Herramientas

El trabajo en equipo, intercambio y aportes de información entre los trabajadores se hace imprescindible para que los proyectos tengan éxito. Esta es una de las grandes ventajas que ofrecen las herramientas de trabajo colaborativo.

Si te encuentras trabajando de forma grupal desde casa o administrando un negocio de forma remota, Google tiene múltiples herramientas colaborativas gratuitas para ayudar en la comunicación, la productividad y el trabajo en equipo.

Hemos recopilado una lista para compartir con ustedes algunas de las mejores aplicaciones colaborativas de Google para mantenerte conectado y productivo.

¿Qué son herramientas de trabajo colaborativo?

Seguramente y lo más probable es que en algún momento hayas tenido que trabajar con varias personas en algún proyecto, si es así ya sabes como funciona la dinámica de trabajar de forma colaborativa y posiblemente hayas utilizado alguna o algunas herramientas para este fin. Si no es así no te preocupes que en este post lo te lo aclararemos.

Trabajar con otra persona o con un grupo de personas para obtener un resultado lo podemos definir como trabajo colaborativo. Es por eso que gracias a la tecnología tenemos a nuestra disposición herramientas de trabajo colaborativo en línea que podemos utilizar para trabajar juntos sin la necesidad de estar en el mismo espacio físico y lograr nuestro objetivo en común.

Los miembros que conforman un equipo de trabajo pueden acceder a la información desde cualquier lugar y realizar cambios en tiempo real, de esta manera, podemos trabajar en proyectos colaborativos a nivel mundial.

¿Para qué funcionan las herramientas colaborativas? Podemos decir que las herramientas de trabajo colaborativo son la gran solución tecnológica tanto a nivel profesional como empresarial. Para mantener alta la productividad, los equipos necesitarán herramientas para unirse en línea, colaborar en tiempo real y trabajar como si todavía estuvieran en el mismo espacio físico.

Herramientas colaborativas gratuitas de Google

Estar en contacto con las mejores herramientas de trabajo colaborativo online ha llevado a empresas de todo el mundo a adaptarse al trabajo remoto, permitiendo a los empleados trabajar desde casa y, al mismo tiempo, poder comunicarse y colaborar directamente en proyectos o documentos.

A medida que ha aumentado la necesidad del trabajo remoto, muchas empresas han descubierto y comenzado a implementar las herramientas de trabajo colaborativo de Google que permiten a los empleados ser lo más productivos posible mientras trabajan desde casa.

1. Google Calendar

¿Te gustaría estar al día de los eventos importantes de tu agenda diaria? Entonces Google Calendar es la respuesta.

Con Google Calendar puede crear un evento especial con un calendario privado o muy bien también puede compartirlo con otros usuarios, de esta forma usted y su equipo pueden usarlo juntos, por otra parte también puedes compartir o informar mediante este calendario su disponibilidad a otros.

Se integra fácilmente con el correo de Gmail, con Drive, con Google Meet, entre otros, puede incrustarlo en su sitio web y puede configurar las alertas de recordatorio.

2. Gmail

Esta es una de las herramientas colaborativas gratuitas de Google que gestiona el correo electrónico.

Puede agregar el chat de Google Hangouts directamente a la pantalla del correo Gmail, tiene 15 Gb de espacio de almacenamiento gratuito, puede agregar firmas, crear etiquetas y agregar filtros para una búsqueda más rápida, leer y redactar correos electrónicos sin una conexión a Internet.

Con este correo electrónico es mucho más fácil de compartir información y comunicarnos ya que tiene muchas funcionalidades de Google incluídas.

Gmail también organiza automáticamente los mensajes relacionados sucesivamente en un hilo de conversación e intenta filtrar el spam publicitario, los virus y los intentos de phishing .

Y por supuesto tenemos acceso a través de desktop, portátil, tablet o teléfono móvil. Si ya tiene una cuenta de Google, quiere decir que ya tiene una cuenta de Gmail.

3. Google Drive

Es la herramienta de trabajo colaborativo más popular para el almacenamiento de archivos online. Todo lo que necesitas es tener una cuenta en Google. Gracias a sus utilidades, y a los servicios vinculados a Google, ofrece condiciones óptimas para el trabajo colaborativo.

Es gratuita y muy fácil de utilizar, realmente es genial. Se puede sincronizar entre dispositivos y compartirlos con otros. Esta es una de las herramientas de trabajo colaborativo en la nube en donde podemos guardar documentos, fotos, vídeos, contactos y otros tipos de archivos. ¿Y por qué es colaborativa? Porque no solo permite almacenar sino que podemos compartir con quien deseemos los archivos que seleccionemos para este fin.

Debemos tener en cuenta que la gestión de archivos digitales es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier negocio.

4. Google Hangouts

Es el chat de Google, no solo ofrece mensajería, sino también videoconferencias y llamadas desde sus computadoras o dispositivos móviles. Con Google Hangouts, puede reunirse e intercambiar ideas con su equipo.

