Matriz de Eisenhower: Diferencia lo importante de lo urgente

Qué es la matriz de Eisenhower

Es un método para organizar y priorizar la carga de trabajo, en base al llamado Principio de Eisenhower, que estudia y evalúa si cada tarea es de importancia y/o urgencia, clasificándola en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz.

Es una herramienta tan sencilla que poco más puedo decir por ahora.

Por qué es importante en la gestión eficaz del tiempo

Porque como el propio título de este artículo indica, la matriz de prioridades de Eisenhower diferencia lo importante de lo urgente, y, por consiguiente, es una de las herramientas definitivas para priorizar tareas.

El secreto para la gestión eficaz del tiempo es trabajar en aquello que consideramos de alto impacto, lo que dará mejores frutos al final del día/mes/año. Por ello, son estas las tareas que debemos atender con mayor diligencia y empeño. Tanto las acciones que son importantes (que no debemos perder de vista) como las que son urgentes (que dependen de una fecha límite muy clara) tendrán cabida en esta metodología.

Orígenes y filosofía de la matriz de Eisenhower

Pues bien, la técnica que nos ocupa se fundamenta en una cita del expresidente de EE.UU. Dwight Eisenhower, quien durante un discurso en 1954 comentó tener dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes, añadiendo: “Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente.” Años más tarde, el célebre escritor de novelas de espionaje John LeCarré incluía el adagio en 1962, añadiendo como cierre “Urgente equivale a efímero, y efímero equivale a no-importante.” Finalmente, casi tres décadas más tarde, el gurú de la productividad Stephen Covey la plasmó en su exitoso libro Los siete hábitos de la gente altamente efectiva (1989), y exploró y desarrolló la idea, ampliándola con creces posteriormente en su libro First Things First (1994), llegando a cómo la conocemos hoy.

¿Adivinas ya en qué consiste? Sigue leyendo para saber más…

Entendiendo la matriz: Los cuatro cuadrantes

Examinaremos cada cuadrante para definir su función, poniendo ejemplos prácticos y relevantes para cada uno de ellos.

Tradicionalmente, leemos el orden de los cuadrantes de izquierda a derecha y de abajo a arriba. Es decir, numeramos la matriz trazando una Z sobre los cuatro sectores. De esta manera, simplificamos el nombre de cada cuadrante a un número. Sus partes se definen como:

Cuadrante 1: Importante y urgente [Ejecutar]

Es evidente, se trata de procesos de grandísima relevancia que requieren atención inmediata. De este tipo de tareas viene la expresión “apagar fuegos”. Básicamente incluye fechas límite, crisis, tareas críticas de alta sensibilidad para el correcto funcionamiento de la empresa y la cotidianidad. Tiene sentido dejar todo lo que tengas entre manos y atenderlas.

Cuadrante 2: Importante pero no urgente [Planificar]

Tareas y procesos de alta relevancia, pero que no presentan una fecha límite. Ejercicio, vocación, planificación, preparativos para posibles viajes, pasar “tiempo de calidad” con la familia y amigos, procesos en el largo plazo, recordatorios de conceptos troncales para nosotros y nuestra empresa (como su misión, visión y valores)

A su vez, los hábitos que queramos implantar pueden estar recogidos en esta zona, como mencionaremos más adelante.

Cuadrante 3: No importante pero urgente [Delegar]

Se debe atender con rapidez, pero sin poner demasiado esfuerzo, pues no se trata de tareas de alto impacto. En este aspecto, la mayoría de emails pertenecen a este cuadrante, interrupciones, distracciones, favores puntuales a otras personas, y muchas de esas temidas reuniones con fama de ineficientes.

Cabe mencionar que Eisenhower primero como alto mando del ejército y posteriormente como presidente de EE.UU. siempre disponía de algún subordinado en la cadena de mando a quien delegar los quehaceres rutinarios e irrelevantes. Al fin de al cabo, no te preocuparías de recoger el uniforme de la tintorería mientras planificas el desembarco de Normandía. Es posible que no tengamos este lujo si no estamos al frente de un equipo o no contamos con un becario, y por tanto debamos ocuparnos personalmente sí o sí. En tal caso, tengamos en cuenta la primera frase del párrafo anterior.

Cuadrante 4: Ni Importante ni urgente [Eliminar]

Trivialidades que nos hacen perder el tiempo y distracciones frívolas, que al igual que cierto tipo de tos, son improductivas. El ejemplo típico es el entretenimiento de muy escaso valor que nos brindan muchas apps y redes sociales, llenas de vídeos virales e información de poca profundidad. Como también mencionaremos más adelante, los malos hábitos que queremos extirpar también pueden estar recogidos en esta zona.

