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Importancia de la automatización en el entorno laboral moderno

La automatización se ha convertido en un componente esencial en el entorno laboral actual debido a varios factores clave:

• Reduce el tiempo necesario para completar tareas repetitivas, lo que aumenta la eficiencia operativa.
• Los procesos automatizados son menos propensos a errores, mejorando la precisión y la calidad del trabajo.
• Al liberar a los empleados de tareas tediosas, la automatización permite que se centren en trabajos más creativos y gratificantes.
• Las empresas que adoptan la automatización están mejor posicionadas para competir en un mercado global dinámico.

Si quieres conocer más ejemplos de aplicaciones de esta herramienta te recomendamos que le eches un vistazo a nuestra entrada del blog Power Automate: Automatiza tus tareas sin código donde podrás conocer más en profundidad esta tecnología.

Power Automate con Office 365 para mejorar la productividad

Power Automate se integra de manera efectiva con Office 365 para optimizar y simplificar flujos de trabajo en aplicaciones como Outlook, SharePoint, Teams, Excel y más.

Por ejemplo, se pueden crear flujos de trabajo que automáticamente clasifiquen y archiven correos electrónicos importantes, actualicen registros en listas de SharePoint basados en correos recibidos, o notifiquen a equipos específicos en Teams cuando se agreguen nuevos archivos a una carpeta compartida.

Además, Power Automate permite la creación de flujos personalizados sin necesidad de conocimientos avanzados de programación, lo que lo hace accesible para usuarios de todos los niveles. Las plantillas predefinidas y la capacidad de integrar diversos servicios de Office 365 con aplicaciones de terceros amplían aún más su utilidad.

Por ejemplo, se puede crear un flujo que capture datos de formularios en Microsoft Forms y los almacene automáticamente en una hoja de Excel, mientras notifica a los responsables a través de Teams.

Integración de Power Automate con Office 365

A continuación, vamos a ver un ejemplo de flujo creado con Power Automate que gestiona solicitudes de aprobación para un sistema de vacaciones.

Cuando un empleado crea una solicitud en una lista de SharePoint, el flujo envía una notificación de aprobación al encargado. Dependiendo de la respuesta (aprobada o rechazada), el flujo envía un correo electrónico al solicitante y actualiza el estado de la solicitud en SharePoint.

Este proceso automatiza la gestión de aprobaciones y notificaciones, asegurando un seguimiento eficiente y actualizado de las solicitudes de vacaciones. Para más detalles.

Tutorial paso a paso para integrar Power Automate con Office 365

Para crear el flujo que comentamos previamente tenemos que ir a “Mis flujos” y seleccionar “Nuevo flujo”, luego “Flujo automatizado” para empezar a configurar el flujo desde cero.

Antes de crear el flujo, es necesario crear una lista en SharePoint Online que se usará para solicitar la aprobación de vacaciones. La lista debe incluir las siguientes columnas:

• Título: Texto de una sola línea
• Fecha de inicio: Fecha y hora
• Fecha de fin: Fecha y hora
• Comentarios: Texto de una sola línea
• Aprobado: Sí/No
• Comentarios del gerente: Texto de una sola línea

Tras esto escogemos “Cuando se crea un elemento” de SharePoint como desencadenador. Esto iniciará el flujo cuando se agregue una nueva entrada en nuestra lista de SharePoint.

Busca la acción “Iniciar y esperar una aprobación” y agrégala al flujo.

Configurar los campos:

• Tipo de aprobación: Selecciona el tipo de aprobación (por ejemplo, “Aprobar/Rechazar – Primer respondedor”).
• Título: Proporciona un título para la aprobación, como “Solicitud de aprobación de vacaciones”.
• Asignado a: Indica la dirección de correo electrónico de la persona o grupo que debe aprobar la solicitud.

Añade un control condicional y define cada una de sus posibles opciones de la siguiente manera.

Para aprobaciones:

• Enviar un correo electrónico (V2): Añade esta acción para notificar al solicitante que su solicitud ha sido aprobada.
• Actualizar elemento en SharePoint: Configura esta acción para actualizar el estado de la solicitud en la lista de SharePoint a “Aprobado”.

Para rechazos:

• Enviar un correo electrónico (V2): Similar a la acción de aprobación, pero notificando al solicitante que su solicitud ha sido rechazada.
• Actualizar elemento en SharePoint: Configura esta acción para actualizar el estado de la solicitud a “Rechazado”.

El flujo debe quedar de la siguiente manera:

Este flujo es solo un ejemplo de lo que puedes hacer con Power Automate, recuerda visitar nuestro Cursos de Power Automate para convertirte en todo un experto de la automatización de procesos.

Impacto de la integración

Como has podido ver en el ejemplo anterior, la integración entre la automatización y Office 365 está transformando la forma en que las empresas operan, generando un impacto significativo en términos de productividad y eficiencia.

Al combinar herramientas de automatización con la suite de aplicaciones de Office 365, las organizaciones pueden optimizar sus flujos de trabajo, simplificar tareas rutinarias y potenciar la colaboración entre equipos.

Aumento de la productividad y la eficiencia

Uno de los principales beneficios de esta integración es el aumento de la productividad.

Al automatizar procesos manuales repetitivos, como la gestión de correos electrónicos, la programación de reuniones y la generación de informes, los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido. Esto no solo acelera la ejecución de proyectos, sino que también libera tiempo para la innovación y la creatividad.

Además, la eficiencia operativa se ve impulsada por la capacidad de integrar flujos de trabajo automatizados con las aplicaciones familiares de Office 365, como Outlook, Excel y SharePoint.

