Management

Si haces memoria, es posible que recuerdes cómo en el instituto te pedían realizar análisis y comentarios de texto sobre noticias periodísticas o documentos históricos. En este tipo de ejercicios, un buen procedimiento a seguir era definir lo que en la esfera anglosajona se conoce como las 5 uves dobles del periodismo: Who, What, When, Where & Why, siendo en español, Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué. Una vez teníamos claros esos cinco puntos y los reflejábamos adecuadamente en nuestra respuesta podíamos declarar la tarea pan comido.

Pues bien, existe una estrategia muy similar que también está estratificada en 5 pasos o dimensiones. Se conoce como metodología SMART, y nos puede venir como anillo al dedo a la hora de definir y establecer objetivos, trazar una estrategia para alcanzarlos y finalmente conseguirlos, tanto en nuestra esfera personal como en la profesional.

Qué son los objetivos SMART

Aparte de una marca de automóviles compactos… ¿Sabes qué significa SMART? Es un acrónimo cuyas siglas conforman un adjetivo en inglés: Smart significa inteligente, hábil, elegante, sofisticado, astuto, y desde hace unos años también se refiere a aparatos inteligentes, como teléfonos móviles o electrodomésticos. Smart es algo o alguien que no da puntada sin hilo, que tiene la situación bajo control, al igual que nuestro negocio, nuestro equipo o nosotros mismos si aplicamos este paradigma. Otra ventaja muy básica es que su propio nombre nos sirve de regla mnemotécnica, ya que cada letra de la metodología SMART es una característica del objetivo que precisamos definir, pudiendo así aplicarla cuando queramos.

En resumen, SMART es un acrónimo cuyas siglas representan las cualidades que debe tener todo objetivo que establezcamos dentro de un proyecto, y se utiliza habitualmente en dominios como el Marketing, el Management, la Gestión de Proyectos, Recursos Humanos… Si te has propuesto resoluciones de Año Nuevo que han acabado descarrilando por ser demasiado ambiciosas, o sueñas con metas loables y dignas pero muy poco definidas y demasiado abstractas, este enfoque te puede ayudar.

Qué significa SMART

Existen multitud de diversas interpretaciones sobre el correcto significado de cada sigla del sistema SMART, ya que se trata de un proceso que carece de estandarización oficial, y que, por tanto, cada autor lo interpreta como prefiere. Por si fuera poco, los matices se multiplican una vez entramos en el terreno de las traducciones a otros idiomas. No obstante, en este artículo nos centraremos en las más generales y habituales, aclarando puntualmente alguna sigla alternativa. Esta disparidad no es ningún problema para nosotros, ya que la clave es comprender el procedimiento a grandes rasgos. Lo importante es quedarse con las ideas generales que proponen estas dimensiones y, una vez interiorizadas, cada uno es libre de adaptar sus propias variantes según las necesidades del proyecto u objetivo a tratar en cada caso. En su acepción más comúnmente utilizada, su significado es:

Sigla	(en inglés)	(en español)
S	Specific	Específico
M	Measurable	Medible
A	Achievable	Alcanzable
R	Relevant	Relevante
T	Time-related	Temporal

Cómo hacer objetivos SMART

Ahora bien… ¿Sabes cuáles son las características de los objetivos de SMART? ¿Sabrías cómo definir dichos objetivos? Es muy sencillo: Simplemente aplica el acrónimo y asegúrate que tu propósito cumple cada uno de los siguientes parámetros, y no te olvides de definirlo lo mejor posible en cada uno de ellos. Es más, podemos usar cada sigla a modo de lista de comprobación o checklist que asegure que los objetivos que planteas son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y están temporalmente definidos. Esta será nuestra referencia en todo momento.

Y en base a esto, te enseñamos a definir un objetivo a través del criterio SMART:

Objetivos ESPECÍFICOS

Es muy importante evitar la vaguedad y clarificar lo máximo posible, ya que cualquier complejidad innecesaria ralentizará la acción. Conviene aportar el máximo de detalles sobre el proyecto que tenemos entre manos. Ser específico nos ayudará a visualizar el objetivo en alta definición y, por consiguiente, a simplificarlo, lo que a largo plazo ayudará a su consecución.

A su vez, en el contexto del Management, podemos entenderlo como una personalización, y adaptarlo a la persona que trabajará en él, teniendo en cuenta sus fortalezas y debilidades. Ya se trate de un miembro del equipo, una empresa externa o nosotros mismos, un objetivo claro, preciso, comprensible y en manos de la persona adecuada puede allanar mucho el camino. Recuerda también que, en la medida de lo posible, debería ser comprensible a ojos de terceros (salvo quizás si se trata de un terreno muy técnico o específico), especialmente en vista a monitorizar y supervisar el proceso, o, por ejemplo, a la hora de exponer los resultados a superiores y compañeros en una presentación.