Es lo mejor si estás en diferentes ciudades o incluso diferentes países y no puedas tener una reunión cara a cara, Google Hangouts puede ser la mejor opción ya que la mayoría de las personas cuentan con una cuenta de Google

Actualmente, estudiantes, trabajadores, empresas están necesitando cada vez más el poder comunicarse a través de vídeos y que al mismo tiempo la herramienta del vídeo tenga un chat por el cual puedan colaborar en equipo. Google Hangouts cuenta con todo esto.

Es gratuita y de fácil acceso.

5. Google Sites

La herramienta Google Sites, permite la creación de sitios web de forma sencilla, sirviendo de punto de acceso a las herramientas de trabajo colaborativas, en donde podrás mostrar fácilmente el trabajo de tu equipo pudiendo agregar calendarios, mapas, hojas de cálculo, presentaciones y más para que su sitio sea más funcional.

Si trabajas con un gran equipo, es posible que desee crear una intranet con fines de comunicación y con Google Sites lo puedes hacer. También eliges quién tiene y quién no tiene acceso a tu sitio. Por lo que si deseas otorgar privilegios de edición colaborativa a ciertos usuarios, puedes hacerlo fácilmente.

6. Documentos, Presentaciones, Hojas de Cálculo

Éstas aplicaciones colaborativas de Google permiten que un equipo pueda modificar un mismo archivo a la vez, tiene una funcionalidad de historial de versiones que indica una información detallada sobre la fecha y persona que realizó un determinado cambio sobre el archivo. Todo se almacena en la nube, pudiendo editar y crear desde su móvil, tablet o cualquier otro dispositivo con acceso a Internet.

No tiene que preocuparse por la administración de revisiones, por lo que no tiene que pagar por alguna otra herramienta para saber si alguien más está editando, esto significa que si usted abre un documento y otra persona en cualquier parte del mundo también está editando ese mismo documento de Google, la misma herramienta le notificará sobre la persona que está editando e incluso usted podrá ir viendo lo que esa persona está modificando en tiempo real.

Dentro de cada archivo también podemos establecer un chat con los usuarios que tienen acceso a modificar los documentos.

• Documentos de Google: un procesador de texto en línea para crear y dar formato a documentos de texto .

• Hojas de cálculo de Google: es una aplicación de hoja de cálculo en línea, podemos abrir directamente archivos de Excel o Calc.

• Presentaciones de Google: es un editor de presentaciones o diapositivas en línea.

7. YouTube

YouTube sigue siendo la plataforma de transmisión más grande y uno de los mejores recursos en línea en la web, por lo que es fantástica como herramienta colaborativa, puede plasmar sus conocimientos en un vídeo, subirlo a YouTube y recibir una retroalimentación por parte de los usuarios que interactúan a través de comentarios.

Además de todo esto YouTube cuenta con una función especial y completamente gratuita, esta función es la de Colabora, te estarás preguntando ¿qué puedo hacer con esto? Cuando creas una playlist en YouTube en la sección de edición tendrás la opción de Colabora, allí podrás compartir con quien quieras tu lista de reproducción a través de un enlace.

Los colaboradores que posean ese enlace, pueden añadir vídeos de cualquier contenido a esa playlist. Esto quiere decir que ese grupo de colaboradores podrán ver y escuchar esa misma lista de reproducción, de esta forma se comparten el contenido.

Necesitas tener una cuenta Gmail para poder acceder a esta opción de forma gratuita.

8. Google Forms

Con esta útil herramienta puedes crear formularios con preguntas al nuevo personal que quieres reclutar y así adelantar una entrevista de trabajo con este medio.

Por otra parte puedes construir encuestas y obtener las respuestas de forma organizada y automatizada para luego hacer el análisis correspondiente.

Los formularios son totalmente personalizables, en cuanto a diseño, en cuanto a agregar por ejemplo vídeos y otras herramientas que quieras añadir, además de esto tienes múltiples opciones de formatos de preguntas, es decir, selección simple, múltiple, listas desplegables, y muchas otras variedades.

Y por supuesto es una de las ¡herramientas de trabajo colaborativo de Google! ya que puedes compartir la creación de tu formulario con quien o quienes desees e ir construyendo la encuesta o lo que vayas a crear con esta herramienta. Además, puedes ir trabajando con tus colaboradores en tiempo real.

Conclusión

Las herramientas de trabajo colaborativo fomentan la interacción, comunicación, colaboración en tiempo real y sobre todo, que no se necesita estar en la misma edificación o lugar físico. Estas herramientas son un punto positivo para generar productividad en equipo. A fin de cuentas, favorecen la organización del trabajo.

¿Qué tal te ha parecido esta entrada? Anímate a comentar sobre si conoces otras herramientas colaborativas que nos aporten beneficios para el trabajo en equipo a distancia.