Por qué usar Power BI para analizar tus datos

Introducción

Cada vez es más necesario trabajar con bases de datos, ya que necesitamos almacenar desde los datos de nuestros clientes a nuestros proveedores, pedidos, etc., o simplemente nuestros contactos y amigos, tenemos muchos programas de bases de datos que hacen esto, incluso muchas veces utilizamos una hoja de cálculo como Excel para almacenar los datos.

Pero los datos empresariales son los que vas a querer analizar, y ahí es donde vas a poder ver la potencia de Power BI, los datos en bruto no nos dicen nada, necesitamos el poder analizar esos datos para poder tomar nuestras decisiones empresariales.

El concepto de Big Data es capturar, gestionar, analizar e interpretar los datos generados por una empresa u organización, y para poder interpretarlos tenemos distintas herramientas.

En Excel tenemos las tablas dinámicas para mostrar un resumen de datos, pero hay veces que necesitamos un análisis más exhaustivo de los datos.

Hay otras herramientas que también hacen este análisis como puede ser Tableau o Microstrategy, que sin entrar en si son mejores o peores que Power BI, hay una gran diferencia con estas herramientas y es que Power BI forma parte Microsoft 365 y puedes utilizarlo en combinación con el resto de las aplicaciones de Microsoft 365, eso sin hablar de la garantía que da un programa de Microsoft.

Si trabajas con Microsoft 365 ya sabes que es un entorno totalmente seguro y además si tienes los datos alojados en SharePoint o OneDrive, ya los tienes en Microsoft 365 que va a ser en el mismo sitio donde vas a hacer tu informe, es decir no necesitas tener una seguridad para tus datos y otra distinta para tus informes. Además, si quieres compartir tu informe con mucha gente se puede gestionar desde Azure, aunque esto depende del tipo de licencia de Power BI que tengas.

También hay que tener en cuenta que el precio de Power BI suele ser bastante inferior al de sus competidores.

Qué es Power BI

Nos tenemos que remontar al año 2010, cuando aparecieron los complementos de Excel, Power Pivot, Power Query, Power View y Power Map, estos complementos sirven para importar y modificar los datos, así como crear informes y mapas con los datos importados.

En la versión de Excel 2013 se hicieron muy populares estos complementos de Excel, tanto que Microsoft se dio cuenta que estos complementos eran tan potentes que tenían una gran atadura, que eran complementos de Excel, así que a finales de 2014 lanzo un programa llamado Power BI Designer en el que teníamos las funcionalidades de estos complementos en un programa independiente de Excel.

Estos complementos se han ido integrando en Excel, Power Query es la forma por defecto que tenemos para importar los datos en Excel 365, Power Pivot tiene su propia cinta de opciones, Power View no está disponible en Excel 365 y con Power Map podemos crear mapas interactivos.

Power Query es prácticamente igual en Excel y en Power BI ya que, como decimos, Power BI viene de Excel.

En Excel 365 para importar los datos se utiliza Power Query y estos datos no hace falta volcarlos en las hojas los puedes almacenar en el modelo de datos, hacer las transformaciones que necesites y volcar solo las consultas necesarias o elegir esas consultas como origen para hacer tablas dinámicas.

Por lo tanto, podemos decir que Power BI es el programa de análisis de datos y Big Data de Microsoft para tener informes interactivos y analizar los datos con inteligencia empresarial, es un programa bastante intuitivo, que además como hemos visto proviene de Excel por lo que es fácil que algunas opciones ya nos suenen.

Para qué sirve Power BI

Power BI es un programa para analizar los datos empresariales y de esa manera poder tomar las decisiones empresariales más apropiadas en cada momento. Podemos decir que es la evolución de Excel en el aspecto de análisis de datos, pero son programas diferentes, que sirven para cosas diferentes, no tiene sentido esa pregunta retórica que nos encontramos en internet, ¿qué es mejor Power BI o Excel?, es como comparar que es mejor Word o Power Point.