Por ejemplo, la automatización de la entrada de datos en hojas de cálculo de Excel o la generación automática de informes basados en datos almacenados en SharePoint como el mostrado en el ejemplo agiliza los procesos y reduce los errores humanos.

Retorno de la inversión

El retorno de la inversión (ROI) de las empresas que implementan Automatización Robótica de Procesos (RPA) puede variar significativamente según varios factores, como el tamaño y la industria de la empresa, la complejidad de los procesos automatizados y la eficacia de la implementación de RPA. Sin embargo, hay estudios y casos reales que proporcionan algunas cifras promedio y ejemplos de ROI obtenidos.

• Según un estudio de Forrester Research, las empresas que implementaron RPA experimentaron un retorno de la inversión del 186% en un período de tres años. Este estudio también encontró que algunas empresas lograron un ROI del 300% o más dentro del mismo período.

• Deloitte publicó un caso de estudio en el que una empresa de seguros logró un ROI del 180% dentro de los primeros 12 meses de implementar RPA. Este ROI se derivó principalmente de la reducción de costos operativos, la mejora de la precisión y la eficiencia en la ejecución de procesos.

• Un estudio de KPMG encontró que las empresas que implementaron RPA pudieron reducir los costos operativos en un 75% y aumentar la productividad en un 30% en áreas específicas de sus operaciones. Estos ahorros se tradujeron en un ROI significativo en un corto período de tiempo.

• UiPath, un proveedor líder de software RPA, ha publicado varios casos de estudio de clientes que lograron ROI sustanciales. Por ejemplo, una empresa de servicios financieros logró un ROI del 800% en solo seis meses después de implementar RPA en su proceso de reconciliación de cuentas.

Estos son solo algunos ejemplos que ilustran el potencial de ROI que las empresas pueden obtener al implementar RPA. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada implementación de RPA es única y los resultados pueden variar según las circunstancias específicas de cada empresa y los procesos automatizados, pero como puedes observar, en general es una solución que ofrece un ROI interesante en la mayoría de los casos.

Mejores prácticas y consejos

En este punto hablaremos sobre las mejores prácticas y consejos para la optimización y mantenimiento de flujos de trabajo automatizados, puedes abordar diversos aspectos para garantizar la eficiencia y la continuidad de los procesos.

Optimización de flujos

Antes de automatizar un flujo de trabajo, es fundamental realizar una evaluación exhaustiva para identificar las áreas que pueden beneficiarse de la automatización. Esto implica analizar la complejidad del proceso, los puntos de fricción y las oportunidades de mejora.

Durante la automatización, busca simplificar y estandarizar los procesos siempre que sea posible. Elimina pasos innecesarios y optimiza la secuencia de acciones para mejorar la eficiencia y reducir la complejidad del flujo de trabajo.

En lugar de intentar automatizar todo el flujo de trabajo de una sola vez, considera implementar la automatización de manera gradual, comenzando por los procesos más críticos o aquellos con mayor potencial de ahorro de tiempo y recursos. Realiza pruebas exhaustivas del flujo de trabajo automatizado antes de implementarlo por completo. Esto ayuda a identificar y solucionar posibles problemas o errores antes de que afecten la productividad y la calidad del trabajo.

Por último, te recomendamos establecer un sistema de monitoreo continuo para evaluar el rendimiento del flujo de trabajo automatizado. Utiliza métricas clave para medir la eficiencia, la precisión y el tiempo de ejecución, y realiza ajustes según sea necesario para mejorar el rendimiento.

Mantenimiento y actualización de flujos

Como comentábamos en el apartado anterior es importante programar revisiones periódicas de los flujos de trabajo automatizados para identificar posibles áreas de mejora o actualización. Esto garantiza que los procesos sigan siendo relevantes y eficientes a medida que cambian las necesidades y los requisitos del negocio.

Implementa un proceso formal de gestión de cambios para administrar cualquier modificación en los flujos de trabajo automatizados. Esto incluye documentar y comunicar los cambios realizados, así como realizar pruebas adicionales para asegurar la integridad del proceso.

También es muy importante proporciona capacitación continua a los usuarios y administradores de los flujos de trabajo automatizados para asegurarte de que estén al tanto de las mejores prácticas y puedan utilizar eficazmente las herramientas y funcionalidades disponibles. En ese sentido os hemos recomendado un curso de Power Automate, pero si tu punto débil es Office 365 te recomendamos los Cursos de Microsoft 365: Primer contacto, para conocer mejor esta herramienta.

Conclusiones

En el entorno laboral contemporáneo, la automatización es un pilar fundamental para potenciar la eficiencia y la productividad de las organizaciones.

La capacidad de reducir el tiempo empleado en tareas repetitivas, minimizar errores y liberar a los empleados para centrarse en labores más creativas y estratégicas hace que la automatización sea una herramienta invaluable.

Power Automate, se ha convertido en una plataforma robusta para automatizar flujos de trabajo y tareas rutinarias. Al integrarse con Office 365, Power Automate no solo simplifica la automatización, sino que también optimiza el uso de las aplicaciones dentro de la suite de Office 365, potenciando así la productividad de manera significativa.

La integración de Power Automate con Office 365 ofrece una amplia gama de posibilidades para mejorar la productividad.

Desde la automatización de procesos en aplicaciones como Outlook, SharePoint, Teams y Excel hasta la creación de flujos de trabajo personalizados sin necesidad de conocimientos avanzados de programación, esta integración permite a las empresas agilizar operaciones, simplificar tareas y fomentar la colaboración entre equipos de manera efectiva.