Por lo general, tenemos que evitar este sector a toda costa, o al menos ser conscientes de que es la receta perfecta la improductividad.

Beneficios de aplicar la matriz Eisenhower

Procedamos a comentar algunas ventajas de aplicar esta herramienta, tanto para la esfera profesional como la personal. Al fin de al cabo, si una estrategia es verdaderamente útil en ambos contextos… ¿por qué no implantarla para tu familia y tu empresa?

Control

En su éxito viral 10 Steps to Earning Awesome Grades (While Studying Less) el autor y gurú de la productividad Thomas Frank afirma que el mayor objetivo de todo estudiante es nunca tener que decir “Caramba, se me había olvidado completamente ese trabajo pendiente.” — La vida universitaria es un complicado torbellino de actividades, trabajos, proyectos, eventos… y todo nuestro cúmulo de quehaceres personales y profesionales no es distinto.

La lección es clara: Sin un buen sistema de planificación, habrá ítems que caerán en el olvido hasta el último momento, donde aparecerán las lágrimas y hasta el más escéptico se encomendará a los poderes sobrenaturales. Simple y llanamente, Eisenhower nos ofrece un control casi absoluto,

Reducción de la ansiedad y el estrés

Tal como acabamos de decir con nuestro ejemplo universitario, si ese -torbellino está bajo control, nos será más fácil alcanzar un agradable estado de paz mental y atender cada proceso y tarea como es debido.

Gestión del tiempo

Corrígeme si me equivoco, pero tengo la impresión de que a estas alturas tienes buena idea de a lo que me refiero…

Desconexión

Eisenhower tenía una técnica propia para borrar de su mente pensamientos improductivos, de esos que te interrumpen y acabas rumiando una y otra vez: Se trata de escribirlos en un trozo de papel, romperlos en trozos pequeños o formar una pelota y tirarlos a la papelera.

A veces está bien tratar los pensamientos y procesos mentales como si fueran algo físico, para poder trabajar sobre ellos, organizarlos, apartarlos y archivarlos. Conocer la mente es de gran importancia, y para ello te recomendamos nuestro curso de Neurociencia para ser más productivos, y también mencionarte nuestro curso de Productividad en los equipos de trabajo y desconexión digital.

Cómo implementar la matriz en la gestión diaria

A continuación, te mencionamos algunos consejos prácticos para implementar esta metodología y alguna que otra estrategia para clasificar y priorizar actividades.

No te obsesiones

Existe una paradoja en este método en la cual quizá ya hayas reparado. Lo verdaderamente urgente no se escribe en el cuadrante 1, sino que se ejecuta de inmediato.

Imagina un joven gestor de proyectos que recibe una llamada, se levanta de su asiento y escribe “Llevar a mi mujer al hospital; se ha puesto de parto.” ¿No sería un poco absurdo?

Por lo general, la matriz no suele actualizarse a tiempo real, sino en un determinado momento de la jornada. Es una técnica incluir en nuestro arsenal, especialmente para esas semanas en las que estamos saturados/as de tareas por múltiples flancos.

¿Mejor en papel?

Un detalle particular de esta metodología es que, si intentamos llevarla en línea y disponer de ella en todo momento a través de aplicaciones, puede ser incómodo actualizarla a tiempo real. Sin ir más lejos, por ejemplo, podemos mencionar:

• Un documento (Google Docs) dividido en una gran tabla 2x2 donde escribir cada tarea.

• Una hoja de cálculo (Google Sheets) donde ir añadiendo tareas clasificadas por cuadrantes, como cuatro columnas a modo de tablero Kanban.

• Una etiqueta (Google Keep) para cada cuadrante, donde incluimos una nota para cada tarea pendiente. Keep se beneficia de usar etiquetas cortas y concisas, así que podríamos crear tags Q1, Q2, Q3 y Q4 para cada cuadrante e ir añadiendo notas. (No estaría mal, pero parece un poco batiburrillo…)

• ¿Hay algún fan de Evernote en la sala?

• De las personas que usan la bandeja de entrada de su email como lista de tareas pendientes ni hablemos (vosotros sabéis quiénes sois, canallas)

Son algunas ideas básicas, pero ha habido pocos intentos de automatizar el sistema. En cambio, en formato físico, como una hoja de nuestra libreta, o una pizarra con post-its estilo tablero Kanban en la oficina, será mucho más sencillo de actualizar, revisar, y modificar a tiempo real. Y en un aspecto quizá más personal… ¿qué matices podrían aportar los y las asiduos/as al sistema Bullet Journal?

No obstante, una app que sí ha sabido integrar esta metodología es Notion, que permite crear la plantilla con sus cuadrantes y trabajar sobre ella. A ese respecto, en OpenWebinars tenemos un curso que también te recomendamos, Notion aplicado a la gestión y documentación.