Otra pregunta con la que me he encontrado más de una vez es ¿Qué es mejor Power Query o Power BI?, como vemos la respuesta es muy fácil, Power Query es la parte de Power BI para importar y transformar los datos que tenemos, pero no se puede comparar un programa con el otro.

Con Power BI puedes estudiar los datos y analizarlos con las distintas herramientas que tienes a tu disposición, de esa manera puedes visualizar y comparar los datos de diversas formas.

Además, esos datos son interactivos, es decir que según pases el ratón por un sitio puedes mostrar distinta información en la pantalla, y si pinchas en cualquier control cambiará el resto del informe, también puedes añadir filtros y segmentaciones para poder visualizar los registros que necesites en cada momento.

Mis alumnos me preguntan muchas veces si podemos exportar los informes de Power BI a otros formatos, la respuesta es que podemos exportarlo a Pdf, pero que pierde gran parte de la gracia de Power BI ya que el informe deja de ser interactivo y pasa a ser un texto plano.

Cuando el informe esta publicado, desde el servicio de Power BI también lo podemos exportar a Power Point, pero sigue siendo un informe plano, no interactivo.

En ambos casos lo que hace Power BI es hacer una foto de cada página y la añade al documento PDF o Power Point según el caso, esa foto es una foto fija no interactiva ni se actualiza.

Versiones de Power BI

Power BI Desktop es totalmente gratuito, incluso puedes publicar en tu usuario de Microsoft 365 el informe que hagas, una vez publicado puedes crear paneles, conjuntos de datos, cargar archivos, etc.

Pero si quieres compartir tus informes de una manera segura debes de tener la versión Pro o superior, si no es así solo puedes mandar los informes por mail o copiarlos en alguna unidad compartida para que la otra persona se pueda descargar el informe y de esa manera tenga acceso a ese informe, pero cualquier persona accede al diseño y puede modificar el informe.

Para evitar estos problemas lo mejor es compartir los informes, para compartir los informes tanto la persona que lo comparte como la persona que va a ver el informe debe de tener la versión Pro o superior.

Puedes ver una comparativa detallada de las distintas licencias en este vínculo. Comparación de productos y precios de Microsoft Power BI

Ahora mismo la versión Pro vale 8,40 € por usuario al mes más IVA, y la versión Premium 16,90 €, aunque hay planes de empresa por capacidad a partir de 4.212,30 €, en este último caso te debes de poner en contacto con el departamento comercial de Microsoft.

Aunque puedes ver detalladamente las distintas opciones que tienes en cada licencia, lo más importante es que necesitas una versión de pago para poder compartir la información.

Además, con las versiones de pago puedes crear áreas de trabajo para compartir tu trabajo con las mismas personas, puedes analizar los datos con Excel, puedes crear aplicaciones para que sea más fácil la distribución de los informes, etc.

A todas las aplicaciones de Microsoft 365 puedes acceder desde el móvil y Power BI no iba a ser una excepción, puedes ver la información compartida desde el móvil, además en Power BI puedes diseñar como quieres que se vea cada página en un ordenador y cómo quieres que se vea en un móvil, ya que el tamaño de la pantalla no es igual, puedes optimizar el informe según donde se visualice.

Análisis de datos con Power BI

Cuando entras en Power BI lo primero que tienes que hacer en conectar con los datos a analizar, Power BI admite una gran variedad de tipos de datos distintos para hacer los informes. Según el origen de datos, los datos se pueden importar o acceder directamente a los datos mediante Direct Query, es decir acceder a los datos vinculados al informe.

Una vez que tienes los datos en bruto, los puedes limpiar y transformar en Power Query, ya que los datos en bruto, como están en el origen de datos, muchas veces no son viables para hacer los informes si no los transformas previamente, incluso puedes crear campos calculados con las distintas opciones que tienes en Power Query.

