indica que el pescado se pudre por la cabeza es una perfecta analogía para comprender cómo la falta motivación del encargado principal afectará al desempeño de los demás.

Como no quieres que tu idea fracase, pues tampoco te encuentras en condiciones de dilapidar presupuesto, no puedes simplemente dar tareas y esperar que todo el mundo cumpla con sus responsabilidades. Si bien pueden lograr buenos resultados, el mercado actual, con su amplia competitividad, exige un plus que solo lograrán aquellos equipos que estén motivados.

Cada empleado del equipo importará, pues todos afectan a la calidad final del producto. En el desarrollo de la aplicación que habíamos explicado anteriormente, vemos cómo cada profesional de cada área tendrá una función específica. Si alguna de esas piezas falla, es probable que el conjunto quede afectado.

Por ejemplo, si los diseñadores gráficos hacen mal su trabajo, la aplicación no será atractiva para los posibles usuarios. Si no existe un soporte técnico capaz de solucionar las inquietudes de los clientes, seguramente desinstalarán la aplicación. Si hay un fallo en la programación y no es reparado, también habrá pérdidas importantes. Es decir, las partes afectan al todo.

Pese a que es fundamental trabajar en la motivación individual de cada uno de los miembros del equipo (sin importar categorías jerárquicas), también habrá que fomentar el desarrollo del conjunto. Como el todo es más que las sumas de las partes, la posibilidad de generar un espíritu de trabajo en equipo y un óptimo ambiente laboral también solucionará los problemas de rutinas negativas en el día a día laboral.

Mejorar el trabajo en equipo del sector IT

Fomentar la competitividad sana hará que todos los miembros de un área organizativa puedan proyectar a futuro su propio rendimiento. Es decir, cuando un trabajador forma parte de un ambiente competitivo, pero no tóxico, se dará cuenta de que los demás están encaminados para mejorar su performance individual… y no querrá ser menos que ellos.

Es decir, cuando alguien nota que todos los demás se esfuerzan por mejorar sus conocimientos en una determinada área, pasa a tener la sensación de no quedarse atrás, pues no querrá fallarles a sus propios compañeros. Incluso, si los nota entusiasmados, podría revivir esa llama que es la que quiebra con la monotonía laboral negativa que puede surgir en cualquier empresa.

Al fortalecer las competencias individuales, automáticamente habrá un mejor desempeño de grupo. A la vez, si el empleado desmotivado observa que los demás están contentos con esta nueva forma de trabajar y perfeccionarse, querrá formar parte, aunque sea por obligación moral. Esto es así porque no se sentirá cómodo cuando le encarguen una tarea para la cual no está preparado, algo que no les ocurre a sus compañeros, pues siempre dan lo mejor de sí por resolverlas.

Lo peor que puede ocurrir en un equipo IT es que la rutina haya afectado a todos los trabajadores del equipo. Por ejemplo, cuando tienen que implementar mejorías en un software, es probable que haya algunas voces que indiquen que “no se puede hacer más”, no solamente por no tener los conocimientos, sino también por no tener ganas de optimizarlo, pues el proyecto no parece ofrecerles ningún desafío.

Sabemos que, en la actualidad, todos los consumidores se han vuelto más exigentes que nunca. Esto significa que hará falta estar atentos hasta el más mínimo detalle que se pueda pulir, aunque esto nunca podrá lograrse si el ambiente no es el adecuado. Al fortalecer la competitividad sana, se evita la rutina, pues todos entran en una especie de competición para mejorar las habilidades.

Si bien compararnos con los demás nunca es lo adecuado (ya que cada uno tiene sus fortalezas y debilidades), el hecho de saber que los demás también están en el mismo camino de crecimiento personal puede ser útil para encontrar las fuerzas de aprender y trabajar, incluso cuando todo parece ser más complicado.

En caso de que no existan estas motivaciones, es posible que el equipo entre en una debacle, donde los días no parecen pasar y nunca se aprende algo nuevo. Si todos los miembros del equipo IT creen que deben perfeccionarse de forma individual para fortalecer al grupo, se formará un entorno de trabajo completamente competitivo y productivo que anulará la rutina negativa.

Cómo adaptarse a la rutina de trabajo en un equipo IT de forma remota

Ahora bien, seguramente te estarás preguntando cómo puede evitarse la rutina de forma remota. A raíz de la pandemia del COVID-19, hemos visto que muchos trabajadores pasaron a cumplir con sus obligaciones desde casa. Otros, incluso, lo hacen de forma freelance, sin horarios fijos ni responsabilidades diarias predefinidas.

