Tecnología al servicio del Smart Working

El Smart Working es una nueva filosofía de trabajo que ha venido para quedarse como nueva alternativa a lo que anteriormente conocíamos. La posibilidad de aplicar nuevas formas de distribuir la jornada laboral, el teletrabajo o nuevas herramientas, principalmente basadas en tecnología, hacen que nazca esta nueva forma de entender el trabajo.

En este artículo desgranaremos la importancia de esta fusión que da valor tanto al teletrabajo como a la tecnología y que, de primeras, parece ser interesante. También veremos si realmente es beneficioso llevarlo a cabo en nuestra compañía tecnológica.

A qué llamamos Smart Working

Hace unos años lo común era acudir a la oficina, trabajar en el mismo espacio físico que el resto de compañeros y cumplir un horario establecido en el que teníamos que llevar a cabo nuestras tareas. En muchas compañías tecnológicas, aún con cierto recelo, se empezaba a llevar a cabo el teletrabajo de forma puntual (en el año 2019 sólo el 4,8% de los trabajadores disfrutaban del teletrabajo en España según datos del INE -Instituto Nacional de Estadística-, cifras que estaban muy lejos de lo que ocurría en otros países como Finlandia, con un 13,3% o Países Bajos, con un 14%.).

Finalmente, con la llegada del COVID-19, el teletrabajo pasó a ser algo obligatorio para todos. De la noche a la mañana las empresas se vieron obligadas a permitir a sus trabajadores que trabajasen desde sus casas si no querían parar su actividad.

El Smart Working, que podría definirse como “trabajo inteligente” va un paso más allá que el propio teletrabajo, basándose únicamente en la consecución de objetivos y metas planteadas, siendo el propio trabajador al que se le dota con la autonomía suficiente para decidir cómo, dónde y cuándo tiene que trabajar.

En octubre de 2020 Marina Jiménez ya hablaba en el blog de OpenWebinars de este término en el artículo Smart Working en el sector IT: El nuevo teletrabajo. Aquí, comentaba la llegada de un nuevo sistema laboral que va un paso por delante del teletrabajo, y mucho más allá de lo que hasta ahora conocíamos como cumplir un horario laboral fuera del espacio físico de la oficina, proporcionando a los empleados todas las herramientas necesarias para que puedan desempeñar sus tareas con flexibilidad horaria y sea cual sea su localización, sin importar las horas que se pasan delante del ordenador, únicamente teniendo en cuenta los resultados y el cumplimiento de las tareas. Marina indicaba que se trata de una fórmula que se apoya en la confianza y la perfecta sincronización empleado-empresa. Además, de estar alineada con el proceso de digitalización progresiva por el que han transcurrido y continúan transcurriendo las empresas IT.

Leyendo esto, no es para nada de extrañar que este nuevo modelo de trabajo haya llegado para quedarse. Actualmente los trabajadores lo aprecian y valoran muy positivamente a la hora de aceptar una oferta de trabajo. La posibilidad de trabajar casi desde cualquier lugar y en el horario que mejor le convenga serán nuevos requisitos a la hora de decantarse por un nuevo empleo.

Por todo lo anterior, desde los Departamentos de Recursos Humanos deberemos de prestar gran atención y valorar la posibilidad de poder llevarlo a cabo en nuestra compañía y, de ser así, ofrecérselo a nuestros trabajadores y nuevos empleados. Nos permitirá, no sólo tener más éxito en nuestros procesos de selección, sino también retener talento interno.

Ventajas y desventajas del Smart Working para compañías y empleados

Según lo que estamos hablando podríamos decir que esta nueva modalidad de trabajo sólo puede tener beneficios. Y aunque es verdad que tiene muchos, también tiene algunas cosas por mejorar que a continuación iremos viendo:

Movilidad

El trabajador será quien decide si trabaja desde la oficina, desde su casa, desde un coworking, desde una cafetería… o cada día desde el punto que mejor le venga, esto permitirá al empleado ahorrar tiempo de desplazamientos y viajes, y por tanto ganar tiempo. Pero no sólo resultará beneficioso para el empleado, sino también a la propia empresa que ahorrará en costes, por ejemplo, de oficinas, ya que no será necesario contar con un espacio físico de trabajo o al menos, no tan grande como hasta el momento.

Poder tener empleados en diferentes puntos permite encontrar talento “sin fronteras”, por lo que facilita el trabajo a los Departamentos de Recursos Humanos y también ayuda a crear equipos de trabajo multiculturales, algo que es enriquecedor para la propia Compañía. Y además, a nivel global, será una pequeña ayuda para contribuir a la sostenibilidad del planeta a largo plazo ya que los desplazamientos de trabajo son uno de los principales factores de la contaminación.

Flexibilidad de horarios y conciliación

El propio empleado es el encargado de organizar su trabajo y su tiempo, lo cual le permite hacerlo en función de las actividades de su día a día, de las necesidades de su familia y llevar a cabo un buen ejercicio de conciliación entre su vida personal, profesional y familiar. Hasta ahora los empleados organizaban su vida personal y familiar en función a sus horarios de trabajo, con la llegada del Smart Working pasa a ser al revés.

