Management

Todo CIO debe tener su kit de herramientas

El rol del CIO (Chief Information Officer) se está convirtiendo en un rol cada vez menos técnico y más estratégico dentro de la estructura de las empresas y para conseguir sus objetivos, todo CIO debe tener su propio kit de herramientas para el trabajo de su día a día y para conseguir sus objetivos.

Este kit de herramientas debe contar con un abanico lo más variado posible de técnicas, procesos y metodologías: desde herramientas de gestión de TI, hasta herramientas estratégicas o de gestión de recursos humanos.

Si bien el kit de herramientas expuesto en este artículo está enfocado al rol y objetivos del CIO, las herramientas que se detallan a continuación no solo son aplicables al rol del CIO, sino a todos los profesionales que ocupen un cargo de estrategia o gestión dentro del área de tecnologías y sistemas de información, como IT Managers, responsables de desarrollo (Software Delivery Managers), responsables de ingeniería (Engineering Managers), jefes de equipo (Team Leaders) o jefes de proyecto (Project Managers), entre otros roles con los que el CIO comparte algunas tareas y responsabilidades.

Si tu perfil o rol laboral no es el de CIO, pero es alguno de los otros nombrados previamente, te recomendamos seguir leyendo, seguro que te resultará de interés conocer algunas de estas herramientas.

Vamos a profundizar ya en estas herramientas, categorizando las mismas según el uso que se le va a dar a las mismas y destacando algunos ejemplos de cada una de esa tipología.

Herramientas de gestión de proyectos y productos

Metodologías ágiles

Hoy día, la mayoría de las grandes compañías tecnológicas o los departamentos de tecnologías de la información de empresas de otros sectores, han adoptado o están actualmente implantando metodologías ágiles en la gestión de sus proyectos, flujos de trabajo o tareas.

Como CIO o gestor de IT, es importante conocer en detalle las diferentes metodologías y marcos ágiles (agile Frameworks) existentes, así como conocer los beneficios, herramientas o métricas que cada una de ellas nos puede aportar, para adoptar el que mejor se ajuste a sus objetivos.

Entre las metodologías o marcos más conocidos se encuentran Scrum, Kanban o “Extreme Programming”, también conocido como XP, así como metodologías ágiles a escala como SAFE o Scrum of Scrums.

Un aspecto muy interesante para CIOs, gestores o líderes del área de TI son las distintas métricas e indicadores que nos ofrecen estas metodologías. Entre las más interesantes podemos encontrar el Burndown Chart, el cual muestra el trabajo remanente frente al tiempo; el Cumulative Flow Diagram, que nos ayuda a visualizar y monitorear el progreso y estado de las actividades; así como el Lead Time o Throughput que nos indican la velocidad y la cantidad de trabajo que podemos procesar.

Dentro de las metodologías ágiles, toman especial relevancia las retrospectivas, para las cuales contamos con herramientas como Starfish o Start, Stop, Continue.

Gestión de proyectos

Dentro del marco de gestión de proyectos, existen numerosas herramientas para gestión del trabajo a realizar, la planificación y tiempos, los costes, o la gestión de recursos humanos, etc. Existen numerosas guías y referencias al respecto, siendo la más popular, la PMBOK® Guide, la guía de los fundamentos para la dirección de proyectos publicada por el Project Management Institute (PMI). En ella podemos encontrar distintas herramientas tales como la matriz de interesados, la cual nos ayudará en la gestión de los interesados y participantes del proyecto o programa, la estructura desglosada del trabajo (EDP), más conocida como WBS, de sus siglas en inglés (Work Breakdown Structure), la cual nos facilitará la organización de los paquetes de trabajo y/o tareas a desarrollar; el cronograma del proyecto o carta o diagrama Gantt; o la matriz de riesgos, que nos permite identificar, visualizar y clasificar los distintos riesgos del proyecto.

En lo relativo al control monetario del proyecto, cabe destacar la metodología EVM (Eearned Value Management) o gestión del valor ganado. Esta herramienta nos permite medir y controlar el presupuesto y calendario del proyecto, comparando la cantidad de trabajo que ha sido completada con la estimada inicialmente. Esta herramienta integra los costes, la planificación y el alcance y nos ayuda a identificar desviaciones respecto a la línea base (baseline) del proyecto, así como estimar el coste total del proyecto y la fecha de finalización.

Otras herramientas importantes del ámbito de gestión de proyectos son los Focus Group, Diagrama de Ishikawa o Causa-Efecto, análisis de Pareto, etc.