Esto puede suponer un problema, pues, por un lado, se necesita organizar el horario de trabajo y las actividades para realizar. Es decir, las rutinas no necesariamente son algo negativo, pues pueden ser excelentes para preparar cualquier tarea en distintas etapas y que no nos olvidemos de las cosas importantes.

No obstante, cuando las rutinas no son lo suficientemente flexibles ni ocurren cosas nuevas, puede volverse monótono y eso repercutirá notablemente en el resultado final. Especialmente en el área IT, donde la creatividad es esencial, te damos algunos consejos para que puedas mantener todas tus energías desde el hogar:

• Ten reuniones con tus compañeros. El hecho de que hayas reemplazado la oficina por tu hogar no significa que debas perder la sociabilización con tus compañeros. Según la situación sanitaria, puedes elegir entre tener reuniones presenciales con ellos o generar videollamadas. No siempre tienen que ser de trabajo: pueden ponerse al día con temas personales y, simplemente, divertirse.

• Siempre ten un inicio y un final. Un problema que tienen muchos empleados es que, con la implementación del trabajo virtual, no saben cuándo arrancar y cuándo terminar una jornada. Pues bien, mantener una rutina positiva servirá para que sepas el momento de arranque y finalización de tu día de trabajo. Esto te ayudará a entender cuándo tienes tiempo disponible para ti.

• Prueba el método pomodoro. Esto es especialmente importante para los freelancers, pero puede aplicarlo cualquier trabajador remoto. El método pomodoro sirve para seas más productivo tu tiempo y evites las distracciones, como las redes sociales. La idea es que hagas pausas regulares que sirvan para fomentar el descanso, pero que en los momentos de trabajo te dediques exclusivamente a eso. Generalmente, se hacen 25 minutos de concentración absoluta y un parón de 5 minutos. Cuando completas dos horas, puedes tomarte un momento más largo.

• Organiza bien tus prioridades. Puedes hacer dos categorías de tus tareas: según la velocidad de finalización y de acuerdo con la importancia que tienen. Es decir, están los trabajos cortos/largos y las actividades secundarias/principales. Pues bien, siempre debes empezar por lo importante. En caso de algún problema, como una falla de Internet, te aseguras de haber cumplido lo necesario para tu día a día. Después, entre lo corto y lo largo, dependerá de tus gustos personales. Sin embargo, es aconsejable empezar con lo corto, pues completarlo te dará la sensación de “estar avanzando”, mientras que continuar con algo largo podría estancarte al sentir que todavía falta para acabarlo.

• Date un tiempo de descanso. Especialmente en el área de trabajo IT, es importante que los trabajadores estén completamente lúcidos. No sirve de nada forzarte a tener un ambiente laboral donde solo cumplas con lo que te piden: también tienes que refrescar tu mente para ser más productivo. Por lo tanto, puedes tomarte pequeños descansos para jugar un videojuego, mirar un capítulo de alguna serie, escuchar tus canciones favoritas o mirar un vídeo en YouTube. Eso te dará las energías necesarias para evitar la rutina, especialmente en el home-office.

• Dedícale un tiempo a la semana a perfeccionar tus conocimientos. Esto también fortalecerá tu ambición por el trabajo y evitarás la rutina negativa, pues sentirás que, además de cumplir con tus obligaciones, estarás mejorando profesionalmente. Por lo tanto, sería bueno que tomes un curso e incluso que animes a tus compañeros para que también lo hagan, pues esto fortalecerá lazos y fomentará el crecimiento individual.

• Establece metas claras. Especialmente si te encuentras a cargo del equipo IT, debes dejar en claro cuáles son tus objetivos. Algunos de los principales problemas en algunas empresas es que los líderes no dan indicaciones precisas sobre cada una de las actividades. Esto no solo genera un descontrol en la producción, sino también desmotivación (lo cual da pie a esa rutina negativa de la que hablamos).

• Brinda feedback, críticas constructivas y felicitaciones. Por último, algo importante: todos los seres humanos necesitamos la retroalimentación. Por ejemplo, las críticas constructivas nos ayudan a crecer y a evitar cometer los mismos errores, mientras que las felicitaciones nos dan el ánimo necesario para continuar con lo nuestro. De esta manera, si quieres que los demás hagan lo mismo contigo, puedes generar comentarios con tus compañeros, con el objetivo de alejarlos de la rutina y que recarguen energías para trabajar.

Como bien pudimos ver, la rutina no necesariamente es algo malo. Ayuda a organizarnos para mejorar nuestra productividad, algo necesario en el sector IT. Sin embargo, cuando se apodera de nuestro día a día y nos quita la motivación, es fundamental implementar cambios para evitar la falta de rendimiento y creatividad. ¡Esperamos haberte ayudado con este post!