Liderar equipos IT en remoto: Retos y consejos

Introducción

Hace tiempo que venimos observando que el panorama del ambiente laboral está cambiando, se va transformando y ha ido evolucionando, cada vez más, hacia el modelo de trabajo en remoto.

El trabajo en remoto implica un entorno profesional en el que los empleados tienen la posibilidad de poder trabajar a distancia, trabajando desde casa o desde cualquier lugar que elijan.

Desde la pandemia que nos sobrevino hace ya dos años, podemos afirmar con certeza que el teletrabajo ha venido para quedarse y que ya es una realidad en muchas empresas. En el sector que nos aplica, la mayoría de las compañías han optado por ofrecer a sus empleados un sistema, al menos, de modelo híbrido. Un modelo híbrido conlleva un porcentaje de tiempo en casa y otro porcentaje en la oficina, lo que, como consecuencia, supone que habrá que modificar el sistema de gestión seguido hasta ahora y adaptarse a estos nuevos modelos.

El trabajo en remoto está transformando el mundo profesional, desde aspectos como la conciliación personal/familiar y laboral hasta la forma de presentar los resultados ante los managers, sin olvidar, por supuesto, la manera de comunicarnos.

Sin embargo, a pesar de ser una obviedad y haber demostrado que es un modelo de trabajo meramente eficaz, aún existen ciertas barreras para que, en algunos entornos, se consiga apostar por este modelo de trabajo. En ciertas compañías temen perder control sobre sus empleados y que esto pueda acarrear una bajada de productividad.

No podemos negar que, para el management, el teletrabajo supone todo un reto a la hora de gestionar a sus equipos. No es tarea fácil el ser capaces de fidelizar y de crear engagement en este tipo de entornos, pudiendo resultar más fríos que los que hemos conocido hasta esta nueva era digital.

Lo importante para poder lograr buenos resultados gestionando a distancia y conseguir empleados motivados es, por un lado, comprender cuáles son las limitaciones e intentar buscar alternativas y, por otro lado, crear nuevas estrategias de liderazgo que ayuden a suplir las carencias que pueden encontrarse cuando se gestionan equipos en remoto.

Primero, veamos qué ventajas nos ofrece el trabajo en remoto para poder así entender la importancia del mismo.

Ventajas que aporta el trabajo en remoto

El teletrabajo no solo ofrece beneficios para los empleados que disfruten del mismo, también aporta aspectos importantes para las compañías que ayudan a mejorar su rentabilidad:

· Conciliación vida laboral con la personal/familiar: el trabajar desde casa supone muchas ventajas para poder conciliar la vida profesional y laboral. La flexibilidad de horarios, poder desplazarte rápidamente a recoger a tus hijos al colegio, poder hacer deporte o cualquier asunto que sea de tu interés durante los tiempos de descanso…

· Mayor flexibilidad de horarios: el teletrabajo ofrece más libertad en la gestión de los horarios. Es obvio que, estando en la oficina, los tiempos de trabajo son más rígidos, pero, cuando se trabaja a distancia, se brinda más flexibilidad y esto consigue que, coordinándolo con una buena gestión por objetivos, los empleados produzcan más.

· Factor de motivación para los empleados. El hecho de poder trabajar desde donde quieras es, en sí, un factor de motivación bastante importante para los trabajadores y esto conlleva a que crezca su sentimiento de pertinencia. Poder ahorrarte atascos, ahorrar los costes de los desplazamientos diarios, poder comenzar la jornada laboral sin haber empleado tiempo en acudir a tu centro de trabajo… El tiempo es oro y no hay nada más valioso que poder emplearlo en lo que más te interese. ¿Quién no prefiere estar en un partido de fútbol de su hijo o tomando un café con los amigos en lugar de en un metro abarrotado o en un coche que no avanza por culpa del tráfico?

· Posibilidad de poder trabajar desde cualquier parte. Muchas personas poseen segundas residencias para poder trasladarse en verano, por ejemplo, o incluso algunos aventureros que llevan una vida más nómada y no quieren afincarse en ningún sitio. Sin este modo de trabajo esta forma de vida no sería posible.

