Microsoft Catalyst: Qué es y cómo ayuda en la transformación digital

Qué es Microsoft Catalyst

En un contexto complejo donde las empresas dibujan su medio plazo pensando en la transformación digital de sus organizaciones e, incluso, de sus modelos de negocio, surgen diferentes iniciativas que permiten guiar esos proyectos.

En este caso, el fabricante de tecnología Microsoft, ha conceptualizado su propia metodología de transformación digital, a la que ha denominado Microsoft Catalyst. Esta surge en el marco de la implantación de productos y servicios de Microsoft. Si bien, el ámbito de la transformación empresarial es amplio y transversal, por lo que resulta aplicable a cualquier transformación, que, en el entorno actual, va ir de la mano de la tecnología.

Empezando por la base, en este artículo ya se explicó más a fondo qué es la transformación digital y cómo llevarla a cabo. La transformación digital es un proceso de adaptación permanente y disruptiva de las organizaciones, que debe poner foco en la digitalización de las personas, la optimización de los procesos y el aprovechamiento de las últimas tecnologías. Como consecuencia de la transformación digital, surgen nuevos modelos de negocio y las empresas que logran digitalizarse manera efectiva consiguen mejoras de eficiencia y productividad, impulsando sus negocios e incluso mejorando su impacto en el entorno.

En este marco, Microsoft Catalyst es un buen framework de trabajo para abordar proyectos de digitalización empresarial. Esta metodología surge inspirada en el enfoque de Design Thinking, esto es, pensamiento de diseño. Su objetivo es catalizar las ideas a través de un proceso de optimización e implantación efectiva, logrando hitos de transformación de la empresa.

El framework de trabajo de Catalyst se basa en diferentes fases, las cuáles buscan exprimir los esfuerzos de la digitalización:

1. Inspirar: El objetivo de esta fase es encontrar la estrategia de transformación más adecuada para la compañía, esto es, definir un roadmap de hitos a conseguir.
2. Diseñar: Es habitual que Microsoft proponga trabajar por casos de uso o casos de estudio que permitan establecer pilotos y debatir diferentes ejes de acción para abordarlos, de forma que se puedan encontrar aquellos más beneficiosos para la organización.
3. Empoderar: Como explicábamos más arriba, la transformación debe poner foco en las personas, por lo que Microsoft propone dedicar una fase de su metodología a ellas. El objetivo es gestionar el cambio y permitir que los miembros de la compañía puedan capacitarse y contribuir a la transformación de la empresa.
4. Lograr: Como última etapa, busca la implantación definitiva de los proyectos contemplados en la estrategia de digitalización, que permita lograr la transformación de cada uno de los departamentos.

Catalyst y su conexión con enfoques Design Thinking

Dado que Microsoft Catalyst nace inspirado en la metodología de Design Thinking, es preciso conocer a que se refiere este enfoque de diseño. El curso de Design Thinking de OpenWebinars puede ayudaros a aplicar los principios de diseño en diferentes proyectos de manera efectiva. No obstante, a continuación, explicamos las ideas base.

Design Thinking significa literalmente Pensamiento de Diseño y hace referencia a una serie de metodologías de trabajo utilizadas por los diseñadores de producto. Si bien, sus beneficios y su enfoque son extrapolable a otros frameworks de trabajo, como es la transformación digital, ya que se basa en maximizar la creatividad colectiva.

Las fases del Design Thinking son cinco: Empatizar, Definir, Idear, Prototipar y Evaluar. Para poder evaluar su conexión con Microsoft Catalyst vamos a explicar cada una de ellas:

1. Empatizar: cualquier proceso de diseño debe partir de entender de las necesidades de los usuarios (beneficiarios del producto que se está construyendo).
2. Definir: en base al entendimiento de los usuarios, se conceptualiza un primer producto o enfoque.
3. Idear: sobre esa primera definición de producto, se realizan diferentes dinámicas para buscar soluciones creativas que incorporar a la solución intermedia.
4. Prototipar: La idea qué mejor enfoque parezca tener debe ser construida en un primer prototipo, sin llegar a ser un producto finalizado que cumpla todos los estándares de calidad para su comercialización.
5. Evaluar: una vez realizado todo el proceso de diseño, deberás confirmar que el producto resultante cumple con los objetivos, por lo que deberás recabar el feedback del equipo de pruebas inicial.