Pero por supuesto, al igual que en las asignaturas de la universidad, el siguiente punto es crucial:

Llevar al día

Es importante establecer el hábito de consultar y actualizar la matriz, pero conviene entender que no es una lista de tareas pendientes al uso. La clave está en dedicar unos minutos de la jornada a revisar cambios en los cuadrantes, trayendo todos los cambios necesarios. Para ello, un sistema auxiliar viene de perlas, y por eso te recomendamos nuestro curso de mapas mentales y GTD para una productividad inteligente.

Errores comunes y cómo evitarlos

Examinemos dos equivocaciones habituales en la implementación y uso de esta matriz.

Horizonte temporal

Como decíamos en la sección anterior sobre llevar la matriz al día, existe un detalle a tener en cuenta: Se trata de una herramienta para clasificar tareas con fechas límite sensibles y próximas. Por tanto, su utilidad es principalmente en el corto y medio plazo. No tiene mucho sentido aplicarla en el plan a largo plazo, ya que no es el horizonte temporal para el que fue diseñada.

No obstante, un detalle interesante es que los cuadrantes que no son sensibles a “deadlines” (2 y 4) pueden servir de recordatorios para objetivos más específicos, medibles, relevantes…. Si una persona quisiera ir más al gimnasio como propósito de Año Nuevo, haría bien en escribir “Gimnasio” en el cuadrante 2, ya que es importante pero no urgente (asumiendo que, por ejemplo, quiere ir una hora a la semana y le es indistinto elegir un día que otro) — Paralelamente, si esta persona quiere limitar su uso de las redes sociales y otras distracciones, puede escribirlo en el cuadrante 4, a fin de tener un recordatorio de su propósito y así evitarlas más fácilmente.

Por tanto, algunas tareas que consideramos importantes y recurrentes serán hábitos a implantar. ¿Y qué son los hábitos sino una actividad repetida regularmente que tiene un impacto positivo en el largo plazo? Según Lao Tsé un viaje de mil leguas comienza con un solo paso. Es en los hábitos donde las acciones a corto plazo dan sus frutos en el largo.

No todo es blanco o negro

Cuando se nos brinda un sistema de organización tan definido, es tentador empezar a usarlo con demasiada asiduidad. En ocasiones, algunas tareas serán compatibles con varios cuadrantes, y otras no encajarán del todo en ninguno.

Sin ir más lejos, este sistema no parece dejar demasiado lugar a la creatividad, la curiosidad, o en general, a tareas que se escapan de la norma. La mayoría de checklists de la gente de a pie son recurrentes, aburridos, cotidianos, llenos de tareas que quedan habitualmente en el tintero. No obstante, hacia 1490 el genio Leonardo DaVinci dejó escrita una de una de sus libretas una lista de tareas pendientes. He aquí algunas de ellas:

Dibujar Milán. Calcular su medida y la de sus alrededores. Encontrar un libro que trate sobre la ciudad y sus iglesias. Preguntar al maestro de aritmética cómo hacer la cuadratura de un triángulo. Encontrar un maestro de hidráulica y preguntarle cómo reparar una presa, canal y molino a la manera lombarda…

Y muchos más, en la habitual multitud de ciencias que interesaban a Leonardo, como la anatomía, la mecánica o la óptica. Cierto es que no todos podemos ser un polímata del Renacimiento de semejante calibre, pero siguiendo la lógica de la matriz, la mayoría de estas tareas y proyectos caerían en el cuarto cuadrante, y estarían a punto de ser eliminados. ¿Y acaso sería Leonardo el genio que fue sin su insaciable curiosidad?

Conclusiones

Si bien Eisenhower recibía habituales halagos por su sobresaliente gestión del tiempo, no podemos confirmar si usaba o no la técnica que lleva su nombre. Lo que sí que podemos afirmar es que Stephen Covey gozó de gran éxito popularizándola en la literatura de desarrollo personal.

Personalmente, no creo que se pueda innovar mucho sobre esta metodología, pero estoy seguro de que se popularizará cada vez más, en vistas a los roles de equipo provenientes o que incluyen conocimientos de la esfera de las metodologías ágiles y la gestión de proyectos. Aparte de la empresa, en lo personal, la tendencia futura es que la proliferación de las distracciones como los contenidos y las redes sociales lleve a mayores necesidades en el campo de la organización personal, el control de la atención y la gestión del tiempo.

Marcar objetivos y definir prioridades son pilares para la estrategia efectiva absoluta. Si tú también quieres estar a la cabeza y anticiparte a las necesidades de tu día a día, te recomendamos nuestro curso Estilos de planificación: descubre el más adecuado para ti. Y quién sabe, quizá algún día nombren en tu honor una técnica de priorización de tareas.