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La colaboración en equipo actualmente es imprescindible en las organizaciones porque genera mejores resultados en todo lo que estemos ejecutando especialmente en el aumento de la productividad, es por eso que si trabajas de forma autónoma o para una empresa ya sea en modo presencial o como nos encontramos en estos tiempos millones de personas trabajando, es decir, de forma remota o teletrabajo es probable que en algún momento se le solicite unirse a Slack.

Te preguntarás, ¿y por qué usar Slack? Lo primordial es que toda la comunicación de tu equipo está en un solo lugar, disponible a donde quiera que vayas a través de diferentes dispositivos, y si se usa de manera efectiva simplifica la comunicación haciendo que las organizaciones sean más transparentes.

En este artículo descubriremos por qué a la gente le encanta usar Slack, además vamos a aprender algunos trucos para Slack y consejos de cómo explotar su verdadero poder. Entonces, ¡comencemos!

Slack

Aunque es una plataforma colaborativa, parecida a un chat que brinda servicio de mensajería, es mucho más que eso. Si aún no la has usado no la confundas con una aplicación de mensajería como WhatsApp, ya que es mucho más que eso, además que en lo personal me gusta delimitar los medios de comunicación laborales de los personales. De hecho, si estás utilizando WhatsApp para gestionar proyectos o cualquier actividad laboral te sugiero que la sustituyas por Slack.

Para lograr el objetivo de tener un equipo ágil además de implementar Scrum como marco de trabajo debemos usar herramientas como Slack que nos ayuden a cumplir esta meta, si aún no conoces o quieres incursionar en este marco de trabajo ágil tenemos un Curso de Scrum: Fundamentos y buenas prácticas que está genial y te invito a ver.

Según Slack su misión es:

“Nuestra misión es hacer que su vida laboral sea más simple, placentera y productiva”.

Entonces, ¿qué es Slack? Por otra parte, se puede mencionar que Slack es una herramienta para las comunicaciones internas que puede sustituir al email y muchos otros también la utilizan para comunicaciones externas. ¿Por qué? sencillamente porque la comunicación a través del correo electrónico no es tan rápida, consume mucho tiempo frenando el flujo de trabajo porque es mucho más formal lo que trae contratiempos, además que buscar alguna información entre tantos correos electrónicos para encontrar archivos importantes puede abrumarnos, hay que buscar a través de las grandes cadenas del email referente a algún proyecto en particular o buscar a través de nuestra bandeja de entrada con correos de todo tipo de temas.

Es aquí en donde entra la magia de Slack en donde toda la información se encuentra alojada en un solo lugar a través de algún canal para un proyecto en particular, aumentando la productividad haciendo que los tiempos de respuesta sean más cortos.

¿Canal?, ¿qué es eso de canal? Sí, Slack está basado en canales, los canales son una de las funciones más poderosas de Slack para ayudar a poner orden en la comunicación de su equipo. Una de las características de Slack es que está estructurado básicamente en espacios de trabajos o workspace y canales o channels en inglés.

Espacios de trabajo

Un espacio de trabajo está constituido o formado por canales, al crear la cuenta de Slack se pide como paso obligatorio introducir el nombre del espacio de trabajo y de esta forma se crea por primera vez un espacio de trabajo, si quiere crear otro espacio de trabajo luego lo puede añadir.

Para que los canales existan debe también existir como primer paso un espacio de trabajo, esos espacios de trabajo pueden representar a una gerencia o una empresa en general, es decir, que cada espacio de trabajo es un espacio cerrado para un grupo de personas. Puede unirse a varios espacios de trabajo y alternar entre ellos.

Cada espacio de trabajo tiene sus propios canales, chats y reglas establecidas por el equipo en particular en ese espacio. Puede crear su propio espacio de trabajo o unirse a través de una invitación por medio del correo electrónico.

Un ejemplo de espacio de trabajo es que, por ejemplo, el departamento de Desarrollo puede comunicarse y compartir información por su canal de Desarrollo. Mientras que el departamento de Ventas por otro canal, pero todos reunidos en un mismo espacio de trabajo en Slack.

Canales

Son chats grupales separados con sus propios miembros y temas. En estos canales, puede enviar mensajes, imágenes, enlaces de Internet, vídeos y más. La comunicación es más directa e informal y en tiempo real a través de los canales.