Objetivos MEDIBLES

Un objetivo debe estar cuantificado, ya que si establecemos una referencia de lo que deseamos podremos medir fácilmente los progresos. En este caso, un número es un símbolo muy poderoso, pues representa nuestro objetivo a la perfección. Para cualquier empresa, un objetivo de mercado puede ser aumentar las ventas en X unidades/mes, o, en lugar de un número de unidades, un porcentaje que refleje el incremento de la facturación respecto al ejercicio anterior. En lo personal, un objetivo medible muy típico puede ser perder peso. No se puede perder peso indefinidamente, sino que conviene fijar un número de kilos. Si no definimos la meta nunca llegaremos al final del trayecto. Asimismo, no es posible escoger un objetivo que no se pueda cuantificar, puesto que muy probablemente no tengamos los medios necesarios para lograrlo. Por ejemplo, otro objetivo personal muy típico (aunque no por ello desdeñable) es simplemente “ser feliz”. Este objetivo está mal fijado, puesto que, a priori, no existe ningún punto a partir del cual se encuentre la felicidad. No obstante, siempre podemos volver al punto anterior y ser un poco más específicos con lo que buscamos, tomarnos unos minutos para visualizarlo adecuadamente y plantearlo de nuevo sobre el papel.

Objetivos ALCANZABLES

¿Es el objetivo que nos hemos planteado realmente alcanzable? Es decir… ¿Está dentro de nuestras posibilidades, en base a los recursos de los que disponemos? A veces conviene evitar la visión túnel, alejarse un poco para ver mejor las piezas del puzzle, y si somos realmente pragmáticos, evitar perder el tiempo considerando lo imposible. Cuando un objetivo es alcanzable es razonable para la empresa, la persona o el equipo, promoviendo y fomentando la motivación, la cooperación, y el trabajo de cada participante. Recuerda el slogan de campaña de Barack Obama, Yes We Can.

Esta es quizá la sigla más disputada de todo el método. Algunas lecturas alternativas son Agreed-upon (acordado, por ejemplo, entre el equipo), Action-Oriented (orientado a la acción, a los pasos subsiguientes en la estrategia) y una última muy interesante, Ambitious, ambicioso. Es importante que un objetivo sea ambicioso, ya que uno demasiado prosaico puede resultar poco seductor. Necesitamos encontrar un equilibro, un reto personal o profesional, que no sea un imposible ni tampoco una nimiedad. Si el objetivo es tan mundano que ni siquiera llama nuestra atención, es muy probable que acabemos olvidándonos de él. La ambición se encuentra donde hay temor, dudas e incertidumbre, y ahí es a donde debemos apuntar. Por tanto, nuestro SMART quizá no sólo debería tener la A de alcanzable, sino también un poco de la A de ambicioso.

Objetivos RELEVANTES

Cuando consideramos la relevancia de un proyecto, hay que preguntarse: ¿Es para mí mismo? ¿Para la empresa? ¿Encaja con los objetivos generales de mi vida o de mi negocio? ¿Es un proyecto adecuado para el momento en que se realiza? Por ejemplo, si nuestra empresa tiene productos en el mercado… ¿Es adecuado para el momento en el que estamos dentro del ciclo de vida del producto? Puede que un objetivo corporativo sea más relevante cuando la empresa esté establecida en lugar de en los difíciles comienzos, o puede que un proyecto personal sea más adecuado para la jubilación que para el momento presente. En resumen, conviene tener en cuenta las circunstancias de cada proyecto, usar la lógica e intentar visualizar cómo encaja dentro del conjunto.

En esta dimensión muchos autores hacen referencia al realismo, entendiendo esa R como objetivos realistas. Realismo refiere a una meta que puede alcanzarse con los recursos disponibles, mientras que Relevancia da fe de que el objetivo encaja en nuestra visión general como empresa o individuo. Como habrás podido apreciar, ya hemos hablado (si bien un poco por encima) de Realismo en la sección anterior, al considerar si un objetivo es alcanzable o no. Por esto mismo, algunos autores utilizan la variación SMARRT, duplicando la erre y correspondiéndola a Realista y Relevante.

Objetivos TEMPORALES

Esta dimensión refiere a que un objetivo siempre debe estar definido en un marco temporal. Podemos especificarlo en términos precisos, como de aquí a tres meses o dejarlo más indefinido, pero no por ello menos inmediato y efectivo, como lo más rápidamente posible. También podemos establecer definiciones temporales mediante un hábitos o rutinas, como por ejemplo programar reuniones de equipo los miércoles a primera hora durante el próximo trimestre. Otra forma muy importante de precisar lo temporal es mediante el uso de fechas límite, como preparar una presentación para un cliente, unas jornadas, la feria del sector al que pertenezca nuestra empresa… Como regla general, cualquier evento que forme parte de nuestro objetivo será un marco temporal en sí mismo, ya que todo evento suele tener lugar en el calendario de manera puntual. Dado que es imposible cumplir un proyecto que se extiende a perpetuidad, definir bien un período de tiempo o una fecha límite ayudará a acotarlo y a cumplirlo. De la misma manera que se fija un objetivo al principio de un proyecto, conviene fijar un plazo de consecución y establecer un final previo al cual obtener los resultados deseados.