· Reducción de costes para las empresas: el hecho de ofrecer teletrabajo para sus empleados supone un gran ahorro para las empresas. Ya no es necesario que haya un sitio por empleado, por lo que las oficinas pueden ser más pequeñas y, por tanto, con un precio reducido de alquiler. Y, por supuesto, ahorro de luz, personal… Hay muchas empresas que ofrecen una ayuda complementaria para suplir los gastos que conlleva el trabajar en casa, pero, aun así, sigue siendo más rentable.

· Clave para las empresas a la hora de mostrarse competitivas para atraer talento: No es ninguna sorpresa que el sector IT es cada vez más competitivo y que, para atraer talento, debe ofrecer beneficios diferenciadores del resto. En la actualidad, el ofrecer teletrabajo es uno de los beneficios más valorados por los candidatos.

· Mayores opciones de contratación: Capacidad de poder contratar a personas no residentes en la ciudad de la sede, por tanto, mayor abanico de candidatos.

Además de las ventajas del trabajo en remoto, es importante tener en cuenta también los inconvenientes que este supone para, como explicaba al principio del artículo, buscar soluciones que ayuden a mitigarlos.

Hándicaps del trabajo en remoto

Entre las principales, podríamos destacar estas tres que describo a continuación:

· Falta de contacto y de interacciones sociales con los compañeros: el hecho de trabajar solo hace que los empleados se relacionen menos entre ellos y, por tanto, no se cree espíritu de equipo.

· Dificultad para desconectar: el tener el PC en casa nos hace, en muchas ocasiones, ser incapaces de desconectar. Antes, salías de la oficina y desconectabas hasta el día siguiente. Ahora, estando en casa, muchas veces es complicado no caer en la tentación de leer mails o acabar tareas en horas extralaborales.

· No tener un sitio adecuado de trabajo: no todos pueden permitirse tener una habitación en casa bien habilitada para trabajar y se acaba trabajando en espacios no aptos desde el punto de vista de prevención de riesgos laborales, como, por ejemplo, el no tener una silla ergonómica.

Una vez identificados los beneficios y los inconvenientes que nos ofrece este sistema de trabajo, es interesante trabajar en cómo potenciarlos y aminorarlos respectivamente.

Retos y consejos para conseguir un buen liderazgo en remoto

Los managers no tienen un trabajo fácil para conseguir una buena gestión de sus equipos a distancia, pero, para lograrlo de la manera más eficaz, hay que tener en cuenta cómo superar las barreras que se presenten:

· Realizar un buen onboarding: una buena acogida, ya sea en la empresa, si es un nuevo empleado, o ya sea en un nuevo proyecto, es el primer paso para que sientan a gusto. Es esencial dar información de todos los roles, de la organización, presentar al equipo…

· Gestión por objetivos: establecer objetivos y KPIs claros es primordial para una buena gestión en remoto. Muchas empresas siguen temiendo cómo controlar el trabajo si no tienen a sus equipos delante, pero esto puede dejar de suponer un problema si los managers definen, junto a sus equipos, unos objetivos medibles y claros y con unas fechas de entrega definidas. Es primordial no ejercer un control excesivo sobre el trabajo si no queremos producir estrés y frustración. Debe primar la confianza y el enfoque hacia resultados.

· Evitar exceso de reuniones: El hecho de trabajar a distancia supone, en muchas ocasiones, un exceso de reuniones que acaban saturando al equipo. Hay que identificar qué reuniones son necesarias y cuáles no y, sobre todo, proponer reuniones dinámicas donde sea factible participar, si no supondrá pérdida de atención y, por tanto, una pérdida de tiempo.

