Cómo dinamizar eventos en remoto en empresas IT

Contexto de los eventos en remoto

La crisis sanitaria del virus Covid 19 ha supuesto enormes cambios en el contexto laboral. Desde el momento inicial, numerosos puestos de trabajo se vieron afectados de una u otra manera, incluyendo enormes medidas de prevención de riesgos y, por supuesto, la reducción del contacto y el incremento del distanciamiento.

Como medida necesaria cobra relevancia el teletrabajo, que ya venía siendo un modelo organizativo existente pero que con la pandemia sufre un auge importante. Ello va unido a la inminente transformación digital de los empleados y equipos de trabajo.

A día de hoy, en la sexta ola de la pandemia, el contexto es totalmente diverso. Nos encontramos con equipos que trabajan en remoto, esto es teletrabajo, en convivencia con personas de sus propios departamentos que están en oficina. Incluso, es habitual el caso de que un mismo empleado esté realizando sus tareas laborales en un modelo híbrido.

Por qué eventos en remoto para equipos de IT

En un contexto de trabajo híbrido en el que los empleados y los departamentos se han visto obligados a una necesaria digitalización de su trabajo, es más que nunca necesario crear canales que permitan estar “unidos en la distancia”.

Es necesario establecer mecanismos y procesos que permitan que el trabajo híbrido o a distancia implique una redacción de la cohesión de los departamentos. El trabajo en equipo es una de las competencias más importantes en los puestos de trabajo actuales por lo que es clave asegurar el compromiso y el engagement más que nunca.

El contexto actual de equipos con modelos trabajo híbrido nos obliga a incorporar elementos que nos aseguren el mantenimiento de la interacción humana. Debemos llevar a nuestros empleados hacia una cultura de co-creación en remoto.

De esta manera, uno de los mejores tips para mejorar la cohesión de los equipos it en el contexto del teletrabajo que podemos dar tiene que ver con los *eventos en remoto. Por evento en remoto entendemos aquellos sistemas de videoconferencia que nos permiten realizar retransmisiones en directo de contenidos, en el que los ponentes y los asistentes están en diferentes ubicaciones, pudiendo tener, los primeros, control de su exposición en todo momento.

Esto no es otra cosa que la digitalización de un evento, siendo aplicable a clases formativas i incluso dinámicas para team building.

Las ventajas de los eventos en remoto o las dinámicas de grupo para empresas IT en digital son:

• Reducción de costes: en la medida en la que ya no hay gastos de desplazamiento de ponentes, de reserva de espacios y de toda la organización que tiene que ver con la infraestructura física del evento que responde a dónde, cómo, cuándo, etc.
• Alcance geográfico: con un mismo sistema tecnológico, podemos llegar a realizar el evento con un alcance global, dando prácticamente igual el lugar desde el que los asistentes visualizan el evento. Ello nos ayuda a romper barreras y, en el caso de dinámicas grupales, nos permite llegar a departamentos transversales de las compañías. Por ejemplo, podríamos llegar a realizar actividades en equipo con los diferentes departamentos de IT existentes en las diferentes sedes geográficas de la compañía.
• Número de participantes: aun habiendo herramientas que tienen modelos acotados en asistentes, lo más habitual es que el número de participantes que puede haber en un evento en remoto sea ilimitado.
• Uso de nuevas tecnologías: la tecnología es la base para poder realizar dinámicas grupales a distancia y la capacidad de llevar a cabo eventos en remoto posiciona a nuestra empresa o departamento como digital e innovadora.
• Información antes, durante y post evento: al estar la organización del evento mucho más acotada, podemos permitirnos invertir recursos en aportar valor en todos los momentos del evento haciendo uso de herramientas tecnológicas además de las que permiten el sistema de videoconferencia.
• Grabación y compartir el evento: en los eventos físicos, la grabación del evento se complica y además, supone un coste añadido importante. Además, compartir el evento se complica. En un evento 100% digital solo hay que darle a un botón para graba y resulta muy fácil retransmitirlo en streaming en puntos físicos así cómo compartirlo posteriormente con los asistentes e inscritos.
• Networking digital: además de la propia realización del evento, es posible crear entornos para networking: espacios en los que los asistentes puedan interactuar entre ellos así como una potente conexión con redes sociales profesionales.
• Datos: como todo lo que se desarrolla en digital, podemos recabar enormes cantidades de datos que nos permiten optimizar la realización del evento. Los datos preexistentes o captados antes del evento, nos permitirán conocer mejor a los asistentes del mismo, dando pistas a los ponentes para generar mayor engagement. Durante el evento o la dinámica de grupo, podremos recabar indicadores de comportamiento que nos permitirán evaluar el grado de conexión y atención de los participantes, de forma que podamos introducir mecánicas o medidas correctoras para sacar el máximo partido a la actividad de equipo en remoto. A la finalización del evento, contaremos con gran cantidad de datos de identificación que podremos utilizar para realizar impactos posteriores a la BBDD ofreciendo información y contenido de valor personalizado.

Consejos para eventos en remoto

Para que un evento en remoto o una dinámica de equipo a distancia, en digital, sea satisfactoria es preciso poner foco en la interactividad. La clave está en establecer puntos que nos permitan que los participantes estén activos y no pierdan la atención, algo que es relativamente fácil desde la comodidad del hogar y sin la presencialidad de los eventos físicos.

