Cómo conseguir una estrategia de Business Intelligence exitosa

En la actualidad se invierte una gran cantidad del tiempo en generar informes de resultados de las compañías. El contexto empresarial cada vez requiere que las organizaciones agilicen mejor sus procesos en la toma de decisiones, reduciendo el tiempo y aprovechando al máximo sus recursos.

Por lo general, cuando los profesionales de BI y la dirección del negocio se sientan para plantear las necesidades que ambas partes requieren para conseguir una estrategia de Business Intelligence exitosa y así, alcanzar los objetivos deseados, estos deben ser capaces de adaptarse y lograr un buen entendimiento de su inteligencia de negocio, tratando de evitar un exceso de información innecesaria, poniendo el foco solo en aquello que realmente es relevante para su negocio.

Cuando se comienza un proyecto de implantación de una herramienta BI, rápidamente podemos darnos cuenta de que tener el control de los datos de la empresa es fundamental para poder “atacar” correctamente a estos y así mejorar la capacidad de tomar decisiones clave en el negocio y que estas sean exitosas.

Importancia de tener una estrategia de Business Intelligence

Un Business Intelligence (BI) es una herramienta TI que permite analizar el estado del negocio empresarial, recogiendo información de diversas bases de datos, archivos de datos, servicios en línea y de toda una gran cantidad de fuentes de datos.

Esto resulta un proceso clave fundamental en la transformación digital de las empresas, ya que aquellas que no son capaces de analizar su negocio de forma correcta y tomar decisiones de forma rápida y eficaz, les resultará mucho más tedioso hacer frente a su competencia del mercado y cumplir sus propios objetivos. Eso es así puesto que las principales características a destacar de los BI, es la ayuda que proporciona para corregir errores, mejorar los procesos del negocio y predecir tendencias de mercado.

Hay que destacar que sin las personas adecuadas para interpretar la información y tener la predisposición para desarrollar los informes o paneles adecuados, sin todo ello, la inteligencia de negocio no logra nada por sí misma. Se debe implantar una metodología en la cultura de la empresa bien definida para que los resultados que se obtengan sean fiables y se puedan tomar decisiones al respecto de forma correcta, con la garantía de tener calidad en su información. Y todo ello requiere de un esfuerzo considerable, tanto en la parte económica como en el tiempo que invierte el equipo ejecutivo y el área TI de la empresa, en el estudio y desarrollo de la solución.

Herramientas para Business Intelligence

Podemos destacar las 3 principales herramientas del mercado a la hora de implementar estrategias de BI:

Microsoft Power BI

El gigante de Redmond lanzó en el año 2011 su primera versión, aunque en aquel entonces ni siquiera era una herramienta independiente, la cual no dejaba de ser un complemento en SQL Server y en MS Excel, y no fue hasta diciembre de 2014 que dejó de ser un complemento como Power Query o Power Pivot, y se consolidó como la solución de Business Intelligence definitiva de Microsoft e incluida en su paquete de Office 365.

Esto resulta de gran ventaja respecto a otras soluciones, ya que al disponer de licencias de Office 365 se puede trabajar con Power BI sin problema, pero con la gran limitación que, si se desea trabajar con Áreas de Trabajo de distintos grupos, y compartir informes con el personal de la organización (entre otras), se deberá adquirir su versión Premium, aunque para un uso personal, es una opción ideal.

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Qlik

Líder del Cuadrante Mágico de Gartner por duodécimo año consecutivo. Ofrece múltiples opciones para la creación de aplicaciones personalizadas dedicadas al análisis y Business Intelligence. Se puede probar de forma gratuita sin necesidad de descargar ningún software.

Oracle Analytics

Antiguamente conocido como Oracle Discoverer, es una herramienta de inteligencia comercial para analizar datos y es un componente clave de Oracle Fusion Middleware (Cloud Platform). La plataforma proporciona una solución integrada de inteligencia de negocios que comprende funciones intuitivas ad-hoc de consultas, generación de informes, análisis y publicación en la Web.

Qué ventajas aporta implantar una solución BI para el negocio

Las ventajas más claras que se obtienen al implantar en una empresa una solución de Business Intelligence son estas:

• Tener conocimiento y control de los datos de la organización.
• Visualizar en tiempo real el estado de la organización para optimizar las decisiones en la estrategia de negocio.
• Interpretación y comprensión sencilla de los datos, a través de objetos gráficos visuales.
• Descubrir la información relevante y poder identificar patrones capaces de responder a preguntas del negocio, y así obtener las respuestas necesarias para cada caso.
• Automatización de reportes y control diario desatendido del negocio.

