Daily Scrum, lo que no te han contado

Imagino que al leer el título de este post, te estarás preguntando, ¿Qué no me han contado del Daily Scrum?, si solo con buscar en Google por “daily scrum”, encuentro infinidades de artículos al respecto, y además, si busco por “scrum diario”, “daily standup meeting” o “reunión diaria de scrum”, encontraré muchos más.

Pues tienes razón, es más, aquí mismo en OpenWebinars hemos publicado algunos donde hablamos sobre el tema:

• 7 Consejos para hacer la Daily Scrum perfecta
• Qué es un Sprint de Scrum
• Entiende y aplica los cambios de la nueva Guía de Scrum (Parte I)
• Scrum en la práctica

Entonces, ¿qué te vengo a contar que no te hayan contado ya?

Quédate conmigo y lo verás, eso sí, intentaré centrarme en ayudarte a entender el propósito real que tiene el Daily Scrum, además de contarte un ejemplo para ilustrar el valor que ofrece, aún si lo aplicamos en un escenario que nada tiene que ver con el desarrollo de software.

Cuál es el objetivo verdadero del Daily Scrum

Lo primero es que, de momento, olvidemos toda la teoría que hemos leído, y nos centremos en descubrir y entender cuáles son los objetivos verdaderos del Daily Scrum.

Para ello debemos comprender que nos dicen los 3 pilares de Scrum, es decir, la base por la que se sustenta el framework, por ende, todos sus roles, artefactos y eventos, entre ellos el Daily Scrum:

• Transparencia, es decir, buscamos ser transparentes en todo momento
• Inspección, es decir, buscamos inspeccionar el plan que tenemos, el trabajo que realizamos, los procesos que ejecutamos, de forma continua
• Adaptación, es decir, buscamos adaptarnos a los cambios a los que nos enfrentamos constantemente.

Como dijo Heráclito de Efeso,

“el cambio es la única constante en la vida”,

Puede que no sean las palabras exactas, pero el mensaje está claro.

Además, a pesar de no ser uno de los pilares del framework (según la teoría), agregaría un punto más a esta lista, ya que cuando hablamos de Scrum hablamos también de agilidad (agile) y esta, aparte de lo mencionado antes, busca que, como personas, miembros de un equipo u organizaciones, aseguremos la mejora continua.

Es decir, y para resumir este apartado, con el Daily Scrum no buscamos cubrir un solo objetivo, sino al menos 4:

• Ser transparentes en todo momento
• Inspeccionar lo que hacemos de forma continua
• Adaptarnos a los cambios de forma rápida
• Asegurar la mejora continua

En qué escenarios podemos aplicar un Daily Scrum

La verdad es que soy de los que cree que puede aplicarse en cualquier escenario donde,

1. Hay un conjunto de personas, lo que normalmente conocemos como un equipo,
2. Existe una meta u objetivo común que cumplir, y
3. Será necesario mantener una buena comunicación para cumplir el objetivo y obtener resultados positivos.

Para ilustrar esto que os he comentado, veamos un ejemplo práctico con el que probablemente la mayoría pueda sentirse identificado, apliquemos el concepto del Daily Scrum en una relación de pareja.

Comunicación en el proyecto de pareja

Podríamos decir que en toda pareja existe un objetivo común, mantener una buena relación que perdure en el tiempo, ya sea que los lleve al matrimonio, a formar una familia, comprar una casa, etc.

Una de las claves para cumplir el objetivo que hemos descrito, es la buena comunicación, y no me refiero sólo a la comunicación trivial que ocurren a diario con preguntas como ¿Qué hiciste hoy?, ¿Cómo te fue en el trabajo?,¿Cómo les fue a los niños en la escuela?, etc. Me refiero a la comunicación donde se exponen los sentimientos, éxitos, problemas y desacuerdos. No sólo de uno de los miembros de la pareja, sino dónde ambos tienen la oportunidad de expresarse, creando un espacio seguro para llegar a acuerdos y resolver los problemas que se presenten. Una comunicación que realmente ayude a fortalecer los cimientos de la pareja.

Ahora, ¿Por qué digo que en este escenario aplica el Daily Scrum?

Porque podemos decir que el escenario cumple las tres características que describimos como necesarias para poder aplicar un Daily Scrum:

1. Equipo: la pareja.
2. Objetivo: mantener una buena relación que perdure en el tiempo.
3. Comunicación: 100% necesaria.

Sabemos que al igual que en un equipo de trabajo, en el caso de la pareja, la comunicación es clave, además como hemos determinado, existe un objetivo común, y si lo analizamos bien, podemos ver la relación de pareja como un proyecto a largo plazo, en el que cada uno debe comprometerse a trabajar en equipo diariamente para obtener buenos resultados.