En vez de tener un solo chat en donde está todo junto, tenemos distintos canales para distintos temas mucho más fácil de buscar.

Una de las características de Slack es que puedes categorizar los canales a tu gusto o la empresa en donde trabajas lo tenga categorizado a su mejor conveniencia puede ser canales de clientes, o por el área, por tecnología. Por ejemplo, un canal para el departamento de marketing, o para la gerencia de desarrollo etc.

Pero te aconsejo que crees canales por proyecto o por producto así todos los involucrados referente a ese proyecto están al tanto de lo que se está haciendo. Pero claro puedes crear los canales que gustes de los temas que gustes.

A su vez podemos crear canales con acceso público, privado, compartido y canales de múltiples espacios de trabajo, no hay un límite en la creación de canales. Las diferencias son sutiles pero importantes.

• Canales Públicos: cualquier miembro de un espacio de trabajo de Slack puede unirse a un canal público y contribuir a él. Los canales públicos, Slack los identifica con el símbolo de Hashtag, ejemplo, #ventas.

  Los canales #general y #varios, están disponibles de forma predeterminada.

• Canales Privados: los canales privados sólo aparecen en los directorios de canales de los usuarios si ya son miembros de ese canal privado. Explicado de otra forma, si no formas parte del canal, entonces, no sabrías que existe un canal privado, no puede navegar por canales privados y unirse a ellos. Si ve un icono de candado a la izquierda del nombre del canal, entonces es privado.

• Canales Compartidos: es solo para los usuarios de los planes premium de Slack que pueden optar por compartir canales con organizaciones externas, es decir, con terceros. Diferentes organizaciones pertenecientes todas al plan premium pueden compartir el mismo canal, cada una sin salir de su espacio de trabajo.

• Canales de múltiples espacios de trabajo: solo es para los usuarios Enterprise Grid estos canales sirven para compartirse cuando se pertenece a diferentes espacios de trabajo. Es decir, si el área financiera está en un espacio de trabajo diferente al área de tecnología ambos pueden compartir canales entre sí. Esto básicamente lo usan las grandes empresas.

Nota: tenga presente que puede convertir el acceso de un canal público a privado, pero un canal que tenga o esté configurado con acceso privado no se puede cambiar a acceso público.

Comenzando con Slack

1- Acceder a la página principal de Slack y desde allí registrarse o puede acceder directamente a través del siguiente enlace: https://slack.com/get-started para comenzar a crear directamente tu espacio de trabajo.

3- Ingresa el nombre del espacio de trabajo.

4- En este paso te preguntará en quéil de las personas que quieres invitar a tu espacio de trabajo, también puedes compartir el enlace haciendo click en la opción que indica obtén un enlace de invitación para compartir con esto podrás copiarlo y luego enviarlo a las personas que deseas que se unan a tu espacio de trabajo. También tienes la opción de omitir este paso, e invitarlos en otro momento.

Interfaz Web

La interfaz web de Slack que será con la que trabajaremos luce actualmente de forma:

Los mensajes directos sirven para comunicarse con una persona por privado, es decir, uno a uno.

Dentro de la sección mensajes directos nos vamos a encontrar con la lista contactos de personas que tengas agregadas. Siempre por defecto se creará tu propio contacto, y esto es fantástico porque te puedes escribir a ti mismo, lo usas como una especie de repositorio personal con la posibilidad de enviar a ese chat tus notas personales, recordatorios,eventos, archivos y todas las funcionalidades con la que cuenta el chat de Slack, incluso puedes modificar desde allí tu propio perfil ya que aparece un link que te lleva a función.

Para qué sirve Slack

Aún te preguntarás ¿y para qué sirve Slack? Con Slack podemos mantener la transparencia en la información, en la comunicación, manteniendo una comunicación fluída y más directa a través de una interfaz unificada permitiendo que todos los integrantes del equipo trabajen dentro de un mismo espacio, pero de forma virtual.

Los programadores utilizan a diario diversas herramientas para realizar el trabajo, con Slack es posible conectar o integrar muchas de ellas al espacio de trabajo, aportando de esta forma mayor visibilidad, evitando tener que revisar cada aplicación y permitiendo enfocar la atención en el desarrollo del proyecto.

