Power BI desde cero: Descarga, instalación y primeros pasos

Qué es Power BI

Power BI es una potente plataforma de análisis de datos desarrollada por Microsoft, diseñada para transformar datos brutos en información visualmente atractiva y fácilmente comprensible. Con una interfaz intuitiva y herramientas de creación de informes interactivos, Power BI permite a los usuarios conectar, transformar y modelar datos procedentes de diversas fuentes, como bases de datos, hojas de cálculo y servicios en la nube.

Esta herramienta de BI ofrece capacidades de visualización avanzadas, permitiendo la creación de paneles dinámicos, gráficos interactivos y tableros personalizables. La capacidad de compartir informes y colaborar en tiempo real facilita la toma de decisiones basada en datos, convirtiendo a Power BI en una herramienta esencial para empresas y profesionales que buscan obtener insights valiosos a partir de sus datos empresariales.

Con Power BI, la analítica de datos se convierte en una experiencia accesible para usuarios de todos los niveles, impulsando la toma de decisiones informada en el mundo empresarial.

Si quieres profundizar un poco más en qué es Power BI y conocer mejor la herramienta, te inivto a leer el artículo de nuestro blog Qué es Power BI: Transformando datos en decisiones.

Aspectos a tener en cuenta

Antes de instalar Power BI, es importante tener en cuenta varios aspectos, incluyendo los requisitos mínimos y recomendados, las diferencias entre las versiones de Power BI Desktop y las consideraciones para elegir la versión adecuada.

Requisitos mínimos y recomendados

Según Microsoft, los requisitos mínimos para Power BI Desktop incluyen un procesador de 1.6 GHz o más, al menos 2 GB de RAM (aunque se recomiendan 4 GB o más) y un mínimo de 1 GB de espacio libre en disco. Además, se necesita un sistema operativo Windows 7, 8.1, 10 o Windows Server 2008 R2 (o posterior) y se requiere la instalación del framework .NET 4.5 o posterior.

Por otro lado, se recomienda el navegador Microsoft Edge, Google Chrome o Mozilla Firefox, ya que Internet Explorer ya no es compatible. Además, la resolución de pantalla debe ser de al menos 1440x900 o 1600x900 (16:9), y no se admiten resoluciones inferiores a 1024x768 o 1280x800.

Diferencias entre las versiones de Power BI Service

Antes de instalar la aplicación vamos a hablar de las diferentes versiones que existen de Power BI Service, el servicio que te permitirá compartir tus reportes e informes con tu equipo o clientes es esencial preparar nuestro entorno. Power BI ofrece los siguientes tipos de cuenta:

• Power BI Free: Esta versión es gratuita y ofrece una forma excelente de explorar las funcionalidades básicas de Power BI.
• Power BI Pro: Con una suscripción mensual, Power BI Pro ofrece funcionalidades avanzadas.
• Power BI Premium: Esta es una solución más robusta destinada a empresas grandes.

Cada tipo de cuenta está diseñado para satisfacer diferentes necesidades y niveles de uso, además, existen otros tipos de cuentas más corporativas.

En el siguiente enlace puedes ver los plane de precios y los costes de cada uno de los tipos de cuentas.

Consideraciones para elegir la versión adecuada

Al elegir la versión de Power BI, es importante considerar las necesidades específicas de la organización o del usuario. Evalúa cuál se alinea mejor con tus objetivos y recursos antes de escogerla.

Algunas consideraciones clave incluyen evaluar las funcionalidades necesarias, como la capacidad de compartir informes para su edición, colaboración y la capacidad de procesamiento de datos y capacidades de administración. Si vamos a trabajar de forma aislada y no en un equipo de desarrollo quizá con la versión gratuita sea suficiente.

Además, hay que considerar el presupuesto disponible, ya que las versiones de pago se facturan en muchas ocasiones por usuario, por lo que otro aspecto a tener en cuenta es el tamaño del equipo.

Si se prevé un crecimiento en el uso de Power BI, es importante considerar la escalabilidad de las diferentes versiones para asegurarse de que puedan satisfacer las necesidades futuras. Una vez sabemos que plan elegir, ya podemos descargarnos el programa.

Descarga e instalación de Power BI Desktop

En este apartado vamos a mostrar cómo podemos descargar e instalar esta herramienta.

Cómo descargar Power BI Desktop

Para descargar Power BI Desktop, debemos seguir los siguientes pasos:

• Visitar el sitio web oficial de Power BI en el siguiente enlace de descarga de Power BI Desktop

• Seleccionar “Opciones avanzadas de descarga”.

• Seleccionar el idioma de la aplicación y hacer clic en “Descargar”.

• Guardar el archivo de instalación en la carpeta deseada.

Cómo instalar Power BI Desktop

Una vez descargado el archivo de instalación, se puede proceder con la instalación de Power BI Desktop siguiendo estos pasos:

• Ejecutar el instalador descargado desde la respectiva carpeta.