Gestión de portafolios

Mientras que la gestión de proyectos tiene como objetivo ejecutar los proyectos de una forma eficiente y efectiva, la gestión del portafolio persigue el objetivo de priorizar y lanzar los proyectos adecuados. La gestión del portafolio sirve como nexo de unión entre la estrategia y la operativa. El portafolio de TI ha pasado de ser un portafolio puramente tecnológico y de las necesidades de software y hardware de la compañía, a ser un portafolio compartido y alineado con el negocio donde se visualizan las necesidades actuales y futuras de la compañía, así como nuevos modelos de negocio o disrupciones tecnológicas y el CIO juega un papel fundamental en su definición.

Ecosistema de tecnologías

Como responsable del área tecnológica de una compañía, es importante monitorear las tecnologías actuales y futuras que pueden generar una disrupción o pueden resultar interesantes para nuestra compañía. Para ello, podemos apoyarnos en informes o herramientas disponibles públicamente como el Cuadrante Mágico de Gartner (Magic Cuadrant) o el Hype Cycle de Gartner, una representación gráfica donde se visualizan la adopción y madurez de las tecnologías o apps frente al tiempo.

Product Roadmap

Si nuestra empresa o área es responsable del desarrollo de un producto determinado, como por ejemplo un nuevo sistema de software o una aplicación, el product roadmap u hoja de ruta del producto resulta muy útil para conseguir los objetivos que nos hemos para ese determinado producto y nos ayuda a definir la estrategia y el plan de desarrollo.

Matriz RACI

La matriz de responsabilidades, RACI por las siglas de cada tipo de responsabilidad (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) resulta muy útil para asignar recursos a actividades, tareas o procesos. Además, nos ayudan a delimitar y definir responsabilidades entre varias personas, equipos o áreas. Existen variantes de la matriz RACI como la RASCI, que incluye un rol de apoyo o soporte (Support) o la VARISC, la cual incluye los roles de verificador (Verify) y aprobador (Sign).

Metodología ADKAR

ADKAR es un modelo usado para la gestión del cambio organizacional que se basa en los cinco pasos que cada individuo realiza cuando vivimos un cambio exitoso: conciencia de la necesidad del cambio (Awareness), deseo de ser parte del cambio (Desire), conocimiento sobre cómo cambiar (Knowledge), capacidad para implementar nuevas habilidades y comportamientos (Ability) y refuerzo para que el cambio sea sostenible (Reinforcement).

Frameworks para gobierno y operaciones de TI

Existen diversos frameworks o marcos que facilitan y sirven como guía para la definición de la estructura de gobierno y operaciones de TI. Entre los principales podemos encontrar ITIL, TOGAF, CMMI (Capability Maturity Model Integration) y COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology).

ITIL

El IT Infrastructure Library (ITIL) es el framework de gestión del servicio de IT más conocido. ITIL cubre áreas tan importantes como la estrategia, diseño, operación y mejora del servicio, la gestión de problemas e incidencias o gestión del cambio.

TOGAF

El marco TOGAF (The Open Group Architecture Framework) provee un estándar para guiar la planificación de la arquitectura de TI de la empresa.

Herramientas de negocio y estrategia

En un rol cada vez más estratégico, el CIO debe conocer así mismo herramientas de negocio y estrategia. Entre las más importantes podemos encontrar las siguientes.

Business Case

El business case es una herramienta que nos ayuda a comparar los costes y beneficios de un proyecto para determinar su rentabilidad y viabilidad económica. Se trata de una herramienta fundamental para todo gestor del área de TI para poder priorizar los proyectos. Además del business case, existen otros métodos, herramientas e indicadores en el ámbito de valoración de proyectos como el ROI, o el NPV.

Lean Startup

Lean Startup es un método de creación empresas o nuevos productos dentro de una empresa basado en el enfoque del producto mínimo viable (PMV), también conocido en inglés como MVP (Minimum Viable Product). Se trata de la creación de un producto con el set mínimo de funcionalidades necesarias para el lanzamiento del producto o servicio y un desarrollo iterativo posterior, aplicando los conceptos conocidos de lean manufacturing, experimentación y desarrollo ágil. Este método, desarrollado originalmente por Eric Ries, resulta de gran utilidad para implementar nuevos sistemas y herramientas tecnológicas, acortando los ciclos de desarrollo de producto.