Slack sirve por ejemplo a los desarrolladores de software a agilizar sus tareas y concentrarse especialmente a entregar productos de calidad, ya que a través de Slack pueden integrar las aplicaciones que suelen utilizar como por ejemplo GitHub, Jenkins, Jira y cientos de aplicaciones más.

En el caso de vincular una herramienta como Trello, puede ser otra de las tantas herramientas que se pueden integrar pero supongamos que es Trello la que vamos a vincular a nuestro Slack, tendrás acceso a la información que tienes cargada en los tableros de tu cuenta Trello con todas las tareas que tengas añadidas y verlas directamente en el chat de Slack.

De esta forma evitamos tener tantas aplicaciones abiertas y el tener que estar pendientes de cada una de ellas por separado. Puedes revisar las aplicaciones en este link.

Puedes compartir código de forma eficiente, o puedes crear un canal de incidencias y revisión de código. Sirve para comunicarte de manera horizontal evitando pérdida de tiempo y malentendidos. Si como desarrollador perteneces a un equipo Scrum realmente Slack agilizará y te ayudará en tu productividad diaria.

Por cierto ya que menciono Scrum OpenWebinars tiene un Curso de Scrum técnico que te ayudará a crecer como profesional y a mejorar esas habilidades técnicas en los proyectos Agile.

Un dato importante es que el sitio web StackOverflow realizó una encuesta este año (2020) en la cual reflejan que el 53% de los desarrolladores utilizan Slack, es una cifra considerable por lo que si aún no conocías esta herramienta quizás es momento de comenzar a indagar más en ella.

Pero recuerda que esta grandiosa herramienta no solo sirve a los desarrolladores, sino a todo el personal que conforma una empresa, o si trabajas por tu cuenta también te va perfecto.

Mensajería o chat:

Dentro del canal tenemos una interfaz de mensajería que cuenta con diferentes funcionalidades como por ejemplo en dar formato a los mensajes, agregar código de programación, agregar listas, viñetas, texto de negrita.

Podemos mencionar a uno o varios miembros del equipo y con esto les llegaría una notificación a esas personas. Para mencionar utilizamos el signo @ seguido del nombre de la persona ejemplo:

Puedes mencionar varios miembros también puedes mencionar a un canal entero, a un grupo de usuarios, o el espacio de trabajo.

Podemos también adjuntar archivos, los mensajes también cuentan con varias opciones, si ya enviaste un mensaje lo puedes editar o eliminar, si quieres leer el mensaje en otro momento lo puedes marcar como unread o no leído para revisarlo en el momento que tengas tiempo y no pasarlo por alto.

Slack tiene la funcionalidad de fijar un mensaje al canal, es mucho más fácil poder ubicar un mensaje que está fijado y no olvidarnos de él, todos los involucrados al canal también estarán al tanto de que se ha fijado un mensaje.

• e para ser gratuita es bastante generosa, por lo que es poco probable que lleguemos a necesitar una versión paga.

• Tenemos acceso a Slack desde cualquier navegador web, a través de dispositivos móviles o desde clientes de escritorio completos.
  Disponibles para sistemas operativos iOS, Android, Windows, y Mac. Podemos descargarlo desde el siguiente enlace: http://slack.com/downloads/

• Una de las ventajas de usar Slack es que funciona bien para colaborar en tiempo real y cuando se necesita una acción rápida y directa.

• Si te agregan a un canal ya existente no tienes que esperar a que te informen sobre las actividades pasadas porque tendrás el mismo historial que tienen los demás integrantes dentro del canal, es decir, cuando te unes a un canal que tiene un historial ya creado, tú también tienes acceso a dicho historial.

• Puede categorizar las discusiones por canales.

• Tiene emojis, “reacciones” y gifs integrados, comunicarse es bastante agradable.

• Otra de las grandes ventajas de Slack es que tiene la funcionalidad de videollamadas nativas, si deseamos comunicarnos por ese medio con algún compañero o compañera en particular.

• Slack ofrece potentes funciones de búsqueda y a su vez fácil de realizarlas con diferentes parámetros y filtros que podemos establecer.

• Las notificaciones son un punto fuerte en Slack pero también lo es la configuración de No molestar fuera de horario.

Desventajas de Slack

• Las conversaciones pueden salirse de control. Demasiados temas son divertido, pero puede interrumpir la productividad.