• Seguir el asistente de instalación, aceptando los términos del contrato de licencia y seleccionando la carpeta de destino.

• Finalizar la instalación haciendo clic en “Instalar” y siguiendo las indicaciones del asistente.

Una vez completada la instalación, se dispondrá de un acceso directo a Power BI Desktop en el escritorio desde el que se podrá acceder a la aplicación.

Creación de una cuenta en Power BI

Para aprovechar al máximo las capacidades de Power BI, es necesario crear una cuenta con el plan específico que hayamos seleccionado.

Esto nos permitirá publicar y compartir nuestros informes, además de proporcionarnos acceso a Power BI Service.

Cómo crear y configurar una cuenta

Para crear una cuenta debemos seguir los siguientes pasos:

• Accede a la página oficial de Power BI y haz clic en “¿Tiene una cuenta? Iniciar sesión”

• Pon el correo electrónico con el que quieres crearte la cuenta, si aún no tienes una cuenta serás redirigido al proceso de registro en Power BI.

• Sigue los pasos y acepta los términos y condiciones de uso.

Tener una cuenta te brinda acceso a una amplia gama de funcionalidades y recursos en línea.

Primer inicio de sesión

En la primera visita, Power BI abre la página de aterrizaje inicio (Home). Si no se abre la página Inicio, puedes seleccionarla desde el panel de navegación.

En la página de inicio, puedes ver todo el contenido que hay actualmente en tu cuenta y todos los diferentes recursos que puedes crear dentro de este servicio.

Es posible que no haya mucho contenido al principio, pero eso cambia a medida que usas Power BI con tus compañeros de equipo y creas tus propios informes.

Los informes compartidos contigo también se almacenarán en esta pestaña, donde podrás ver todos los diferentes recursos que has creado dentro del servicio, incluyendo los datasets que utilizan tus informes o los procesos ETL que hayas creado.

Exploración de la interfaz de usuario

Para saber movernos con soltura por la interfaz de usuario de Power BI y crear informes de una manera más eficiente es fundamental saber la forma que tiene esta interfaz dividida en tres vistas.

Power BI Desktop ofrece tres vistas principales que permiten explorar y analizar datos de manera efectiva: la vista de informe, la vista de datos y la vista de relaciones.

En la vista de informe, se pueden crear visualizaciones interactivas a partir de los datos. La vista de datos permite ver y trabajar con los datos subyacentes, y la vista de relaciones muestra las tablas y sus relaciones en el modelo de datos. Estas vistas son fundamentales para comprender y presentar los datos de forma significativa.

La vista de datos en Power BI Desktop es especialmente útil para inspeccionar, explorar y comprender los datos del modelo. En esta vista, se muestran las tablas, columnas y datos después de que se han cargado en el modelo. Esto es diferente al Editor de Power Query, donde se trabaja con los datos antes de cargarlos en el modelo. La vista de datos permite filtrar valores, usar filtrado avanzado y ver el orden de los datos, lo que resulta útil al crear columnas calculadas y medidas.

Puedes acceder a cada una de estas vistas clicando en los tres botones de la caja roja de la siguiente imagen:

Conexión a fuentes de datos y primer reporte

Power BI te permite conectarte a diversas fuentes de datos.

Veamos ahora cómo puedes conectarte a una fuente de datos de una manera sencilla y crear con esos datos un primer informe.

Conectar Power BI a diferentes fuentes de datos

Una vez instalado, abre Power BI Desktop y haz clic en “Obtener Datos”. Selecciona la fuente de datos que deseas conectar, como una base de datos SQL, Excel, o cualquiera otra de las múltiples opciones de conexión que te ofrece Power BI.

Selecciona la fuente de datos, proporciona los detalles necesarios y estarás listo para comenzar a explotar tus datos y generar visualizaciones increíbles a partir tus datos.

Creación de un primer informe básico

Hay varias maneras de crear informes rápidamente en Power BI, pero sin duda una de las más interesantes es mediante el uso de Power BI Service.

En lugar de descargar la aplicación Power BI Desktop e importar los datos, puedes pegar los datos directamente en el servicio de Power BI y generar objetos visuales de manera automática.

Para ello tienes que seguir los siguientes pasos:

• En el panel de navegación de Power BI Service, selecciona el botón Nuevo informe en el Inicio.

Actualmente, solo se admite la creación de un informe basado en un modelo semántico existente o pegar los datos directamente en una tabla. Pero Microsoft ha confirmado que con el tiempo aparecerán otras opciones, como la carga desde un archivo de Excel.

• Al elegir pegar o escribir manualmente datos, aparece una cuadrícula en la que podrás escribir. También puedes pegar datos mediante Ctrl + V o el menú contextual.

Puede usar este menú para agregar y quitar columnas. Power BI detecta automáticamente los tipos de datos, pero puedes establecerlos de forma manual. A medida que avanzas por el proceso de creación, Power BI automáticamente crea un modelo semántico y genera una vista resumida de los datos.