Si estas fases las comparamos con las de Microsoft Catalyst, no coinciden al 100% pero sí que podemos ver paralelismos entre ellas y cómo la metodología del fabricante Microsoft ha recuperado conceptos para aplicarlos en la transformación digital.

• La fase de Inspirar de Microsoft Catalyst parte de entender el entorno que rodea a la compañía (mercado, clientes, competencia) para poder dibujar una primera estrategia.
• Además, empatizamos con los empleados y componentes de la organización en la fase de Empoderar.
• La Definición y el Prototipado tienen su encaje en la fase de Diseñar de Catalyst en la que se dibujan varios casos de uso a testar, como los prototipos que se evalúan una vez diseñados.
• La evaluación implica medir resultados y ese es uno de los pilares fundamentales de la fase de Lograr de Catalyst.

Cómo llevar a cabo las fases de Microsoft Catalyst

Inspirar (Inspire)

La inspiración busca dibujar una primera estrategia de transformación. Para poder definirla y establecer prioridades, Catalyst propone utilizar diferentes actividades de desarrollo, para posteriormente impulsar la ideación con creatividad y conducir la toma de decisiones a través de workshops con enfoque visionario específicos.

En este marco, Microsoft propone algunas herramientas:

• Envisioning Workshop o sesiones de trabajo de visualziación: dónde estamos, hacia dónde va la compañía, dónde queremos estar en 5 años, cuáles son los retos estratégicos que presenta el modelo de negocio actual, etc.
• Observation Modeling o establecer modelos basados en la observación del entorno, del sector, de la competencia o de otros modelos de referencia de interés.
• Business value Analysis o Análisis del valor del negocio: en este punto entran conceptos financieros y contables, pero también debemos ser capaces de entender toda la cadena de valor de la compañía así como su ciclo de venta. Asimismo, el centro del negocio estará en la propuesta de valor del producto o servicio y en su capacidad de diferenciación.
• Deployment Planning o Planificación del desarrollo: como cualquier estrategia, debemos ser capaces de definir una hoja de ruta clara que represente los retos a los que se enfrenta la compañía, mostrando los esfuerzos y recursos que deben ponerse en marcha.
• Adoption & Change Management Assessment o Evaluación de la gestión del cambio y de la adopción tecnológica: el resultado de este trabajo puede darnos pistas de la eficacia de la transformación que vamos a abordar. Si como resultado, obtenemos una compañía muy aversa al riesgo (en la dirección o en el cuerpo operativo de empleados), la gestión del cambio va a resultar muy dificultosa, que no imposible. Es por ello que es muy relevante incorporar esta evaluación a la situación de partida de la transformación.

En esta fase de inspiración, Microsoft también nos dibuja el ciclo digital del feedback. Debemos entenderlo como la retroalimentación de la transformación. Como centro propone los datos de la compañía que deben darnos la inteligencia de negocio, y girando a su alrededor cuatro elementos clave:

• Empoderar a las personas: asegurar el cambio y que sean los propios empleados los que prescriban el mismo y lo trasladen al conjunto de la compañía.
• Conectar con los clientes: mirar hacia afuera y asegurar la adopción tecnológica y del nuevo modelo por parte de los compradores.
• Optimizar las operaciones: el foco no debe estar solo en la tecnología sino también en la manera de hacer las cosas. La mayoría de las veces el problema no está en la implatación de la tecnología más potente, sino en cómo ésta ha de cambiar los procesos de trabajo y, cómo las personas deben evolucionar con ellos.
• Transformar los productos: quizá no es el objetivo inicial de la digitalización de las compañías, pero a menudo, y sobre todo, a medio plazo, es consecuencia de la misma. La tecnología y las capacidades digitales nos permiten crear nuevos modelos de negocio: creando plataformas, diferenciando los productos e incorporando activos digitales que añaden valor a la propuesta inicial.