La problemática actual, en general con la Ciencia de Datos y en concreto en Business Intelligence, es que en muchas organizaciones se tiene la idea de que BI es una simple herramienta que publica reportes, extraen información, y “poco más”, lo que conlleva a que descuiden sus estrategias de negocio y estas no sean exitosas. Sin darse cuenta de que realmente, lo que se refleja en una herramienta de BI es la madurez de una organización, es decir, la operatividad de una organización.

Cabe destacar que cualquier organización empresarial, sin ser tan relevante su actividad, implantar una estrategia de Business Intelligence le resultará muy beneficiosa para corregir errores en sus procesos y mejorar cualquier área de su negocio.

Factores a tener en cuenta en las estrategias de BI

A la hora de elegir qué tipo de plataforma Business Intelligence es la ideal para tu organización, se debería tener en cuenta los siguientes factores para planificar una buena estrategia de BI:

• Coste del uso de la plataforma.

En la actualidad hay muchas opciones, ya sean gratuitas o de pago. Lo recomendable es realizar un estudio previo de las soluciones que mejor se pueden adaptar a la organización, valorar el presupuesto que se dispone para el proyecto y tratar de incluir, en este, una formación en la solución elegida o un servicio de soporte de la herramienta para su correcta implementación y poder abarcar todas las necesidades de las estrategias de Business Intelligence.

• Tipo de BBDD, y orígenes de datos admitidas.

Recopilar toda la información necesaria puede ser un proceso muy tedioso, ya que no toda la información relevante se encuentra exclusivamente en las bases de datos de las organizaciones. Por lo general, los miembros del equipo ejecutivo tienen sus propios archivos (la mayoría ficheros Excel) donde gestionan y controlan parte de su actividad de negocio, completamente independientes de los sistemas centralizados de su empresa.

Un aspecto importante para tener en cuenta es que la solución de Business Intelligence por la que se vaya a decidir sea la más compatible posible con los distintos orígenes de datos que se manejan en las organizaciones de forma predeterminada.

• Modelado y formateos de datos.

Una vez obtenidos todos los datos en bruto, estos deben ser tratados con el formato correcto para poder cruzarlos con otros datos modelo y obtener información útil que pueda ser tratada por todos los usuarios de cualquier nivel de la organización.

• Control de permisos de los usuarios.

Se pueden encontrar permisos de acceso a la información, permitiendo o impidiendo que los usuarios puedan ver directamente los informes disponibles de su organización; también se pueden encontrar permisos a nivel de fila (RLS) para que los usuarios que tienen acceso a distintos informes solo puedan ver la información necesaria para ellos y no aquellas zonas donde no tiene privilegio para visualizarla.

• Lenguaje de desarrollo de las funciones del Business Intelligence.

Lenguajes como DAX (Data Analysis Expressions, propiedad de Microsoft) permite usarse con un modelo de datos tabular, que no es más que un conjunto de tablas formadas por filas divididas en columnas y relacionadas entre sí y que facilita el desarrollo de los informes de análisis. También podemos encontrar lenguajes basados en software libre, como los lenguajes R o Python.

• Apariencia y comodidad de la plataforma.

Como dice el dicho, para gustos colores, pero la accesibilidad a la herramienta, la compatibilidad entre sistemas de entorno móvil o escritorio, y que la herramienta sea de por sí intuitiva para usar, es una de las características a valorar a la hora de elegir la plataforma ideal para la organización.

Las 6 claves para tener éxito en la estrategia de BI

Para obtener la estrategia más adecuada para cada organización, se debe plantear en primer lugar la visión de lo que se quiere llegar a ser o el objetivo que se desea alcanzar, ya sea a corto o largo plazo, y junto al equipo directivo se debe analizar el estado en el que se encuentran y que metodología se debería implantar para alcanzar el objetivo. Una vez que se ha recopilado la información inicial y la meta deseada, se deben llevar a cabo las acciones necesarias. Mediante el análisis de informes, se puede canalizar los puntos más débiles de los procesos de negocio para reforzarlos y a su vez, conocer los puntos más influyentes para continuar optimizándolos y poder obtener el máximo beneficio posible.