Cambio en los sistemas de almacenamiento de la información y eliminación de procesos administrativos en papel

Las soluciones en la nube han pasado a ser la respuesta a muchas empresas que acumulaban toda su información en papel. Algo que hasta ahora era poco ágil en cuanto a la gestión y poco seguro ha encontrado la mejor forma de solucionarlo, evitando así muchos procesos administrativos que hasta ahora venían siendo necesarios. Además, también esto influye en las mejoras en la seguridad de la información: los responsables de este área tienen ahora gran importancia dentro de las compañías teniendo que evitar amenazas como el phishing o la problemática, en muchos casos, del uso de dispositivos personales para acceder a los sistemas corporativos.

Crecimiento tecnológico

El Smart Working va ligado a la tecnología, por lo tanto, las empresas y los propios trabajadores crecerán en este aspecto. En empresas de base tecnológica quizá esto no sea un problema en aquellos departamentos ligados a la propia actividad, pero se deberá poner especial atención en aquellos departamentos a los que no les resulte tan cercano para que puedan evolucionar en la misma línea que el resto.

Falta de legislación

Al menos en España, aún no existe una ley laboral que recoja este nuevo modelo, por lo que las empresas deberán de aplicar, o bien, los convenios colectivos (si hacen mención de ello), o sino pactos o acuerdos entre empresa y trabajador. Todo esto no ayuda y deja en ocasiones desamparados tanto a las empresas como a los trabajadores cuando existe falta de entendimiento.

Distracciones de los trabajadores

Muchas empresas aún desconfían de esta metodología por las distracciones que pueda sufrir el trabajador al tener un espacio de trabajo deslocalizado. Por este motivo, el empleado deberá demostrar que cuenta con gran capacidad de organización y concentración para cumplir con las tareas asignadas en tiempo y forma. Uno de los consejos para un empleado que quiera cumplir de forma correcta con su trabajo en esta modalidad es que debe de ser capaz de repartir los tiempos entre vida personal, profesional y familiar para que, en el balance de todo ello pueda dar lo mejor de sí en todas sus facetas.

Pérdida del sentimiento de pertenencia a la compañía

Muchas compañías, si no se implican en la motivación de sus empleados, podrán ver que estos pierdan el sentimiento de pertenencia a la empresa. Algo que antes se creaba, casi sin quererlo, en el rato que pasábamos desayunando con nuestros compañeros o tomando una cerveza al salir de trabajo, y que con esta nueva modalidad no resulta tan sencillo de fomentar es en lo que los Departamentos de Recursos Humanos deberemos de prestar especial atención, buscando nuevas fórmulas de mantener el ambiente de equipo y el sentimiento de pertenencia a la Compañía.

Cómo aplicar el Smart Working en mi empresa: herramientas útiles

Trello es un software de administración de proyectos que se podrá utilizar para la organización de tareas y incremento de la productividad en el trabajo en equipos en línea. De una forma muy intuitiva podremos organizar y categorizar las temáticas o proyectos en tableros y dentro de cada uno separar y desgranar las actividades en listas y tarjetas para tener una visión organizada del proyecto. Además, nos permitirá tener una visual muy sencilla donde podremos entender el estado del proyecto en todas sus fases.

Jira o Redmine, ambas son herramientas de gestión, administración de proyectos y seguimiento de errores e incidencias ampliamente extendidas en el sector IT que ayudaran positivamente en la consecución de una mayor rentabilidad, tanto personal como de proyecto. En el caso de Redmine nos referimos a un software libre y de código abierto (su uso es totalmente gratuito) que suele ser más utilizado en pequeñas y medianas empresas. Jira, desarrollada por la empresa australiana Atlassian, será un software de pago más extendido en grandes empresas.

Office 365 es un conjunto de programas informáticos que pertenece a Microsoft. Con esta herramienta los trabajadores, principalmente, podrán realizar reuniones a través de videoconferencias con la posibilidad de poder compartir pantalla, compartir archivos en línea y trabajar sobre ellos en tiempo real (Teams), programar actividades en su calendario para poder organizar su tiempo de una manera más eficaz (Calendario), guardar y compartir archivos en la nube (OneDrive y SharePoint), enviar y clasificar correos (Outlook), prácticamente a través de todos los dispositivos y desde cualquier lugar.

Esto ayuda a que exista una comunicación más fluida y los trabajadores estén conectados entre sí en todo momento teniendo acceso a toda la información necesaria para realizar su trabajo de una manera efectiva. Actualmente este abanico de funcionalidades que nos ofrece Office 365 es muy útil en entornos remotos.

Existen otro tipo de servicios, como por ejemplo los distribuidos por Google (Google Workspace) con los que también podríamos cubrir necesidades similares. Será cuestión de conocer las necesidades de nuestra empresa y ver que herramienta se adapta más a cubrir las carencias existentes y poder mejorar nuestra eficacia profesional y, por lo tanto, ser más productivos gracias a esto.