Qué es la digitalización y su relevancia en la actualidad

Gracias a los grandes avances que con el transcurso del tiempo siguen surgiendo en el mundo web, la transformación digital se ha apoderado de nuestro día a día, ya que podemos realizar múltiples tareas sin la necesidad de salir de casa, solo basta con tener un dispositivo con acceso a internet para realizar diversas compras, mantener organizados registros, pagar facturas, digitalizar documentos, entre otras tareas, integrando la tecnología de forma simple y práctica tanto a nivel personal como empresarial.

Si quieres saber qué es la digitalización, su importancia y cómo digitalizar una empresa, te contamos todo lo que debes conocer en este completo artículo.

Qué es la digitalización y para qué sirve

La digitalización básicamente es llevar el plano físico a un formato digital a través de dispositivos electrónicos. Por ejemplo: tomar una foto con el móvil a una factura para tener el soporte de gastos. Actualmente, existen una serie de apps simples y ligeras que permiten escanear y llevar el orden de los documentos que se escaneen.

A nivel empresarial, la digitalización permite automatizar los procesos de la organización, minimizando de este modo costes y, a su vez, mejorando la comunicación entre los miembros de esta, lo que le permitirá expandirse a otros territorios e inclusive el teletrabajo de los empleados maximizando la eficiencia y rendimiento de estos.

Ventajas de la digitalización y su importancia en las empresas

• Respaldo de datos importantes en la web, siendo accesibles desde cualquier dispositivo y lugar.
• Rápido y fácil acceso a la búsqueda de archivos.
• Ahorro del espacio físico, reducción de consumo de papel, garantizando su conservación al no deteriorarse o dañarse con el paso del tiempo para el caso de la digitalización de documentos.
• Mejora en la seguridad de la información (aplica para aquellos casos donde el acceso a estos se encuentre condicionado a personas autorizadas).
• Optimiza procesos que se ejecutaban de forma manual, produciendo un ahorro tanto de capital como de tiempo.
• Nacen nuevas metodologías de trabajo resultado de la innovación en el proceso de relación con el cliente, ya que incluyen tanto a los recursos de la empresa como al cliente en sí a través de la implementación de herramientas de gestión y comunicación que permitirán dar respuestas más rápidas y harán que el negocio sea más productivo.
• Mejora la gestión de los datos, que ayuda a tomar mejores decisiones empresariales.
• La digitalización a nivel empresarial es de gran importancia por múltiples factores, ya que con su implementación se mejoraran tanto los procesos como la competitividad en el mercado, puliendo las estrategias de comunicación, marketing y publicidad, cumpliendo con las expectativas y exigencias de los usuarios (clientes), organizar registros y demás documentos para un mejor manejo y fácil acceso a la información.
• Por otra parte, la digitalización impacta en la reputación en línea que puedan tener las organizaciones a través de sus sitios web y redes sociales, permitiendo llegar a más personas que podrían ser clientes potenciales y aumentar las ganancias de lo que serían los activos digitales (empresa u organización en la web).

Desventajas de la digitalización

A pesar de que la digitalización es muy ventajosa, de ella podemos destacar las siguientes desventajas:

• En vista de que la tecnología avanza constantemente, las organizaciones deben contar o planificar en su presupuesto anual la actualización de los equipos de tecnología que se encuentren obsoletos.
• A nivel de documentos, el manejo de los libros a digitalizar debe ser con sumo cuidado para no causar algún daño al físico. De igual forma, debe existir una planificación previa de los documentos que se van a digitalizar, dónde serán alojados y quiénes serán las personas con acceso a estos, a fin de cuidar tanto los derechos de autor, como la integridad en cuanto a información confidencial de la empresa se refiere.

Tipos de digitalización

En general, algunos tipos de digitalización son:

• La digitalización de papel: es cuando llevamos del espacio físico al digital a través de escáner diversos tipos de documentos como contratos, expedientes, manuales de usuario, entre otros.
• La digitalización certificada: es realizada a través de software especializados que se encuentran homologados por la agencia tributaria del país donde se encuentre la empresa, esto motivado a mantener la legalidad de dichos documentos como lo son la digitalización de documentos contables, facturas a proveedores, etc.
• La digitalización de microfilm: hoy en día esta digitalización es poco utilizada, sin embargo, algunas entidades la continúan utilizando para digitalizar históricos de diarios, hospitales e inclusive algunas entidades bancarias.

Proceso de digitalización: cómo digitalizar una empresa

Como hemos podido notar a lo largo de este post, la digitalización implica ciertos cambios en la organización, en el modelo de negocio y en los productos que ofrece la compañía. La adaptabilidad que posea cada empresa permitirá que evolucione y plantee un desarrollo en sus procesos de negocio, lo que le permitirá salir de posibles crisis que lleguen a surgir.

Para llevar a cabo el proceso de digitalización de una empresa, inicialmente se deberán involucrar todas las áreas del negocio (según se encuentre organizada la compañía) e ir validando los siguientes puntos:

• Fomentar y crear cultura de transformación digital en todos los empleados que vayan a estar involucrados en el proceso de digitalización, generando en ellos el desarrollo de un espíritu innovador en todos los departamentos involucrados de la empresa.
• Conocer al cliente actual y el perfil de los posibles clientes potenciales, sus necesidades y gustos, siempre teniendo presente el entorno digital.
• Estudiar y aplicar reingeniería al modelo de negocio, esto con la idea principal de establecer ventajas competitivas con el mercado.
• Analizar y comprender la forma en la cual la digitalización impactará en las relaciones con los proveedores actuales, en cuanto al manejo del proceso de compra y de facturación en cuestión.
• Adaptar la marca (productos y/o servicios) al mundo digital.

La digitalización cada vez se encuentra más presente en el mundo de los negocios, trayendo consigo grandes ventajas y mejoras para las empresas, sin embargo, en vista de lo rápido que avanza la tecnología, lo que hoy en día es tomado como una ventaja el día de mañana se convertirá en una necesidad para poder mantenerse y competir en el mercado. Ahora que conoces un poco sobre la digitalización y su relevancia en la actualidad te sugerimos mantenerte siempre informado e ir tomando las buenas prácticas y aplicarlas en tu empresa una vez efectuado el análisis correspondiente.