Estos elementos deben ser objetivos tenidos en cuenta en el punto de partida, ya que es el momento en el que definimos la estrategia de transformación. Este enfoque de Microsoft Catalyst nos permite tener en cuenta aspectos tanto intrínsecos como extrínsecos a la organización y que afectan no solo a la tecnología sino a las personas y a los procesos, sin olvidar la propuesta de valor.

Diseñar (Design)

Esta es la fase de construcción de un caso de uso de transformación convincente que discuta el impacto en tecnología y en negocio. Durante esta dase es preciso cuantificar el ROI (rentabilidad de la inversión) y los beneficios financieros: crecimiento de los ingresos, ahorros de costes y eficiencias de empleados.

En la medida en que la transformación es transversal a la organización, debemos tener en cuenta el impacto en el negocio y en cada uno de los elementos. Ello nos permitirá poner en marcha una estrategia de digitalización que asegure un impacto positivo a diferentes niveles.

De esta manera, la fase de diseño implica construir el caso de uso, pero también evaluar el impacto en el negocio empresarial. A modo de checklist, Microsoft Catalyst detalla:

• Cuantificación de las mejoras en la conexión y experiencia con los clientes.
• Representación de los costes de la solución (entendiendo por “solución” el caso de uso de transformación tecnológica en evaluación).
• Medidas clave: 1) Crecimiento de los ingresos; 2) Ahorros de costes; 3) Mejora de la eficiencia de los empleados.

Empoderar (Empower)

Como veíamos, empoderar implica ayudar a otros miembros de la organización a ver el valor en la transformación del negocio. Para ello, Microsoft Catalyst propone una serie de activos visuales (cuadros de mando, dashboards, infografías, etc) que permitan el entendimiento fácil y sencillo de los beneficios. El objetivo es documentar el proceso de transformación de forma que sea fácilmente comprensible, así como útil y rápido de compartir. Otro de los elementos que Microsoft considera para el empoderamiento de los empleados es la construcción de experiencias inmersivas.

En este punto, lo importante es compartir no solo la necesidad de cambiar sino cómo se ha de cambiar. Hacer partícipes a los miembros de la organización nos ayudará a conseguir ese alineamiento necesario para implantar la estrategia de transformación. Las palabras clave son “gestión del cambio” y “compromiso”.

Lograr (Achieve)

En la fase final, buscamos pasar de la “visualización de la transformación” a la ejecución e implantación de la misma. Debemos encontrar los recursos necesarios para ejecutar la estrategia y llevar la transformación del negocio a través de todos los departamentos.

Asimismo, será claro medir y evaluar el éxito a través de diferentes indicadores de desempeño. Ello no con un ánimo “fiscalizador” sino con el objetivo de introducir medidas correctoras y de gestión del cambio en tiempo y forma que aseguren una transformación efectiva y sostenible.

El enfoque de esta fase según la metodología de Microsoft Catalyst contempla:

• Recursos, como, por ejemplo: personas, tiempo, inversión económica, equipos, convivencia con el trabajo diario
• Facilitación del cambio, como, por ejemplo: capacitaciones, materiales, prescriptores y embajadores del cambio, gamificación, incentivos
• Desarrollo técnico o implantación tecnológica
• Medición del valor

Cómo ayuda Catalyst en la transformación digital

Como metodología de transformación digital, Microsoft nos establece un framework para guiar nuestros propios procesos de cambio digital. La transformación es compleja y, a menudo, son procesos largos en los que no está claro el camino a seguir. Es por ello que contar con una metodología que nos guíe nos ayudará a poner foco en lo verdaderamente importante.

En este sentido, Microsoft conceptualiza en cuatro sencillas fases las etapas de la transformación, en base a procesos experimentados por la compañía. Por tanto, podemos estar seguros de que es una metodología validada y testada.

En base a esta metodología las compañías son capaces de definir la hoja de ruta de la digitalización de sus organizaciones contemplando la gestión del cambio y los procesos, asegurándose de incorporar soluciones creativas y basadas en tecnología.