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Qué es Trello

Trello es un software de gestión en línea, que trabaja de forma colaborativa basado en la metodología Kanban, cuya esencia radica en la utilización de tarjetas de trabajo en un tablero llevando de este modo una “línea de producción” de tareas con sus estatus correspondientes para conocer un poco más de esta metodología te invitamos a que ingreses en el siguiente enlace a nuestro artículo sobre las tres metodologías agiles más utilizadas.

En este mismo orden de ideas, Trello gracias a su sencilla interfaz y simple manejo puede ser utilizado para llevar a cabo proyectos o tareas tanto profesionales como personales, de forma organizada, sencilla, ágil, flexible y potente. No obstante, es importante conocer que la primera versión de esta potente herramienta salió en el año 2011 con versión web y disponible sólo para iPhone, motivo por el cual los clientes android debieron esperar hasta el año 2012 para contar con ella dentro de la google play y descargarla.

Actualmente Trello cuenta con una comunidad de más de treinta y cinco millones de usuarios activos y ofrece tres tipos de planes:

• Plan cuenta gratis.
• Plan Bussines Class.
• Plan Enterprise.

Para poder utilizarla inicialmente debemos estar registrados (crear una cuenta), para ello debemos ingresar en www.trello.com, seleccionar la opción “Registrarse” (esta no tiene costo alguno) la plataforma nos pedirá que ingresemos nuestro correo , nombre y clave de acceso, se presiona el botón: crear una nueva cuenta y listo, ya tendremos acceso.

Para qué sirve Trello

Trello sirve para organizar, coordinar y gestionar cualquier tipo de tareas, ya bien sean proyectos laborales, tareas del día a día, planificación y ejecución de viajes e itinerarios, entre otras actividades que requieran establecer listas de actividades a llevar a cabo. En la gestión de proyectos con Trello podemos compartir el tablero con el resto del equipo y a su vez conocer los diferentes estatus en itos marcados en nuestro proyecto, quien ejecuta y el rendimiento de en tiempo de cada uno de los miembros involucrados.

Características de Trello

A continuación, te mencionamos algunas características relevantes de Trello:

• Sistema de trabajo colaborativo.
• Asignación de tareas a cada uno de los miembros del equipo de trabajo.
• Envío de notificaciones por correo electrónico (e-mail) de alerta y recordatorios.
• Registro de actividades en el log de estas, a través del cual podemos conocer de forma actualizada todas las novedades llevadas a cabo con su detalle.
• La versión gratuita es muy completa y cubre los principios básicos de la gestión de proyectos.
• Es posible personalizar la apariencia de cada uno de los tableros que se tengan.
• Permite adjuntar archivos.
• Organizar tareas con etiquetas.
• Es posible aplicar fecha de vencimiento a las tareas.
• Es multiplataforma, se encuentra disponible tanto para PC como para dispositivos móbiles apple y android (teléfonos, tablets, iPad, Kindles).
• Cuenta con un diseño minimalista, que gracias a su simplicidad es muy intuitivo y fácil de usar.
• El paquete Bussines que ofrece se caracteriza porque permite subir archivos adjuntos de hasta 250Mb, asistencia en línea con un límite en el tiempo de respuesta de un día hábil a través de correo electrónico.
• Multilenguaje, disponible en varios idiomas.
• La información se encuentra sincronizada en la nube.
• La opción de pago permite seleccionar plantillas de tableros que según sea el tipo de proyecto estas vienen precargadas con la estructura de trabajo en cuanto a las listas.
• Permite la integración con Google Drive.

Ventajas de Trello

Además de que cuenta con una versión bastante completa de forma gratuita, su sencillez e interfaz algunas de las ventajas de Trello que podemos destacar son:

• Las tareas y proyectos son compartidos en tiempo real.
• Velocidad de carga rápida.
• Permite agregar comentarios.
• Cuenta con un motor de búsqueda interna.
• Es posible configurar las opciones de privacidad de los tableros, administrando a quienes se le comparten (cuales son públicos y cuales dejamos privados según sea nuestro requerimiento).
• Utiliza SSL.
• Permite observar el estatus de cada tarea y así centrar los esfuerzos y conocer cómo va el proyecto.
• Incrementa la productividad del equipo.
• Mantiene organizado todo el proceso.
• Según sea la disponibilidad de los recursos, es posible asignar tareas pendientes a más de una persona para que sean llevados a cabo en tiempos de ejecución óptimos.
• Es rápido.
• Cuenta con atajos de teclado como por ejemplo: atajos para filtrar por etiquetas, buscar tableros, establecer asignaciones, entre otros.
• Se mantiene en constante actualización.
• Esta aplicación permite la integración con otras herramientas.
• La versión gratuita permite tener hasta diez (10) tableros para trabajar.
• En la página oficial de Trello podemos resolver nuestras inquietudes y encontrar con soporte a través de su blog, el cual se encuentran actualizando constantemente.

Desventajas de Trello

Como desventaja podemos mencionar las siguientes:

• En vista de que en Trello todo se encuentra organizado en tableros, al momento de llevar a cabo proyectos grandes puede llegar a ser tedioso el momento de crear nuevas tareas y/o asignaciones.
• No cuenta con etiquetas globales de proyecto, si no que en cada tablero se deben establecer las etiquetas.

Tableros de Trello

El tablero de Trello es un lienzo virtual donde se ubican todas las actividades que deben llevarse a cabo dentro del proyecto, gracias a la metodología Kanban estas tareas pueden estar ubicadas en listas como por ejemplo:

• Pendiente por Hacer.
• En proceso.
• Culminado.

Básicamente, Trello cuenta con un tablero principal el cual se encuentra divido en paneles por nombre y/o acción que representan los procesos y/o flujos de trabajo (lista) para cada fase del proyecto donde deben ser cargadas las tareas (tarjetas) permitiendo organizar la información y trabajar de forma adecuada; el tablero cuenta con tres opciones de privacidad, las cuales son:

• Privado: sólo aquellas personas que se encuentren agregadas podrán ver su contenido.

• Equipo: sólo los miembros del equipo que haya sido creado podrán tener acceso a la información que se encuentre en este.

• Público: este tipo de tablero se encuentra accesible para todo el mundo, lo que quiere decir que cualquier persona, inclusive aquella que no se encuentre en el proyecto podrá acceder a la información que este contenga y todo esto será posible a través de buscadores.
  De lo anteriormente indicado, es importante tener en cuenta que tipo de información se carga desde la más sensible o confidencial que debería tener el nivel de privacidad alto hasta la más simple, estas reglas de visibilidad podemos editarlas sobre el tablero haciendo click sobre la opción “estado de visibilidad actual”.

Como has podido notar a lo largo de este artículo la herramienta de gestión Trello es muy poderosa y versátil, puede ser utilizada para la planificación y mejor control de cualquier actividad que tengamos que llevar a cabo, este software nos brinda el control total sobre nuestro proyecto adaptándolo a las necesidades de nuestro requerimiento y a su vez permitiéndonos personalizar el flujo de trabajo de forma particular.