Estos objetos visuales generados de manera automática impulsan los datos sin procesar para obtener información más rápido que nunca.

Este informe rápido puede ayudarte a tener una primera intuición sobre tus datos, pero Power BI tiene muchas otras funcionalidades. Si quieres descubrirlas te animo a que eches un vistazo al Curso de Power BI: Introducción donde aprenderás las bases para utilizar esta herramienta.

Y si ya las conoces y quieres profundizar en el uso de todas sus funcionalidades, además de formarte hasta el nivel que necesites, te recomiendo que visites esta página en la que podrás acceder a todos los cursos de Power BI de nuestra plataforma.

Personalización y características avanzadas

Power BI ofrece varias opciones para personalizar el entorno de trabajo y mejorar la experiencia del usuario, vamos a explorar las opciones de las que disponemos y como activar algunas funcionalidades avanzadas como el formato condicional o las visualizaciones personalizadas.

Opciones para personalizar el entorno de trabajo

Una de las opciones de personalización más interesante es la creación de temas personalizados que se adapten a nuestras preferencias de diseño y colores. Power BI admite archivos de tema JSON que podemos crear o descargar desde la comunidad. Esto hace que trabajar en equipo sea mucho más sencillo, ya que podemos compartir los archivos con nuestro equipo y mantener toda la misma estética.

También puedes personalizar las fuentes y estilos para que se ajusten a la identidad visual de tu empresa. Esto incluye cambiar los colores de fondo, los tipos de letra y los estilos de texto. Aprovecha las opciones de formato para ajustar la apariencia de los elementos individuales en tus informes, como etiquetas de ejes, leyendas y títulos.

Cómo activar características avanzadas

Power BI permite el uso de tarjetas personalizadas, que son visualizaciones personalizadas desarrolladas por la comunidad o por ti mismo.

Puedes importar tarjetas personalizadas para agregar visualizaciones únicas a tus informes. Puedes importar visualizaciones personalizadas desde la siguiente sección:

Otra opción interesante es aplicar reglas de estilo condicional para resaltar visualmente los datos importantes en las visualizaciones, basándote en ciertos criterios predefinidos como puedes ver a continuación:

Cómo instalar Power BI Desktop en Mac

Para instalar Power BI Desktop en un Mac no podemos seguir la guía que hemos mostrado previamente, ya que Power BI está diseñado para sistemas operativos Windows. Algunas opciones son:

• Puedes instalar una máquina virtual en tu Mac (por ejemplo, Parallels Desktop o VMware Fusion) y luego instalar Windows y Power BI dentro de la máquina virtual.

• Otra opción es utilizar un software de emulación como Wine, que simula el entorno de Windows en un sistema Mac. Con Wine, puedes descargar e instalar Power BI Desktop en tu Mac.

• Además de las opciones anteriores, existen otras alternativas como emuladores, soluciones en la nube, acceso remoto y soluciones de arranque dual.

Es importante tener en cuenta que estas alternativas pueden requerir conocimientos técnicos adicionales y un cierto nivel de configuración. Cada enfoque tiene sus propias ventajas y consideraciones, por lo que es recomendable evaluar cuál se adapta mejor a tus necesidades y habilidades técnicas.

Conclusiones

En este artículo, hemos abordado los conceptos necesarios para descargar, instalar y dar los primeros pasos en Power BI.

Recuerda que antes de instalar Power BI, es crucial revisar los requisitos del sistema, que incluyen especificaciones de hardware, sistema operativo y navegadores compatibles. Además, para aprovechar al máximo Power BI, es necesario crear una cuenta específica, lo que te permitirá publicar, compartir informes y acceder a Power BI Service.

La interfaz de usuario de Power BI Desktop, cuenta con tres vistas principales: vista de informe, vista de datos y vista de relaciones, cada una de ellas es esencial para comprender y presentar los datos de manera efectiva. También te hemos proporcionado pasos para conectar Power BI a diversas fuentes de datos y crear un informe básico, demostrando la versatilidad y facilidad de uso de la herramienta.

Por último, recuerda la cantidad de opciones de personalización, como la creación de temas personalizados y la modificación de fuentes y estilos que Power BI nos ofrece. Además de las características avanzadas, como el uso de tarjetas personalizadas y reglas de estilo condicional.

En resumen, Power BI se ha convertido en una herramienta integral para el análisis de datos, proporcionando a los usuarios la capacidad de transformar datos en información visualmente atractiva y tomar decisiones informadas. Con una interfaz intuitiva y características avanzadas, Power BI se posiciona como una herramienta esencial para profesionales y empresas en busca de insights valiosos a partir de sus datos empresariales.

Microsoft ofrece certificaciones de Power BI que son muy valoradas por las empresas. Si estás interesado en obtener una de estas certificaciones te recomendamos que sigas la Carrera de Certificación Microsoft Power BI PL-300, donde te podrás preparar para obtener la certificación oficial.