• Otra de las desventajas de Slack es que para poder compartir pantalla dentro de una llamada de Slack debemos tener un plan de pago.

• No hay en la versión gratuita videollamadas grupales.
  Los canales privados no se pueden cambiar a público.
  Slack no indica si un mensaje ha sido leído o por quién.

Trucos Slack

Canales favoritos

Podemos agregar como favoritos nuestras conversaciones, en el chat podemos hacer click en la estrella en la parte superior izquierda lo que significa que la conversación se fijará en el panel izquierdo, lo que nos permitirá ubicarlo de forma más fácil cada vez que deseemos entrar al canal.

Cambio de idioma

Podemos cambiar el idioma y la región de nuestro Slack desde las siguientes opciones:

1. espacio de trabajo -> preferencias -> Idiomas y región.

2. desde nuestra cuenta que aparece la foto en la parte superior derecha -> preferencias - >Idiomas y región.

Tecla Intro

Por lo general la tecla Intro viene por defecto para cuando escribamos un mensaje enviarlo.

Pero si lo que queremos es escribir el mensaje y hacer una nueva línea dentro de nuestro mensaje debemos presionar las teclas Alt + Intro o en su defecto Ctrl + Intro.

Pero si no quieres que esto sea así lo podemos configurar en:

Preferencias -> Avanzados -> Cuando escribas un mensaje, pulsa Intro para -> Comenzar una nueva línea.

Búsqueda

Slack viene con una función de búsqueda bastante práctica que puedes usar para buscar personas, canales, archivos o incluso mensajes específicos. Estos funcionan para el idioma español si está configurado en inglés debería colocarlos en inglés. Para aprovechar al máximo su experiencia, a continuación, menciono algunos filtros o modificadores. Por ejemplo:

• En: [@nombre] buscará los mensajes directos con una persona en particular.
• De: “yo” buscará los mensajes enviados por usted.
• En: [Canal] examinará los mensajes en un canal en particular.
• Antes: [Fecha] y Después: [Fecha] buscará mensajes en un período de tiempo determinado.
• De: [@nombre] buscará contenido de un usuario en particular.

Estados

Si se encuentra en una reunión, ausente, en tránsito o simplemente se encuentra ocupado puede modificar su estado y establecer el tiempo que va a tardar esta actividad y esto le informará a todos en qué estado se encuentra, para cuando alguien le envíe algún mensaje o lo mencionen ya están al tanto que no puede responder enseguida.

• Haga click en su nombre en la esquina superior izquierda.
• Haga click en establecer un estado
• Haga click en el icono de la carita sonriente para seleccionar un emoji o seleccione uno de los estados sugeridos.

Silenciar Canal

Si no quieres recibir notificaciones de un canal en particular puedes hacer click derecho sobre el canal y luego silenciar canal.

Emoji Popular

Existe un emoji que es muy popular conocido como encogimiento de hombros, escribe el comando:

/encoger_hombros [tu mensaje] 

y aparecerá ¯ \ (ツ) / ¯ al final de tu mensaje.

Precios

Slack cuenta con una versión gratuita que es bastante generosa y funcionará para la mayoría de nosotros o las pequeñas empresas.

La versión gratuita de Slack te permite buscar entre los últimos 10,000 mensajes más recientes, integrarte con 10 aplicaciones externas y tener videollamadas solo con un integrante.

1. Gratis: $ 0 USD / mes.
2. Estándar: $ 6.67 USD /mes*.
3. Plus: $ 12.50 USD /mes*.
4. Red Empresarial: Comunicarse con ventas.

Obtendrá una información más detallada sobre lo que ofrece cada plan individual visitando su sitio web o en el siguiente enlace: https://slack.com/pricing

Conclusiones

Podemos determinar que Slack es una de las principales herramientas de comunicación de equipos (principalmente en el sector de la programación), así que, si estás en un equipo que no lo usa, tal vez valga la pena sugerir el uso de esta herramienta.

Actualmente ser productivos es imprescindible, con el buen uso de las herramientas que nos facilitan nuestro día a día podemos obtener resultados asombrosos junto a los marcos de trabajo como Scrum ya que se basan en las metodologías ágiles.

Podrá perfeccionarse profesionalmente en cómo mejorar esa productividad tan valiosa en estos tiempos con el Curso de Scrum avanzado y por qué no, también prepararse para una certificación.