Cómo aplicamos el Daily Scrum en la pareja

En el contexto de la pareja, aplicaremos la Daily Scrum para separar un espacio de tiempo diariamente que permita que se mantenga una comunicación fluida, específicamente sobre temas importantes que competen a ambos miembros de la pareja, que puedan afectar el cumplimiento del objetivo.

Imaginemos una pareja con hijos, donde regularmente las conversaciones giran en torno a las relaciones con la familia de ambos, los niños, las finanzas, los problemas de la casa, entre otros temas que son importantes pero que no son específicamente temas que llevarán a la pareja a seguir trabajando en su objetivo. Es aquí, cuando la pareja puede ver comprometido su enfoque en el objetivo que han trazado a largo plazo y que puede llevarlos a un viaje sin retorno.

Comprometerse a realizar una reunión diaria que tenga lugar a la misma hora y en el mismo lugar todos los días (nuestro Daily Scrum), seguro podría ayudar a mejorar el hábito de la comunicación entre los dos y a enfocarse en mantener vivo el objetivo de tener una relación sana entre los dos que perdure en el tiempo.

¿Qué te parece este ejemplo? ¿Habías pensado en la Daily Scrum para ser utilizado de esta manera?

Reglas para una Daily Scrum efectiva

Es necesario entender que no existen tales reglas, que ningún equipo se parece a otro y que, si hacer la Daily Scrum de una manera le funciona a un equipo, no significa que ese mismo método le va a funcionar a otro.

Por eso, todas esas reglas que están por allí en los distintos artículos que existen no las debemos tomar como reglas en sí, más bien como recomendaciones, o experiencias que han tenido otros equipos (con contextos totalmente diferentes al nuestro), que han funcionado algunas veces y otras no. En todo caso, experimentemos en nuestros propios equipos. Busquemos siempre vivir nuestras propias experiencias y sacar nuestras propias conclusiones aplicando los pilares de Scrum, transparencia, inspección y adaptación, como comentamos al inicio de este artículo.

En Scrum las reglas están para romperse si de verdad quieres que tu equipo evolucione continuamente. Scrum está hecho para evolucionar y hacer al equipo ser mejores sprint a sprint. La única manera de lograr esa evolución es dando paso al aprendizaje continuo que generamos a través de la experiencia.

Algunas de las reglas que podemos encontrar en Internet:

• Que debía hacerse de pie, cuando la llamaban daily standup. ¿Qué crees que ocurrió cuando golpeó la pandemia y de repente todos los equipos empezaron a teletrabajar?
• Que debía hacerse en 15 minutos, y hay equipos que lo hacen en 20 o 30 minutos porque aun así les aporta valor, mejor aún, les permite organizarse diariamente.
• Que solo podías responder 3 preguntas si no lo hacías mal, y luego de la experiencia real, las preguntas fueron eliminadas de la guía de Scrum en la actualización del 2020.
• Que debía ser facilitada por un Scrum Master, y hay equipos que han aprendido a auto gestionarse de tal forma que no necesitan de un facilitador.

Recordemos que más que aplicar reglas, lo más importante es entender el propósito de lo que hacemos, no hacerlo de forma mecánica, porque otros lo hacen o porque alguien dice que es lo que debemos hacer, mucho menos si esta persona no conoce el contexto al que se enfrenta tu equipo diariamente.

Daily Scrum, como no te la habían contado

Para concluir, cuando entendemos el propósito del Daily Scrum, podemos buscar la mejor manera de aplicarla en nuestro equipo, entendiendo que:

• Es una herramienta.
• Busca la transparencia y la buena comunicación entre las personas.
• Promueve la inspección de la situación actual y adaptarnos a los cambios.
• Permite gestionar mejor el tiempo ya que eliminamos la necesidad de mantener otras reuniones innecesarias.
• Permite identificar y eliminar bloqueos que nos impiden hacer nuestro trabajo de forma eficiente.
• Promueve la toma de decisiones rápida.
• Permite al equipo mejorar su nivel de conocimiento general de lo que están realizando.
• De la misma forma que en la pareja, en un equipo de trabajo, ayuda a mejorar el hábito de la comunicación.

Si quieres seguir aprendiendo sobre Scrum desde una perspectiva más práctica, te invito a leer los siguientes artículos:

• Por qué son importantes las retrospectivas en Scrum
• Scrum y Extreme Programming, no se trata de cuál, se trata de cómo

Y tú, ¿En qué otro escenario aplicarías la práctica del Daily Scrum? ¿Podrías contar otro lado de la Daily Scrum que todavía no conocemos?