Business Model Canvas

El Business Model Canvas, o lienzo de modelo de negocio, es una herramienta de gestión estratégica que nos ayuda a plasmar, definir y comunicar una idea de negocio o concepto. Se trata de una plantilla que incluye un total de nuevo elementos o áreas, entre los cuales podemos encontrar la propuesta de valor, los segmentos de cliente o la estructura de costes. Esta herramienta resulta muy útil para lanzar nuevas propuestas de servicios o productos o la generación de nuevos modelos de negocio digitales.

Value Proposition Canvas

El Value Proposition Canvas, o lienzo de propuesta de valor, es una herramienta cuyo objetivo es asegurar que el producto o servicio que ofrecemos está correctamente posicionado de acuerdo a las necesidades, expectativas y valores del cliente. Nos puede ayudar a ahorrar mucho dinero y tiempo pues nos ayudará a identificar si estamos desarrollando un producto o servicio que nuestro cliente no quiere, o comparar nuestro producto actual con las necesidades del cliente y evaluar oportunidades de mejora.

Análisis DAFO

El análisis DAFO, también conocido como análisis FODA o SWOT (en inglés), es una herramienta de gestión estratégica que nos ayuda a analizar la situación actual de una empresa, proyecto, área o idea de negocio, evaluando las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, representados de forma matricial. Este análisis considera tanto factores internos como externos y nos ayuda por ejemplo a identificar áreas problemáticas u oportunidades, definir una estrategia o tomar decisiones. Dentro del área de TI se puede aplicar como análisis de situación de una nueva idea de negocio digital o para evaluar la situación actual de un proyecto o área de la empresa.

Purpose to Practice (P2P)

Purpose to Practice es una herramienta que permite colaborar a muchos stakeholders o interesados para definir y planificar proyectos e iniciativas futuras. El grupo comienza acordando un propósito compartido, para posteriormente identificar y analizar los principios, los participantes, la estructura y las prácticas. Como principales ventajas del uso de esta herramienta colaborativa podemos destacar su capacidad para involucrar de una forma colaborativo a un gran número de participantes y generar consenso, así como fomentar la generación de ideas y la creatividad.

Otras herramientas estratégicas

Adicionalmente a las herramientas estratégicas expuestas anteriormente, existen otras como el análisis de las 5 fuerzas de Porter (Porter’s Five Forces Analysis), el análisis PEST, que evalúa los factores políticos, económicos, socioculturales y tecnológicos en torno a una empresa, proyecto o idea.

Design Thinking

Design Thinking es un método o proceso que se utiliza para generar ideas innovadoras y potenciales soluciones a los problemas y necesidades reales de los usuarios. Design Thinking propone o se apoya en numerosas técnicas y herramientas que pueden resultar muy útiles en diversas situaciones para un gestor del área de TI.

Entre las herramientas más comúnmente usadas podemos encontrar:

• Mapa de empatía
• Storytelling
• Customer / User Journey
• Personas
• Técnicas de los 5 porqués (5 Whys)
• Storyboard
• Shadowing
• Blueprint
• Braimstorming & Braimwritting
• Proof of Concept
• Minimum Viable Product
• Encuestas
• Etc.

Herramientas y técnicas de gestión de equipos y personas

Todo CIO o responsable de área o equipo de tecnología, debe contar igualmente en su toolkit con las herramientas necesarias para la gestión de los equipos y personas de su organización.

Entre las principales herramientas de este apartado que están enfocadas a asegurar un liderazgo efectivo, se incluyen:

• La definición de objetivos alcanzables. Para ello podemos apoyarnos en la técnica de objetivos SMART para la definición de los objetivos (los objetivos deben ser específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales) y apoyarnos en la metodología OKR (Objectives and Key Results) para la consecución de estos.
• La definición de una misión y visión del equipo
• Mantener una comunicación abierta y promover el feedback constante. Para esto existen herramientas y técnicas específicas como las retrospectivas, la evaluación 360, reuniones one-to-one, newsletters, encuestas, sparring, etc.
• Técnicas de motivación y compromiso, como por ejemplo la realización de Team Boosters o eventos de equipo para favorecer la cohesión del equipo y la motivación y compromiso individuales.
• Sistema de Recompensas: una vez conseguido un hito u objetivo importante es tiempo de celebrar y recompensar el trabajo individual o colectivo del equipo.

Herramientas tecnológicas o apps

Como responsable del área de TI o manager de un equipo de tecnología debemos prestar atención a las distintas herramientas tecnológicas y aplicaciones disponibles. Estas apps nos pueden resultar muy útiles si queremos implantar las herramientas anteriormente enumeradas, pues o bien se encuentran integradas dentro de estas apps o bien ofrecen plantillas que podemos usar.