Una técnica muy eficaz y utilizada es la “daily”. La daily es una reunión diaria que no debe tener una duración mayor de 15 minutos a la que deben asistir todos los miembros del equipo. Se organiza de la siguiente forma: cada miembro debe responder a estas tres preguntas: ¿qué hice ayer?, ¿qué voy a hacer hoy?, ¿he tenido algún tipo de problema? Puedes encontrar más información sobre las Dailys Scrum Meetings en este artículo: 7 Consejos para hacer la Daily Scrum perfecta

· Trabajar el team building en remoto: una de las mayores dificultades del trabajo es mantener el espíritu de grupo y esto es esencial para mantener el engagement de los empleados. Si un empleado se siente parte de un equipo sentirá más arraigo a la empresa. Hay muchas ideas sobre cómo crear Team Buildings en remoto, en estos enlaces podrás encontrar muchas opciones que te servirán de ayuda: Team building en remoto y Cómo dinamizar eventos en remoto en empresas IT. Además, anima también a tus empleados a que sean ellos mismos los que propongan actividades que les parezcan interesantes para compartir entre todos.

Por otro lado, aunque el equipo se encuentre a distancia, es interesante que, al menos, cada cierto tiempo, se promueva algún evento presencial donde se invite a todo el equipo. De esta forma podrán conocerse mejor y ganar más confianza entre ellos.

· Potenciar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal: como manager, es clave recalcar la importancia de hacer pausas y de desconectar cuando finalice la jornada laboral si no queremos llegar al burnout.

· Acompañamiento de los juniors: en las primeras experiencias profesionales, es necesario tener un “padrino” o un mentor que te acompañe durante la primera etapa. Cuando se trabaja a distancia esto es más complicado y, a veces, muchos colaboradores juniors pecan de exceso de prudencia y no son capaces de levantar la mano, permaneciendo bloqueados por más tiempo del que deberían. Por esto es importante que, aunque se esté a distancia, se refuerce ese acompañamiento para que no sientan solos y puedan avanzar al ritmo previsto.

· Comunicación eficaz: trabajar la comunicación es el factor más importante de todos. Es una obviedad que la forma de comunicarnos a la hora de trabajar en remoto debe cambiar y, por ello, debemos tener en cuenta los siguientes tips:

· Potenciar una comunicación asertiva: facilitar el expresar las ideas y sentimientos de una manera directa y clara, pero siempre demostrando empatía y respeto hacia los demás miembros del equipo.

· Escucha activa: los managers deben realizar esta práctica si no quieren que sus equipos no se sientan escuchados o atendidos. Es importante atender (evitar distracciones mientras hablan), hacer preguntas sobre lo que están contando para demostrar que te interesa, intentar comprender las señales (cuidar el lenguaje corporal) y proporcionar siempre buenas respuestas.

· Unificar canales de comunicación: en ocasiones tendemos a comunicar información por distintos canales y hace que el sentido del mensaje se pierda. Es mejor unificar los canales y que todos sepan dónde dirigirse a dispersar la información y que se acabe perdiendo por el camino.

· Facilitar una comunicación bidireccional: la comunicación no puede realizarse solamente de forma vertical si no que debe ser horizontal. Es importante escuchar a los colaboradores y obtener feedback.

· Fomentar la comunicación instantánea: hoy en día existen múltiples herramientas que nos facilitan poder comunicarnos a través de chat y mensajes instantáneos (Teams, Slack…) Aprovecha estas herramientas para favorecer una comunicación más rápida y dinámica entre tu equipo.

· Desarrollar un clima de confianza: si los empleados sienten confianza hacia sus managers se podrá trabajar de forma más productiva y eficaz. Convoca sesiones 1to1 con todos los miembros de tu equipo, reúne al equipo para que se conozcan entre ellos, anima a poner las cámaras…

Conclusiones

Cuando hablamos de teletrabajo y de cómo gestionar personas a distancia aún sigue apareciendo, a ciertas personas, una alarma de preocupación: ¿cómo voy a ser capaz de gestionar a mi equipo si nunca los veo? Pero lo primero que hay que tener en cuenta es que, aunque no se comparta un mismo espacio y no se esté físicamente en el mismo sitio, se pueden llevar a cabo muchas acciones para fortalecer las relaciones y crear cercanía entre todos los miembros del equipo.

Como hemos ido viendo a lo largo de este artículo, lo primordial es trabajar la comunicación, fomentar un clima de confianza y establecer objetivos claros. El teletrabajo ya es una realidad y, actualmente, supone un factor clave para que los empleados se sientan felices y, por consiguiente, sean más productivos en su día a día.