Una vez que tienes los datos, puedes crear el informe con todas las herramientas que tienes a tu disposición en Power BI, puedes empezar diseñando el tema del informe, después puedes ir añadiendo los objetos visuales que necesites en las distintas páginas del informe, así como las distintas utilidades como botones, páginas de detalles, Tooltips, etc.

Puedes cambiar la interacción de los objetos, añadir distintos campos a los filtros, crear segmentaciones, etc.

Una vez que has diseñado el informe lo puedes publicar en tu usuario de Microsoft 365 y si tienes la versión Pro o superior de Power BI puedes compartir el informe con otras personas.

Ventajas de Power BI para analizar datos

Power BI es un programa muy intuitivo y además al ser de Microsoft nos da más confianza y hay algunas opciones que ya conoceremos de otros programas, por ejemplo, Power Query es prácticamente igual en Power BI que en Excel.

Además, es un programa muy completo que tiene una total integración con el resto de los programas de Microsoft 365, por ejemplo, podemos crear alertas para que nos envíen correos electrónicos o podemos crear flujos de trabajo en Power Automate para automatizar el trabajo con Power BI.

Power BI es un programa en el que el avance es continuo, ya que Microsoft lanza una versión nueva cada mes, de esa manera esta siempre respondiendo a las necesidades de los usuarios que son los que proponen la mayoría de estas actualizaciones.

Dentro de Power BI hay un apartado que son Características de versión preliminar, donde Microsoft va lanzando distintas opciones para que los usuarios puedan opinar y valorar estas funcionalidades antes de añadirlas al programa.

Microsoft está haciendo un gran esfuerzo en crear un gran centro de ayuda de Power BI, donde podemos encontrar numerosos vídeos, documentación muy completa, incluso distintos itinerarios para formarte en Power BI o conjuntos de datos de ejemplo para poder desarrollar tus propios informes.

Pero si quieres formarte en Power BI tienes varios cursos dentro de OpenWebinars donde puedes empezar con el Curso de introducción a Power BI, seguir con el Curso de Power BI intermedio, y profundizar con el Curso de Power BI avanzado, o el Curso de Trucos de Power BI o el Curso de DAX en Power BI, además de otros muchos cursos de Power BI que tienes a tu disposición.

Inconvenientes en el aprendizaje de Power BI

Power BI en general es un programa muy intuitivo y bastante fácil de aprender cuando se le va viendo la utilidad que tiene cada objeto visual y cada opción de Power BI. Hay un par de propiedades que rompen lo anterior, pero son la excepción que confirman la regla.

En mis cursos noto un salto muy grande en la curva de aprendizaje cuando explico cómo hacer cálculos en Power BI, ya que tenemos que utilizar DAX.

DAX es un lenguaje de funciones cuya sintaxis es bastante parecida a las funciones de Excel, pero a diferencia de Excel estas funciones están en inglés, y sobre todo lo que más se echa de menos a la hora de aprender a utilizar DAX es el tener un asistente de funciones como el que tenemos en Excel, ya que de esa manera es mucho más sencillo aprender y desarrollar las funciones DAX que necesitamos para crear los cálculos necesarios en tus informes de Power BI.

Conclusiones

Power BI es un programa de Microsoft 365, lo cual hace que tenga una total integración con el resto de las herramientas de Microsoft 365, de esa manera no es un programa aislado sino un programa en perfecta comunicación con el resto de las aplicaciones de Microsoft 365.

Aunque hay que pagar una licencia aparte por compartir los informes de Power BI es mucho más barato que sus competidores.

Aunque Power BI desciende de los complementos de Excel son programas distintos, que sirven para cosas distintas y por lo tanto no se puede comparar cual es mejor si Excel o Power BI.

Es un programa bastante fácil de aprender y bastante intuitivo, aunque tiene la dificultad de aprender a hacer fórmulas en DAX.