Ejemplos de objetivos SMART

¿Cuáles son los típicos objetivos SMART de una empresa? Aquí podemos plantear dos tipos de objetivos, uno con forma de proyecto y otro a modo de hábito. Como añadidura, ilustraremos un objetivo personal muy alejado del mundo de los negocios.

• Un objetivo con forma de proyecto para una agencia de publicidad puede ser la elaboración de una campaña de marketing para un cliente. Dado que necesitamos que al cliente apruebe la campaña, podemos fijar esto como objetivo específico (“crear una gran campaña que guste al cliente”), debe ser medible (podemos considerar presentar un número de ideas), alcanzable y ambicioso (es más que posible conseguir el contrato, y es algo que deseamos), realista y relevante (nos ayudará a crecer como agencia), y que tiene una dimensión temporal (seguramente exista una fecha límite para llevar a cabo la campaña, o mejor aún, una fecha para realizar una presentación donde exponer nuestras ideas y el material gráfico adecuado para ilustrarlas)

• Un objetivo con forma de hábito en un departamento de Recursos Humanos puede ser organizar una serie de jornadas formativas para empleados. Se trata de un fin específico (realizar jornadas profesionales), medible (podemos plantear el número de horas/jornadas a realizar), alcanzable (por ejemplo, si se ha llevado a cabo en el pasado sabemos que no es un imposible), relevante (mejorará la empresa en el medio plazo) y temporal (ya que tiene lugar durante un periodo concreto de tiempo, sea una semana, un mes, un trimestre, un año…)

• Un objetivo como meta personal puede ser, como ya hemos comentado, adelgazar. Un criterio SMART habitual de este tipo puede ser bajar 10 kilos de peso, lo cual es específico y medible (es un fin muy concreto y además tenemos una escala de referencia, la báscula), alcanzable y ambicioso (nos mantendrá motivados), realista y relevante (para nuestro bienestar) y sobre el que podemos definir un marco temporal (como intentar cumplirlo antes del verano, la famosa operación bikini)

Como habrás podido comprobar, en ocasiones existe un poco de solapamiento entre las dimensiones, hasta tal punto que algunas puedan parecen irrelevantes. Esto se debe a que la metodología SMART es realmente versátil y aplicable en un sinfín de contextos, y por ello un objetivo puede ser muy claro en unas dimensiones y difícil de plantear en otras.

Consejos

• Poner por escrito: Como decíamos en la letra S, conviene especificar un objetivo con claridad y sencillez. Cuanto más concretamente lo plasmemos, más se nos facilitará la ejecución. Por tanto, poner los objetivos por escrito es crucial. No nos conformemos con tener una idea general en la cabeza. El acto de trasladar un proceso al papel ayuda mucho a clarificarlo y a ser específico definiéndolo. Incluso las ideas más generales y abstractas adquirirán sustancia poco a poco, ya que nos estaremos forzando a puntualizar y a explicar lo que de verdad queremos con nuestras propias palabras. Si intentamos visualizar con el mayor nivel de detalle posible seremos capaces de mantener una mayor claridad a lo largo del proceso. En general, estaremos en el estado mental adecuado para establecer objetivos y cumplirlos.

• Apoyo grupal: También es beneficioso atacar objetivos en grupo, ya sea en un equipo de trabajo en el que cada cumpla un un rol, o como individuos con una motivación común que se reúnen para mejorarse mutuamente. Dado que varias mentes piensan mejor que una, siempre podemos proponer una lluvia de ideas, pedir feedback al grupo, u obtener apoyo en momentos bajos. A su vez, la presión de grupo evitará que nos alejemos de nuestro propósito inicial. Ya sea en un proyecto de ingeniería civil o en un grupo de apoyo para dejar de fumar, el hecho de compartir una meta es muy importante.

• El por qué: Si recuerdas las 5 uves dobles que se mencionaron al comienzo del artículo, hay una que es con creces la más importante, y además es aplicable al tema que nos ocupa. Debemos tener muy claro el porqué de cada proyecto. ¿Cuál es la motivación? ¿Por qué aspiramos a este objetivo en particular? ¿Por qué no otro? Conviene hacernos estas preguntas cuando definimos las metas, ya que ese momento es posiblemente nuestro nivel de mayor motivación. Recuerda, los objetivos internos pueden tener un mayor grado de atención y mejores incentivos que los externos, y por tanto, mayores posibilidades de cumplirse. ¿Estamos luchando para nosotros mismos, para nuestro jefe, nuestra pareja, la sociedad…? Hay que ser honestos y buscar la verdadera raíz de nuestro empeño, ya que esta claridad nos ayudará a no tirar la toalla cuando llegue el momento de la verdad.

Conclusión

Tal como hemos podido comprobar, es increíblemente fácil instaurar y definir metas utilizando el criterio SMART. Se trata de una herramienta fundamental a la hora de adentrarse en nuevos proyectos, ya sean grandes o pequeños. Mediante este acrónimo podemos establecer, planificar y conseguir las metas que nos propongamos, y siempre podremos echar mano de él. Ya sea para para ti mismo, tu negocio o tu equipo de trabajo, conocer y aplicar esta regla mnemotécnica puede ayudarnos enormemente a llevar a buen puerto cualquier proyecto.