1.- Definición clara de los objetivos

Este tipo de proyectos no debe defenderlo únicamente el departamento de TI con el mando directivo, sino que debe ser un proyecto en conjunto, ya que los miembros dedicados al análisis de información deben conocer cómo están desarrollados los informes, paneles y aplicaciones para poder interpretar la información de manera correcta. Antes de empezar a desarrollar un informe de Business Intelligence, se debe tener claro, qué información esperamos obtener para asegurar que las decisiones que se toman posteriormente sean las adecuadas y poder reaccionar ante los imprevistos con mayor facilidad.

2.- Fomentar la relación entre los profesionales de BI y el equipo directivo que precisa de información

Promover la relevancia, en lugar de esperar a que el equipo directivo exponga sus necesidades al equipo de TI, juntos deben estudiar la situación de la empresa e impulsar sus necesidades y aspiraciones. Entender el estado de la empresa por los miembros que forman parte del área de análisis de negocio, resultará de gran ayuda para valorar las iniciativas que se propongan y cómo podrán aprovecharse mejor las oportunidades que se presenten en un futuro.

3.- Elegir la herramienta de Business Intelligence adecuada para la organización

Es muy importante hacer un estudio previo (al igual que se debe hacer la Definición de los Objetivos y metas) del estado de la organización en cuanto a los recursos TI disponibles, para poder valorar una solución u otra, ya que como vimos antes, no todas las soluciones son compatibles con todos los sistemas ni de cualquier fuente de información.

4.- Identificación y consolidación de orígenes de los conjuntos de datos (ETL - Extraction, Transform and Load)

Como comentamos antes, debemos recopilar previamente todas las fuentes de información que tiene la organización. ¿Cuántas BBDD utilizan? ¿Cómo extraen y cruzan la información de su negocio? ¿Cuántos registros y de qué tipo suelen tratar? Cuando se recopila todas las fuentes de información necesarias, estas deben tener un formato y modelado común, para poder tratar esos datos de forma correcta y poder convertirlos en información útil que se pueda interpretar para una toma de decisiones.

5.- Análisis de Información (Data Mining)

Para poder obtener resultados, se realizan los procesos de Data Mining (minería de datos) en los cuales se analizan una gran cantidad de datos de orígenes dispersos para darle un sentido legible y útil mediante la generación de gráficos, tablas y paneles de control, donde se pueda visualizar la información relevante y automatizar los reportes de resultados, de una forma clara y sencilla para todos los empleados de la organización, independientemente del nivel al que pertenezcan.

6.- Validación de los resultados e indicadores de medición KPI’s

Si se ha realizado un estudio correcto de los objetivos y metas que se desean alcanzar, se ha llevado a cabo una limpieza y formateo de los datos de forma correcta y además se han desarrollado unos informes intuitivos con la información actualizada de la empresa, tenemos todos los ingredientes necesarios para poder garantizar que la acción que se vaya a llevar a cabo va en armonía con las necesidades y aspiraciones de la empresa.

Se debe tener la garantía que los resultados que se obtienen sean fiables, y para ello, se debe realizar lo antes mencionado sin descuidar ningún punto, ya que cualquier descuido a la hora de analizar datos, hará que tengamos información errónea, pudiendo llegar a tomar decisiones equivocadas para el negocio.

Cómo medir el rendimiento de una estrategia de BI

Mediante el uso KPI’s (Key Performance Indicator), ya que es una forma de medir si una acción o conjunto de iniciativas están siendo efectivas. Un buen Indicador Clave de Actuación es aquel capaz de mostrar cómo tu objetivo te está trayendo más negocio o mayores oportunidades para tu empresa.

Otro aspecto interesante que comentar es el papel de la suerte en el negocio, o el efecto LOFT (Luck, Oportunity, Frustration, Threat) en el que Cindi Howson (Chief Data Strategy Officer en ThoughtSpot, experta en Business Intelligence) nos cuenta su visión acerca de la importancia que tiene el papel de la suerte en el negocio en su libro “Business Intelligence. Estrategias Para Una Implementación Exitosa” y que desde el Blog de OpenWebinars os animamos a que continuéis leyendo sobre el tema.

Conclusión

“Suerte es lo que sucede cuando la preparación se encuentra con la oportunidad”. —Elmer G. Letterman.

En resumen, la mejor estrategia de BI es tener un control total de los datos, un equipo de trabajo dedicado al desarrollo de los informes/paneles y el propio conocimiento de la actividad empresarial principal que defina de manera concisa los objetivos que se requieren cumplir. Teniendo el conocimiento de estos 3 pilares fundamentales para conseguir una estrategia de Business Intelligence exitosa, toda la información que pueda ser explotada resultara muy beneficiosa para cualquier organización y actividad empresarial.