Estando pues la clave en la interacción con y entre los asistentes, podemos establecer mecanismos en diferentes puntos.

• Preparación del evento o dinámica: si previamente a la realización de la actividad, podemos identificar lagunas de conocimiento, podremos ajustar los contenidos del mismo, adecuándolos al nivel e interés de los participantes. Además, es una buena estrategia segmentar la sesión y realizar píldoras de microcontenidos, más fáciles de consumir, evitando la desconexión. Por supuesto, es impepinable comunicar la agenda previamente, pero siempre podremos recurrir a la gamificación de las actividades para asegurar la participación de los asistentes a la actividad digital.
• El entorno digital: aunque el evento o la dinámica no se realice presencialmente en un lugar físico, la mayoría de las herramientas digitales permiten interactuar a los participantes recordando a cómo se haría en la realidad. Animar a levantar la mano para preguntar, darle al botón de aplaudir o enviar emojis (en Microsoft Teams), ponerse fondos de pantalla acordes al evento son buenas estrategias para que los usuarios participen. Además, desde la organización del evento se pueden enviar notificaciones push a través del sistema de videoconferencia e interactuar por el chat para aclarar dudas y dinamizar la participación.
• Comunicación en dos direcciones: Según como planifiquemos la actividad o evento en remoto, podremos incentivar de una u otra manera la participación de los asistentes. Por ejemplo, podemos realizar quizzes, encuestas o votaciones interactivas para asegurar una comunicación bidireccional durante el evento. Es habitual que las reuniones de equipo a distancia sean meras ponencias en las que resulta muy fácil desconectar y perder atención, por eso utilizar herramientas como las citadas es tan importante. Además, existen muchas tecnologías que permiten participar al asistente desde el móvil lo que incrementa la facilidad de uso.
• La estructura del evento: para fomentar esa comunicación bidireccional también podemos desarrollar el evento en diferentes espacios digitales. Es decir, realizar las ponencias en la sala principal, pero dividir a los asistentes en salas digitales más pequeñas en ciertos momentos para realizar dinámicas de grupo. Durante la realización del evento, es también muy recomendable introducir píldoras de video, fáciles de consumir y entender. Por supuesto, hay que asegurar un final memorable y no olvidar la evaluación de la experiencia por parte de los asistentes, de forma que podamos mejorar.

A la vista de estos consejos podemos decir que los imprescindibles tecnológicos para eventos en remoto son:

• Plataformas digitales de videoconferencia: existen muchas en el mercado, solo hay que encontrar la herramienta adecuada para cada equipo o evento.
• Big data: aprovechar la potencialidad de los datos para segmentar a los asistentes, enviar las invitaciones, analizar el comportamiento de la audiencia, etc.
• Tecnología de automatización de marketing para envío de newsletter, personalización y envío de encuestas.

Herramientas para dinamizar de equipos en remoto

Si algo ha quedado patente, es que no es fácil la interacción y participación, pero es posible. A continuación, os dejamos algunos consejos de experto para vuestras dinámicas en remoto, que podréis utilizar por ejemplo para la realización de actividades del equipo de IT por ejemplo.

Story Cubes

Los “cubos de contar historias” son un juego para niños, pero también resultan muy interesantes para dinámicas de romper el hielo y animar a que todos los participantes hablen. En digital, es posible contar con estos cubos. Existen herramientas para ello, pero además en YouTube podéis encontrar videos que os permiten jugar con esta herramienta tradicional.

Quizzes

Se han citado los concursos o encuestas y para ello hay miles de opciones en internet. Las más habituales:

• Kahoot: pensada inicialmente para uso formativo y educativo, tiene una potencialidad enorme para realizar encuestas gamificadas y asegurar la interactividad de los asistentes. Es muy animada y para actividades de equipo distendidas resulta muy interesante.

• Mentimeter: permite realizar presentaciones interactivas en las que se plantean encuestas progresivas en las diapositivas. Los asistentes responden con un código desde su teléfono móvil y se muestran los resultados en tiempo real en la pantalla.

Formularios

En un formato más tradicional y aptos para encuestas de satisfacción, podremos utilizar herramientas para realizar encuestas digitales que recaban los datos que posteriormente podremos tratar.

Pizarras virtuales

En muchas reuniones de equipo presenciales, es habitual contar con una pizarra física para mostrar las ideas y co-crear durante la sesión. En digital, es posible hacerlo: notas digitales, esquemas, dibujos… y todo compartido en tiempo real.

Scape Room virtual

Actividades más elaboradas específicamente creadas para dinámicas de grupo pueden encontrarse del mismo modo en digital, bien sea creándolas uno mismo con objetivos específicos y herramientas digitales habituales, bien sea recurriendo a programas concretos de realización de juegos de Scape Room.

Conclusión

El trabajo híbrido ha llegado para quedarse y la digitalización del empleado es uno de los retos estratégicos de las empresas. La incorporación de dinámicas de grupo en remoto y la realización de eventos virtuales como parte del modelo de trabajo habitual debe realizarse cuanto antes, existiendo a nuestra disposición múltiples tecnologías y herramientas en linea.